Formulários
OSM II – UFF – 2010
OBJETIVO: Compreender a importância, o uso e o
processo de criação de formulários e manuais.
Conceito
 Documento padronizado,estruturado
segundo sua finalidade específica, com
características e campos apropriados,
destinados a receber, preservar e
transmitir informações, cujos
lançamentos definem a natureza ou
cobrem o fluxo de um trabalho, desde
seu início até sua conclusão.
Usos
Sequência de elaboração
 A análise administrativa antecede a criação,
supressão ou racionalização de qualquer
formulário.
 Levantamento das necessidades
 Crítica do levantamento
 Planejamento da solução
 Crítica do planejamento
 Implantação e controle
Problemas básicos
 Pequenas quantidades
 Concentração da atenção
 Falta de controle e consistência
 Falta de projeto unificado das
necessidades e utilidade.
 Aumento descontrolado dos custos.
 Existência de um conceito falso de
controle de formulários
Objetivos de controle de formulários
 Redução do número de formulários.
 Necessidades operacionais da empresa.
 Evitar a duplicação de formulários para a mesma





finalidade.
Racionalizar os formulários existentes.
Melhorar o lay-out
Definir um ponto de origem para todo registro de um
trabaho.
Estabelecer padrões de compra ou produção de
formulários.
Estabelecer um controle de base permanente.
Processo de controle de formulários
 Arquivo numérico
 Índice Funcional
Regras de Racionalização - Machline
 Responsabilidade de controle centralizada.
 Um formulário somente será criado se possuir
finalidade específica que o justifique, e será
mantido até que estudo de supressão ou
fusão tiver sido concluído.
 Deve-se buscar a melhoria contínua através
da metodologia específica, e em
conformidade com as alterações do processo.
ITENS A SEREM VERIFICADOS NA
AVALIAÇÃO DE FORMULÁRIOS
 necessidade atual do formulário;
 identificação do formulário;
 condições de preenchimento;
 controle e avaliação (forma/ responsabilidade);
 consumo;
 formato e material;
 forma de arquivamento;
 custo;
 benefícios / problemas.
Características físicas, texto e
disposição gráfica
 Características físicas
 Papel
 Gramatura (30,51,45,62,63,72e 150.)
 Formato ( sistema A)
 Cor (vias de um formulário – importância)
 Tipo.
 Texto
 Título
 Campos indispensáveis
 Evitar abreviaçôes – termos claros.
 Numeração canto esquerdo. Indicação da norma se houver.
 Disposição Gráfica
TENDÊNCIA NO USO DOS
FORMULÁRIOS
 FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS: TENDÊNCIA
IRREVERSÍVEL
 agilidade;
 redução no volume de papel utilizado na organização: menos





espaço,
redução de impacto ambiental (além da fonte não renovável ao
processo químico na elaboração do papel é altamente nocivo);
redução de custos diretos em longo prazo e custos indiretos de
forma imediata;
facilidade de controle;
facilidade do preenchimento com a opção de inclusão de informações
on-line;
possibilidade de intercâmbio e ferramentas.