Formulários
Formulários permitem obtenção de informações, movimentação das informações dentro da empresa e
também seu arquivamento. Os formulários servem para fazer cadastramento, solicitar serviços ou materiais,
prestar informações, etc. A criação de formulários é de responsabilidade do órgão de O&M. Antes da
elaboração de um formulário:
- Verificar se o formulário é necessário;
- Determinar se já existe algum formulário que possa ser adaptado para atender à necessidade;
- Analisar se o novo formulário irá atender de forma prática a necessidade.
Critérios na elaboração:
- Ordenar os campos conforme o fornecimento das informações;
- Colocar os títulos dos campos com clareza e objetividade;
- Quando o campo possuir um conjunto limitado de respostas, enumerar as alternativas para marcar com
um “X”;
- Definir o tamanho dos campos em função do meio de preenchimento;
- Codificar o novo formulário para controle pelo órgão responsável.
Exemplo de um formulário para solicitação de fotocópias.
Fig... feita em sala
Como o órgão de O&M controla os formulários, deve-se manter arquivados os modelos atualizados de
todos os formulários utilizados na empresa e sempre que a rotina de trabalho requerer alguma alteração no
formulário como por exemplo, um aumento de tamanho de um campo, campos que não se utilizam mais,
etc, deve-se alterar primeiro o modelo.
Manuais
Vamos falar sobre dois tipos:
- Manual de sistema, tem como função descrever o sistema em questão (documentação); todos os
documentos gerados durante as várias etapas de criação e alteração do sistema, podem fazer parte do
manual de sistema, são informações técnicas sobre o sistema.
- Guia do usuário, tem como função ensinar a operar sistema.
Como elaborar um guia do usuário:
- Identificar cada módulo do sistema;
- Para cada módulo fazer:
- Mostrar como executar o módulo;
- Descrever cada componente do módulo, explicando-o detalhadamente;
- Identificar todas as operações que podem ser realizadas no módulo;
-Descrever passo a passo como executar cada uma das operações identificadas no módulo
- Criar um índice no manual para facilitar o acesso das informações.
Exemplo de um guia do usuário para a aplicação WORD.
1. Informações importantes
2. Obtendo ajuda
3. Executando programas e gerenciando arquivos
4. Abrindo, criando e salvando documentos
5. Digitando, navegando e selecionando
6. Editando e classificando
7. Verificando ortografia e gramática
8. Formatação
9. Alternando a aparência de sua página
9.1 Layout de página
9.2 Adicionar um segundo plano
9.3 Alterando margens
9.3.1 Margens de páginas
9.3.2 Alterar as margens da página
9.3.3 Solucionar problemas de margens