Arquivos Permanentes
Aula 4
Principais conceitos
• “(...) acreditamos que o método de
organização deve refletir, com
maior exatidão possível, a natureza do próprio objeto (Arquivo). E
nesse aspecto os conceitos de arquivo e de documento arquivístico
devem ser chamados para um
espaço privilegiado nessa discussão.” (Sousa, 2007, p. 95)
• Organização como atividades de
– Classificação,
– Ordenação
– Descrição
Conceitos de Arquivo
• “O arquivo do Arquivo Municipal de João
Pessoa não se encontra, no arquivo, junto
dos arquivos depositado no arquivo daquele
Arquivo”. (Mouta. 1989, p. 12)
• Conceitos distintos expressos numa mesma
palavra;
• Falta de normalização nacional e internacional
com leituras diversificadas dos princípios
arquivísticos;
• Arquivo serviço / Arquivo da Instituição / Arquivo
informação / Arquivo construção arquitetônica /
Arquivo móveis./Arquivo esquecimentos
Alguns Conceitos
• Jean Favier:
– “Os arquivos são um conjunto de documentos
recebidos ou constituídos por uma pessoa física
ou jurídica ou por um organismo público ou privado, resultante de suas atividades, organizado e
conservado em vista de sua utilização eventual.”
• Bautier:
– “Um fundo de arquivo é um conjunto de peças de
toda natureza que todos corpos administrativos,
todas as pessoas físicas ou jurídicas reúne em
razão das suas funções e atividades.”
• Antonia Heredia Herrera:
– “Arquivo é um ou mais conjuntos de documentos seja qual for a sua data, sua forma e suporte, acumulados em um processo natural por
uma pessoa ou instituição pública ou privada no
transcurso de sua gestão. Conservados, respeitando aquela ordem para servir como testemunho e informação…”
• Michael Cook:
– Distinção entre arquivo e serviço de arquivo
(Records management e Archives). Quando
deve-se aplicar os quadros de classificação
• Dicionário de Terminologia Arquivística:
– Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte são reunidos
por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.
• Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística:
– Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas
atividades, independente da natureza dos suportes.
• Elio Lodolini:
– “Arquivo é um conjunto, um complexo, uma totalidade de documentos formados por uma pessoa física ou jurídica no curso de suas atividades e portanto ligados por um vínculo necessário (...) é precisamente este vínculo entre os
documentos que caracteriza o arquivo.”
• Schellemberg:
– Arquivo é formado de documentos de qualquer
instituição pública ou privada, que tenham sido considerados de valor, merecendo preservação.
2. A linha Sistêmica
• O que Sistema e Sistemismo:
– “Complexo de elementos em interação de
natureza ordenada (…)” (Bertalanfy, s/d)
• Um sistema é composto de partes interdependentes entre si. O todo (sistema) é
formado pela agregação organizada das partes que o formam.
• Todas as partes se relacionam entre si
formando uma rede causal.
• Cada componente do sistema se relaciona
com algum outro de maneira direta ou indiretamente.
• O sistema sempre estabelece um fronteira
quase sempre uma imposição sujeita a contigências.
Crítica as perspectiva Clássica
• “As definições vigentes reduzem a Arquivística a uma ciência instrumental, essencialmente técnica.” (Silva, et all. 1999, p.
213)
• Dependência da noção de ‘fundo’.
• A Arquivística pode e deve ser uma ciência para além do
meramente instrumental:
– Substituição do fazer pelo conhecer, tendo que existir um
conhecimento arquivístico;
– Objeto cognoscível terá de surgir mais ampliado.
• O arquivo é uma unidade integral e aberta aos contextos
dinâmicos e históricos que o substancializam.
• Entra a noção de sistema ajustada à informação social
• Neste sentido o mais significativo conceito
de arquivo é:
– “O Arquivo é um sistema (semi-)fechado de informação social materializada em qualquer tipo
de suporte, configurado por dois fatores essenciais – a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional (serviço/ uso) – a que se associa
um terceiro – a memória – imbricado nas anteriores.” (Silva, 1999)
• A seu termo Arquivística será:
– “(…) uma ciência de informação social, que
estuda os arquivos (sistema de informação
(semi-fechados), quer na sua estrutura interna e
sua dinâmica própria, quer na interação com
outros sistemas correlativos que coexistem no
contexto envolvente.
• A representação teórica do objeto necessita
da aplicação metodológica a partir do método quadripolar.
2. Conceito de Documento
• O documento de arquivo nasce como uma ferramenta da administração, ante a necessidade de
manter a continuidade da gestão, frente as mudanças de sucessivos titulares (valor administrativo),
para conservar as justificações da contas e documentos financeiros (valor contábil), para assinalar
como obtiveram, assinaram, gastaram e justificaram
os tributos (valor fiscal), para ter referências sobre
as pessoas, lugares e assuntos (valor informativo),
para salvaguardar direitos e obrigações de patrimônios e rendas (valor jurídico), cumprir as exigências
da lei (valor legal), e reconstruir e revisar o passado
(valor cultural).(Gomez, p. 63. 2007)
• O documento de arquivo é aquele ao que os diplomatistas chamam ‘documento diplomático em sentido lato’.
• O documento diplomático é
qualquer testemunho escrito
sobre um feito de natureza
jurídica que concorrem algumas determinadas formalidades:
1. Externos: matérias, meios, formato,
os signos gráficos e os selos;
2. Internos: Língua, o teor escrito, protocolo inicial,
corpo do texto e protocolo final
Características dos documentos de Arquivo
• Imparcialidade:
– os documentos são
inerentemente verdadeiros. As razões
de sua produção e
as circunstâncias de
sua criação asseguram o caráter de
prova e fidedignidade.
• Autenticidade:
– os documentos são
autênticos porque são
criados tendo-se em
mente a necessidade
de agir através deles.
• Naturalidade:
– os documentos de arquivo não são coletados
artificialmente, mas surgem de acordo com o curso dos atos e ações de uma administração.
• Interralacionados:
– Cada documento está intimamente relacionado
com outros e com a administração que o criou
• Unicidade:
– cada registro documental assume um lugar único
na estrutura documental do grupo ao qual pertence.
• Graças a estes elementos substanciais
tornam o documento de arquivo, indubitavelmente prova das funções/atividade de
uma dada instituição publica ou provada.
• Estas características diferem para a
conceituação de documentos pessoais.
• Demonstram também como se produzem
e/ou
se
produziram
as
relações
administrativas, econômicas, políticas e
sociais, pois os documentos estão na raiz
todos os atos de causa, efeito e resultados.
Princípio de Proveniência
• A escassa normalização terminológica tem
sido um dos problemas fundamentais da Arquivística que pode ser demonstrado pelo
Princípio de Procedência, universalmente
aceito, mas não responde a uma única definição, não sendo considerado como uma
doutrina rígida.
• Em alguns casos a definição do princípio de
procedência não é acompanhado pelo princípio de ordem interna. Como é o caso francês
• Postulado prático fundamental: O respeito a
procedência tem um duplo enunciado – o
respeito da procedência dos fundos de documentos gerados por uma única instituição e o
respeito pela ordem interna (estrutura da dita
instituição) que deu origem aos documentos
que integram o fundo/sistema.
3. Princípio de Proveniência e
Ordem Interna
“Ninguém sabe muito bem o que a palavra
fundo quer dizer, nem mesmo os franceses
que a inventaram.”
• Há dois princípios ou apenas um?
– Atualmente é visto pela maioria dos arquivistas
como sendo um único princípio desdobrado em
dois níveis
• E como é feita a sua leitura e aplicação?
– Diferentes leitura e diferentes aplicações: França, países da antiga União Soviética
O Respeito de Fundos em Arquivo:
princípios teóricos e problemas práticos.
• DUCHEIN, Michel. Études d’Archivistique:
1952, 1992, Association des Archivites Français. Paris. 1992.
• “(…) é mais fácil enunciá-lo do que defini-lo e
defini-lo do que aplicá-lo”
• 5 grandes problemas:
1.Definição de fundo em relação a hierarquia
dos organismos produtores de arquivo;
2. As variações de competências dos organismos produtores;
3. Definição da noção de Fundos encerrados
e fundos abertos;
4. Classificação dos Fundos abertos e
5. O respeito interno dos Fundos.