ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS
E MÉTODOS – OSM
FLUXOGRAMA
MANUAL
FORMULÁRIO
DISTRIBUIÇÃO DO
TRABALHO
Fluxograma
• Definição
• São gráficos de processamento para trabalhos de
análises administrativas
• Representam a técnica mais conhecida e mais
utilizada no estudo de processos administrativos
• Podem ser chamados de gráficos de procedimento
ou gráfico de processos
• De maneira geral apresenta o processo passo a
passo, ação por ação.
Fluxograma
• Objetivo
• Representar o fluxo ou a seqüência normal de
qualquer trabalho, produto ou documento
• Identificar a utilidade de cada etapa do
processo
• Verificar as vantagens em alterar a seqüência
das operações
• Procurar adequar as operações (passos) às
pessoas que as executam
• Identificar a necessidade de treinamento para
o trabalho específico do processo
Fluxograma
Simbologia
Inicio ou Fim
Conector
Atividade ou
ação
Verificação ou decisão
Linha do fluxo
Documento
FLUXOGRAMA DO PROCESSO
PRODUTIVO - EXEMPLO
RECEBER
O CLIENTE
INICIO
SIM
PEDIDOS
ATENDIDOS
EFETUAR
VENDA
ATENDER SEUS
PEDIDOS E CRIAR
NOVOS IMPULSOS DE
COMPRA
PAGAMENTO
COLHER DADOS E
INDICADORES DE
OUTROS CLIENTES
PARA PROSPECÇÃO
NÃO
DINHEIRO/CARTÃO
CREDIÁRIO
ENTRAR
EM CONTATO COM
FORNECEDORES/SOLICITAR
PRODUTO.
CAIXA
FIM
Vantagens do Fluxograma
• Permitir
verificar
como
funcionam
os
componente de um sistema
• Entendimento mais simples e objetivo
• Facilitar e localizar deficiências
• Aplicável a qualquer sistema
• Rápido e fácil entendimento de qualquer
alteração nos sistemas
Roteiro de Elaboração
•
•
•
•
•
•
Comunicação
Coleta de dados
Fluxogramação
Análise de Fluxograma
Relatório de análise
Apresentação do trabalho
Tipos de Fluxograma
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Vertical e Horizontal
Administrativo ou de Rotinas de Trabalho
Fluxograma Global ou de Colunas
Fluxograma Sintético
Fluxograma de Blocos
Fluxograma Esqueleto
Fluxograma de Procedimentos
Fluxograma de Documentos
Fluxograma Integrado
Recomendações Finais
• É importantíssimo determinar, o mais cedo
possível, a técnica de fluxogramação a ser
utilizada. Há fluxogramas que exigem
diferentes tomadas de informações
• Eliminar passos é uma das alternativas na
simplificação de processos. Não é a única,
portanto. As demais criar são criar, alterar e
combinar a seqüência de passos
• A observação pessoal é importante na sua
elaboração
• Omitir o registro de um passo pode acarretar
prejuízos
Recomendações Finais
• Não esquecer o fato de que um processo não existe de forma
compartimentada, isto é, haverá sempre reflexo em outros, fora do
campo de estudo
• Vincular estudo de processo a um estudo de arranjo físico (Lay
Out).Alterações em um processo podem alterar em termos físicos
• A elaboração de manuais de serviço ou procedimentos é uma
decorrência natural da análise e estudo de processos
• A análise de processos constitui-se numa das mais modernas
ferramentas de gestão, e por essa razão convém ao gerente
internaliza-la em toda a sua plenitude, pois sua utilização é certa,
qualquer que seja a abordagem que esteja sendo dada a um
determinado estudo organizacional.
Manualização
• DEFINIÇÃO
• É o conjunto de normas, instruções e documentos sobre
políticas, diretrizes e sistemáticas operacionais, dentre
outros. Por ser um veículo fundamental para o
esclarecimento de dúvidas, o manual deve ser acessível,
claro e atualizado. É o documento que aglutina
informações sobre os aspectos ligados ao ambiente, à
coordenação, e por via de conseqüência, a controles
internos, ao treinamento e desenvolvimento de recursos
humanos.
Manualização
• DEFINIÇÃO
• Os manuais constituem-se numa importante fonte
bibliográfica técnica constituindo-se em fonte de
pesquisa. Também criam facilidades para trabalhos de
re-organização.
Manualização
• OBJETIVOS
• Resumir num único documento elaborado de
forma sistemática e criteriosa, as informações
que possibilitem a assimilação do todo
organizacional de maneira compreensiva e
integrada.
Manualização
• TIPOS
• Manual de Organização: define estruturas, níveis
hierárquicos.
• Manual de Operação: dá instruções e define rotinas e
procedimentos de serviços.
• Manual de Formulários: exibe os formulários em uso na
empresa, definindo o seu preenchimento, finalidade, área
que o utiliza e especificações físicas.
• Manual de Normas: reúne leis, normas disciplinares,
normas éticas e morais e normas de
funcionamento.(Regimento Interno)
Manualização
• PROPÓSITOS
• Define a estrutura hierárquica da empresa:
organograma.
• Informa: os objetivos ou do departamento ou da divisão.
• Apresenta: os direitos e obrigações da empresa e dos
empregados tanto em relação ao ambiente interno como
externo(comunidade,pais, família etc...)
• Identifica: além das posições hierárquicas os cargos,
funções, responsabilidades e autoridade, relações e interrelações.
Manualização
• PROPÓSITOS
• Subsidia: as análises da cultura e da história da empresa,
apresentando fatos como base de consulta e apoio para que
todas as demais informações de interesse geral e ou particular.
• Serve: como base de consulta e apoio e apoio para que todas as
demais informações e outras formas de comunicação sigam
padrões estabelecidos e estejam de conformidade com a
filosofia empresarial e as diretrizes e ou políticas
organizacionais.
• Referencia: a avaliação e o acompanhamento de todo o
planejamento estabelecido para a empresa e seus funcionários,
em nível estratégico, tático e operacional.
Manualização
• CONCLUSÃO
• Os manuais organizacionais são os
documentos que definem e contêm a
estrutura organizacional indicando de
maneira clara as fronteiras e os interrelacionamentos dos órgãos e os limites
de responsabilidade e autoridade dos
empregados.
Analise e Desenho de Formulário
• Indicadores da Análise e Desenho de
Formulários
Contínua dificuldade na compreensão e
preenchimento.
Formação de filas.
Permanência de problemas após a
racionalização do trabalho.
Demoras na
utilização.
• Esses constituem-se em alguns indicadores que apontam ao
profissional de O&M o caminho para análise e desenho de
formulários.
Analise e Desenho de Formulário
• OBJETIVOS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Corrigir falhas.
Prover a organização de uma forma de transmissão, assimilação e
armazenamento de informações.
Facilitar o fluxo de informações na organização, com o mínimo custo e
provendo os melhores resultados.
Uniformizar procedimentos.
Centralizar controles, evitando dispersões e dispêndio desnecessário de
tempo.
Promover a criação e desenvolvimento de formulários dando-lhe o papel
de agente integrador.
Fixar padrões uniformes para projetos e especificações físicas de
formulários.
Harmonizar o seu uso junto aos demais componentes que colocam a
organização em movimento.
Compatibilizar sua ação com a expectativa demonstrada pelo pessoal em
termos de seu preenchimento e manipulação.
Analise e Desenho de Formulário
• ESTRATÉGIAS
•
ESTRATÉGIA A SER ACIONADA É COMPOSTA DE UM
CONJUNTO DE FASES OU ETAPAS.
O
profissional deve buscar informações através do uso de um questionário
numa fase preliminar. Que lhe servirá de subsídio para todo o estudo do
formulário.
O questionário deverá conter:
•
Questões abrangentes, que são aquelas que versam sobre os formulários,
todos, da organização.
Questões específicas, que são aquelas a serem aplicadas ao formulário em
estudo e portanto, válida apenas para o formulário em si.
Questões integrativas, que são aquelas que abordam o formulário em
estudo e as relações que mantém com outros formulários e demais
aspectos da organização.
•
•
Analise e Desenho de Formulário
• ETAPAS
•
•
•
•
•
•
Inventário dos formulários existentes, classificação e codificação.
Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de informações.
Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários
existentes ou sua adaptação.
Criação de novos formulários.
Teste dos formulários.
OBS: Temos, então, um conjunto de etapas que vai
orientar o profissional de O&M no estudo dos
formulários. É recomendável que o profissional
detenha
algum conhecimento técnico de
elaboração.
Analise da Distribuição do Trabalho
• Etapas da análise da distribuição do trabalho
Identificação das tarefas individuais;
Agrupar as tarefas semelhantes em atividades ou
serviços;
Montagem
do quadro de distribuição do trabalho; Analise de distribuição do
trabalho
Observação:
• Geralmente a análise é efetuada com base em quatro blocos:
tempo, capacidade profissional, equilíbrio no volume de trabalho e
possibilidades preliminares de mudança
Analise da Distribuição do Trabalho
• TEMPO
• a) é compatível com o funcionamento global da unidade;
• b) o tempo justifica o resultado final da atividade ou serviço, não
há relação entre tempo e importância de uma atividade ou serviço;
• c) é possível juntar dois serviços num só ou, então, criar dois
serviços onde existe apenas um;
• d) convém imaginar a hipótese de eliminação ou criação de
serviços;
• e) frações organizacionais atuam de forma sistêmica, agindo e
interagindo em outras unidades de igual, maior ou menor
posicionamento na escola hierárquica;
• f)é fundamental tentar vincular a tarefa ao serviço ou atividade e
ao cargo, isto a pessoa que executa a tarefa. Tudo isso em termos
do tempo despendido.
Analise da Distribuição do Trabalho
• Indicadores de Problemas na Distribuição do Trabalho
• O gerente deve estar sempre atento para poder perceber as falhas
no sistema, elas podem se manifestar internamente e também
externamente. Alguns tipos de falhas internas podem ocasionar
falhas externas, como pôr exemplo a formação de filas. Outras
falhas podem ser percebidas quando não são observadas datas, pôr
exemplo a data de entrega de um relatório. Existe também e pode
ser considerada como indicador, a falta de interação social entre
indivíduos de um mesmo grupo de trabalho.
Analise da Distribuição do Trabalho
• OBJETIVOS
• Podemos dizer que os objetivos são mais abrangentes, dando assim
maiores possibilidades de estudo. Um dos objetivos seria o de
possibilitar um diagnose na qual se verifica a qualidade do
trabalho, seu rendimento, sua eficiência, eficácia e produtividade
em relação aos investimentos feitos. Outro objetivo é o de
minimizar tensões internas, tensões motivadas, inclusive, pôr
atritos relacionados a aspectos exclusivamente funcionais.
Exemplos de insatisfação com a gerencia e colegas em geral são
vários e justificam, muitas vezes, uma ação objetiva para tratar de
assuntos subjetivos, como as reações individuais de
descontentamento.
Analise da Distribuição do Trabalho
• CAPACIDADE PROFISSIONAL
• Há consonância entre habilidades individuais, formação técnica e
as tarefas desenvolvidas pêlos funcionários, inclusive superiores e
chefes. Essa dissonância deve ser medida, pois, geralmente atua de
forma negativa.
• Pelo fato de esse ou aquele deter conhecimento superior a média
do que é exigido, há algum desvio no uso da autoridade
hierárquica interna. Essa situação pode levar a alguns extremos
agradáveis e desagradáveis. É preciso ter cuidado na detecção
desse desvio hierárquico.
• Há prejuízos em função da baixa capacitação profissional de um
ou mais funcionários. É preciso estabelecer os motivos, tarefa essa
que cabe ao gerente.
Analise da Distribuição do Trabalho
• EQUILIBRIO NO VOLUME DE TRABALHO
• Há funcionários com carga e trabalho superior aos demais?
Analisar se essa carga se deve à ineficiência, se o funcionário sentese bem dessa maneira ou outras razões.
• A entrada de informações causa estrangulamentos? E a saída é
feita de maneira correta? É preciso indagar-se se a entrada de
dados se processa normalmente o mesmo acontecendo com as
saídas.
• Há funcionários com carga de trabalho inferior aos demais? É
possível que um funcionário tenha sua carga reduzida em função
de alguns acontecimentos.
• A existência de picos pode ser considerada normal? É normal,
principalmente em empresas que cumprem parte de suas
obrigações dentro de um espaço de tempo limitado.
Analise da Distribuição do Trabalho
• TÉCNICAS
• A técnica indicada para análise de distribuição do trabalho é a do
Quadro de Distribuição do Trabalho(QDT). Sua elaboração e
digitação são simples, pois as fases anteriores do estudo atuam
como preparadoras para a montagem do quadro.
• Forma para composição do quadro:
• Tradicional - mais freqüentemente encontrada nas obras que tratam
do assunto.
• Tecnológica - Usada quando há a necessidade da não liberação das
informações que apontem falhas individuais. Nesta não há
atribuição de tempo. A vantagem desta forma está no fato de reduzir
a possibilidade de haver conflitos internos.
• Custo em valores mês/semana/dia - A base de cálculo é o salário
mais encargos pagos a cada funcionário.
Analise da Distribuição do Trabalho
• POSSIBILIDADES PRELIMINARES DE SIMPLIFICAÇÃO
• Na análise da distribuição do trabalho é muito importante a
abertura da unidade para a organização, isto é, dar ao estudo a
característica sistêmica.
• As relações funcionais interpessoais da chefia podem gerar ações e
reações que acabam pôr influenciar o trabalho propriamente dito.
• Pode-se dizer que a importância do gerente ser possuidor de
conhecimento que o credencie a desenvolver mais de uma técnica
de abordagem aos problemas e demandas de frações
organizacionais é muito importante.
Analise da Distribuição do Trabalho
• RECOMENDAÇÕES FINAIS
• Evitar de dar ao levantamento das tarefas o caráter de precisão, isto
não questionar sobre u numero exato de horas e minutos dedicados
ao trabalho;
• O fato de cada funcionário conduzir seu trabalho da forma que acha
mais interessante não deve ser encarado como um impedimento ao
sucesso do trabalho;
• O QDT, pôr ser aplicado em unidades de cada gerência, exigirá do
profissional um conhecimento razoável sobre os usos e costumes das
unidades;
• A inexistência de descrição de cargos, subsídio excelente para o
trabalho de racionalização, não é uma necessidade imperiosa para a
realização do estudo;
• O QDT não tem necessariamente ser desenvolvido da forma como
apresentado.