Gestão de Documentos I
Prof. Josemar Henrique de Melo
Aula 6
Protocolo e Tramitação
• Protocolo do grego Protôkollon do latim
Protocollu:
– Primeira folha ‘colada’ aos rolos de papiro, e na qual
se escrevia um resumo do conteúdo.
– É a condição para a validade jurídica dos documentos.
• Estes registros poderia ser a transcrição integral
do documento em livros apropriados: livros de
registros.
• A partir do período napoleônico tem-se adotado
o registro de elementos essenciais tanto na chegada quanto na saída do documento.
Protocolo e Tramitação
• Registro de documentos coloniais:
– Transcrevia-se todos os documentos que circulava entre
Portugal e o Brasil: Conselho Ultramarino e Secretarias
de Governo das Capitanias.
– O registro fazia parte da orientação burocrática e
ficavam nas respectivas instituições que produziam e
recebiam documentos.
• Exemplos de livros de registros:
–
–
–
–
Registro do termo de posse (governador);
Registro de cartas e ofícios (enviados e recebidos);
Registro de provisões (do governador e do rei)
Registro de Sesmarias, etc.
Protocolo e Tramitação
• Conceito:
– Conjunto de operações visando o controle, a tramitação,
assegurando a imediata localização e recuperação do
documento, garantindo assim o acesso à informação.
• O registro de protocolo consiste na colocação de
uma numeração progressiva e a anotação de alguns
elementos
essenciais, segundo formulário
preestabelecido.
• O registro de protocolo tem uma dupla função:
– Controla a tramitação e permite encontrar os
documentos, seguindo os passos de um determinado
expediente;
– Função jurídica de determinar as datas certas de chegada
e saída dos documentos.
Rotinas do Protocolo
• Recebimento e registro (sistemas eletrônicos):
– Receber e separar a correspondência (ostensivo e sigilosa,oficial e particular – não registrada);
– Digitar os elementos identificadores de cada documentos e sua tramitação;
– Verificação de antecedentes (em caso positivo proceder
juntada – anexação ou apensação. No primeiro caso as
folhas são renumeradas, no segundo não há necessidade);
– Codificar, resumir e encaminhar .
• Autuação:
– Recebimento para constituição de processos em sua
forma jurídica .
Tramitação
• É a atividade de circular documentos entre unidades organizacionais interna ou externas.
– Deve ser observado o recebimento pelos setores de
destino;
– Todos os setores e o protocolo deve verificar o número de página dos processos.
Tramitação
No processo de tramitação • Workflow permite sinpodemos desenvolver um
tetizar os fluxos de
WORKFLOW:
trabalho, tornando-os
simples e transparen• O que é o WorkFlow
tes.
– É o movimento de documentos
e/ou tarefas através de um processo de trabalho: como as tarefas são estruturadas, quem as
executa, suas ordens de execução, como elas são sincronizadas, como estas tarefas estão
sendo acompanhadas .
Tramitação
• O processo de workflow apresenta quem é
quem no desenvolvimento dos trabalhos.
– Analisar cada profissional e suas atividades;
– Identificar que tipos documentais cada um deles
produz ou recebe;
– Determinar os níveis de segurança.
– Se o processo estiver informatizado (documentos digitais) permite a um gerente cuidar da equipe e das
etapas dos negócios.