Universidade de Brasília
Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação
Departamento de Ciência da Informação e Documentação
Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas
Prof.: Lillian Alvares

Existem três níveis distintos de planejamento:
› Planejamento Estratégico
› Planejamento Tático
› Planejamento Operacional
1.
É o planejamento mais amplo e abrange toda a
organização.
2.
Suas características são:
o
É projetado no longo prazo e seus efeitos e
conseqüências são estendidos para vários anos
(em geral, cinco) pela frente.
O
planejamento
estratégico
é,
normalmente,
de
responsabilidade dos níveis mais altos da empresa e diz
respeito tanto à formulação de objetivos quanto à
seleção dos cursos de ação a serem seguidos para sua
consecução, levando em conta as condições externas e
internas
à
empresa
e
sua
evolução
esperada.
o
Envolve a empresa como uma totalidade, abrange todos
os recursos e áreas de atividade, e preocupa-se em atingir
os objetivos em nível organizacional.
o
É definido pela cúpula da organização (no nível
institucional) e corresponde ao plano maior ao qual
todos os demais estão subordinados.
•
É um processo gerencial que possibilita ao executivo
estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa com vistas
a obter um nível de otimização na relação da empresa
com seu ambiente.
•
O nível estratégico de influência considera a estrutura
organizacional de toda a empresa e a melhor interação desta
com o ambiente.
•
A etapa de implementação dos processos de
mudança estratégica ou estrutural nas organizações é
a mais difícil de todo o processo.
•
Geralmente, não existem problemas nas etapas de
definição da missão e estabelecimento de estratégias.
•
Os problemas aparecem quando estas devem ser
executadas na prática
•
Os principais obstáculos são:
•
Ausência de liderança e acompanhamento do executivo
principal da instituição;
•
Falta de cultura de planejamento por parte dos
funcionários e falta de cultura estratégica por parte dos
dirigentes;
•
Inexistência de sistemas de informação que possibilitem
a coleta e sistematização das informações;
•
Falta de capacitação da equipe de implementação;

Incompreensão da importância da influência da
cultura e do clima organizacional;

Competição pelo poder, que acaba afetando o
desempenho das equipes de trabalho;

Falta de acompanhamento e controle da
execução das ações planejadas.
•
Estrutura – refere-se ao modo de organização das
tarefas e das pessoas, o que inclui o organograma da
empresa e suas principais políticas internas;
•
Sistemas – dizem respeito ao workflow da
organização, ao fluxo de processos e informações e
aos sistemas de tomada de decisão gerencial;
•
Estilo – refere-se aos aspectos do clima
organizacional relacionados ao comportamento e à
mentalidade dos membros da instituição;

Equipe – são as pessoas certas na equipe de planejamento e
implementação;

Habilidades – trata-se do conjunto de habilidades das
pessoas que compõem a organização, o qual se traduz na
habilidade da própria organização;

Estratégia – refere-se à maneira pela qual a instituição
implementa sua visão de futuro;

Valores Compartilhados – trata-se do conjunto de valores,
princípios e diretrizes que motiva o comprometimento e o
empenho de todos na empresa.
1. O princípio da contribuição aos objetivos, e
neste aspecto o planejamento deve sempre visar
aos objetivos máximos da empresa. No processo
de planejamento deve-se hierarquizar os objetivos
estabelecidos e procurar alcançá-los em sua
totalidade, tendo em vista a interligação entre
eles.
2.O princípio da precedência do planejamento,
corresponde a uma função administrativa que vem
antes das outras (organização, direção e controle). Na
realidade é difícil separar e seqüenciar as funções
administrativas, mas pode-se considerar que, de
maneira geral, o planejamento “do que é como vai ser
feito” aparece na ponta do processo.
3. O princípio da maior penetração e abrangência, pois o planejamento
pode provocar uma série de modificações nas características e
atividades da empresa.
As modificações provocadas nas pessoas podem corresponder à
necessidade de treinamento, substituição, transferências, funções,
avaliação, etc.; na tecnologia pode ser apresentada pela evolução dos
conhecimentos, pelas novas maneiras de fazer os trabalhos, etc.; e
nos sistemas podem ocorrer alterações nas responsabilidades
estabelecidas nos níveis de autoridade, descentralização,
comunicações, procedimentos, instituições, etc.
4. Princípio da maior eficiência, eficácia e efetividade. O
planejamento deve procurar maximizar os resultados e
minimizar as deficiências. Através desses aspectos, o
planejamento procura proporcionar a empresa uma situação de
eficiência, eficácia e efetividade
•
Eficiência é:
• Fazer as coisas de maneira adequada;
• Resolver problemas;
• Salvaguardar os recursos aplicados;
• Cumprir o seu dever;
• Reduzir os custos.
(Como fazer)

Eficácia é:
• Fazer as coisas certas;
• Produzir alternativas criativas;
• Maximizar a utilização de recursos;
• Obter resultados;
• Aumentar o lucro.
(Resultados)
•
Efetividade é:
• Manter-se no ambiente.
• Apresentar resultados globais positivos ao longo do
tempo.
(permanência)
•
Identifica áreas que exigem decisões e garante que a devida atenção
lhe será dispensada, tendo em vista os resultados esperados;
•
Estabelece um fluxo mais rígido de informações importantes para os
tomadores de decisão e que sejam as mais adequadas para o processo;
•
Facilita a mudança organizacional durante a execução dos planos
estabelecidos, através de uma comunicação adequada e apropriada;
•
Procura o envolvimento dos vários elementos da empresa para os
objetivos, desafios e metas através do direcionamento dos esforços;
•
Facilita e agiliza o processo de tomada de decisão;

Facilita a alocação dos recursos da empresa;

Possibilita maior consenso, compromisso e consistência;

Cria alternativas gerenciais;

Possibilita o comportamento sinérgico das várias unidades
organizacionais;

Possibilita a empresa manter maior interação com o ambiente;

Incentiva e facilita a função de direção da empresa;

Transforma a empresa reativa em empresa proativa

Facilita e desenvolve um processo descentralizado de decisão na
empresa;

Cria situações em que os administradores da empresa se sentem
obrigados a se afastarem das atividades rotineiras da empresa;

Incentiva a utilização de modelos organizacionais adequados aos
diversos contextos ambientais atuais e futuros;

Orienta o desenvolvimento de outros planejamentos a nível tático ou
operacional;

Uma das causas mais comuns do fracasso do planejamento é
a falta de um conjunto de objetivos claramente definidos.

Sem planejamento, uma empresa não terá certeza do seu
caminho. Sem objetivos, uma empresa não terá condições
de medir seu desempenho.

É um processo permanente e contínuo.

É sempre voltado para o futuro.

Visa a racionalidade da tomada de decisões.

Visa selecionar uma entre várias alternativas.

É uma técnica de alocação de recursos.

É uma técnica de mudanças e inovações.
Níveis da
Empresa
Institucional
Planejamento
Conteúdo
Extensão de
Amplitude
Tempo
Longo prazo
Macroorientado.
Aborda a empresa
como uma
totalidade.
Estratégico
Genérico e
sintético
Intermediário
Tático
Menos
Médio prazo
genérico e mais
detalhado
Aborda cada
unidade da
empresa ou cada
conjunto de
recursos
separadamente.
Operacional
Operacional
Detalhado e
analítico
Microorientado.
Aborda cada
tarefa ou operação
isoladamente.
Curto prazo
Estratégico
Tático
Operacional
Define objetivos básicos Desenvolve planos ou
Caminhos alternativos
Elabora planos
operacionais detalhados
Monta Estratégia global:
políticas
procedimentos
normas
Implementa ação:
implantação
implementação
operacionalização
Detalha planos táticos ou
operacionais:
pesquisas
programas
projetos

Planejamento Estratégico: é realizado nas funções mais
elevadas da empresa, tem maior alcance de tempo e as
decisões envolvidas englobam a organização como um todo.

Planejamento Tático: é realizado pelos executivos, traduz e
interpreta as decisões da direção e as transforma em planos
concretos dentro dos departamentos da empresa.
Geralmente tem um médio alcance de tempo.

Planejamento Operacional: é aquele que coloca em prática
os planos táticos dentro de cada setor da empresa.
Geralmente tem curto alcance de tempo.

Nível das decisões: o Plano Estratégico é sempre realizado nos escalões
mais elevados da empresa.

Dimensão temporal: o Plano Estratégico tem sempre um alcance maior
no tempo do que o Plano Operacional.

Amplitude de efeitos: as decisões envolvidas no Plano Estratégico
englobam a organização como um todo e não simplesmente um parte
dela.
1.
É o planejamento que abrange cada
departamento ou unidade da
organização.
1.
Suas características são:
o
o
o
É projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício
anual.
Envolve cada departamento, abrange seus recursos
específicos e preocupa-se em atingir os objetivos
departamentais.
É definido no nível intermediário, em cada departamento da
empresa.
Tem por objetivo otimizar determinada área de resultado e não
a empresa como um todo. Portanto, trabalha com
decomposições dos objetivos, estratégias e políticas
estabelecidos no planejamento estratégico.
O planejamento tático é desenvolvido a níveis organizacionais
inferiores, tendo como principal finalidade à utilização eficiente
dos recursos disponíveis para a consecução dos objetivos
previamente fixados, segundo uma estratégia pré-determinada
bem como as políticas orientativas para o processo decisório da
empresa.
1.
É o planejamento que abrange cada
tarefa ou atividade específica.
1.
Suas características são:
o
o
o
É projetado para o curto prazo.
Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se
com o alcance de metas específicas.
É definido no nível operacional, para cada tarefa ou
atividade.
Pode ser considerado como a formalização, principalmente através de
documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e
implantação estabelecidas. Portanto, nessa situação tem-se,
basicamente, os planos de ação ou planos operacionais.
Os planejamentos operacionais correspondem a um conjunto de
partes homogêneas de planejamento tático.

Cada um dos planejamentos operacionais devem
conter com detalhes:
▪ Os recursos necessários para o seu desenvolvimento e implantação;
▪ Os procedimentos básicos a serem adotados;
▪ Os produtos ou resultados finais esperados;
▪ Os prazos estabelecidos;
▪ Os responsáveis pela sua execução e implantação.

O planejamento operacional cria condições
para a adequada realização dos trabalhos
diários da empresa.

Orçamentos. São planos relacionados a dinheiro, receita ou
despesa, dentro de um determinado espaço de tempo. Os
orçamentos são planos estratégicos quando envolvem a
empresa como uma totalidade e abrangem um período
longo, como é o caso do planejamento financeiro
estratégico.

São planos táticos quando cobrem determinada
unidade ou departamento da empresa por médio
prazo, como são os orçamentos departamentais
de despesas e que envolvem o exercício anual, ou
os orçamentos anuais de despesas de propaganda
etc.

São planos operacionais quando a dimensão é local
e sua temporalidade é de curto prazo, como é o
caso do fluxo de caixa, dos orçamentos de reparos
ou de manutenção , etc.