Kátia de Lima Passos Ferreira
[email protected]
Residência de Economia e Administração do Hospital
Universitário da UFJF – HU/UFJF
O POP é uma descrição detalhada de todas as
operações necessárias para a realização de uma
determinada atividade. É um roteiro que padroniza a
realização de uma atividade.
 Estrutura Básica de uma Instrução de Trabalho:
 Tarefa – nome da tarefa pertinente à Instrução.
 Responsável – título do cargo executante da tarefa.
 Recursos necessários – elenco de peças, materiais, etc.
 Atividades críticas – que requerem atenção especial.
 Cuidados especiais – como o próprio nome diz.
 Procedimentos básicos – roteiro e procedimentos para a
execução das tarefas.
 Resultados esperados – quantidade / qualidade, prazos,
etc.
 Ações corretivas – em caso de anomalia e nãoconformidades, que procedimentos devem ser seguidos.
 Aprovação – assinatura dos colaboradores que
elaboraram a IT e do responsável pela aprovação.
 Pode ser composto pelas seguintes etapas (exemplo de
estrutura):
 Objetivo;
 Setores envolvidos;
 Documentação envolvida;
 Diretrizes;
 Detalhamento da rotina;
 Fluxograma.
 Objetivo:
 Explica o objetivo do POP em questão, especificando
com clareza a atividade a ser detalhada.
 Setores envolvidos:
 Relaciona os setores envolvidos no processo.
 Documentação envolvida:
 Relaciona a documentação envolvida no processo.
 Diretrizes:
 É o papel de cada um dos setores na realização da
atividade;
 Deve especificar a principal responsabilidade de cada
setor durante a atividade, destacando sua importância
para o processo como um todo.
 Detalhamento da rotina:
 Passo a passo da atividade;
 Deve ser bastante explicativo, para que não haja dúvidas
quanto à execução das tarefas;
 O detalhamento é separado de acordo com os setores
envolvidos.
 Fluxograma:
 É a representação esquemática do processo, feita por
gráficos que ilustram o andamento da atividade.
Análise e Distribuição do Espaço
Físico: Fatores Ambientais
 O meio ambiente é o local onde se processa a
integração harmônica entre o homem e a natureza,
é onde se vive e trabalha.
 Os fatores ambientais exercem fortes influências
na performance do indivíduo, tanto em nível de
produtividade quanto de qualidade, pois atua
diretamente sobre o estado psíquico dele,
alterando, de forma significativa, o seu
comportamento.
 Ergonomia
É a ciência que estuda a organização metódica do
ambiente de trabalho com o objetivo de
harmonizar as relações entre os homens e a
máquina, de forma a atender às necessidades
físicas e psicológicas humanas.
 Cores
As cores podem influir sobre o comportamento
dos colaboradores, tanto psicologicamente como
biologicamente.
Com relação à temperatura:
 Quentes – devem ser utilizadas quando se deseja
estimular o interesse, a atenção e a motivação para o
trabalho. O amarelo, o verde-escuro, o vermelho e o
laranja são consideradas como cores quentes.
 Frias – devem ser utilizadas em locais de clima quente,
pois causam uma impressão de diminuição da
temperatura. O cinza, o verde-claro e o azul são
consideradas cores frias.
Com relação à iluminação:
As cores estão diretamente ligadas aos problemas de
iluminação, em virtude de sua capacidade de reflexão e
de absorção. Portanto, de conformidade com o
trabalho que se pretende realizar, deve-se fornecer a
quantidade de luminosidade requerida, utilizando as
cores adequadas para tal.
Com relação à utilização:
Cores que devem ser evitadas no ambiente de trabalho:
 cinza -
desperta o medo e a tristeza, diminui a
capacidade de iniciativa dos indivíduos e produz a
depressão;
 marrom - induz as pessoas a ficarem pensando em seus
problemas pessoais, desviando dos propósitos do
trabalho;
 violeta - leva à depressão, à tristeza e prejudica o inter-
relacionamento pessoal;
 preta - gera o desenvolvimento de aspectos
comportamentais negativos, tais como: desobediência
aos superiores hierárquicos, ao descumprimento das
normas da empresa, etc.
Com relação à utilização:
Cores que requerem um cuidado especial quando de
sua aplicação:
 branca - deve ser utilizada em conjunto com outras
cores, principalmente nos tetos, em virtude de sua
característica de reflexão. Quando utilizá-la, preferir o
branco-gelo ou outra tonalidade mais escura, pois o
branco puro pode levar à monotonia;
 vermelha - dá vitalidade, alegria e dinamismo ao
ambiente, mas, por outro lado, desperta a impulsividade
e a intempestividade comportamental do indivíduo;
 amarela - também possui os dois lados; de um, incita à
iniciativa e à ação, fomenta a energia, destaca locais que
se deseja chamar a atenção. Por outro, provoca a
aceleração
do
sistema
nervoso,
refletindo
comportamento do indivíduo, irritando-o facilmente
por qualquer motivo.
Com relação à utilização:
Cores mais recomendadas (sempre na tonalidade
clara):
 verde -
lembra a natureza, dá uma sensação de
liberdade, faz com que as pessoas acreditem na
possibilidade de dias melhores, induz à paciência e ao
amor pelo trabalho;
 azul – reflete a paz, a tranquilidade, fazendo com que as
pessoas tenham maior compreensão com os seus pares
no ambiente de trabalho, desperta a criatividade e
estimula a pesquisa;
 bege - torna o ambiente agradável, fazendo gerar um
clima amistoso entre as pessoas no desenvolvimento de
atividades coletivas.
 Iluminação
Nos ambientes de trabalho, a iluminação está
diretamente relacionada a fatores como a saúde, a
segurança, e a produtividade dos ativos
intelectuais, resultando de sua adequada utilização
aumento de qualidade e economia para as
empresas.
 Poluição Sonora
Caracteriza-se pelo barulho excessivo e pelos níveis de ruído
suportáveis ou não, presentes em nosso dia-a-dia.
 Aeração e Temperatura Ambiental
Aeração
ou
circulação
de
ar
influi
significativamente na temperatura do ambiente e,
consequentemente, no desempenho do homem,
cujo
organismo
requer
uma
perfeita
disponibilidade de oxigênio por metro cúbico, de
acordo com o trabalho que esteja realizando.
 Limpeza Interna
Este fator não deve ser visto simplesmente como
limpeza propriamente dita, mas sim como
preservação da natureza, economia de energia,
meio de controle que impõe restrições à poluição
ambiental não só internamente no ambiente de
trabalho, mas de uma forma mais abrangente,
afetando, inclusive, a comunidade em geral.
Análise e Distribuição do Trabalho
 A insatisfação no ambiente de trabalho é fruto de
vários fatores ecológicos e comportamentais. Mas
outro fator que requer uma atenção especial referese a distribuição do trabalho.
 Muitas vezes o mau desempenho de um
funcionário é causado por força reflexiva de outro
colega, do responsável pelo setor, ou da política da
empresa em não reconhecer e valorizar os seus
recursos humanos.
 Entre outros podemos citar: o trabalho não é
distribuído equitativamente, alguns funcionários
sobrecarregados, e outros ociosos, funcionários
executando tarefas superiores ou inferiores à sua
capacidade profissional, chefes desqualificados e
improdutivos, etc.
Pelos motivos citados anteriormente, torna-se
necessário processar a análise e distribuição do
trabalho. Para aplicação desta técnica, há de se
conhecer alguns conceitos básicos:
 Passo - é a parcela de trabalho executada por uma
pessoa;
 Tarefa – é um conjunto sequencial de passos realizados
por uma pessoa;
 Atividade – é o agrupamento das tarefas homogêneas,
reunidas por características de complementaridade e
similaridade, com o objetivo de definir a missão do órgão
em questão;
 Tempo base – é o período de tempo da jornada de
trabalho. Normalmente
semanais.
são
utilizados
40
horas
 Como pode-se observar, passo e tarefa são o que a
pessoa faz, e a atividade é o que o órgão faz.
 Levantar as Tarefas Individuais
Esta fase consiste em verificar quais são as tarefas
realizadas pelos funcionários e seus respectivos
tempos.
 Elaborar a Lista de Atividades
A Lista de Atividades é elaborada a partir do
agrupamento das tarefas segundo características de
complementaridade e similaridade, em grupos
homogêneos, formando atividades.
 Estas atividades devem ser listadas por ordem
decrescente de importância, colocando em último
lugar a atividade diversos, que agrupará as
pequenas tarefas não contempladas nas atividades
anteriores.
 Elaboração do QDT (Quadro de Distribuição do
Trabalho)
O QDT é a síntese da divisão do trabalho de uma
unidade organizacional. Neste quadro serão
consolidadas todas as atividades e tarefas, seus
responsáveis, os respectivos cargos e o número de
horas consumido para cada uma delas.
 Análise do QDT
Requer um senso crítico e acurado do analista para
perceber e diagnosticar as falhas existentes na
unidade em estudo.
 Análise do tempo (das atividades e das tarefas)
 Análise da capacidade técnica dos funcionários
 Análise do volume / equilíbrio da divisão do trabalho
 Análise das possibilidades de racionalização
 Elaborar e propor novo QDT
Aprovado o novo QDT, o pessoal envolvido deverá
ser treinado para desenvolver as novas tarefas.
Com o objetivo de tornar o trabalho mais
equitativo, além de causar maior satisfação aos
colaboradores de uma maneira geral, a técnica de
Análise e Distribuição do Trabalho deve ser
aplicada de tempos em tempos nas diversas
unidades organizacionais da empresa.
Análise e Distribuição do Espaço
Físico
 Layout (Arranjo físico)
É a disposição que se encontra ou que se deseja
colocar, um escritório, uma linha de montagem, os
móveis, equipamentos e material relativos a
determinada área onde se desenvolve determinado
trabalho.
 Objetivos do estudo do layout
 Reduzir os custos e aumentar a produtividade
 Racionalizar a utilização do espaço disponível
 Reduzir a movimentação de materiais, produtos e
pessoas
 Racionalizar o fluxo de trabalho
 Minimizar o tempo de produção
 Propiciar aos colaboradores melhores condições de
trabalho
ALGUNS PONTOS
IMPORTANTES NESTE
CONTEXTO:
LEVANTAMENTO DE DADOS
FORMULÁRIOS
MANUAIS
DESPERDÍCIOS
Levantamento de Dados

Levantamento de dados é a base fundamental
para o desenvolvimento de um trabalho de
organização.
 Um levantamento imperfeito, incompleto, com dados
inverídicos e inconsistentes, poderá gerar uma análise
tecnicamente perfeita, porém com o resultado
comprometido porque a nova sistemática operacional
proposta poderá ficar aquém da atual, complicando em
vez de solucionar o problema existente.
 Em síntese: quando se levanta “lixo”, analisa-se “lixo”
e, consequentemente, a proposta não será diferente.
Portanto, ao fazer um levantamento,
tenha muito cuidado!
 Revisão bibliográfica
 Pesquisa institucional
 Observação direta
 Questionário
 Entrevista
Formulários
Na era da informação, com os micro-computadores
ligados em rede, correio eletrônico e inúmeros
outros recursos da Tecnologia da Informação,
imaginou-se que em breve os “papéis” seriam
banidos das empresas. Mas isso não aconteceu, pois
os documentos da mídia digital são criados mais
facilmente e em maior número, e constantemente,
“baixados” para papel. Assim, está muito distante o
momento que eles poderão ser eliminados.
 Tipos de formulários
 Planos – normalmente são apresentados em folhas
soltas e/ou em blocos (Requisição de Material).
 Jatos – são apresentados em jogos individuais presos e
devidamente carbonados (nota fiscal).
 OBS: os formulários planos e jatos são confeccionados
em papel, de acordo com os padrões
internacionais
ISO e nacionais ABNT.
 Contínuos – são confeccionados em papel e obedecem a
padrões internacionais direcionados para utilização em
equipamentos
de
impressão
computadorizados
(boletos).
 Eletrônicos – são aqueles que guardam os padrões dos
formulários acima citados. Preenchidos via teclado dos
computadores e/ou por meio de interação com o banco
de dados.
 Virtuais – são formulários disponibilizados nos sites das
empresas, os quais visam facilitar / agilizar o fluxo de
informações.
 Fichas – são confeccionadas em papel de maior
gramatura, obedecendo aos padrões anteriores e são
destinados ao registro de dados sintéticos.
 Princípios para elaboração de formulários
 Antes de elaborar um formulário, deve-se verificar qual a
sua contribuição para o fluxo do trabalho.
 Analisar a possibilidade de incluir novas informações, as
desejadas, em outros formulários já existentes.
 Concebê-los de forma a facilitar a vida de quem vai
utilizá-los; com campos bem definidos, com espaço
suficiente para o seu preenchimento e, sempre que
possível, incluir a resposta que se deseja.
 Deve possuir somente os campos necessários, aqueles
realmente, relevantes e que serão preenchidos.
 Atentar para sua utilização (grande número de usuários
/ uso específico; cliente interno / externo).
 Não confeccionar o formulário de forma definitiva antes
de testá-lo.
 Análise de Formulários
 Para processar a análise deve-se fazer as seguintes perguntas:
 Qual é o seu objetivo?
 Por que de cada campo?
 Todas as vias são necessárias?
 Existem formulários semelhantes ou com dados de mesma
natureza?
 Os campos estão dispostos dentro de uma ordem lógica e
racional?
 Possui muitas informações? Existe um detalhamento
excessivo?
 As respostas a estas perguntas darão condições de:
 ELIMINÁ-LOS, se supérfluos ou obsoletos;
 COMBINÁ-LOS, se semelhantes ou possuírem objetivos
comuns;
 REORGANIZÁ-LOS, se incompletos ou malfeitos;
 SIMPLIFICÁ-LOS, se complicados ou excessivamente
detalhados.
 Elaboração de formulários:
 Título – é a identificação do formulário, deve ser
colocado na parte superior e no centro da folha, de
forma destacada e suficientemente descritiva, mas
breve, para a sua imediata identificação.
 Logotipo / logomarca – é a representação visual de uma
marca, formada graficamente por meio de letras e/ou
símbolos que identificam a empresa. Normalmente é
colocado no canto superior esquerdo.
 Margeamento – é o espaço destinado ao arquivamento




do formulário.
Disposição dos campos – os campos devem estar
dispostos numa ordem lógica e racional, para que os
assuntos sejam agrupados de forma homogênea.
Adequação do preenchimento – deve-se prever espaços
adequados para o seu preenchimento, manuscrito, à
máquina ou equipamento eletrônico.
Codificação – destinado a caracterizar cada formulário
individualmente.
Padronização – por razões funcionais, econômicas,
estéticas, de visualização gráfica, os formulários de uma
empresa deverão ser padronizados.
Manuais / Normas Gerais
Normalização
 Conceito (ABNT):
“Normalização é a atividade que estabelece, em relação
a problemas existentes ou potenciais, prescrições
destinadas à utilização comum e repetitiva com vistas à
obtenção do grau ótimo de ordem em um dado
momento”.
 Objetivos:
 Economia:
proporcionar a redução
variedade de produtos e procedimentos;
da
crescente
 Segurança: proteger a vida humana e a prevenção da
saúde;
 Comunicação: proporcionar meios mais eficientes na
troca de informações entre o fabricante e o cliente;
 Proteção ao consumidor: prover a sociedade de meios
eficazes para aferir a qualidade dos produtos;
 Eliminação de barreiras técnicas e comerciais: evitar a
existência de regulamentos conflitantes sobre produtos
e serviços em diferentes países, facilitando, assim, o
intercâmbio comercial.
 Qualitativamente, a normalização permite: melhorar a
qualidade dos produtos e serviços; utilizar
adequadamente os recursos humanos, materiais,
financeiros e tecnológicos; padronizar a produção;
uniformizar a prestação de serviços; facilitar o
desenvolvimento de pessoal; registrar o conhecimento
tecnológico; racionalizar e otimizar os processos.
Facilitar a contratação e venda de tecnologia; evitar
acidentes, etc.
 Quantitativamente, a normalização facilita: reduzir os
desperdícios; padronizar componentes; diminuir o
consumo de materiais; padronizar os equipamentos;
aumentar a produtividade; controlar os processos;
cumprir os objetivos e as metas, entre outras.
São essas normalizações que possibilitam que a
empresa obtenha certificações diversas, tais como
ISO 9000, ISO 14000, Acreditação...
Manual de Formulários
 É a coletânea dos formulários utilizados pela
empresa, regulamentando-os mediante a
apresentação das características físicas, a
instrução de preenchimento, o órgão
responsável
pelo
seu
controle
e
a
quantidade/periodicidade para sua reprodução.
 Características físicas
 Todos os formulários contidos no manual devem possuir
especificações próprias, pois quando necessitar
confeccionar um formulário, teremos em um só local
todas informações a respeito dele.
 O ideal é que o formulário seja auto-explicativo.
Não sendo possível esta opção, elaborar uma
instrução com tópicos, como:
 Finalidade – informar os objetivos do formulário.
 Emitente – relacionar qual(is) unidade(s) emite(m) o
formulário.
 Prazo de emissão – estabelecer a periodicidade
(semanal, diário).
 Processo
de emissão – manuscrito, datilográfico,
eletrônico.
 Número de vias/destino – indicar o nº de vias e a quem
elas se destinam.
 Modo de preenchimento – relacionar todos os campos
do formulário e na frente de cada um explicar como ele
deverá ser preenchido.
A Luta contra os desperdícios
DESPERDÍCIOS VISÍVEIS
Só não vê quem não quer
 excesso de reuniões;
 utilização “à vontade” dos veículos da empresa;
 ligações interurbanas sem controle;
 má utilização de energia elétrica;
DESPERDÍCIOS INVISÍVEIS
Acontecem sem a percepção do executor, por
incompetência ou preguiça mental
 excesso de burocracia;
 pagamento de multas e juros por ineficiência dos
controles;
 demora no atendimento aos clientes;
 existência da “central de boatos” ;
 Just In Time
 Análise e Distribuição do Trabalho
 Programa 5S
 Análise e Distribuição do Espaço
 Programa de Qualidade Total
 Elaboração de Normas Procedimentais
 Análise Funcional / Estrutural
 Estudo das Patologias Organizacionais
Patologias
Organizacionais
Semelhante ao corpo humano, a estrutura
organizacional da empresa apresenta diversos tipos de
enfermidades que, se não medicados em tempo hábil,
irão se agravando e prejudicando os demais órgãos da
empresa.
 Empresa Excessivamente Organizada
 Problemas:“bitolamento empresarial”; iniciativa
pessoal tolhida; multiplicação da atividade de
staff; estrutura “amarrada” ...
 Soluções:
reestudo dos manuais internos;
elaboração de normas que dêem abertura para a
criatividade; flexibilização estrutural ...
 Inexistência
de
Instrumentos
de
Formalização
Estrutural
 Problemas: conflitos e politicagem; ineficiência
e inveja; insegurança e irresponsabilidade;
insatisfação dos clientes...
 Soluções: criação de documentos formais de
organização; definição das linhas de autoridade;
elaboração de guias de atribuições ...
 Coordenação acumulativa
Chefe
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
 Problemas:
impossibilidade de dar um
atendimento rápido e solução correta a todos os
subordinados; dificuldade da chefia em dominar
todos os assuntos e diferentes problemas
existentes na empresa ...
 Soluções: dividir o trabalho a ser supervisionado
entre diversas chefias, segundo sua área de
responsabilidade; aplicar a fórmula de
Graicunas, na qual se tenta estabelecer o
número ideal de subordinados para cada chefia
...
 Multicomando
 Problemas:
multicomando;
excessiva
proliferação da autoridade funcional; má
definição da autoridade de linha; dúvidas com
relação a quem obedecer primeiramente ...
 Soluções: fazer com que cada funcionário seja
responsável apenas perante a um superior
hierárquico; utilizar a autoridade funcional com
moderação, zelando para que seus titulares
tenham as respectivas áreas de atuação
perfeitamente delineadas ...
 Falta ou Excesso de Delegação de Autoridade
 Problemas:
engarrafamento do poder de
decisão, excesso de problemas insignificantes na
“mesa” da alta administração; estímulo à criação
de unidades organizacionais independentes no
seio da organização; emperramento dos
processos,
causando
transtornos
e,
consequentemente,
prejuízos aos clientes
...

Soluções: criar um ponto de equilíbrio entre a
centralização
e
a
descentralização
administrativa de forma que o trabalho flua
normalmente sem que os entraves decisórios
possam prejudicá-lo...
 Excesso de Níveis Hierárquicos
 Problemas: aumento do nível de ruído nas
comunicações; demora excessiva na tomada de
decisão, muitas vezes quando chega ao
interessado já “estourou” o prazo para a ação;
alto custo com pessoal, em virtude do grande
número de chefias...
 Soluções:
processar a análise funcional /
estrutural, “enxugar” a estrutura aplicando o
downsizing, eliminando as unidades / chefias
desnecessárias ...
 Outros Problemas de Natureza Diversa
 Estrutura organizacional obsoleta e antiquada
 Indefinição
dos objetivos e das metas e
obscuridade das políticas e diretrizes
 Tolerância à incompetência
 Normas e rotinas administrativas pesadas e
inflexíveis
 Incoerência entre o que foi planejado e o que
está sendo executado
 Ausência de agregação de valor na execução dos
serviços
 Uso inadequado da tecnologia da informação
 Ênfase
nas aparências, ignorando e/ou
prejudicando as substâncias
 Recursos humanos mal dimensionados, alguns
setores com excesso e outros com falta ...
 Falta de integração e sinergia entre os diversos
departamentos, entre outros
Considerações finais
 Algumas grandes Corporações, de caráter nacional e
multinacional, já estão entendendo que não se
gerencia conhecimentos sem que seus processos
estejam documentados, certificados ou não.
 Os recrutadores modificam o título das vagas, não a
função.
Muito obrigada!
Contato:
[email protected]