Programa de Capacitação – Secretaria Aspectos Comportamentais Jones Albuquerque | [email protected] UFRPE Descrição do Curso • Objetivo – Discutir aspectos da gerência pessoal de tempo – Conhecer a filosofia do modelo PSP – Personal Software Process – Discutir os aspectos de liderança em equipe técnica • Público Alvo – Secretarias e serviços administrativos em geral • Duração – 2 horas Ementa • Aspectos de gerência pessoal de tempo • Soluções técnicas para a gestão individual de atividades e tempo • Aspectos da liderança técnica e COMUNICAÇÃO em projetos Conteúdo Programático • Gestão Individual de Tempo e Atividades – 0:50 h • Aspectos de Liderança Técnica – 1:00 h – Problemas e aspectos comportamentais – Estratégias – Soluções técnicas – – – – – – Liderança e comunicação Compromisso Respeito à individualidade Disciplina e aprendizado Motivação e satisfação Entendendo a diversidade humana – respeito à individualidade Referências onde tudo começou… uma breve história... 300.000 a.C. ? singular e plural... Base 10, 5, 20, 12 http://pessoal.sercomtel.com.br/matematica/fundam/numeros/numeros.htm Formalizações... • Papiro de Ahmes 2000 a.C. – M.M.C, frações, geometria... Quando ia a Sto. Ives, encontrei um homem com sete mulheres; cada mulher tinha sete sacos, cada saco tinha sete gatos, cada gato tinha sete gatinhos. Gatinhos, gatos, sacos e mulheres, quantos iam a Sto. Ives? leibniz, zeros e uns • 1679: aritmética binária – – publicado em 1701 (Acad. Francesa) Essay d'une nouvelle science des nombres Omnibus ex nihilo ducendis SUFFICIT UNUM • para criar o todo do nada, BASTA UM… 1937 - Máquina de Turing MT que aceita aa * a a, R q0 , L q1 modelo computacional • John[1] Louis von Neumann Born 28 December 1903, Budapest, Hungary; Died 8 February 1957 The ENIAC Story: http://ftp.arl.mil/~mike/comphist/eniac-story.html ciência da computação?... • Computer Science is no more about computers than astronomy is about telescopes. – E. W. Dijkstra, holandês, (1930-2002) barramento de dados... arquitetura de um RISC... simplória e eficiente! “computação”?... A Tecnologia está aí... sabemos... e como tratar a INFORMAÇÃO? [...] e o ar está cheio... 165 satélites geoestacionários Informaticidade Sci Am E-Learning... [PMK] Learning Environment http://php.cin.ufpe.br/~pmk/hp/portugues/home.php ubiquitous... ubiquitous computing... Canto do Sabiá – BR 101- Sul. Km 106 PERVASIVE COMPUTING no mercadolivre.com por R$8.000,00... PERVASIVE Computing... fireflydesign.com http://www.fes-nj.com/ e o futuro... Prediction is difficult, especially of the future. Niels Bohr I never think of the future... it comes soon enough. Albert Einstein http://www.csm.ornl.gov/ … "Spend More Time Doing What You Love, and Less Time Doing What You Hate!" President: Time Management Tips And Skills Estratégias: 20 Days Course – On-line U$19,97 • http://www.time-management-tips-and-skills.com/time-management-lessonplan.html Técnicas da Litaretura… • Sistemas Operacionais? • http://www.ppgia.pucpr.br/~laplima/aulas/so/materia/processos.html Fornecimento ou troca de informações, de idéia ou de sentimento, através de: PALAVRAS SINAIS GESTOS PROCESSAMENTO INTERNO EVENTOS EXTERNOS OMISSÕES, CRENÇAS, VALORES E OBJETIVOS REPRESENTAÇÃO INTERNA •IMAGENS •SONS E PALAVRAS •SENSAÇÃO (MOTIVAÇÃO,SATISFAÇÃO) APRESENTAÇÃO DE INFORMAÇÃO •VERBAL •NÃO VERBAL •EFETIVIDADE NA TRANSMISSÃO E RECEPÇÃO •UTILIZAÇÃO CORRETA DE FEEDBACK •CLAREZA NA COMUNICAÇÃO E UTILIZAÇÃO DE CANAIS ADEQUADO •SABER OUVIR •COLOCAR-SE NO MUNDO DO RECEPTOR •MOMENTO OPORTUNO •MENSAGEM SIMPLES, DIRETA E SEM REDUNDÂNCIA •PALAVRAS DEVEM SER REFORÇADAS PELA AÇÃO •GESTOS E A LINGUAGEM DEVEM SE REFORÇAR RECIPROCAMENTE •APRENDA A OUVIR E OBSERVAR OS OUTROS •LEIA SUA PROPRIA LINGUAGEM CORPORAL •COMPREENDA OS SINAIS DAS LINGUAGENS •ALGUNS GESTOS TEM MAIS DE UM SIGNIFICADO COMUNICAR x INFORMAR • COMPORTAMENTO COMUNICATIVO: código compartilhado entre o emissor e o receptor. • COMPORTAMENTO INFORMATIVO: interpretação depende do receptor COMUNICAÇÃO • ESCRITA: cartas, ofícios, circulares, jornais ,revistas, folhetos,etc • ORAL: toda comunicação verbal(falada) • NÃO-VERBAL: refere-se a linguagem expressa pelo corpo (gestos, olhares e expressões faciais) Informação . . . . . .é o conteúdo do que é trocado com o mundo externo na medida em que nos ajustamos a ele e o fazemos sentir nosso ajuste. . . . permite nos adaptarmos ao mundo a nossa volta e até mesmo influencia-lo. Processamento de Informação . . . . . . É o processo pelo qual os consumidores são expostos a informação, atentam a ela, a compreendem, guardam na memória e gravam para uso futuro. Três Fatores Importantes Influenciam o Processamento de Informação: • Percepção • Envolvimento • Memória Três Estágios de Percepção • Estágio de EXPOSIÇÃO – os consumidores recebem informação através de seus sentidos. • Estágio de ATENÇÃO – os consumidores alocam capacidade de processamento a um estímulo. • Estágio de COMPREENSÃO – os consumidores organizam e interpretam a informação para obter significado a partir dela. PERCEPÇÃO É O PROCESSO DE ORGANIZAR E INTERPRETAR DADOS SENSORIAIS RECEBIDOS PARA DESENVOLVER A CONSCIÊNCIA DO AMBIENTE QUE NOS CERCA E DE NÓS MESMOS. PERCEPÇÃO IMPLICA : •INTERPRETAÇÃO •EXPECTATIVA •MOTIVAÇÕES •EXPERIÊNCIAS ANTERIORES •ATENÇÃO ATENÇÃO • FILTRO = PENEIRA AS INFORMAÇÕES • FOCO NO QUE DESEJA PERCEBER • NECESSIDADES • INTERESSES • VALORES GESTALT • O TERMO ALEMÃO QUER DIZER FORMA OU CONFIGURAÇÃO • O COMPORTAMENTO É UM PROCESSO PERCEPTIVO. • HÁ COMPORTAMENTOS QUE SÃO O CAMPO DA CONSCIENCIA EM DETERMINADOS INSTANTES. GESTALT • NOSSA EXPERIÊNCIA DEPENDE DOS MODELOS QUE OS ESTÍMULOS DESPERTAM NA ORGANIZAÇÃO DE NOSSA EXPERIÊNCIA. • O QUE NÓS VEMOS OU PERCEBEMOS ESTÁ RELACIONADA COM A TOTALIDADE DO CAMPO DE OBSERVAÇÃO. GESTALT • A TOTALIDADE DOS FATOS É DIFERENTE DAS SOMAS DAS PARTES. • O TODO CONSISTE NAS PARTES RELACIONADAS ENTRE SI. • PARA APRENDER SOBRE UM ASSUNTO DEVEMOS TER UMA VISÃO DO CONJUNTO E DEPOIS DAS PARTES. O QUE SE VÊ? RESPOSTA: • TRÊS COLUNAS E NÃO TRÊS LINHAS PORQUE • OS ELEMENTOS MAIS PRÓXIMOS TENDEM A SER AGRUPADOS. RESPOSTA • TRÊS LINHAS E NÃO QUATRO COLUNAS PORQUE • OS ELEMENTOS SEMELHANTES SÃO AGRUPADOS. MOTIVAÇÃO “Tudo aquilo que impulsiona a pessoa a agir de determinada forma, ou, pelo menos, que dá origem a uma propensão, a um comportamento específico". Chiavenato IMPULSO Homeostase que surgiu com o fisiologista W.B. Cannon (1932). Este conceito reporta-nos para o sistema de auto-regulação, isto é, surge uma necessidade que introduz desconforto no equilíbrio do organismo, que por sua vez conduz à ação, de modo a recuperar de novo a sua homeostase (equilíbrio)! MOTIVOS Necessidades, desejos ou impulsos oriundos do individuo e dirigido para objetivos, que podem ser conscientes ou subconscientes. Provocam e mantém as atividades e determinam a orientação geral do comportamento das pessoas. Motivos = são as molas propulsoras da ação (algo dentro do individuo que o predispõe a agir). Objetivos = estão fora da pessoa. Chamados de “recompensas esperadas” para as quais se dirigem os motivos. MASLOW HERZBERG O comportamento humano no trabalho é orientado por dois grupos de fatores, a saber: Fatores Higiênicos (extrínsecos) são aqueles definidos pelo contexto que envolve o empregado e que fogem ao seu controle. São exemplos deles: o Salários e Benefícios o Tipo de Chefia o Políticas e Diretrizes Organizacionais HERZBERG Fatores Motivacionais ( intrínsecos) são aqueles relacionados ao cargo e a natureza da tarefa desempenhada, sendo portanto, controlável pelo indivíduo e que devem levar ao reconhecimento e à valorização profissional, culminando com a auto-realização. Higiênicos x Motivacionais Fatores higiênicos são ótimos, apenas evitam a insatisfação, não elevando a satisfação ou, se a elevam, não a mantém continuadamente. Por outro lado, quando são péssimos, provocam a insatisfação. Devido a isso, são caracterizados como Fatores Insatisfacientes. Fatores Motivacionais (profundos e estáveis) quando ótimos, levam à satisfação, mas quando precários, bloqueiam a satisfação, o que os caracteriza como Fatores Satisfacientes. Trabalho em Equipe O trabalho em equipe é um processo baseado em princípios e valores que estão claramente definidos e entendidos. O verdadeiro trabalho em equipe é um processo contínuo interativo de um grupo de pessoas aprendendo, crescendo e trabalhando interdependentemente para alcançar metas e objetivos específicos no suporte a uma missão comum. Vantagens do Trabalho em Equipe: • Aumentar a segurança • Melhora a qualidade (padrão) • Melhora a produtividade • Reduz desperdício • Diminui o absenteísmo As EQUIPES ALTAMENTE EFETIVAS são compostas de grupos de indivíduos comprometidos que confiam um no outro, possuem um claro senso de propósito do seu trabalho, são efetivos comunicadores dentro e fora da equipe, certificam-se de que todos na equipe estão envolvidos nas decisões que afetam o grupo e seguem um processo que lhes ajuda a planejar todas as decisões e garantir qualidade do trabalho. Vantagens das Equipes de Trabalho • Maior envolvimento dos membros da equipe • Maior responsabilidade e autoridade dos membros da equipe • Maior grau de comprometimento • Pré-disposição para a polivalência (rotação dos membros) • Maior suporte aos membros das equipes • Senso de propriedade – ser dono da área • Realização profissional Características de uma Equipe Eficaz: 1. Propósito claro: a visão, missão, objetivo ou tarefa da equipe foi definida e agora é aceita por todos. Existe um plano de ação. 2. Informalidade: o clima tende a ser informal, confortável e relaxado. Não existem tensões obvias ou sinais de aborrecimento. 3. Participação: existe muita discussão e todos são encorajados a participar 4. Escuta: os membros utilizam efetivas técnicas de escuta como questionamento, paráfrases (repetir o que foi dito com outras palavras) e resumo para expor idéias. Características de uma Equipe Eficaz 5. Discordância civilizada: existe discordância, mas a equipe esta confortável com isso e não mostra sinais de evitar, encobrir ou omitir conflitos. 6.Decisões de consenso: para decisões importantes o objetivo é substancial, mas são necessariamente concordância, através da discussão aberta das idéias de todos evitando a votação formal 7.Comunicação aberta: os membros da equipe se sentem livres para expressar seus sentimentos sobre as tarefas, bem como na operação do grupo. A comunicação acontece fora das reuniões. 8.Funções claras e atribuições de trabalho: existem expectativas claras sobre as funções exercidas por cada membro da equipe. Quando a ação é tomada , ações claras são passadas, aceitas e executadas. O trabalho é justamente distribuído entre os membros da equipe. Características de uma Equipe Eficaz 9.Liderança dividida: a equipe possui um líder, as funções da liderança mudam de hora em hora, dependendo das necessidades do grupo e das habilidades do grupo. O líder formal modela o comportamento apropriado e ajuda a estabelecer normas positivas. 10.Relações externas: a equipe gasta seu tempo desenvolvendo relações externas, mobilizando recursos e criando credibilidade com importantes contribuições de outras partes da organização. 11.Diversidade de estilo: a equipe possui uma ampla gama de tipos de membros, incluindo aqueles que enfatizem a atenção à tarefa, estabelecimento de objetivos, foco no processo e perguntas sobre como a equipe está funcionando. 12.Auto-avaliação: periodicamente a equipe para e analisa como está seu funcionamento e o que pode estar interferindo em sua eficácia. E a liderança?… LIDER AUTOCRÁTICO • Designado para a chefia do grupo por alguma autoridade • Atua como dirigente • Toma as decisões em nome do grupo • Não permite ao grupo participação alguma nas decisões • Determina o programa do grupo • Só ele conhece a seqüência de passos futuros nas atividades do grupo • Dita as atividades dos membros e o padrão de interrelacionamento entre estes. LíDER AUTOCRÁTICO Conseqüências para o indivíduo: • Não tem confiança em que as pessoas possam: tomar decisões, escolher objetivos adequados, vencer as dificuldades • Produz indivíduos imaturos • Torna o liderado inseguro LIDERANÇA PERMISSIVA - LIBERAL • Melhor maneira de dirigir é não dirigir • Os indivíduos tem completa liberdade: sem controle ou ajuda • Tendo em vista a natureza altamente individualista raramente aprendem mais habilidades de socialização, tolerância para as diferenças individuais e o interesse para com o grupo LIDERANÇA DEMOCRÁTICA • Membros trabalham em conjunto • Máxima importância ao crescimento e ao desenvolvimento de todos os membros • Liderança é distribuída • O grupo trabalha seguindo o princípio do consenso • Atua por participação • Elevado grau de relações interpessoais COMO LIDERAR? TAREFA x PESSOAS • Planeja e define como o trabalho será feito. • Atua como apoio e retaguarda para os seguidores • Atribui responsabilidade pelas tarefas • Desenvolve relações sociais com os seguidores • Define claramente os padrões de trabalho • Busca completar as tarefas • Monitora os resultados do desempenho. • Respeita os sentimentos das pessoas • É sensitivo quanto às necessidades dos seguidores • Mostra confiança nos seguidores A mudança através das pessoas Mudança significa quebrar e alterar relacionamentos com coisas que prezamos. A perda de controle pode custar muito no âmbito pessoal… Sentimento de Perda Medo da mudança Medo do Desconhecido Medo de Perder: •Controle •Confiança •Competência •Poder • etc. A Gestão da Mudança indica o caminho A abordagem equilibrada de aspectos técnicos e organizacionais contribui para uma transformação mais rápida e completa. Mudança Integrada performance + Transição Pura Expectativas Altas Esforço de realização e complexidade Comprometimento com a mudança tempo Confusão Resistência - Desespero Comunicação - Fases da Comunicação O diagrama abaixo resume as expectativas do público, estratégias e objetivos gerais das mensagens nas quatro fases: Entendimento • Desconhecimento dos objetivos, benefícios e escopo do projeto Expectativa do público Estratégia Objetivos • Expectativas não realistas • Rumores e boatos Questionamento Sustentação • Medo do desconhecido • Reconhecimento dos benefícios pessoais • Mudança internalizada • Inquietação quanto ao impacto pessoal • Valor para a organização entendido • Comportamento de suporte • Questionamento quanto ao engajamento pessoal Promoção da Mudança Desenvolvimento • Assegurar que as razões para mudança estejam claras para todos • Promover canais de comunicação que permitam feed-back contínuo entre as partes • Iniciar preparação das pessoas para mudança Aceitação • Curiosidade em usar a nova tecnologia Motivação e suporte • Motivar as pessoas em deixar o método antigo • Influenciar as pessoas para os novos métodos • Convocar para o Treinamento e capacitação Reforço e manutenção • Reforçar o comportamento/ conhecimento adequado a nova organização • Promover e consolidar a nova cultura • Celebrar o sucesso PODER Sendo o poder a capacidade ou potencial que uma pessoa tem de influenciar o comportamento de outra, induzindo-a a agir de acordo com a sua vontade, faz-se necessário algumas reflexões dentro do âmbito organizacional, uma vez que, este pode e geralmente é estreitamente ligado a figura do "líder". PODER DE COERÇÃO Baseado na cultura do medo, reagimos a este poder por temer as conseqüências negativas decorrentes da desobediência. • Aplicações de sanções fiscais • Dor • Frustrações • Controle da satisfação das necessidades fisiológicas e de segurança PODER DE RECOMPENSA O poder de recompensa é o poder que permite a possibilidade de trocar, de fazer concessões, de barganhar durante o processo de busca de resultados, de exercício da liderança, de negociação. Sob este aspecto, alguns cuidados são fundamentais: • Estar consciente de que há disponibilidade para oferecer algo em troca do que se pretende obter. • Estar seguro do que se pretende obter de um interlocutor, em troca do que se pode e se quer oferecer. • Conhecer o valor real de tudo o que se tem para oferecer, sabendo o quanto custa para si; conhecer também o quanto vale para o interlocutor, o que se tem para oferecer. PODER DE RECOMPENSA • Saber o valor do que se pretende obter, em troca do que se vai oferecer; neste ponto é importante saber quanto custa para o interlocutor e quanto vale para si. • Preparar-se para barganhar todas as trocas, sempre obtendo algo em troca do que se oferece; nada deve ser dado sem obter algo em troca; o interlocutor deve valorizar a troca, evitando-se conceder gratuitamente algum benefício ou facilitação de resultado. • Valorizar tudo o que se oferece, e avaliar material e monetariamente, o que seu interlocutor ofertar em troca. • Manter no processo de barganha um sistema de concessões mútuas do tipo: se você me oferece, então eu te ofereço ... PODER DE LEGITIMIDADE E O PODER LEGITIMADO O poder que se delega a uma pessoa como resultado de sua posição na hierarquia formal da organização. É a aceitação pelos membros da organização da autoridade inerente a um cargo. PODER DO CONHECIMENTO Ser entendido como alguém detentor do conhecimento do tema ou temas básicos que exploram o processo decisório, ter ao seu lado pessoas observadas e aceitas pelos interlocutores, e neste aspecto, o poder do conhecimento se alia ao poder da legitimidade, funcionam como agentes transformadores da decisão elevando o seu nível de discussão e de abordagem. PODER DA INFORMAÇÃO Fazer o tempo agir para si, ter o tempo como amigo, jogar com o tempo em condições favoráveis - apressar a discussão de temas sobre os quais tem amplo domínio, ou se isto lhe convier, atrasar a discussão de assuntos por entender que o momento não é conveniente, são estratégias do uso do tempo. O uso adequado dos dados disponíveis, ou melhor, a oportunidade de usá-los quando conveniente ou indicado, é, das estratégias adotadas, a que melhor define o conceito do poder da informação. Os indivíduos ou organizações que disponham de dados têm uma posição de destaque em relação a seus interlocutores. Estes indivíduos ou organizações estão em melhores condições de decidir a posição de mais força na discussão e na barganha PODER DA PERSUASÃO O poder da persuasão – ou poder pessoal – é a capacidade profissional de explorar, de forma consciente e eficaz, nos momentos de discussão, na apresentação de propostas e no instante de barganhar trocas e concessões, as suas qualificações pessoais, sua presença, seu domínio sobre o ambiente, no sentido de envolver e seduzir, em sentido amplo, seus interlocutores. COMPETÊNCIAS “Originam-se da gênese e do processo de desenvolvimento da organização e são concretizadas no seu patrimônio de conhecimentos”. JOEL DUTRA COMPETÊNCIA “É saber agir de maneira responsável (...) implica mobilizar, integrar, transferir conhecimentos, recursos, habilidades, que agreguem valor econômico à organização e valor social ao indivíduo”. Maria Tereza Fleury COMPETÊNCIAS “UM CONJUNTO DE: CONHECIMENTOS; HABILIDADES; ATITUDES”. COMPETÊNCIAS-CHAVE CORPORATIVAS • “A aprendizagem coletiva da empresa, especialmente, sua capacidade de coordenar as diversas habilidades produtivas e integrar múltiplas fontes tecnológicas. Têm como objetivo oferecer produtos de valor para o cliente e benefícios às empresas”. Prahalad e Hamel DEFININDO ALGUMAS COMPETÊNCIAS… • SABER AGIR: Saber o que e porque fazer, saber julgar, escolher, decidir; • SABER MOBILIZAR: saber mobilizar recursos de pessoas, financeiros, materiais, criando sinergia entre eles; • SABER COMUNICAR: Compreender, processar, transmitir informações e conhecimentos, assegurando o entendimento da mensagem pelos outros; • SABER COMPROMETER-SE: Saber engajar-se e comprometer-se com os objetivos da organização; DEFININDO ALGUMAS COMPETÊNCIAS: • SABER ASSUMIR RESPONSABILIDADES: Ser responsável, assumindo riscos e as conseqüências de suas ações, e ser, por isso, reconhecido; • TER VISÃO ESTRATÉGICA: Conhecer e entender o negócio da organização, seu ambiente, identificando oportunidades. VANTAGENS DAS COMPETÊNCIAS BASEADAS NAS HABILIDADES… • VELOCIDADE: resposta rápida às necessidades do cliente e à rápida aplicação de novas idéias e tecnologias aos produtos finais; • CONSISTÊNCIA: satisfação contínua das expectativas dos clientes; • INICIATIVA: clara visão do mercado para se antecipar às necessidades dos clientes; • AGILIDADE: adaptação simultânea a vários aspectos do negócio; • CAPACIDADE DE INOVAÇÃO: geração de novas idéias e fontes de valor. ORGANIZAÇÕES ESTRUTURAIS X BASEADAS EM HABILIDADES ORGANIZAÇÕES TRADICIONAIS: Realizam tarefas funcionais; Pessoa em segundo plano; O controle é a meta; Visão a curto prazo; Informação, formação, e incentivos, não são importantes; Repetem os ciclos de reestruturação e regressão. ORGANIZAÇÕES BASEADAS EM HABILIDADES: Realizam bem, as tarefas com funções cruzadas; As pessoas são valorizadas; A meta é valorizar o que constitui valor para os clientes; Visão a longo prazo; Informação, formação e incentivos, são importantes; Criam um padrão de melhoria permanente. TRANSFORMANDO COMPROMISSOS EM AÇÕES: • Evite trabalhar com grande número de competências; • Assegure-se de que os altos executivos estejam de acordo; • Reforçar as competências chave de que dispõe a empresa; • Compartilhe as competências fora da empresa. SELECIONAR AS COMPETÊNCIAS CRÍTICAS: • Contemple uma ampla gama de cenários; • Realize uma análise de sua organização; • Desenvolva uma perspectiva estratégica e determine as habilidades que lhe ajudarão a consegui-la; • Incorpore seu novo plano na estrutura e cultura da empresa!!