Administração de
Projetos
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O que é Projeto?
 Projeto é intenção, pretensão, sonho: “Meu
projeto é comprar uma casa”;
 Projeto é idéia ou concepção de produto
ou serviço: “Estes dois carros são projetos
muito semelhantes”;
 Projeto é esboço ou proposta: “Todos têm o
direito de apresentar um projeto de lei ao
congresso”;
Projeto
é
desenho
para
orientar
construção: “Já aprovei e pedi ao arquiteto
que detalhasse o projeto”;
 Projeto
é
empreendimento
com
investimento: “A prefeitura vai construir novo
projeto habitacional”;
 Projeto é atividade organizada com o
objetivo de resolver um problema:
“Precisamos
iniciar
o
projeto
de
desenvolvimento de um novo motor, menos
poluente”;
 Projeto é um tipo de organização
temporária, criada para realizar uma
atividade finita: “Aquele pessoal é a equipe
do projeto do novo motor”.
Projeto – É atividade
com começo e fim
programados, que tem
o objetivo de fornecer
um produto singular.
Produtos – idéias – Eventos
 Os objetivos do projeto sempre são chamados
de produtos. Que pode ser: Produtos físicos,
Idéias e serviços ou Eventos.
Idéia
Produto
Eventos
PRODUTOS FÍSICOS
 Produtos
físicos são tangíveis. Muitos
projetos são atividades temporárias ao final
das quais um item tangível deve ser fornecido:
 Casas
 Rodovias
 Veículos
 Máquinas e equipamentos
 Estações espaciais
 Pirâmide do antigo Egito
 Túnel do Canal da Mancha
IDÉIAS – Produtos Conceituais
 Produtos conceituais são intangíveis, como
idéias, roteiros de filmes, mapas, sistemas,
organogramas, processos, plantas, desenhos,
fórmulas e teorias. Muitos projetos são
esforços finitos que visam fornecer produtos
desse tipo. Por exemplo:
 Escrever um livro ou trabalho acadêmico;
 Montar o conteúdo de um curso ou
programa de uma disciplina;
 Preparar o roteiro de um programa de
estudos;
 Organizar os Jogos Olímpicos;
 Desenvolver um sistema de telemarketing.
EVENTOS
 Eventos são produtos que consistem na
realização de tarefas, serviços ou atividades. O
projeto é a própria execução da atividade que,
em geral, representa apenas a parte final de um
conjunto de atividades de planejamento,
organização e controle. Exemplo:
 Planejar, organizar e realizar eleições,
prêmio de fórmula I;
 Planejar, organizar e realizar estudos,
pesquisas e diagnósticos, cursos e seminários,
reuniões e congressos;
 Implantar sistemas, processos e modelos de
organização.
 A maioria dos projetos contém Conceitos,
Produtos fisicos e Eventos, como os jogos
olímpicos que envolvem atividades de
Planejamento, Organização, Construções e
Competições.
Ciclo de Vida de um Projeto
 É a seqüência de fases que vão do começo ao
fim de um projeto. O entendimento do ciclo da
vida permite a visualização sistêmica do projeto
desde seu inicio até a conclusão, facilitando o
estudo e a ampliação das técnicas de
administração de projetos.
Fases do Ciclo de Vida do Projeto
Volume de Recursos
Comprometimento
Entrega
Valor real
Desenvolvimento
Desenho
ou Projeto
do Produto
Concepção
Valor
estimado
Inspiração
Tempo
 A maioria dos Ciclos de Vida de Projetos tem 05
(cinco) fases:
1. Inspiração - Descoberta da idéia ou visão do produto.
2. Concepção - A idéia transforma-se em um modelo
mental ou representação do produto que deverá ser
fornecido ao final do projeto.
3. Desenho ou Projeto do Produto – O modelo mental
transforma-se em um desenho detalhado do produto;
Eventualmente é feito um protótipo ou maquete do
produto.
3. Desenvolvimento – O produto é gradativamente
elaborado.
4. Entrega – No final do projeto, o produto é apresentado
ao cliente.
 Cada tipo de projeto tem um tipo de ciclo de vida
específico e o número de fases pode aumentar ou diminuir.
CONCLUSÃO: Inspiração e Transpiração
Todo projeto começa com uma idéia e
passa por diferentes fases antes de se
concretizar como produto que possa ser
utilizado.
 As idéias nascem de problemas,
necessidades, encomendas de cliente ou
da criatividade de mentes visionárias que
trabalham para si só.
A idéia corresponde à fase de inspiração
como sendo 10% do projeto. Os 90%
restantes são feitos de transpiração.
Roteiro para a Administração de um Projeto
Encerramento
do Projeto
Controle da
Execução
Mobilização
de Recursos
Planejamento
do Produto e
Meios
Esclarecimento
de
Necessidades
Execução
dos Planos
Entrega do
Produto
Processos básicos
para Administração de Projetos
02 (dois) processos básicos compõem a
administração de um projeto: Planejamento e
Execução, que se dividem em outros processos.
 Entender a necessidade a que o projeto deverá
atender;
 Planejar o produto a ser fornecido pelo projeto;
 Planejar o tempo e os recursos necessários para
fornecer o produto;
 Mobilizar os recursos;
 Executar e controlar as atividade e o consumo de
recursos;
 Fornecer o produto;
Encerrar o projeto.
Planejamento do Projeto
 O planejamento é uma atividade administrativa,
um modelo teórico que determina as ações a
serem desenvolvidas, que procura antecipar o que
deve ser feito no futuro;
 O processo de planejamento é gradual e
sucessivo a primeira idéia do projeto, em muitos
casos, passa por um processo de avaliação de seu
interesse e viabilidade;
 Planejar é requisito primário, o mais elementar da
administração;
 Planejar é uma relação temporal entre as
atividades a serem executadas e o tempo
disponível para tanto.
Principais Etapas do Processo de Planejamento
Idéia do
Projeto
Filtro
da Idéia
Plano
Básico do
Projeto
Filtro do
Plano
Plano
Detalhado
do Projeto
Filtro do
Projeto
Inicio da
Execução
Elementos Básicos de um Plano de Projeto
Produto
Riscos
Comunicações
Prazo
Plano
do
Projeto
Logística
Custo
Qualidade
Equipe
Planejamento do Escopo
 A parte mais importante do planejamento de um
projeto é a definição do produto.
 O escopo descreve todos os produtos de um
projeto, os serviços necessários para realizá-los e
resultados finais esperados.
 Descreve também o que é preciso fazer para que
alcance seus objetivos com os recursos e funções
especificados.
 O escopo de um projeto se divide em:
Escopo do Produto – Que descreve as
características do produto final, e
Escopo do Projeto – Que descreve o trabalho
necessário para que seja entregue com as
características especificadas.
Estrutura analítica do projeto de uma festa, cada
retângulo representa um objetivo: um produto a ser
entregue pelo gerente do projeto.
Festa de Lançamento de
um Produto
Convidados
Convites
Apresentador
Festa
Alimentos
Bebidas
Apresentador
Música
Local da Festa
Carros
Salão
Mesas e Cadeiras
Eletricidade
 A estrutura analítica de todos os projetos do
mesmo tipo são parecidos.
 Nos projetos de desenvolvimentos e implantação
de idéias e sistemas, de forma geral, têm
estruturas analíticas em que os objetivos variam
conforme o ciclo de vida do projeto.
Projeto de
implantação de
um sistema
Diagnóstico da
situação atual
Plano do novo
sistema
Treinamento dos
funcionários
Implantação, teste
e avaliação
Planejamento Operacional
 Para desenvolver e fornecer o produto do projeto, é
preciso realizar atividades que consomem recursos.
 Prazos e custos são afetados pelo risco do projeto,
que são identificados e avaliados com base no escopo.
 Os riscos do projeto são um conjunto de eventos
que podem ocorrer sob a forma de ameaças ou de
oportunidades que, caso se concretizem, influenciam
o
objetivo
do
projeto,
negativamente
ou
positivamente.
A necessidade de gerenciar riscos decorre,
principalmente, da consciência de existência de
fatores, internos ou externos ao projeto, cujo
desencadeamento, ao longo do seu ciclo de vida,
podem fazer alterar o objetivo do mesmo.
 São três as ferramentas básicas de Planejamento
Operacional: Plano de Gestão dos Riscos, do
Cronograma e do Orçamento do Projeto.
Análise do Escopo do
Projeto
Análise dos Riscos do
Projeto
Definição das atividades,
de sua seqüência e sua
duração
Identificação dos
Recursos necessários
Elaboração do
cronograma do projeto
Elaboração do
Orçamento do Projeto
Plano Operacional do
Projeto
Execução do Projeto
 A execução do projeto consiste em realizar as
atividades e aplicar os recursos previstos no plano.
A medida que as atividades se completam e os
recursos são consumidos, o produto ou serviço
concretizam-se, o projeto aproxima-se do
encerramento.
O Processo de Controle integra o de Execução.
Controlar é um procedimento para administrar as
variações em relação aos planos e garantir a
realização dos objetivos.
Possibilitar as próprias mudanças dos planos é
outra função importante do processo de Controle.
Atividade de Execução e Encerramento
do Projeto
Execução e
Conclusão
Aprovação dos
Resultados
Desmobilização e
Realocação da Equipe
Homologação
do Produto
Encerramento
das Contas
Preparação dos
Relatórios Finais
ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS
Gerência de Projetos, Gestão de
Projetos, Gerenciamento de Projetos
ou ainda Administração de Projetos - É
a
aplicação
de
conhecimentos,
habilidades e técnicas na elaboração de
atividades relacionadas para atingir um
conjunto de objetivos pré-definidos, num
certo prazo, com um certo custo e
qualidade, através da mobilização de
recursos técnicos e humanos.
GERENTE DO PROJETO
 A gerência de projetos é um ramo da Ciência da
Administração que trata do planejamento e controle
de projetos;
 Gerenciamento de projetos é o controle de tarefas,
prazos e recursos de projetos;
 O Gerente do Projeto coordena uma equipe, em
geral multidisciplinar, cujos integrantes pertencem a
diferentes departamentos;
 Envolve também a comunicação dos progressos e
resultados alcançados para os clientes, staff ou alta
administração;
 O desempenho do Projeto e conseqüentemente do
Gerente são avaliados pela Satisfação do Cliente e
da Equipe.
Responsabilidades e Papéis do
Gerente do Projeto
É assegurar a realização do projeto de acordo
com os planos de escopo, qualidade, prazo e
custo.
A necessidade de se adicionar valor aos produtos
e serviços, visando o atendimento de um
consumidor que se encontra em constante
mutação, apresentando um nível de exigência
cada vez maior, tem provocado nas organizações
uma crescente necessidade de superação no
atendimento a critérios como: eficiência, eficácia,
redução de custos, agilidade, flexibilidade,
qualidade, criatividade, inovação, dentre outros.
Sob esta ótica, o gerente de projetos assume
uma relevância fundamental dentro das
organizações, uma vez que o sucesso
desejado no projeto está relacionado
diretamente ao seu desempenho.
Habilidades necessárias para um bom
desempenho no gerenciamento de projetos.
Voltada para
a equipe
Liderança
Formação Técnica
e Administrativa
Orçamento,
Prazo, Custo
Voltada para
o gerente
Capacidade
de
Organização
Tecnologia
Informação
Formação Técnica
Variação nas
estruturas
HABILIDADES
Formação
Acadêmica
Experiência
Autoridade
Competência
Técnica
Equipe
Tomada de
decisão
Mudança de
diretriz
Conflito
Motivação
Planejamento
Controle
Relacionamento
Fornecedores
Comunicação
Clientes
Competências
São as qualificações necessárias para o
desempenho eficaz do papel de Gerente de
Projetos.
Competências da
Administração Geral:
Planejamento,
Organização,
Execução, Controle
Competências da
Administração de
Projetos: Escopo,
Tempo, Custo, Risco
Competências
Humanas: Liderança,
Motivação, Trabalho
de grupo
O Cargo na Estrutura
A natureza do cargo de gerente de projetos é
influenciada pelo tipo de estrutura em que opera.
Há 03 (três) tipos principais de estrutura pata
projetos: Funcional, Autônomo e Matricial.
Projeto Autônomo
Gerente de projeto
com total controle
sobre a equipe.
Autoridade
compatível com
responsabilidades.
Projeto Funcional
Gerente de projeto
com total controle
sobre a equipe.
Autoridade
compatível com
responsabilidades.
Projeto Matricial
Responsabilidades
em geral maiores
que autoridade. GP
não é o chefe formal
da equipe e pode
tornar-se apenas
coordenador de
esforços.
Como Preparar uma Proposta de Projeto
Defina os objetivos do projeto;
Esclareça a necessidade a ser atendida;
Defina o Produto do Projeto;
Defina os meios para atingir os objetivos;
Prepare um programa de trabalho;
Prepare um cronograma;
Identifique os recursos necessários para realizar
as atividades;
Defina o custo do programa de trabalho;
Defina a equipe e a organização do projeto;
Defina a forma de administração do projeto.
Lição de Gerenciamento
Nunca comece um projeto sem ter em
mãos todos os recursos.