Visão Sistemática da
Organização e Processos
Visão Sistemática da
Organização e Processos
Muitas organizações não têm uma noção clara dos passos a
seguir e das providências que devem ser tomadas. Outras
não estão certas das decisões a tomar respeito da sua
estruturação por processos e podem beneficiar-se com uma
adequada organização dos processos.
Muitos processos das áreas não fabris não são muito visíveis,
a distinção entre processos auxiliares ou de suporte pode
ajudar muito na identificação dos processos essenciais da
empresa. No caso de uma seguradora por exemplo, a
empresa propõe-se a garantir cobertura nos casos de
determinados sinistros ocorridos com os clientes selecionados
com os quais ela faz contratos de seguros. Para isso
empresas desse tipo deverão: a) selecionar os clientes e
fazer contrato de seguros com eles; b) reembolsar os pedidos
de indenização por motivos de sinistros nos casos devidos c)
manter vínculo contratual com clientes.
Visão Sistemática da
Organização e Processos
A empresa é uma organização que possui recursos e os
integrantes utilizando esses recursos fazem trabalhos que
estão dentro dos objetivos deles.
Essa estrutura de
organização está assim basicamente durante varias décadas,
ao longo do século XX. Tudo foi herdado da revolução
industrial inglesa e foi reformada por influência americana no
começo deste século. Muitas empresas estão procurando
organizar-se por processos para terem maior eficiência na
obtenção do seu produto ou serviço.
Num mundo cada vez mais competitivo, onde os mercados
estão sem fronteiras as empresas passaram a preocupar-se
não somente nas questões técnicas da qualidade senão
também com o potencial humano, criativo e inovador de seus
colaboradores, e cada dia as empresas estão sendo
conscientes da importância do fator humano como ferramenta
estratégica que agrega um grande valor na empresa.
Visão Sistemática da
Organização e Processos
O Ponto de Vista do Cliente
A implementação do ponto de vista do cliente exige que se
faça o redesenho de seus processos de negócios, colocando
como foco os clientes externos, considerando que todo
negócio termina neles. O objetivo dessas empresas é
oferecer para o cliente mais valor de uma forma mais rápida e
com menor custo. O cliente é quem vai avaliar a empresa em
aspectos como rapidez e conforto para obter o produto e a
oportunidade de conseguir o que deseja. Nem sempre o valor
para o cliente é identificado de maneira clara e indiscutível, e
sua avaliação é difícil, já que existem componentes irracionais
e emocionais.
Visão Sistemática da
Organização e Processos
Organogramas e Processo
Os organogramas não agregam nada nas decisões dos
processos de negócios, pois não mostram como eles
funcionam, nem como ocorrem na empresa. Os processos de
negócios estão relacionados com o funcionamento da
organização e as vezes não respeitam limites estabelecidos
pelos organogramas.
A forma de agir das empresas foi transformando-se a cada
dia. Da gestão centralizadora vertical, baseada no
organograma, mudou para aquela que tem flexibilidade,
horizontalidade e interação entre as áreas. A gestão por
processos é o melhor caminho para a organização
proporcionando um valor maior aos seus clientes e às partes
interessadas.
A base para uma gestão por processos é a integração do fator
humano a tantos outros fatores técnicos identificados na
organização. Somente com uma gestão baseada na
capacidade humana é que as organizações poderão se tornar
mais competitivas.
Um Melhor Desempenho
para os Funcionários
Ultimamente, muito do lado humano da gerência se resume
em dominar as habilidades e as técnicas para motivar as
pessoas que fazem parte da organização, tendo como
resultado uma equipe de trabalho mais eficiente, com
funcionários produtivos, que amem seu trabalho. A maioria
dos gerentes reconhece duas maneiras de fazer que os
funcionários façam as coisas bem feitas, uma é com punições
e outra com recompensa, quando cumprem os objetivos os
funcionários são recompensados com dinheiro, prêmios,
reconhecimento, títulos importantes e outros. Do contrario, se
não fazem o que deveriam fazer, são punidos com algo
indesejável: advertências, repreensões, rebaixamentos,
demissões e outros.
Um Melhor Desempenho
para os Funcionários
O Que Motiva os Funcionários?
Não existe uma receita única para motivar funcionários, pois
cada funcionário tem seu único conjunto de elementos
motivadores e a função é descobrir esses elementos. A
maneira mais fácil de descobrir que motiva os funcionários é
perguntando-lhes.
Geralmente, os gerentes pressupõem que os funcionários
querem apenas dinheiro, mas muitas vezes ficam surpresos
quando eles respondem que os motivadores são outros como:
o reconhecimento por um trabalho bem feito, maior autonomia
para tomar decisões ou um horário de trabalho mais flexível.
Um Melhor Desempenho
para os Funcionários
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As considerações para saber o que motiva os
funcionários e posteriormente utilizar essa
informação como base para algum tipo de
programa de recompensas aos funcionários, são as
seguintes:
Criação de um ambiente de apoio para os
funcionários;
Elaboração de um plano para desenvolvimento e
implementação de programas de recompensas;
Por último, a preparação para introduzir mudanças
no plano, com base nos resultados das
experiências práticas.
Um Melhor Desempenho
para os Funcionários
Avaliação dos Funcionários
Em todas as circunstancias estamos avaliando o que
acontece em nosso redor, basicamente questões econômicas
como a inflação, bolsa de valores, variação do dólar ou
também outras questões como sabores de cerveja, comidas,
o professor, desempenho do carro novo etc. A avaliação do
desempenho é constante e o mesmo ocorre nas
organizações, que avalia o desempenho financeiro,
operacional, técnico, de vendas, de marketing etc. Mas,
principalmente como está o desempenho das pessoas que
dão vida à organização. Na moderna organização não existe
tempo para remediar um desempenho sofrível ou abaixo da
média.
Um Melhor Desempenho
para os Funcionários
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As organizações basicamente utilizam três
aspectos para avaliação e monitoramento:
Os Resultados: os resultados concretos e finais
que se pretende alcançar dentro de um
determinado período de tempo;
O Desempenho: o comportamento ou meios
instrumentais que se pretende pôr em prática;
Os Fatores críticos de sucesso: aspectos
fundamentais para que as organizações sejam
bem sucedidas nos seus resultados e no seu
desempenho.
Um Melhor Desempenho
para os Funcionários
A avaliação do desempenho é uma apreciação
sistemática do desempenho de cada funcionário
em função das atividades que ele desempenha,
das metas e resultados a serem alcançados e do
seu potencial de desenvolvimento. A avaliação de
desempenho é um processo que serve para julgar
o valor, a excelência e as qualidades de uma
pessoa e, sobretudo saber qual é a contribuição
que ela tem para a organização.
Um Melhor Desempenho
para os Funcionários
Segundo Chiavenato, existem seis questões
fundamentais na avaliação de desempenho:
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Por que avaliar o desempenho?
Qual o desempenho que deve ser avaliado?
Como avaliar o desempenho?
Quem deve fazer a avaliação do desempenho?
Quando avaliar o desempenho?
Como comunicar a avaliação do desempenho?
Trabalho em Equipe
Atualmente, as empresas atravessam um período
revolucionário sobre seus objetivos e sobre quem é
o responsável pela sua consecução. As equipes de
trabalho proporcionam um meio mais fácil de
aproveitar os conhecimentos e recursos de todos
os funcionários, e resolver os problemas da
empresa. Uma equipe estruturada congrega a
diferentes funcionários de diferentes níveis para
ajudar a encontrar a melhor maneira de abordar um
tema.
Trabalho em Equipe
As
empresas
estão
recompensando
aos
funcionários por cooperar entre si, em vez de
competir uns com os outros. Evidentemente as
organizações possuem operações por divisões,
departamentos e outros, mas os gerentes estão
estimulando aos funcionários a ultrapassarem as
fronteiras formais da organização. Mostram-se a
continuação alguns benefícios que as empresas
podem ter com o estimulo à cooperação:
Trabalho em Equipe
Redução da competição improdutiva:
A criação de um ambiente cooperativo de trabalho
faz com que os funcionários não se tornem
competitivos demais. Quando aumenta de forma
descontrolada o excesso de competência, acontece
um bloqueio na comunicação entre os funcionários
causando um comprometimento na eficácia da
organização, deixando o ambiente de trabalho
deteriorado.
Trabalho em Equipe
Compartilhamento do Conhecimento:
Quando o conhecimento é compartilhado e
utilizado por todos os funcionários, as equipes se
habitual a realizar trabalhos juntos, sendo uma
grande vantagem para o alcance de grandes
resultados.
Trabalho em Equipe
Estímulo à Comunicação:
Com o trabalho em equipes ajude-se a dividir as
paredes e divisões entre departamentos ou outras
estruturas formais, para fomentar a comunicação
entre as unidades da organização.
Trabalho em Equipe
Consecução de Objetivos Comuns:
As equipes de trabalho integradas por funcionários
de diferentes departamentos encorajam aos
demais funcionários de diferentes níveis e de todas
as partes da empresa a trabalharem juntos para
atingir objetivos comuns.
Trabalho em Equipe
Empowerment das Equipes
Os funcionários recebendo mais autoridade
e autonomia da alta gerencia, aumentam a
sensibilidade e a rapidez no atendimento às
necessidades dos clientes e a solução dos
problemas no nível mais baixo da empresa.
Essa transferência de poder,
responsabilidade e autoridade, do topo para
a base da pirâmide é chamada de
empowerment.
Trabalho em Equipe
Mediante o empowerment os gerentes transferem a
responsabilidade pela decisão aos funcionários que
se encontram na melhor posição para o processo
decisório. No passado, muitos gerentes achavam
que eram os melhores para tomar as decisões,
afetando diretamente aos clientes da empresa,
quando os que estão mais pertos deles, os
funcionários da linha de frente, são os que
melhores decisões podem tomar.
Trabalho em Equipe
Muitas vezes os gerentes acertavam nas
decisões para os clientes, mas por outro
lado a compulsão obsessiva em controlar
funcionários e processos os cega muitas
vezes, até um ponto em que se torna mais
importante controlar que estimular a
iniciativa dos funcionários.