ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS
E MÉTODOS
Aula 14
Análise de Formulários e
Elaboração de Manuais
Análise
e desenho
de formulários
ÁREAS
DE ATUAÇÃO
Indicadores de problemas em formulários:
a) contínua dificuldade na compreensão e preenchimento;
b) formação de filas;
c) permanência de problemas após a racionalização do trabalho;
d) demoras na utilização.
Objetivos: facilitar o fluxo de informações, uniformizar procedimentos,
centralizar controles, promover a criação e desenvolvimento de
formulários, fixar padrões para projeto e especificações físicas para
formulários, harmonizar o seu uso junto aos demais componentes
organizacionais e compatibilizar sua ação com as expectativas dos
funcionários.
Estratégia na análise e
desenho de formulários
• Levantamento dos formulários existentes,
classificação e codificação;
• Levantamento do fluxo de trabalho e da
presença de informações;
• Estudo da viabilidade do aproveitamento dos
formulários existentes ou adaptação;
• Criação de novos formulários;
• Teste dos formulários
Técnicas
• Periférica;
• Comparativa.
Manualização
elaboração e uso de manuais
Os indicadores para o uso de manuais estão ligados a:
a) divulgação;
b) coordenação;
c) análise;
d) treinamento.
Objetivo:
permitir a reunião de informações de forma
organizada e criteriosa.
Estratégia para manualização
a) Itemizar os modelos manualizados;
b) Qualificar a manualização;
c) Elaborar o manual;
d) Distribuir o manual.
Tipos e técnicas de manualização
a) Manual de organização, manual de estrutura;
b) Manual de instruções, manual de normas e procedimentos,
manual de processo, manual de procedimentos, manual de
serviços;
c) Manual de formulários;
d) Manual de seqüência administrativa ou de métodos
operacionais;
e) Manual de normas.
Departamentalização (estruturação)
formulação e análise
Objetivos:
a) aproveitar a especialização;
b) maximizar recursos disponíveis;
c) controlar;
d) coordenar;
e) descentralizar;
f) integrar ambiente e organização;
g) reduzir conflitos.
Técnicas
a) Área geográfica;
b) Clientes;
c) Contingência ambiental;
d) Funções;
e) Mercado;
f) Número;
g) Processo;
h) Produto ou serviços;
i) Projeto;
j) Task-force ( força-tarefa);
k) Tempo.
Organograma
formulação e análise estrutural
Objetivos
a) divisão do trabalho;
b) relação superior-subordinado;
c) trabalho desenvolvido pelas
frações organizacionais;
d) análise organizacional
facilitada.
Técnicas
a) Estrutural;
b) Circular ou radial;
c) Funcional (a);
d) Funcional (b);
e) Estrutural-funcional;
f) Matricial
Manualização
formulação e análise estrutural
Objetivos:
a) explicitar as diretrizes básicas da empresa;
b) relatar resumidamente a história da empresa;
c) demonstrar a estrutura organizacional;
d) definir funções, posições, responsabilidades e relações entre
cargos;
e) atender às exigências das normas internacionais.
Tipos e Técnicas
a) Manual de política;
b) Manual de organização (a);
c) Manual de organização (b);
d) Manual de organização (c);
e) Manual de organização (d).
Sistemas de informação nos
estudos organizacionais
Objetivos:
a) estabelecer uma estrutura organizacional com delegação
de autoridade e responsabilidade bem definidas;
b) elaborar normas de conduta adequadas;
c) criar uma filosofia e uma estrutura de comunicação e de
treinamento;
d) criar subsistemas de informações;
e) possibilitar programas de auditoria.
Técnicas
a) Sistemas de informações (a);
b) Sistemas de informações (b).
Mudança organizacional
Como desenvolver um programa de mudança?
a) suporte da alta administração;
b) consciência sobre o impacto do processo de mudança;
c) preparação da mudança;
d) conhecer o alcance dos vários programas de mudança;
e) não esperar resultados plenos e imediatos;
f) congruência entre os objetivos da mudança e os valores da
empresa;
g) controle.
Mudança organizacional
O que é mudança organizacional?
É qualquer alteração significativa dentro da
organização, que seja articulada, planejada e
operacionalizada por pessoal interno ou externo à
organização, tendo ainda o apoio e supervisão da
administração superior. A mudança organizacional deve
atingir os componentes comportamental, estrutural,
tecnológico (equipamentos), estratégico e tecnológico
(conhecimento), qualquer que seja a ferramenta a ser
utilizada.