Maio 2013
Como se preparar para os
impactos do EFD Social?
Em 2012, a Receita Federal do Brasil (RFB) retomou o projeto EFD Social, que visa
concentrar todas as informações da folha de pagamentos, bem como outras
relacionadas às ações judiciais trabalhistas, contribuição previdenciária retida sobre
serviços prestados por terceiros e eventos trabalhistas, como, por exemplo:
admissões, demissões, afastamentos, comunicações de aviso prévio, comunicações de
acidente de trabalho etc.
Devido à ampla gama de informações a serem consolidadas e gerenciadas pelo
contribuinte, praticamente em tempo real, o EFD Social pode ser considerado um dos
módulos mais complexos do projeto Sped, uma vez que essas informações estão
relacionadas a diferentes departamentos das empresas, tais como Jurídico,
Departamento de Pessoal, Recursos Humanos, Contabilidade, Fiscal, Suprimentos,
Relações Sindicais, Medicina e Segurança do Trabalho, entre outros.
Uma importante mudança no projeto, estabelecida pela RFB apenas em reunião
realizada este ano, foi a definição de uma fase preparatória denominada de “préqualificação” de dados cadastrais, com previsão de início em maio de 2013. Já a
implantação da obrigação acessória em si tem data prevista para janeiro de 2014.
Principais passos preparatórios para o EFD Social
Para que todas as informações necessárias sejam inseridas com qualidade e
tempestivamente no EFD Social, é importante que as empresas se antecipem à
implantação executando algumas ações preparatórias. Com base nisso, citamos alguns
passos que, baseados em nossa experiência, são críticos para as empresas:
• Revisão imediata das informações cadastrais dos empregados/contribuintes
individuais, tendo em vista que já é de conhecimento da RFB, Instituto Nacional do
Seguro Social (INSS), Caixa Econômica Federal (CEF) e Ministério do Trabalho e
Emprego (MTE) que informações cadastrais como nome, PIS e CPF, comumente,
encontram-se divergentes nos registros dos contribuintes, gerando problemas ao
Fisco. Importante considerar que todas as inconsistências deverão ser devidamente
ajustadas antes do envio do primeiro arquivo do EFD Social, evitando o possível
impedimento no processamento das informações enviadas pelo contribuinte;
Maio
2013
• Revisão trabalhista e previdenciária, visando assegurar que o cálculo de proventos e
descontos está sendo realizado de forma adequada, com a observância de todas as
peculiaridades dos acordos e convenções coletivas de trabalho aplicáveis. Neste
contexto, também é de extrema relevância a revisão dos procedimentos adotados
para a composição da base de cálculo da contribuição previdenciária, FGTS e IRRF,
para concessão de benefícios. Note que o EFD Social conterá uma relação
padronizada de rubricas de folha de pagamentos, as quais devem ser consideradas
por todas as empresas, sendo necessário fazer a classificação (“de/para”) das
rubricas do sistema de folha de pagamentos em relação às verbas-padrão do EFD
Social;
• Cruzamento das informações já enviadas à RFB e regularização antecipada das
inconsistências identificadas. Considerando que as autoridades trabalhistas,
previdenciárias e fiscais passarão a ter acesso imediato às informações à medida que
ocorrerem os respectivos fatos geradores, não descartamos a possibilidade de
fiscalizações relacionadas aos anos anteriores caso seja identificada alguma
informação que chame a atenção das autoridades (por exemplo, valores muito
relevantes pagos a título de participação nos lucros ou outra verba sem a incidência
de encargos de folha de pagamentos). Neste contexto, em eventual fiscalização
previdenciária, um dos aspectos que podem resultar em autuação relevante é a
existência de inconsistências no Manad, situação em que a multa pode chegar a 0,5%
da receita bruta da empresa. Como ação preventiva é importante realizar o confronto
das informações contidas no Manad com a folha de pagamentos, GFIP e Dirf, a fim de
garantir a convergência das informações já prestadas às autoridades (GFIP e Dirf) e
aquelas que ainda serão disponibilizadas em uma eventual fiscalização (folha de
pagamentos/Manad);
• Revisão dos fluxos de informação relacionados à folha de pagamentos, aos
benefícios, aos prestadores de serviços e aos processos trabalhistas, pois tais
informações deverão ser consolidadas tempestivamente para envio à RFB via EDF
Social.
É importante que as empresas se antecipem ao início da implantação do EFD Social e
garantam uma transição segura e confiável de suas informações para a nova obrigação
acessória. A fase de pré-qualificação é um grande exemplo de que o EFD Social não
será uma obrigação de fácil implementação. As empresas que se anteciparem terão
maior facilidade na gestão do EFD Social, bem como reduzirão riscos de
questionamentos futuros.
O time da Ernst & Young Terco está à disposição para eventuais esclarecimentos sobre
o tema.
Contatos
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[email protected] • +55 11 2573 3704
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Rogério Simões | Sócio de Impostos – Recife
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Paulo Berenguer | Sócio de Impostos – Salvador
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