Documentos Digitais
Aula 4
(material copilado:Maria Rosangela da Cunha)
Gestão de Documentos
• Cabem à administração pública na forma da lei, a
gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quanto dela
necessitar. (Art. 216 § 2º Constituição Federal, 1988)
• Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para a guarda permanente. (Lei 8159 / 91)
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Finalidade:
Assegurar que os documentos produzidos sejam os
melhores testemunhos de uma atividade.
Somente um sistema de gestão de documentos é
capaz de garantir a produção e a manutenção de
documentos eletrônicos fidedignos e autênticos
• O conceito de gestão de documentos foi formulado
após o advento da Segunda Guerra Mundial nos
Estados Unidos e Canadá em decorrência do
“boom” documental. E, principalmente
com a
necessidade de eliminação.
• Impossibilidade de guardar todas as informações
produzidas.
• Avaliar para eliminar e estabelecimento de valores
para os documentos.
• “A efetivação da gestão de documentos é resultado dos relatórios da Comissão Hoover (1947 1955).” (Fonseca, 2005, p. 45)
• Esta perspectiva levou a uma cisão nos Estados
Unidos entre Records e Archives.
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Gestão Documental
Controle sobre a produção documental;
Racionalização do fluxo de documentos;
Melhoria dos serviços arquivísticos;
Aumento da eficácia;
Garantia dos direitos de cidadania e
Suporte para a tomada de decisões.
• Projeto do Sistema Eletrônico de Gestão
Arquivística de Documentos.
– Consiste em projetar um sistema de gestão
arquivística de documentos que incorpore as
estratégias selecionadas no passo anterior,
redesenhando os procedimentos e os sistemas
de informação e comunicação existentes e
integrando-os ao sistema de gestão arquivística
de documentos.
Planejamento do programa de
gestão de documentos
• O planejamento envolve:
1. Levantamento e análise da realidade institucional;
2. O estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pela organização;
3. O desenho dos sistemas de gestão arquivística de documentos e
4. A elaboração de instrumentos e manuais.
Programa de Gestão de Documentos
• Analise e revisão do fluxo dos documentos;
• Definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimentos de protocolo e arquivamento dos documentos;
• Elaboração e/ou revisão do plano de classificação
e tabela de temporalidade;
• Definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimentos para acesso, uso e transmissão dos documentos
• Definição dos programas de capacitação de
pessoal;
• Elaboração e/ou revisão de manuais e instruções normativas e
• Definição do plano de ação com as estratégias, os objetivos e as metas de implantação do programa.
GED X GDE
• GED na sua concepção original é o instrumento
necessário à recuperação do material digitalizado,
sendo utilizado como solução para o gerenciamento
de documentos.
• GDE ao contrário tem como pressuposto à gestão
de documentos criados em meio eletrônico e cujo o
original.
• Através do sistema de Gestão de Documentos
Eletrônicos estabelecemos política de avaliação,
produção, regras de tramitação, segurança,
descrição, destinação e preservação
Trâmite de documentos via
GED
Origem
Servidor
Colaborador
Col.
Decis.
Secret
Col. Orig. Decis. Secret
Origem
Data Hora
Colaborador Data Hora
Origem
Data Hora
Decisor
Data Hora
Secretaria TR Data Hora
Decisor
Secretaria