GESTÃO ELETRÔNICA DE
DOCUMENTOS COMO
FERRAMENTA PARA CRIAÇÃO DO
CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL :
O caso da VIVO BA
AGENDA
MUDANÇA ORGANIZACIONAL
GESTÃO DOCUMENTAL
CENÁRIO ATUAL
GANHOS
TECNOLOGIA
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Mudança Organizacional
• Do foco em tarefas
Título do Organograma
DIRETORIA
• ... Ao foco em processos
Título do Organograma
DIRETORIA
Orientação por processos
A orientação por processos permite que as estruturas
organizacionais sejam:
 Mais adaptáveis;
 Flexíveis;
 Ágeis para as mudanças.
Mudança de Paradigmas
DE
Função
Hierarquia Funcional
Lealdade
Produção/Produto
Suporte ao Negócio
PARA
mudança organizacional
estrutura
potência na pessoa
foco
tecnologia da informação
Processo
Equipe
Desempenho
Cliente
Alavancagem
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Gestão Eletrônica de Documentos
É um conjunto de tecnologias que permite o
gerenciamento de documentos de forma
digital. Tais documentos podem ser das
mais variadas origens e mídias, como papel,
microfilme, som, imagem e mesmo
arquivos já criados na forma digital.
Definindo o Documento
• Documentos representam
informação estruturada para a
compreensão humana.
• Documentos são o meio pelo qual
a informação atinge seu maior
objetivo
-compartilhar
o
conhecimento.
• Documentos dão suporte a
processos, produtos, sendo às
vezes, o próprio produto.
Documentos
“Os Documentos suportam, apoiam ou são o
próprio negócio dos clientes.”
História da Gestão Documental
• Documentos em papel eram
armazenados em pastas dentro
de arquivos.
• O Word permitiu o
•
Networks allowed users
to share resources
armazenamento eletrônico
dos documentos.
Informações eram
armazenadas em HD’s
individuais.
• Usuários criavam ilhas de
informações.
• Informações estavam
desorganizadas em vários locais.
O Ciclo Documental
Revisão
Criação
Reprodução
Distribuição
Recuperação
Arquivamento
• Distribuição de Informações
• Malote
• Controle de Produção
• Fornecimento de Insumos
• Gerenciamento Eletrônico de
Documentos
• Controle de Estoque
• Inovação Tecnológica
• Gestão administrativa on site
• Gerenciamento de Fax
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Vivo Bahia – antes do GED
Dados fragmentados, replicados e espalhados pela organização
Administração de volumes de papel
Duplicidade de tarefas
Complexidade dos processos de criação/manutenção da planta
Processos de trabalho informais
Escassez do conhecimento dos processos básicos de gerenciamento da informação –
segurança e confiança nas informações buscadas
Métricas inexistentes
Perda da memória organizacional (demissões ou reestruturações)
Tempo resposta longo para recuperação e tramitação das informações/documentos
Cadastro da planta desatualizado pela falta de sincronia entre áreas internas
Vivo Bahia – depois do GED
Acesso aos documentos mais rápido através da indexação e
classificação dos documentos
Busca eficiente de informações relacionadas aos fluxos de
trabalho
Controle de versões, atualizações e auditoria -> Informações
confiáveis
Minimização da duplicidade de informação
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Benefícios Qualitativos
• Aumento de produtividade
• Segurança de acessibilidade à informação aderente a política
de segurança da informação a ser implementada pela Área
de Segurança Empresarial
• Back-up automatizado
• Unicidade de base de dados
• Criação de uma base de conhecimento confiável, passando a
ser um instrumento de tomada de decisões
O objetivo é tornar a Vivo:
MAIS ÁGIL, COMPETITIVA, visando a REDUÇÃO de CUSTOS
Benefícios Qualitativos
•
Versionamento
• Propicia a gestão de alteração associada à guarda de histórico.
•
Tráfego de e-mail na rede
• Uso de link que permite acesso a arquivo(s) diretamente da base;
• Dados unificados e compartilhados.
•
Flexibilidade para acesso à informação
• Acesso via Web, sistema de busca avaçada e dados disponíveis permanentemente.
•
Padronização
• Documentos padronizados (Templates)
•
Controle de vida útil dos documentos
•
Interface padrão windows
•
Integração com correio eletrônico (Notes e Outlook)
• Armazenamento de e-mail e anexos;
• Pesquisa e acesso dos documentos armazenados na docbase.
Benefícios Quantitativos
• Tempo de consulta
• Gasta-se hoje cerca de 30 min para encontrar um documento
• Produtividade
• Ganho de 50% na Bahia (Rede e Clientes) e previsão de ganho de
20% no restante da Vivo.
• Armazenamento e consulta
• Elimina a necessidade de fazer acesso físico a documentos, inclusive
os armazenados fora das instalações da Vivo
• Duplicidade de cópias
• Torna-se desnecessário manter várias cópias de um só documento
para facilitar o seu acesso
• Benefício fiscal e outros ganhos de receita operacional
Benefícios Quantitativos
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Aplicações e Características (1)
• Interface padrão integrada a produtos do Office, como
Word e Excel, minimizando impacto de implantação e
treinamento.
• Controle de Versão - Permite a gerência de releases com
controles separados para gerenciamento e segurança.
• Visualização de múltiplos formatos de documentos,
utilizando o Autovue.
Aplicações e Características (2)
• ODMA - Interface padrão integrada a produtos como Word
e Excel minimizando impacto de implantação e
treinamento.
• Controle de Versão - Permite a gerência de releases com
controles separados para gerenciamento e segurança.
• Visualização de múltiplos formatos de documentos,
utilizando o Autovue.
Aplicações e Características (3)
• ODMA - Interface padrão integrada a produtos como Word
e Excel minimizando impacto de implantação e
treinamento.
• Controle de Versão - Permite a gerência de releases com
controles separados para gerenciamento e segurança.
• Visualização de múltiplos formatos de documentos,
utilizando o Autovue.
Aplicações e Características (4)
• Check in e Check out - Função que permite que
várias pessoas utilizem o documento sem o
perigo de perda de controle das alterações.
• Segurança em 7 níveis que permite a criação de
vários níveis de perfis.
Aplicações e Características (5)
• Check in e Check out - Função que permite que várias
pessoas utilizem o documento sem o perigo de perda
de controle das alterações
• Segurança em 7 níveis que permite a criação de vários
níveis de perfis
• Ciclo de vida – Criação de etapas do ciclo de vida
documental
– Permite o controle de processos envolvendo a criação,
edição, revisão e descarte de documentos
– Pode ser automatizado por um workflow
Aplicações e Características (6)
• Integração com SAP.
• Integração com Intranets e Extranets junto com todas
as funcionalidades do produto.
• Integração com AUTOCAD, através do CadLink.
Antes
• Possibilidade de integração com outras aplicações
Hoje
com
corporativas através de um conjunto de APIs. quase
30 Gb
• Arquitetura escalável em termos de armazenamento
400 Gbe
processamento.