O SENTIDO DOS ARQUIVOS
Heloísa Liberalli Bellotto
(Conferencia pronunciada no
I Ciclo de Palestras da Diretoria de Arquivos Institucionais – DIARQ.
Universidade Federal de Minas Gerais. Belo Horizonte, 7 de abril de 2014)
Quando os organizadores deste Ciclo de Palestras me convidaram para
proferir essa palestra pensei em um tema que fosse bastante amplo de modo a
abranger o porquê de estarmos aqui reunidos em torno dos estudos arquivísticos
e também que, de alguma forma, abrangesse o conteúdo do livro de minha
autoria, ora lançado pela Editora da Universidade Federal de Minas Gerais.
Livro esse organizado graças ao honroso convite partido de alguns professores
do curso de Arquivologia desta mesma universidade, o Professor Renato
Venâncio a frente deles. Julguei pertinente que pensássemos juntos aqui sobre o
por quê dos arquivos, qual a sua razão de ser dentro de uma sociedade.
Afinal, qual é o sentido dos arquivos. Na verdade, muito do que eu vá
dizer, uma forma ou de outra, acha-se nas páginas deste livro. Ele representa
uma síntese da minha carreira, uma vez que aí se acham alguns dos meus
trabalhos que aqueles professores julgaram serem importantes que fossem
reunidos em um só volume, volume capaz de substituir publicações dispersas,
esgotadas ou de difícil acesso. Alguns estudos constantes do livro, embora
metodológica e tecnicamente ultrapassados, segundo eles, poderiam funcionar
como testemunhas históricas da evolução da arquivologia no país, justificando
sua presença ali. Assim, o que vou dizer não representa propriamente novidade
para nenhum de nós. Será, talvez, apenas uma síntese do que seja o universo
arquivístico e porque, afinal, ele tanto nos fascina.
De outro lado, este é um evento em torno de arquivos institucionais e,
mais especificadamente, dentro deles, em trono dos arquivos universitários.
Assim, a minha proposta é a de que nesta nossa conversa, partamos da reflexão
sobre o sentido dos arquivos, para depois nos referirmos propriamente aos
arquivos universitários.
Dentre os inúmeros “sentidos” que a palavra “sentido” tem em língua
portuguesa, cabe aqui que tomemos especialmente o de “intento, proposição,
objetivo”. Portanto, qual é o intento de um arquivo? Como bem exprimem os
professores canadenses Jean Yves Rousseau e Carol Couture, o intento é o de
praticamente ser o “espelho da sociedade que os constitui, os conserva e os
explora para fins administrativos, jurídicos,
culturais, patrimoniais ou de
pequisa” (ROUSSEAU & COUTURE, 1998). E esse espelho representa a soma
das informações contidas nos arquivos das organizações privadas, dos órgãos
públicos, das famílias, das pessoas, sejam os seus arquivos correntes, sejam os
históricos.
Então, a que vem os arquivos ? Qual a razão de sua existência ?
“Informar” é a primeira resposta que nos vem à cabeça. Mas, a mais correta
talvez fosse “provar” e “testemunhar”. Por isso, no caso dos documentos de
arquivo, tal objetivo liga-se muito mais ao “para quê” e ao “ por meio do quê”,
muito mais do que ao “o quê”, ao “de onde” ou ao “como” de um documento.
Essas afirmação leva-nos imediatamente à uma das primeiras questões com que
se depara quem se aproxima pela primeira vez do universo dos estudos
arquivísticos: qual a diferença entre um arquivo e uma biblioteca (que afinal é a
entidade documental mais conhecida) ?
As distinções entre essas instituições se produzem a partir da própria maneira
como surgem os documentos de seu acervo e também do tipo de documento a
ser processado e preservado: pela biblioteca, os impressos ou audiovisuais
resultantes de atividade cultural técnica ou científica, artística, literária, pesquisa
ou divulgação; pelo arquivo, o material de uma gama infinitamente variável,
desde que oriundo de atividade funcional, jurídica, administrativa ou intelectual
de instituições ou de pessoas, produzidos no decurso de suas funções e
atividades. Os fins, no caso da biblioteca, serão culturais ou científicos; no caso
do arquivo, administrativos e jurídicos, mais que tudo, testemunhais. O
documento da biblioteca instrui, informa, diverte, ensina; o de arquivo prova,
pelo menos em primeira instância, sendo culturalmente testemunhais, em
segunda instância.
Assim, podemos definir biblioteca como a instituição que reúne documentos
múltiplos, por compra, doação ou permuta, produzidos por fontes diversas e
resultantes de atividades, pesquisas ou criações artísticas, técnicas ou científicas
com fins culturais e de ensino e instrução. Arquivo é a reunião, por passagem
natural, de documentos oriundos de uma só fonte geradora e, em geral
constituídos por documentos em exemplares únicos congregados em fundos e
divididos em séries e essas, por sua vez, em itens documentais.
Por definição, os arquivos têm como funções básicas a gestão da
organização e do uso, a guarda e a difusão das informações contidas nos
documentos produzidos/ recebidos/ acumulados pelas diferentes entidades
públicas ou privadas no decorrer do seu funcionamento, encarregando-se
também de assessorar a sua produção e administrar o seu uso, considerando-se
as distintas possibilidades para tal, relativamente à primeira, segunda e terceira
idades dos documentos.
Ao cumprir adequadamente estas funções, os arquivos respondem aos
seus objetivos básicos: o de servir à administração, à cidadania
e à
historiografia. Entretanto, para, além disso, a sociedade faz dos arquivos
públicos usos multifacetados, utilizando os seus documentos como registros
fidedignos, necessários à vida civil, pessoal e profissional de seus integrantes,
assim como permitindo-lhes melhor compreender a identidade cultural de sua
comunidade e a evolução da sua história e do desenvolvimento das relações
entre o cidadão e o Estado. Estas relações são permeadas pela questão dos
direitos e dos deveres de um para com o outro, relações que, na história, tiveram
diferentes graus e matizes.
O sentido dos arquivos evidencia-se na sua especificidade que reside
justamente no caráter probatório e testemunhal de seus componentes
documentais. O conjunto caracteriza-se pelo decantado vínculo original e
indispensável que todos eles têm com a entidade produtora e com os demais
componentes do conjunto. Um documento arquivístico isolado do seu conjunto
não faz sentido. Ele contém, portanto, não uma informação qualquer, mas a que
é vinculada a uma vasta cadeia e é parte indissolúvel do seu meio genético de
criação, vigência e uso. É a organicidade a grande característica dessa
especificidade dos documentos de arquivo. É o princípio pelo qual as relações
administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. É a qualidade
segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funções e as atividades da
entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
“Arquivos são criações sociais, no sentido de serem produtos da sociedade
humana que, no seu evoluir, vai acarretando, formando e transmitindo
características que naturalmente se refletirão na natureza de seus produtos, os
arquivos, entre eles” (EASTWOOD, 2010).
Documento arquivístico, para além de ser informação, é sempre presunção
de prova. Por ele, de certa forma, se “eternizam” os registros decorrentes do
funcionamento e das atividades de uma entidade pública ou privada,
demonstrando que aconteceram e como. Após o cumprimento das razões pelas
quais foram produzidos, eles tramitaram e produziram efeitos durante sua
vigência e validade. Foram classificados e guardados (seja de forma tradicional
ou virtual) nos arquivos correntes. Foram submetidos aos prazos estabelecidos
pelas tabelas de temporalidade, podendo ser destruídos ou podendo ser
preservados. Se preservados foram integrados para efeitos de testemunho aos
arquivos permanentes, repartindo-se entre seus respectivos conjuntos, aí
denominados fundos (repito, de forma física ou virtual). As duas características
do documento de arquivo, a de ser condição de prova e a de ser
informação/testemunho, começando por serem sequentes, acabam por serem
paralelas e inseparáveis, embora utilizadas por razões diversas.
A gênese do documento de arquivo é um procedimento e, como tal, é uma
sequencia de passos. Há todo um sistema lógico de produção, há normas ou
sistemáticas estabelecidas para isso, sistemáticas que podem ir sofrendo
mudanças e adaptações, tanto na rotina jurídico-administrativa, como na
consequente rotina burocrático-documental no correr do tempo, no interior dos
órgãos públicos e/ou das entidades privadas. Os passos podem ser diferenciados,
já que há especificidades em cada ente produtor e em cada contexto de
produção. Tudo depende do tipo da entidade produtora, sua competência, suas
funções e suas atividades.
O documento de arquivo tanto resulta como registro de uma determinada
ação, como registra ações que provocam outras ações. Enfim, “o documento de
arquivo nasce para dar vida à razão de sua origem” (RODRIGUEZ BRAVO,
2002, p.142). E ao nascer, si se trata de documento público, é “concebido
estruturado e produzido regularmente sob normas precisas por órgãos
administrativos encarnados em funcionários (autoridades delegadas) que
declaram e materializam atos e fatos” (Idem). No dizer dessa mesma autora, a
precisão do conceito de arquivo está em duas grandes premissas: a primeira, a de
“descobrir sua alma orgânica, seu vínculo com os demais do seu conjunto, seja
este uma série, um fundo, um processo; a segunda, a de ter sido recebido ou
expedido no exercício de funções administrativas, jurídicas ou de outra qualquer
espécie de função que exerça uma entidade...” (RODRIGUEZ BRAVO, 2002,
p.143). A indissolubilidade entre a informação, o meio documental no qual ela
está vinculada, o suporte, a proveniência e, sobretudo, o vínculo entre os
documentos do mesmo contexto genético, é um dos pilares da doutrina
arquivística (BELLOTTO, 2010).
Os arquivos públicos estão revestidos de fé pública, o que é conferido a
seus documentos pelo simples fato de estarem ali, já que, para tanto cumpriram
todo um itinerário de autenticidade e fidedignidade, desde a sua gênese, o seu
uso e até a sua guarda. A sua identidade é inequívoca, como nos reitera Elio
Lodolini em um recente artigo publicado pela Escola de Paleografia,
Diplomática e Arquivística do Vaticano: “Arquivo é um complexo orgânico de
documentos produzidos no desenrolar de uma atividade prática, administrativa,
jurídica. Ele nasce ‘involuntariamente’ como consequência do desenvolvimento
daquela atividade... O documento, se tomado individualmente, é privado de
autonomia, tem um valor escasso; ele só tem um valor máximo como parte de
um contexto, como um elo de uma cadeia. ...
E neste complexo orgânico de
documentos todos eles estão ligados por um vínculo original, necessário e
determinado... Portanto, um arquivo é formado por dois elementos: o complexo
orgânico dos documentos e o complexo das relações que, desde a origem de
cada um deles, permeiam em meio a esse complexo ” (LODOLINI, 2012).
O itinerário da gênese documental pode ser dividido em etapas: nasce de
uma iniciativa, seguida das devidas pesquisas e consultas; depois, de uma
deliberação [momento da ação], do controle dessa deliberação para que o
documento produza as consequências esperadas (criar, manter, extinguir, mudar
situações, etc. etc. etc.). Isso implica, obviamente, na escolha do tipo
documental adequado e, finalmente, chega-se ao momento da execução
[momento da documentação]. Esta será conseguida pela construção da escrita
formal ou informal, em obediência à configuração própria do tipo documental
adequado, para o que há modelos, mais ou menos fixados pelo direito
administrativo, pela burocracia ou pelas sistemáticas internas (DURANTI, 1995,
p.124-127). A próxima etapa será a de tornar o conteúdo do documento
conhecido, divulgado, seja por meio de Diário Oficial, de editais ou de
comunicação direta ao/aos interessado/os, dependendo se o meio genético será o
da administração pública, o da privada, ou se situa vida civil pessoal dos
indivíduos. Cumpre-se assim a criação e difusão do documento. Segue-se a
tramitação (que pode ser ou não, anterior à publicitação, dependendo da ação
implicada).
É sempre bom lembrar que todas essas etapas são pré-arquivísticas. Só aí e também dependendo das sistemáticas da entidade e das suas características da
ação e de trato documental - terá início o arquivamento. Nas diversas fases da
elaboração do documento, o arquivista não toma parte. Mas, na medida em que
em que melhor conhece o processo de criação do documento, melhor executado
será o seu trabalho de classificação, avaliação, descrição e difusão.
Bruno Delmas, citando Dominique Perrin, aponta como a função
tradicional dos documentos institucionais a de provar e a de lembrar, mas,
acrescenta que, na sua expansão hoje, essa função também a de entender e
comunicar. E acrescenta que “as duas primeiras prolongam o papel inicial
fundamental dos documentos, as duas seguintes, introduzem uma noção mais
vasta noção de informação, que expande o sentido do papel do documento”.
(DELMAS, 1996, p. 443).
Os arquivos têm um sentido de serem instrumentos, de serem ferramentas.
Ferramentas da administração (seja a dos órgãos públicos, seja a das entidades
privadas); ferramentas da cidadania (isto é, dos direitos e dos deveres dos
cidadãos); ferramentas do direito, ferramentas da historiografia (isto é, os
documentos são os instrumentos de trabalho do historiador). Tudo isso, ademais
de serem instrumentos indispensáveis da ciência, da tecnologia, do dia-a-dia das
pessoas. Reitere-se, arquivos são instrumentos nos quais a informação está
registrada, para que dela se faça uso seja no sentido da gestão, seja no da
cidadania, seja no da história. Para efeitos da pesquisa histórica, os arquivos
permanentes públicos são centros armazenadores do patrimônio documental, da
archivalía, que é parte do patrimônio histórico e cultural de uma comunidade, de
uma cidade, estado ou país.
Os sistemas de arquivos públicos tem sua posição no contexto
administrativo e asseguram seu papel no contexto social que integram. Sua
função é servir à administração por meio dos arquivos correntes e à
historiografia por meio dos arquivos permanentes. Já se disse que o arquivo é o
arsenal da administração e o celeiro da história. Se, no entanto, o arquivo
histórico público se engajar em programas de animação cultural e de cooperação
com as escolas, no sentido de ilustrar, animar e aprofundar o ensino da história
local, regional e mesmo nacional, estará construindo uma incomparável aura de
excelência àquelas suas funções precípuas. Estará contribuindo para formar um
cidadão mais apto a compreender o passado da sociedade em que vive e, com
isso, melhor poder dar a sua contribuição para forjar um futuro mais digno para
esta mesma sociedade.
Além disso, é no sentido do acesso do cidadão ao universo de informações
de cunho cultural, social- e mesmo de lazer – que esse arquivo lhe pode
oferecer mais além de ser o “guardião” dos seus direitos e deveres cívicos. Esse
“a mais” é exercido hoje pelos setores culturais e educativos dos arquivos. E são
os arquivos municipais, os mais adequados para levar avante o empreendimento,
justamente por serem os que mais de perto acompanham a vida do cidadão. Até
se pode demonstrar que esse serviço não é uma extrapolação das verdadeiras
finalidades de um arquivo público, como se pensava. Essa função de lazer e
entretenimento chega mesmo a ombrear-se com as demais, pode mesmo chegar
a ser também uma “função administrativa”. Este atendimento diferenciado, isto
é, o que vai além dos serviços prestados aos administradores, aos juristas e aos
historiadores, não é só um “a mais”, não é “perfumaria”. Ele deve ser
oficialmente legitimado como uma ampliação administrativa, repetimos, de todo
o aparato arquivístico. A verdade é que os programas educativos e culturais são
ampliação, para fora da sala de leitura/consulta, do serviço normal de referência,
isto é, o atendimento normal ao usuário. Basta que os arquivistas reconheçam
que o público vai além dos que vêm ao recinto do arquivo, sobretudo os
historiadores, e perpassa por todos os componentes da comunidade, mesmo
aqueles que nem sequer sabem o que seja o arquivo. Há todo um público
potencial a conquistar.
Deste modo, a aquelas funções básicas é possível agregar as funções
complementares, até o presente, tidas como ações ou atividades, mas cujo status
começa a mudar a luz de novos movimentos e ideias que vem sendo
implantados, como veremos adiante. São as relacionadas com as exposições, os
eventos, as comemorações, a participação do arquivo nas atividades de teatro e
de turismo, assim como nas ações junto ao ensino fundamental e médio. Estas
novas funções estão diretamente relacionadas com o uso popular do arquivo,
agora, neste caso, como o detentor do patrimônio documental comum a toda
uma sociedade.
Hoje, essa sociedade está mudando a cada momento em muitos dos seus
aspectos por causa do desenvolvimento complexo e profundo do saber e do fazer
com a interferência tão forte da tecnologia da informação e da comunicação e
das transformações na gestão pública e na empresarial, tudo isso está se
refletindo diretamente nos arquivos. E refletindo nos profissionais responsáveis
por eles. Nesse sentido, vai o meu apelo aos arquivistas iniciantes. Que tentem
compreender muito bem o seu objeto de trabalho antes de realizar qualquer
tarefa arquivística, isto apesar de tantas transformações que se delineiam no seu
futuro profissional. Vemos que nos países de arquivística mais avançada “ as
idéias tradicionais vêm sendo contestadas com visões novas sobre proveniência,
fundos e séries, naturalidade e intencionalidade, imparcialidade e autenticidade”
(EASTWOOD, 2010). Mas tudo isso poderá ser assimilado aos poucos, sem
percalços.
O importante é estar atento a que a finalidade dos arquivos não é outra
senão a de oferecer serviços à sociedade, materializados nas informações
prestadas às entidades, aos cidadãos, aos estudiosos. E para que, ele, arquivista,
possa levar seu trabalho a cabo, deve adquirir uma bagagem de conhecimento de
princípios teóricos e dos métodos que partem do pressuposto de que o
documento é parte de um todo que, isolado, não tem sentido (HEREDIA
HERRERA, 1988, p.13). Da mesma forma, ele deve compreender que “o
arquivo é mais do que a soma dos documentos que o compõem. É o complexo
orgânico daqueles documentos mais o complexo orgânico de todas as relações
recíprocas que existem entre os próprios documentos, cada um dos quais tem um
- e um só - papel naquele complexo” (LODOLINI, 1984, p. 140).
Quanto às universidades, para que cumpram adequadamente suas funções
de ensino, pesquisa e extensão, elas necessitam de informações corretas,
atualizadas e pertinentes gerenciadas por um bom sistema interno de arquivos.
Este deve reunir, processar, divulgar, conservar todos os documentos relativos à
administração, ao funcionamento, ao desenvolvimento e à memória sejam os
produzidos/recebidos/acumulados pelas unidades de ensino, como as faculdades
e os institutos; sejam os produzidos/recebidos/acumulados pelos laboratórios,
centros
de
estudos,
bibliotecas
e
museus;
sejam
os
produzidos/recebidos/acumulados pelas creches, hospitais e ambulatórios,
centros esportivos e centros de referência destinados à população em geral.
Todas as informações advindas de todas essas atividades, se uniformizadas em
sua produção e se sistematizadas em sua guarda, classificação, avaliação e
disponibilidade para consulta e divulgação, irão
proporcionar maior
transparência administrativa, maior visibilidade e desempenho social, assim
como maior eficiência no ensino e no desenvolvimento da pesquisa científica. E
parte dessa responsabilidade, sem dúvida alguma, está na mãos dos profissionais
do arquivo. As universidades brasileiras estão começando a valorizar seus
arquivos, ainda que mais lentamente do que seria desejável, para fazerem
funcionar seus sistemas de arquivos como bem demonstrou o Professor Renato
Venâncio na cronologia que apresentou no I Simpósio de Arquivologia da
Universidade Federal de Minas Gerais, afirmando que ainda haveria muito a
caminhar no sentido da “importância do estabelecimento de sistemas de
arquivos,tanto no que diz respeito à modernização administrativa quanto à
preservação da memória científica e educacional brasileira” (VENÂNCIO,
2012). E seminários e ciclos de palestras como estes são também passos
importantes, não só para atualização profissional, mas também como maior
conscientização dos dirigentes universitários e das autoridades públicas.
Apelo aos profissionais do presente e do futuro, na instituição onde atuam
ou venham a atuar que compreendam muito bem que nenhuma delas pode
funcionar corretamente sem os registros documentais que provam e que
garantem a legitimidade de sua existência e desenvolvimento. Só os
documentos, os que as entidades produzem e os que elas recebem no exercício
das suas funções e atividades é que podem demonstrar como elas funcionam e
como atuam na sociedade. Sendo o arquivo o centralizador do sistema interno de
informações e sendo o reflexo das relações daquela entidade com o meio em que
age e atua, ele é de vital importância para o bom desenvolvimento e o
cumprimento do papel que cabe a uma determinada instituição em uma
determinada sociedade. E estejamos seguros que, o arquivista poder contribuir
decisivamente para isso, não é pouca coisa.
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CHERUBINI, Paolo e NICOLAJ, Giovanna. Sit liber gratus, quem servulus est
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_____________ Archivistica: principi e problemi. Milano, Franco Angeli,
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RODRIGUEZ BRAVO, Blanca. El documento entre la tradición y la
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