Missão do Projeto
UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA – UNISUL
O VALOR DO ARQUIVO ORGANIZADO PARA A GESTÃO
DO CONHECIMENTO EM INSTITUIÇÕES PÚBLICAS E PRIVADAS
Profª. Vera Lúcia da Rosa
XV Congresso Brasileiro de Arquivologia
Seminário de Arquivos Universitários
Junho de 2008
Missão do Projeto
Introdução
O que nos leva a suscitar as questões ora abordadas foram
constatações feitas sobre a passagem da era da
informação para a sociedade do conhecimento e a certeza
de que a matéria-prima do conhecimento é a informação e
que estas estão registradas em documentos de Arquivo.
Introdução
As necessidades das corporações de hoje são muito
diferentes das do passado. Profundas transformações no
modo de trabalhar, nos processos de produção e no perfil do
trabalhador, criaram um novo recurso o conhecimento, o
qual vai muito além dos ativos físicos e financeiros. Ele é o
principal ingrediente que se produz, compartilha, armazena,
utiliza, compra e vende.
Estratégia de Implementação
O QUE É INFORMAÇÃO?
A idéia central é a de que informação é tudo que pode ser
emitido ou recebido como uma mensagem, idéia, noção ou
notícia, sobre alguém ou algo.
A informação pode ser passada de várias formas, entre elas
a fala, a escrita, a imagem e a representação.
Davenport e Prusak (1998), afirmam que informação é uma
mensagem, geralmente, sob forma de documento ou uma
comunicação audível ou visível.
Gestão da Informação
No contexto da gestão do conhecimento está inserida a
gestão da informação, que, por sua vez, nos remete à
gestão dos documentos, os quais têm a cada dia tomando
maior proporção, pois a informação, seja ela escrita, falada
ou informatizada, é a mola propulsora para o
desenvolvimento de uma organização. Já o conhecimento é
fator de capital competitivo.
Sem informação não há conhecimento!!
Gestão da Informação Documental
A informação é um ativo que necessita ser gerenciado,
nasce na mente dos profissionais que atuam na organização
e são transformadas em projetos, propostas, programas,
pareceres, resoluções, manuais, informativos etc, os quais
são materializados sob forma de documentos carregando.
Informação orgânica!
Gestão da Informação Documental
Podemos afirmar que sempre que alguém consulta um
documento é por necessidade de obter informação. Em
virtude disso, os arquivos deixaram de ser apenas depósitos
e transformaram-se em centros ativos de informações, as
quais são transformadas em conhecimento.
Gestão da Informação Documental
Atualmente, as organizações somente adquirem e mantém
vantagens competitivas mediante o uso adequado das
informações e, sobretudo, da transformação destas em
conhecimento. Elas devem preocupar-se tanto em organizar e
articular coerentes sistemas de informação documental para
propiciar a criação de conhecimento, como para obter bens e
serviços.
Estratégia de Implementação
O QUE É GESTÃO DA INFORMAÇÃO?
A gestão da informação é um conjunto de seis processos
distintos, todavia inter-relacionados:
- Identificação de necessidades informacionais;
- Aquisição de informações;
- Organização e armazenagem da informação;
- Desenvolvimento de produtos informacionais e serviços;
- Distribuição e uso da informação.
Estratégia de Implementação
McGarry (1994), considera que o termo 'informação' possui
os seguintes atributos:
– Quase sinônimo do termo fato;
– Um reforço do que já se conhece;
– A liberdade de escolha ao selecionar uma mensagem;
– Matéria-prima da qual se extrai o conhecimento;
– Aquilo que é permutado com o mundo exterior e não
apenas recebido passivamente;
– Definida em termos de seus efeitos no receptor;
– Algo que reduz a incerteza em determinada situação.
Paralelo entre dado, informação e conhecimento
A maioria das pessoas tem a intuição de que o conhecimento
é mais amplo, mais profundo e mais rico do que os dados ou
a informação.
O conhecimento adquirido não precisa ser necessariamente
recém-criado ou original, apenas ser novidade e útil para a
organização. E se deve levar em consideração que o
conhecimento, ao contrário da informação, está relacionado
à ação.
Paralelo entre dado, informação e conhecimento
Fonte: Davenport, Prusak,1998
O QUE É CONHECIMENTO?
Conhecimento é a capacidade, adquirida por alguém, de
interpretar e operar sobre um conjunto de informações
(Davenport, Prusak, 1998).
Essa capacidade é criada a partir das relações que ele
estabelece sobre o conjunto de informações recebidas
diariamente e juntando a esse conjunto outros, que já são
familiares (incluindo experiências, impressões, valores,
crenças), é permitido compreendê-lo e tirar conclusões
sobre ele e a partir dele.
O QUE É GESTÃO DO CONHECIMENTO?
Gestão do Conhecimento é o processo sistemático de
identificação, criação, renovação e aplicação dos
conhecimentos estratégicos à vida de uma organização.
É a administração dos ativos de conhecimento das
organizações, permitindo-lhes saber o que elas sabem.
A gestão do conhecimento objetiva democratizar o acesso
aos conhecimentos obtidos por indivíduos, seja qual for o
meio escolhido pelo gestor, organizando, classificando e
criando dispositivos para a sua disseminação conforme o
interesse e propósito de um grupo (MELO, 2003).
O QUE SÃO OS CAPITAIS DO CONHECIMENTO?
Os capitais do conhecimento compõem-se de quatro
modelos que devem ser devidamente monitorados e
gerenciados para a efetiva gestão do conhecimento de
uma organização. São eles:
• Capital Ambiental
• Capital estrutural
• Capital Intelectual
• Capital de Relacionamento
Capital estrutural – este pode ser definido como um conjunto
de sistemas administrativos, conceitos, modelos, rotinas,
marcas, patentes e programas de computador, ou seja, a
infra-estrutura necessária para fazer um órgão funcionar.
De maneira simplista, mas extremamente clara, capital
estrutural é tudo aquilo que fica na organização quando as
pessoas vão embora para casa (EDVINSSON,1998, apud
CAVALCANTI et al, 2001).
De que forma o Arquivo contribui para a gestão
do conhecimento
A documentação assume vital importância em nossos dias,
haja vista o aparecimento e o desenvolvimento da informática,
que coloca à disposição de todos, principalmente dos
administradores, toda sorte de informações e referências
necessárias à produção do conhecimento e à tomada de
decisão. A principal finalidade da documentação é a de auxiliar
e influir direta ou indiretamente, na tomada de decisão e toda
decisão a ser tomada deve estar calcada no conhecimento
adquirido a partir das informações contidas nos documentos.
De que forma o Arquivo contribui para a gestão
do conhecimento
O valor dos documentos como fonte de produção do
conhecimento já não é desprezado por executivos e dirigentes
que sabem o quanto os processos de negócios dependem das
informações neles contidas e não somente das informações
armazenadas nos bancos de dados.
De que forma o Arquivo contribui para a gestão
do conhecimento
As organizações e instituições públicas e privadas não ficam
tão somente na dependência do conhecimento advindo da
pesquisa acadêmica. Elas estão sempre tentando novos
fazeres, novas formas de executar o trabalho, pesquisando
melhorias necessárias e refinando informações. Dessa
forma, há um fluxo contínuo de produção de conhecimento.
De que forma o Arquivo contribui para a gestão
do conhecimento
Esse conhecimento é configurado, muitas vezes, sob forma
de documento que leva o administrador a querer consultá-lo
no momento da tomada de decisão. Porém, para que isso
aconteça, é necessário que os documentos recebam
tratamento técnico arquivístico e estejam acessíveis.
De que forma o Arquivo contribui para a gestão
do conhecimento
A importância do arquivo organizado para a gestão do
conhecimento em empresas e/ou instituições está
diretamente relacionada à disponibilização integral e
inteligente da informação documental que vai levar o usuário
a transformar essas informações em conhecimento.
De que forma o Arquivo contribui para a gestão
do conhecimento
Informação gera mais informações e produz conhecimento,
pois a informação certa, no momento apropriado e no tempo
adequado é fator decisivo para a produção de conhecimento e
para a tomada de decisão. É aqui que o Arquivo tem papel
indispensável, tendo como principal fator a organização e
disponibilização da informação documental.
De que forma o Arquivo contribui para a gestão
do conhecimento
Dentro de um arquivo, a informação é gerenciada como um
bem ou recurso econômico e estratégico consubstanciados
em seu valor primário e secundário. O valor secundário é
adquirido ao término do ciclo de vida. Estes documentos
devem ser preservados pelo seu valor histórico e informativo,
pois servirão, nesse estágio, para a história, a memória e a
pesquisa científica e dessa forma continuam a produzir
conhecimento.
De que forma o Arquivo contribui para a gestão
do conhecimento
• Os documentos produzidos no desempenho das
atividades produzem conhecimento dentro de seu nível e
abaixo dele.
• Os documentos externos circulam em toda a instituição,
funcionando como fonte de informação e produção de
conhecimento.
De que forma o Arquivo contribui para a gestão
do conhecimento
A informação documental deve estar organizada e
estruturada de forma que sua recuperação seja rápida, uma
vez que é considerada um instrumento de gestão. Portanto, a
gestão efetiva da informação em uma em instituições
públicas e privadas requer a percepção dos valores dos
arquivos para a gestão do conhecimento.
Considerações Finais
Este assunto, ao que parece, é relativamente novo. Mesmo
com poucas referências sobre o tema, as quais se encontra em
livros que versam sobre a organização de arquivos e
informações, somando-se a bibliografias que tratam da gestão
do conhecimento, este novo capital, (o intelectual), tentou-se
traçar um paralelo entre o documento como fonte de
informação primária e a produção e gestão do conhecimento.
Muito Obrigada!!
Profª. Vera Lúcia da Rosa
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