Arquivos Permanentes Aula 4 Principais conceitos • “(...) acreditamos que o método de organização deve refletir, com maior exatidão possível, a natureza do próprio objeto (Arquivo). E nesse aspecto os conceitos de arquivo e de documento arquivístico devem ser chamados para um espaço privilegiado nessa discussão.” (Sousa, 2007, p. 95) • Organização como atividades de – Classificação, – Ordenação – Descrição Conceitos de Arquivo • “O arquivo do Arquivo Municipal de João Pessoa não se encontra, no arquivo, junto dos arquivos depositado no arquivo daquele Arquivo”. (Mouta. 1989, p. 12) • Conceitos distintos expressos numa mesma palavra; • Falta de normalização nacional e internacional com leituras diversificadas dos princípios arquivísticos; • Arquivo serviço / Arquivo da Instituição / Arquivo informação / Arquivo construção arquitetônica / Arquivo móveis./Arquivo esquecimentos Alguns Conceitos • Jean Favier: – “Os arquivos são um conjunto de documentos recebidos ou constituídos por uma pessoa física ou jurídica ou por um organismo público ou privado, resultante de suas atividades, organizado e conservado em vista de sua utilização eventual.” • Bautier: – “Um fundo de arquivo é um conjunto de peças de toda natureza que todos corpos administrativos, todas as pessoas físicas ou jurídicas reúne em razão das suas funções e atividades.” • Antonia Heredia Herrera: – “Arquivo é um ou mais conjuntos de documentos seja qual for a sua data, sua forma e suporte, acumulados em um processo natural por uma pessoa ou instituição pública ou privada no transcurso de sua gestão. Conservados, respeitando aquela ordem para servir como testemunho e informação…” • Michael Cook: – Distinção entre arquivo e serviço de arquivo (Records management e Archives). Quando deve-se aplicar os quadros de classificação • Dicionário de Terminologia Arquivística: – Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. • Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística: – Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos suportes. • Elio Lodolini: – “Arquivo é um conjunto, um complexo, uma totalidade de documentos formados por uma pessoa física ou jurídica no curso de suas atividades e portanto ligados por um vínculo necessário (...) é precisamente este vínculo entre os documentos que caracteriza o arquivo.” • Schellemberg: – Arquivo é formado de documentos de qualquer instituição pública ou privada, que tenham sido considerados de valor, merecendo preservação. 2. A linha Sistêmica • O que Sistema e Sistemismo: – “Complexo de elementos em interação de natureza ordenada (…)” (Bertalanfy, s/d) • Um sistema é composto de partes interdependentes entre si. O todo (sistema) é formado pela agregação organizada das partes que o formam. • Todas as partes se relacionam entre si formando uma rede causal. • Cada componente do sistema se relaciona com algum outro de maneira direta ou indiretamente. • O sistema sempre estabelece um fronteira quase sempre uma imposição sujeita a contigências. Crítica as perspectiva Clássica • “As definições vigentes reduzem a Arquivística a uma ciência instrumental, essencialmente técnica.” (Silva, et all. 1999, p. 213) • Dependência da noção de ‘fundo’. • A Arquivística pode e deve ser uma ciência para além do meramente instrumental: – Substituição do fazer pelo conhecer, tendo que existir um conhecimento arquivístico; – Objeto cognoscível terá de surgir mais ampliado. • O arquivo é uma unidade integral e aberta aos contextos dinâmicos e históricos que o substancializam. • Entra a noção de sistema ajustada à informação social • Neste sentido o mais significativo conceito de arquivo é: – “O Arquivo é um sistema (semi-)fechado de informação social materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por dois fatores essenciais – a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional (serviço/ uso) – a que se associa um terceiro – a memória – imbricado nas anteriores.” (Silva, 1999) • A seu termo Arquivística será: – “(…) uma ciência de informação social, que estuda os arquivos (sistema de informação (semi-fechados), quer na sua estrutura interna e sua dinâmica própria, quer na interação com outros sistemas correlativos que coexistem no contexto envolvente. • A representação teórica do objeto necessita da aplicação metodológica a partir do método quadripolar. 2. Conceito de Documento • O documento de arquivo nasce como uma ferramenta da administração, ante a necessidade de manter a continuidade da gestão, frente as mudanças de sucessivos titulares (valor administrativo), para conservar as justificações da contas e documentos financeiros (valor contábil), para assinalar como obtiveram, assinaram, gastaram e justificaram os tributos (valor fiscal), para ter referências sobre as pessoas, lugares e assuntos (valor informativo), para salvaguardar direitos e obrigações de patrimônios e rendas (valor jurídico), cumprir as exigências da lei (valor legal), e reconstruir e revisar o passado (valor cultural).(Gomez, p. 63. 2007) • O documento de arquivo é aquele ao que os diplomatistas chamam ‘documento diplomático em sentido lato’. • O documento diplomático é qualquer testemunho escrito sobre um feito de natureza jurídica que concorrem algumas determinadas formalidades: 1. Externos: matérias, meios, formato, os signos gráficos e os selos; 2. Internos: Língua, o teor escrito, protocolo inicial, corpo do texto e protocolo final Características dos documentos de Arquivo • Imparcialidade: – os documentos são inerentemente verdadeiros. As razões de sua produção e as circunstâncias de sua criação asseguram o caráter de prova e fidedignidade. • Autenticidade: – os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles. • Naturalidade: – os documentos de arquivo não são coletados artificialmente, mas surgem de acordo com o curso dos atos e ações de uma administração. • Interralacionados: – Cada documento está intimamente relacionado com outros e com a administração que o criou • Unicidade: – cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence. • Graças a estes elementos substanciais tornam o documento de arquivo, indubitavelmente prova das funções/atividade de uma dada instituição publica ou provada. • Estas características diferem para a conceituação de documentos pessoais. • Demonstram também como se produzem e/ou se produziram as relações administrativas, econômicas, políticas e sociais, pois os documentos estão na raiz todos os atos de causa, efeito e resultados. Princípio de Proveniência • A escassa normalização terminológica tem sido um dos problemas fundamentais da Arquivística que pode ser demonstrado pelo Princípio de Procedência, universalmente aceito, mas não responde a uma única definição, não sendo considerado como uma doutrina rígida. • Em alguns casos a definição do princípio de procedência não é acompanhado pelo princípio de ordem interna. Como é o caso francês • Postulado prático fundamental: O respeito a procedência tem um duplo enunciado – o respeito da procedência dos fundos de documentos gerados por uma única instituição e o respeito pela ordem interna (estrutura da dita instituição) que deu origem aos documentos que integram o fundo/sistema. 3. Princípio de Proveniência e Ordem Interna “Ninguém sabe muito bem o que a palavra fundo quer dizer, nem mesmo os franceses que a inventaram.” • Há dois princípios ou apenas um? – Atualmente é visto pela maioria dos arquivistas como sendo um único princípio desdobrado em dois níveis • E como é feita a sua leitura e aplicação? – Diferentes leitura e diferentes aplicações: França, países da antiga União Soviética O Respeito de Fundos em Arquivo: princípios teóricos e problemas práticos. • DUCHEIN, Michel. Études d’Archivistique: 1952, 1992, Association des Archivites Français. Paris. 1992. • “(…) é mais fácil enunciá-lo do que defini-lo e defini-lo do que aplicá-lo” • 5 grandes problemas: 1.Definição de fundo em relação a hierarquia dos organismos produtores de arquivo; 2. As variações de competências dos organismos produtores; 3. Definição da noção de Fundos encerrados e fundos abertos; 4. Classificação dos Fundos abertos e 5. O respeito interno dos Fundos.