ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS – OSM FLUXOGRAMA MANUAL FORMULÁRIO DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Fluxograma • Definição • São gráficos de processamento para trabalhos de análises administrativas • Representam a técnica mais conhecida e mais utilizada no estudo de processos administrativos • Podem ser chamados de gráficos de procedimento ou gráfico de processos • De maneira geral apresenta o processo passo a passo, ação por ação. Fluxograma • Objetivo • Representar o fluxo ou a seqüência normal de qualquer trabalho, produto ou documento • Identificar a utilidade de cada etapa do processo • Verificar as vantagens em alterar a seqüência das operações • Procurar adequar as operações (passos) às pessoas que as executam • Identificar a necessidade de treinamento para o trabalho específico do processo Fluxograma Simbologia Inicio ou Fim Conector Atividade ou ação Verificação ou decisão Linha do fluxo Documento FLUXOGRAMA DO PROCESSO PRODUTIVO - EXEMPLO RECEBER O CLIENTE INICIO SIM PEDIDOS ATENDIDOS EFETUAR VENDA ATENDER SEUS PEDIDOS E CRIAR NOVOS IMPULSOS DE COMPRA PAGAMENTO COLHER DADOS E INDICADORES DE OUTROS CLIENTES PARA PROSPECÇÃO NÃO DINHEIRO/CARTÃO CREDIÁRIO ENTRAR EM CONTATO COM FORNECEDORES/SOLICITAR PRODUTO. CAIXA FIM Vantagens do Fluxograma • Permitir verificar como funcionam os componente de um sistema • Entendimento mais simples e objetivo • Facilitar e localizar deficiências • Aplicável a qualquer sistema • Rápido e fácil entendimento de qualquer alteração nos sistemas Roteiro de Elaboração • • • • • • Comunicação Coleta de dados Fluxogramação Análise de Fluxograma Relatório de análise Apresentação do trabalho Tipos de Fluxograma • • • • • • • • • Vertical e Horizontal Administrativo ou de Rotinas de Trabalho Fluxograma Global ou de Colunas Fluxograma Sintético Fluxograma de Blocos Fluxograma Esqueleto Fluxograma de Procedimentos Fluxograma de Documentos Fluxograma Integrado Recomendações Finais • É importantíssimo determinar, o mais cedo possível, a técnica de fluxogramação a ser utilizada. Há fluxogramas que exigem diferentes tomadas de informações • Eliminar passos é uma das alternativas na simplificação de processos. Não é a única, portanto. As demais criar são criar, alterar e combinar a seqüência de passos • A observação pessoal é importante na sua elaboração • Omitir o registro de um passo pode acarretar prejuízos Recomendações Finais • Não esquecer o fato de que um processo não existe de forma compartimentada, isto é, haverá sempre reflexo em outros, fora do campo de estudo • Vincular estudo de processo a um estudo de arranjo físico (Lay Out).Alterações em um processo podem alterar em termos físicos • A elaboração de manuais de serviço ou procedimentos é uma decorrência natural da análise e estudo de processos • A análise de processos constitui-se numa das mais modernas ferramentas de gestão, e por essa razão convém ao gerente internaliza-la em toda a sua plenitude, pois sua utilização é certa, qualquer que seja a abordagem que esteja sendo dada a um determinado estudo organizacional. Analise e Desenho de Formulário • Indicadores da Análise e Desenho de Formulários Contínua dificuldade na compreensão e preenchimento. Formação de filas. Permanência de problemas após a racionalização do trabalho. • Demoras na utilização. • Esses constituem-se em alguns indicadores que apontam ao profissional de O&M o caminho para análise e desenho de formulários. Analise e Desenho de Formulário • OBJETIVOS • • • • • • • • • Corrigir falhas. Prover a organização de uma forma de transmissão, assimilação e armazenamento de informações. Facilitar o fluxo de informações na organização, com o mínimo custo e provendo os melhores resultados. Uniformizar procedimentos. Centralizar controles, evitando dispersões e dispêndio desnecessário de tempo. Promover a criação e desenvolvimento de formulários dando-lhe o papel de agente integrador. Fixar padrões uniformes para projetos e especificações físicas de formulários. Harmonizar o seu uso junto aos demais componentes que colocam a organização em movimento. Compatibilizar sua ação com a expectativa demonstrada pelo pessoal em termos de seu preenchimento e manipulação. Analise e Desenho de Formulário • ESTRATÉGIAS • ESTRATÉGIA A SER ACIONADA É COMPOSTA DE UM CONJUNTO DE FASES OU ETAPAS. O profissional deve buscar informações através do uso de um questionário numa fase preliminar. Que lhe servirá de subsídio para todo o estudo do formulário. O questionário deverá conter: • Questões abrangentes, que são aquelas que versam sobre os formulários, todos, da organização. Questões específicas, que são aquelas a serem aplicadas ao formulário em estudo e portanto, válida apenas para o formulário em si. Questões integrativas, que são aquelas que abordam o formulário em estudo e as relações que mantém com outros formulários e demais aspectos da organização. • • Analise e Desenho de Formulário • ETAPAS • • • • • • Inventário dos formulários existentes, classificação e codificação. Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de informações. Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes ou sua adaptação. Criação de novos formulários. Teste dos formulários. OBS: Temos, então, um conjunto de etapas que vai orientar o profissional de O&M no estudo dos formulários. É recomendável que o profissional detenha algum conhecimento técnico de elaboração. Manualização • DEFINIÇÃO • É o conjunto de normas, instruções e documentos sobre políticas, diretrizes e sistemáticas operacionais, dentre outros. Por ser um veículo fundamental para o esclarecimento de dúvidas, o manual deve ser acessível, claro e atualizado. É o documento que aglutina informações sobre os aspectos ligados ao ambiente, à coordenação, e por via de conseqüência, a controles internos, ao treinamento e desenvolvimento de recursos humanos. Manualização • DEFINIÇÃO • Os manuais constituem-se numa importante fonte bibliográfica técnica constituindo-se em fonte de pesquisa. Também criam facilidades para trabalhos de re-organização. Manualização • OBJETIVOS • Resumir num único documento elaborado de forma sistemática e criteriosa, as informações que possibilitem a assimilação do todo organizacional de maneira compreensiva e integrada. Manualização • TIPOS • Manual de Organização: define estruturas, níveis hierárquicos. • Manual de Operação: dá instruções e define rotinas e procedimentos de serviços. • Manual de Formulários: exibe os formulários em uso na empresa, definindo o seu preenchimento, finalidade, área que o utiliza e especificações físicas. • Manual de Normas: reúne leis, normas disciplinares, normas éticas e morais e normas de funcionamento.(Regimento Interno) Manualização • PROPÓSITOS • Define a estrutura hierárquica da empresa: organograma. • Informa: os objetivos ou do departamento ou da divisão. • Apresenta: os direitos e obrigações da empresa e dos empregados tanto em relação ao ambiente interno como externo(comunidade,pais, família etc...) • Identifica: além das posições hierárquicas os cargos, funções, responsabilidades e autoridade, relações e interrelações. Manualização • PROPÓSITOS • Subsidia: as análises da cultura e da história da empresa, apresentando fatos como base de consulta e apoio para que todas as demais informações de interesse geral e ou particular. • Serve: como base de consulta e apoio e apoio para que todas as demais informações e outras formas de comunicação sigam padrões estabelecidos e estejam de conformidade com a filosofia empresarial e as diretrizes e ou políticas organizacionais. • Referencia: a avaliação e o acompanhamento de todo o planejamento estabelecido para a empresa e seus funcionários, em nível estratégico, tático e operacional. Manualização • CONCLUSÃO • Os manuais organizacionais são os documentos que definem e contêm a estrutura organizacional indicando de maneira clara as fronteiras e os interrelacionamentos dos órgãos e os limites de responsabilidade e autoridade dos empregados. Analise da Distribuição do Trabalho • Etapas da análise da distribuição do trabalho 1. Identificação das tarefas individuais; 2. Agrupar as tarefas semelhantes em atividades ou serviços; 3. Montagem do quadro de distribuição do trabalho; Analise de distribuição do trabalho • Observação: • Geralmente a análise é efetuada com base em quatro blocos: tempo, capacidade profissional, equilíbrio no volume de trabalho e possibilidades preliminares de mudança Analise da Distribuição do Trabalho • TEMPO • a) é compatível com o funcionamento global da unidade; • b) o tempo justifica o resultado final da atividade ou serviço, não há relação entre tempo e importância de uma atividade ou serviço; • c) é possível juntar dois serviços num só ou, então, criar dois serviços onde existe apenas um; • d) convém imaginar a hipótese de eliminação ou criação de serviços; • e) frações organizacionais atuam de forma sistêmica, agindo e interagindo em outras unidades de igual, maior ou menor posicionamento na escola hierárquica; • f)é fundamental tentar vincular a tarefa ao serviço ou atividade e ao cargo, isto a pessoa que executa a tarefa. Tudo isso em termos do tempo despendido. Analise da Distribuição do Trabalho • Indicadores de Problemas na Distribuição do Trabalho Internos • Externos. • Alguns tipos de falhas internas podem ocasionar falhas externas • Problemas de interação sociais Analise da Distribuição do Trabalho • OBJETIVOS • Funcional • Voltado essencialmente para a organização • Comportamental • Visa minimizar conflitos Analise da Distribuição do Trabalho • CAPACIDADE PROFISSIONAL • Deve haver consonância entre habilidades individuais, formação técnica e as tarefas desenvolvidas pêlos funcionários, inclusive superiores e chefes. • O conhecimento superior a média do que é exigido, pode ocasionar desvio no uso da autoridade hierárquica interna.. • Há prejuízos em função da baixa capacitação profissional de um ou mais funcionários. Analise da Distribuição do Trabalho • EQUILIBRIO NO VOLUME DE TRABALHO • Há funcionários com carga e trabalho superior aos demais? Analisar se essa carga se deve à ineficiência, se o funcionário sente-se bem dessa maneira ou outras razões. • A entrada de informações causa estrangulamentos? E a saída é feita de maneira correta? • Há funcionários com carga de trabalho inferior aos demais. • A existência de picos pode ser considerada normal? Analise da Distribuição do Trabalho • TÉCNICAS • A técnica indicada para análise de distribuição do trabalho é a do Quadro de Distribuição do Trabalho(QDT). Sua elaboração e digitação são simples, pois as fases anteriores do estudo atuam como preparadoras para a montagem do quadro. • Forma para composição do quadro: • Tradicional - mais freqüentemente encontrada nas obras que tratam do assunto. • Tecnológica - Usada quando há a necessidade da não liberação das informações que apontem falhas individuais. Nesta não há atribuição de tempo. A vantagem desta forma está no fato de reduzir a possibilidade de haver conflitos internos. • Custo em valores mês/semana/dia - A base de cálculo é o salário mais encargos pagos a cada funcionário. Analise da Distribuição do Trabalho • POSSIBILIDADES PRELIMINARES DE SIMPLIFICAÇÃO • Na análise da distribuição do trabalho é muito importante a abertura da unidade para a organização, isto é, dar ao estudo a característica sistêmica. • As relações funcionais interpessoais da chefia podem gerar ações e reações que acabam pôr influenciar o trabalho propriamente dito. • Pode-se dizer que a importância do gerente ser possuidor de conhecimento que o credencie a desenvolver mais de uma técnica de abordagem aos problemas e demandas de frações organizacionais é muito importante. Analise da Distribuição do Trabalho • RECOMENDAÇÕES FINAIS • Evitar de dar ao levantamento das tarefas o caráter de precisão, isto não questionar sobre u numero exato de horas e minutos dedicados ao trabalho; • O fato de cada funcionário conduzir seu trabalho da forma que acha mais interessante não deve ser encarado como um impedimento ao sucesso do trabalho; • O QDT, pôr ser aplicado em unidades de cada gerência, exigirá do profissional um conhecimento razoável sobre os usos e costumes das unidades; • A inexistência de descrição de cargos, subsídio excelente para o trabalho de racionalização, não é uma necessidade imperiosa para a realização do estudo; • O QDT não tem necessariamente ser desenvolvido da forma como apresentado.