TÉCNICAS DE RACIONALIZAÇÃO DE PROCESSOS
MÓDULO 3
Os Componentes das Estruturas Empresariais
O Sistema de Responsabilidade
Segundo Jucius e Schhelender, responsabilidade se refere à obrigação
que uma pessoa tem de fazer alguma coisa para outrem. Este sistema
representa a alocação correta de atividades e obrigações.
Os Aspectos básicos do sistema de responsabilidade são:
a) Departamentalização ou setorização
b) Linha e Assessoria
c) Atribuições das tarefas das unidades organizacionais
O Sistema de Autoridade
Novamente citando Jucius e Schhelender “autoridade é o direito para
fazer alguma coisa. Ela pode ser o direito de tomar decisões, de dar ordens e
requerer obediência, ou simplesmente o direito de desempenhar um trabalho
que foi designado”.
A autoridade pode ser formal ou informal, e sua amplitude depende
diretamente do nível hierárquico, ou seja, quanto mais alta for a posição
hierárquica de uma pessoa, mais autoridade esta terá sobre os demais.
A Origem da Autoridade – Teorias Básicas
Conforme Koontz e O’Donnell a origem da autoridade pode ser
explicada com base em três teorias. São elas:
1.
Teoria Formal da Autoridade – baseia-se na premissa de que se
as empresas comportam-se com base nas instituições sociais, políticas,
econômicas, religiosas para definir suas normas internas, é natural que no seu
interior a autoridade obedeça a uma hierarquia.
2.
Teoria da Aceitação da Autoridade – esta teoria nos diz que a
origem da autoridade é a aceitação das ordens, desde que sejam entendidas e
estejam dentro das tarefas do subordinado.
A grande discussão é que ainda no caso do subordinado não
compreender as ordens recebidas este a obedecerá caso esteja sob pressão.
3.
Teoria da Competência – esta teoria destaca a que a qualidade
pode surgir de atributos pessoais, ainda que não exista uma autoridade
institucionalizada. Um exemplo claro são as pessoas que mesmo não tendo
autoridade formal sobre outras exercem sobre as mesmas uma espécie de
poder influenciador.
Os Aspectos básicos do sistema de autoridade são:
a) delegação;
b) centralização e descentralização;
c) níveis hierárquicos;
d) amplitude de controle.
O Sistema de Comunicação
Comunicar
O quê?
Como?
Quando?
De quem e para quem?
Fluxo de comunicação positivo
Demais fluxos
produtivos positivos
Fluxo de comunicação negativo
Demais fluxos
produtivos negativos
Na transmissão da informação deve-ser considerar a interferência
denominada ruído, que compreende qualquer coisa que se mova no canal, que
não sejam os sinais ou mensagens reais desejados pelo emissor. Alguns
aspectos básicos do sistema de comunicações nas empresas são:
• Esquemas de comunicação: formal (planejado, facilitado e controlado)
e informal (surge espontaneamente na empresa, em reação às necessidades
de seus membros).
Comunicação informal pode ser boa ou ruim para uma empresa. A Alta
Administração da empresa pode aumentar ou diminuir a comunicação informal,
com o uso de determinados artifícios, entre os quais: alteração de arranjo
físico; utilização de pequenas salas de reunião ou de café; alteração da
estrutura organizacional e prática de competições esportivas.
• Fluxos da Comunicação
As comunicações podem acontecer mediante os seguintes fluxos:
• Horizontal: realizado entre unidades organizacionais diferentes, mas do
mesmo nível hierárquico;
• Diagonal ou transversal: realizado entre unidades organizacionais e
níveis diferentes;
• Vertical: realizado entre níveis diferentes, mas da mesma área.
Os Custos da Comunicação
Segundo Litterer, no estudo das comunicações entre pessoas ou
unidades organizacionais, deve-se levar em consideração o custo para a
empresa, pois a análise da transmissão das informações mostra que ela é
muito mais custosa do que se poderia pensar, não tanto devido às despesas de
apoio necessárias, mas principalmente em função do tempo que ela absorve e
das demoras que acarreta.
N.C. Parkison, em 1972, elencou algumas causas para o aumento de
custos na estrutura organizacional. São elas: todo trabalho se dilata de maneira
a ocupar todo o tempo disponível.
• Demasiado número de níveis hierárquicos envolvidos na supervisão de
atividades correntes a curto prazo;
• Demasiado número de estágios na elaboração das decisões;
• Existência de grandes serviços funcionais ou de assessoria;
• Complexidade da estrutura, responsabilidades diluídas, comissões de
coordenação;
• Unidades organizacionais sem objetivos mensuráveis, função vaga e
qualitativa, chefia sem agressividade;
• Unidades organizacionais sem meios completos e autônomos para
atingirem seus objetivos;
• Unidades organizacionais que trabalham abaixo da dimensão
necessária.
Os Condicionantes da Estrutura Organizacional
Fator Humano
Fayol (1976:27) enumera que são necessárias determinadas qualidades
humanas, cuja importância aumenta à medida que a pessoa sobe na
hierarquia. Ele considera as seguintes capacidades: técnica, de comando,
administrativa, de cooperação e de integração.
Fator Ambiente Externo
Análise do processo de relacionamento entre a empresa e seu
ambiente.
Fator Sistema de Objetivos e Estratégias
Objetivo é o alvo ou situação que se pretende atingir. Estratégia é a
definição do caminho mais adequado para alcançar o objetivo.
O fator sistema de objetivos e estratégias tem influência na estrutura
organizacional à medida que, quando os objetivos e estratégias estão bem
definidos e claros, é mais fácil organizar, pois se sabe o que esperar de cada
membro do grupo que compõe a empresa.
Fator Sistema de Objetivos e Estratégias
Vasconcellos (1972:7) considera o fator tecnológico como o conjunto de
conhecimentos que são utilizados para operacionalizar as atividades na
empresa para que seus objetivos possam ser alcançados.
Os Níveis de Influência da Estrutura Organizacional
No desenvolvimento de uma estrutura organizacional observamos os
seguintes níveis de influência:
• Nível estratégico
• Nível tático
• Nível operacional
Estes níveis de in fluência estão relacionados aos tipos de
planejamento, que podem ser visualizados numa “pirâmide empresarial”:
O planejamento estratégico pode ser conceituado como um processo
gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela
empresa visando obter um nível de otimização na relação da empresa com seu
ambiente. O nível estratégico de in fluência considera a estrutura
organizacional de toda a empresa e sua melhor interação com o ambiente.
Exemplo: necessidade de criação de uma nova divisão da empresa para
melhor adequação de um produto ao seu mercado.
O planejamento tático tem por finalidade otimizar determinada área de
resultado e não a empresa como um todo.
Exemplo: divisão de uma área industrial em duas áreas (produção e
técnica) para haver melhor administração dos recursos da empresa.
O planejamento operacional pode ser considerado como a formalização,
principalmente através de documentos escritos, das metodologias de
desenvolvimento e implementação estabelecidas. O planejamento operacional
cria condições para a adequada realização dos trabalhos diários da empresa.