Documentos Digitais
Aula 4
(material copilado:Maria Rosangela da Cunha)
Gestão de Documentos
• Cabem à administração pública na forma da lei, a
gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quanto dela
necessitar. (Art. 216 § 2º Constituição Federal, 1988)
• Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para a guarda permanente. (Lei 8159 / 91)
•
Finalidade:
Assegurar que os documentos produzidos sejam os
melhores testemunhos de uma atividade.
Somente um sistema de gestão de documentos é
capaz de garantir a produção e a manutenção de
documentos eletrônicos fidedignos e autênticos 2
• O conceito de gestão de documentos foi formulado
após o advento da Segunda Guerra Mundial nos
Estados Unidos e Canadá em decorrência do
“boom” documental. E, principalmente
com a
necessidade de eliminação.
• Impossibilidade de guardar todas as informações
produzidas.
• Avaliar para eliminar e estabelecimento de valores
para os documentos.
• “A efetivação da gestão de documentos é resultado dos relatórios da Comissão Hoover (1947 1955).” (Fonseca, 2005, p. 45)
• Esta perspectiva levou a uma cisão nos Estados
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Unidos entre Records e Archives.
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Gestão Documental
Controle sobre a produção documental;
Racionalização do fluxo de documentos;
Melhoria dos serviços arquivísticos;
Aumento da eficácia;
Garantia dos direitos de cidadania e
Suporte para a tomada de decisões.
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• Projeto do Sistema Eletrônico de Gestão
Arquivística de Documentos.
– Consiste em projetar um sistema de gestão
arquivística de documentos que incorpore as
estratégias selecionadas no passo anterior,
redesenhando os procedimentos e os sistemas
de informação e comunicação existentes e
integrando-os ao sistema de gestão arquivística
de documentos.
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Planejamento do programa de
gestão de documentos
• O planejamento envolve:
1. Levantamento e análise da realidade institucional;
2. O estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pela organização;
3. O desenho dos sistemas de gestão arquivística de documentos e
4. A elaboração de instrumentos e manuais. 6
Programa de Gestão de Documentos
• Análise e revisão do fluxo dos documentos;
• Definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimentos de protocolo e arquivamento dos documentos;
• Elaboração e/ou revisão do plano de classificação
e tabela de temporalidade;
• Definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimentos para acesso, uso e transmissão dos documentos
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• Definição dos programas de capacitação de
pessoal;
• Elaboração e/ou revisão de manuais e instruções normativas e
• Definição do plano de ação com as estratégias, os objetivos e as metas de implantação do programa.
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GED X GDE
• GED na sua concepção original é o instrumento
necessário à recuperação do material digitalizado,
sendo utilizado como solução para o gerenciamento
de documentos.
• GDE ao contrário tem como pressuposto à gestão
de documentos criados em meio eletrônico e cujo o
original.
• Através do sistema de Gestão de Documentos
Eletrônicos estabelecemos política de avaliação,
produção, regras de tramitação, segurança,
descrição, destinação e preservação
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Critérios para a Digitalização
• Constituição de uma comissão;
• Decisão cuidadosa sobre o quê digitalizar;
• Definir objetivos a serem atingidos através
da digitalização;
• Custos pré e pós digitalização;
• Definição do suporte pós digitalização
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Processos de GED
• Organizar:
– aplicar todos os processos arquivísticos necessários nas
massas documentais;
• Preparar:
– os documentos passam por um processo de limpeza para
serem digitalizados;
• Digitalizar:
– colocar o documento em um scanner para geral imagem
digital;
• Indexar:
– constituir os metadados de recuperação dos documentos
digitalizados;
• Controle de qualidade:
– analisar as imagens digitalizadas a fim de verificar se estão
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dentro das especificações técnicas.
Especificações
• A digitalização de documentos permanentes estará
atrelada a preservação a longo prazo.
• A captura digital não pode provocar danos aos
originais.
• Haverá controle de restrição ao acesso pelo
conteúdo e também dos originais.
• Deverão se providas interfaces de fácil utilização
para os usuários.
• Os metadados serão adequadamente providos e
• Haverá possibilidade de autenticação.
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Imagens digitalizadas
• As imagens são formadas por milhares de pontos.
• Scanners:
– Projeção de luz sobre o papel;
– Especificações técnicas (velocidade, DPI, simplex du-plex, P&B ou
colorido, tamanho do papel, interfaces, tipo de alimentador.
• Leitura dos documentos:
– OCR (reconhecimento ótico de fontes padroniza-das) e
– ICR (Reconhecimento ótico de fontes não padronizadas)
• DPI (dots, per inch) – pontos por polegadas. Escaneamento
com resoluções de 75 a 1200 DPI. Um digitalização a 300
DPI tem 90.000 pontos ou pixels) por polegadas. Quanto
maior a resolução e mais rico o registro de cores maior o
tamanho do arquivo digital
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Identificação da Fase a ser
Trabalhada
• Faz-se necessário identificar em que fase do
documento iremos trabalhar:
– Arquivo Corrente: digitalização e tramitação.
Está a ocorrer na maioria dos casos em
empresas particulares e alguns setores públicos.
– Arquivos Permanente: digitalização e acesso.
Necessário para todos e principalmente para os
Arquivos Públicos.
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Trâmite de documentos via
GED
Origem
Servidor
Colaborador
Col.
Decis.
Secret
Col. Orig. Decis. Secret
Origem
Data Hora
Colaborador Data Hora
Origem
Data Hora
Decisor
Data Hora
Secretaria TR Data Hora
Decisor
Secretaria
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