SETIS- III Seminário de Tecnologia Inovação e Sustentabilidade
4 e 5 de novembro de 2014.
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A importância da comunicação no gerenciamento de projetos de softwares:
reflexões teóricas
Lucas Krüger
[email protected]
Resumo: Esse artigo objetiva estudar a comunicação entre cliente e desenvolvedor
durante o processo de desenvolvimento de projetos de softwares. Visa tratar da
comunicação no dia-a-dia do gerenciamento de projetos. Para tanto, realizou-se uma
pesquisa bibliográfica tratando das temáticas: gerenciamento de projetos e
comunicação. É notável que a comunicação seja o ponto mais importante para
qualquer construção de software, pois possibilita o consenso entre desenvolvedores e
clientes.
Palavras-chave: Projeto de software. Comunicação. Relação entre desenvolvedor e
cliente.
1Introdução
O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e
técnicas de forma efetiva e eficaz. O gerenciamento busca atender a todos os envolvidos
no projeto, tanto clientes internos como externos. Um projeto bem estruturado também
tem as divisões das etapas que o compõem de forma bem definidas. Dessa forma é
possível estimar o tempo com maior assertividade, além de mensurar o custo deste.
Projetos que não possuem um bom planejamento têm grande possibilidade de falhar, é
aconselhável que até os de pequeno porte (escopo reduzido) devem possuir um gerente
de projeto para acompanhar o seu desenvolvimento.
É recomendável que o gerente de projeto, ao longo do mesmo,
documente as lições aprendidas identificadas, realizando pelo menos
uma sessão de lições aprendidas com a participação de toda a equipe
envolvida em cada etapa. O objetivo da sessão é permitir a troca de
experiências entre a equipe, analisar os desvios que ocorreram no
projeto, a eficácia das ações corretivas tomadas e decidir o que deve
ser registrado para utilização posterior. (XAVIER; CHUERI, 2008,
10)
O gerente de um projeto além de todas as suas funções, deve focar na
comunicação entre membros da equipe de desenvolvimento, e desta com o cliente.
Dessa forma é possível extrair as opiniões da equipe, e assim, criar uma atmosfera de
troca de informações, sugestões etc.
Um dos principais fatores na troca de informações é que o gerente de projeto
sempre tem que estar ciente do que sua equipe está produzindo. Ele é o responsável por
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disponibilizar as informações do projeto e definir um prazo de entrega para o cliente.
“Os gerentes de projetos em empresas de excelência consideram que chegam a utilizar
até 90% de seu tempo em comunicação interpessoal interna com os integrantes das suas
equipes.” (KERZNER, 2006, 456)
A cada projeto é importante que a equipe tenha uma boa comunicação. São essas
trocas de informações que ajudam a equipe a se agilizar e manter um foco de
desenvolvimento. Mesmo com uma equipe boa, um projeto não estará 100% livre de
falhas. Por isso, muitas vezes é necessário um tempo extra, no cronograma de
planejamento, para contemplar eventuais problemas no desenvolvimento.
Uma equipe de desenvolvimento que já trabalhou em diversos projetos, tem certa
facilidade na comunicação quando está atuando em novos produtos. Pois, além dos
integrantes da equipe se conhecerem também sabem administrar o tempo da produção
individual para que nada saia do cronograma.
Um dos requisitos para a existência da gestão informal de projetos é
que os funcionários entendam a estrutura de sua organização e as
funções e responsabilidades que terão no âmbito da estrutura tanto da
empresa quanto no projeto. (KERZNER, 2006, 457)
Para se ter uma boa visão daquilo que realmente acontece no dia a dia, não só no
desenvolvimento de software, mas, em outros tipos de criações que necessitam de
algum tipo de gerenciamento e comunicação, este artigo objetiva mostrar a pertinência
da comunicação entre cliente e equipe de desenvolvimento.
2 A importância da comunicação com o cliente
O planejamento inicial tende a ser a parte mais complicada de qualquer projeto.
Pois, há muito da troca de informações. E com estas informações, que são coletadas,
inicialmente, é que a equipe irá construir uma estrutura do projeto com documentações
usadas para construção da solução para o cliente.
Contudo, como mostra a Figura 1, tem-se um exemplo do que realmente acontece
em diversos ambientes de planejamentos quando não se dá importância a comunicação.
Percebe-se, conforme a figura, que o projeto é passível de falhas de comunicação que
afetam em seu andamento.
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Figura 1- Visão obtida pelos envolvidos
Fonte: Adaptado de Escritório de Projetos (2014)
Reforça-se ainda que caso a comunicação com o cliente não seja clara, a
documentação do projeto apresentará falha. Justamente, por não se ter conseguido
levantar informações importantes para o bom entendimento do projeto. E se isso
acontece, tem-se um problema que, possivelmente, resultará na necessidade de revisão
do planejamento inicial. Assim, será necessário adequar o cronograma com as novas
necessidades.
Uma vez bem efetuada a comunicação e entendimento inicial do projeto, todas as
informações que foram coletadas do cliente determinam qual a metodologia que será
adaptada na elaboração do mesmo.
De nada adianta um bom planejamento se algumas boas práticas não
forem observadas durante a execução do projeto. Por exemplo,
pessoas que mudam constantemente de projeto têm produtividade
menor. Logo, manter um conjunto consistente de pessoas no projeto
permite aumentar as suas eficiências, aumentando a chance de
cumprimento dos prazos estimados. (MARTINS, 2010, 47)
A Figura 2 vê-se três variáveis que impactam projetos como um todo e que são
levadas em conta durante elaboração da metodologia de execução do projeto.
Figura 2 - Variáveis para qualidade de um projeto
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Adaptado: de Buildit (2014)
Antes de se iniciar a fase de construção, e com base no ciclo de vida de um
projeto três variáveis são levadas em conta: escopo, tempo e custo. É necessário criar
um escopo para detalhar os requisitos que serão trabalhados, o tempo da criação, o custo
operacional para garantir a qualidade de todo o projeto para eliminar as falhas e garantir
a entrega do produto ao cliente.
Por isso, deve ser levado em conta na hora de aceitar um projeto, se todos os que
estão envolvidos no desenvolvimento do software são capazes de ter uma boa
compreensão do mesmo.
Assim, será possível concluir no tempo previsto, os
compromissos assumidos com o cliente dentro das especificações acordadas.
O grupo de processos de iniciação marca o nascimento do projeto ou
uma nova fase e termina com a autorização formal para a sua
execução. Os processos de iniciação normalmente são realizados fora
do escopo de controle do projeto, o que pode tornar os limites do
projeto menos evidentes. Por exemplo, antes do inicio do projeto, a
equipe precisa identificar os requisitos e as necessidades de negócio
da empresa, avaliar alternativas e estudar a viabilidade do projeto,
quais serão os prováveis envolvidos e verificar a documentação de
projetos passados à procura de informações e lições aprendidas.
(MARTINS, 2010, 25)
Como definição, um projeto apresenta um conjunto específico de operações para
atingir um objetivo (PMI, 2014). Como a cada projeto as informações são diferentes,
um histórico documentado dos pontos assertivos e falhos do projeto se faz necessário. E
isso só é possível de se alcançar com uma boa comunicação.
A comunicação pessoal sempre foi muito importante em criações de software.
Mesmo quando ainda não existiam as formas atuais de gerenciamento de projetos, a boa
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comunicação nas diferentes esferas é que permitiu a tomada de decisões mais
adequadas. “As decisões ao longo de um projeto são uma constante e não se pode fugir
delas”. (BRUZZI, 2008, 89)
3 Considerações Finais
Neste artigo, tentou-se destacar a importância da comunicação para que um
projeto seja finalizado com sucesso. O gerente de projetos precisa fazer com que as
trocas de informações, dos membros envolvidos na execução de um projeto, fluam para
a solução do problema do cliente. De forma a não permitir que discussões técnicas da
equipe acabem afetando no foco da construção da solução, e com isso acabem
excedendo as restrições de custo, prazo e escopo presentes em qualquer projeto.
Por fim, a documentação do projeto através de um briefing, indicando os pontos
assertivos e os pontos negativos, é uma forma de garantir que ao se iniciar um novo
projeto, tenha-se a noção para se evitar erros de comunicação em uma nova empreitada.
Referências
BRUZZI, Demerval Guilarducci. Gerência de Projetos. Distrito Federal: SENAC,
2008.
BUILDIT.
Gerenciamento
de
Projetos.
Disponível
em:
<http://www.buildit.com.br/v2/pt/solucoes/gestao-de-projetos >. Acesso em: 07 out.
2014.
CHUERI, Luciana de Oliveira Vilanova; XAVIER, Magno da Silva, Metodologia de
gerenciamento de projetos no terceiro setor: uma estratégia para a condução de
projetos. Rio de Janeiro: Brasport, 2008.
ESCRITÓRIO DE PROJETOS. Gerenciamento das comunicações do projeto.
Disponível em: <http://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-das-comunicacoesdo-projeto.aspx> Acesso em: 07 out. 2014.
KERZNER, Harold. Gestão de Projetos: as melhores práticas. 2.ed. Porto Alegre:
Bookman, 2006.
MARTINS, José Carlos Cordeiro, Gerenciando projetos de desenvolvimento de
software com PMI, RUP e UML. 5. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2010.
PMI,
Project
Manegement
Institute.
Disponível
em:
<https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUS/WhatIsProjectManagement.aspx> Acesso em:
10 out. 2014.
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