Análise e Desenho de Formulários
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PO07
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O que é um Formulário
• É
um
veículo
que
transporta informações
de uma pessoa para
outra, de uma unidade
para outra, ou de uma
empresa para outra;
• É a materialização do
dado, da informação,
armazenada
ou
disseminada, veiculada
por pouco período de
tempo ou não.
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Indicadores de Problemas da Análise e
Desenho de Formulários
• Contínua
dificuldade
na
compreensão e preenchimento;
• Permanência de problemas
após a racionalização de
trabalho (não incluindo a
racionalização de formulário);
• Demora na utilização;
• Formação de filas (em menor
escala)
na
administração
pública.
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Objetivos na Análise e Desenho de
Formulários(1)
• Facilitar o fluxo de informações na
empresa, com o mínimo custo e
provendo os melhores resultados;
• Uniformizar procedimentos;
• Centralizar controles, evitando
dispersões e gasto desnecessário
de tempo;
• promover
a
criação
e
o
desenvolvimento do formulário;
• fixar padrões uniformes para
projeto e especificações físicas de
formulários;
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Objetivos na Análise e Desenho de
Formulários(2)
• Harmonizar seu uso junto aos
demais componentes que colocam a
organização em movimento;
• compatibilizar sua ação com a
experiência
demonstrada
pelo
pessoal (interno e externo à
organização) em termos de seu
preenchimento e manipulação;
• dar ao formulário o papel de agente
integrador
da
informação
na
empresa
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Estratégia na Análise e Desenho de
Formulários
• Questões abrangentes, que são as
que
versam
sobre
todos
os
formulários da organização.
• Questões específicas, que são
aquelas a serem aplicadas ao
formulário em estudo e, portanto,
válidas apenas para o formulário.
• Questões de integração, que são as
que abordam o formulário em
estudo e as relações que mantêm
com outros formulários e demais
aspectos da empresa.
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Questões Abrangentes
• Os formulários usados por toda a
empresa foram estudados por uma
gerência ou por todas?
• A
aprovação
de
formulários
é
centralizada em uma única gerência?
• Os formulários são codificados e
classificados?
• A gerência responsável pelos formulários
verifica a necessidade de se continuar
com os formulários em uso?
• Existe suprimento para 60 dias, por ex.,
de um formulário de uso freqüente?
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Questões Específicas
• O objetivo está claramente colocado
na parte superior?
• O tamanho é apropriado para seu
manuseio,
incluindo
seu
preenchimento?
• O corte do formulário obedece aos
padrões estabelecidos pela ABNT?
• Os lançamentos são feitos de forma
a economizar esforços?
• Se o formulário for preenchido pelo
computador, o espaçamento é
adequado?
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Questões de Integração
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• Qual a importância do formulário em
estudo no processo em que se situa?
• O formulário oferece condições de vir
a compor um sistema de informações
útil à organização?
• Num
sistemas
de
Informações
computadorizadas, o formulário em
estudo tem alguma participação nesse
sistema? Qual?
• Existe um Fluxograma de documentos
do formulário em estudo?
• É comum funcionários de outras
unidades solicitarem informações a
respeito do formulário em estudo?
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Etapas da Ação Estratégica
• Inventário dos formulários existentes,
classificação e codificação.
• Levantamento do fluxo de trabalho e
da presença de Informações.
• Estudo
da
viabilidade
do
aproveitamento
dos
formulários
existentes ou sua adaptação.
• Criação de novos formulários
• Teste dos formulários.
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TÉCNICAS
1) Técnica Periférica
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• Escalonamento das Informações
por prioridade de consulta;
• Ordenamento das Informações
segundo sua origem;
• Dimensionamento dos campos a
serem preenchidos;
• Atender o contraste das cores;
• Cálculo de consumo e
estabelecimento do estoque mínimo
e máximo;
• Determinação do tempo de duração
e freqüência de manuseio do
formulário.
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2) Técnica Comparativa
• Exige do responsável pelo
estudo, um conhecimento acima
do razoável, do funcionamento
da organização;
• Através da análise e discussão
da comparação dos itens do
formulário
permite
várias
alternativas de ação possíveis
na
reformulação
de
formulários.
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Recomendações Finais (1)
• Em formulários de uso interno, o
nome da empresa é dispensável,
bastando a utilização do logotipo,
suficiente para a identificação;
• A redação deve ser clara, objetiva
e acessível a quem responde, e não
a quem pergunta;
• Não usar terminologia específica
de certas áreas do saber;
• Usar campos definidos para
resposta;
• Evitar linha pontilhada para
resposta;
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Recomendações Finais (2)
• Prever o uso de equipamentos
eletrônicos;
• Usar as cores adequadamente;
• Considerar o custo final da
confecção do formulário;
• Não esquecer a margem para
arquivamento do formulário;
• A linha contínua forte deve ser
usada para separar categorias de
questões.
• Usando siglas e abreviações,
explicar seu significado.
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