Sistema
de
Informação
Projeto Final
GED
Gerenciamento
Eletrônico
de
Documentos
Equipe
Professor: Hermano Perrelli
Alunos: Bruna van der Linden
Leandro Luiz Mendes de Amorim
Suzana Sampaio
Imagine um mundo...
Em que os documentos importantes estejam
sempre a alcance de suas mãos. Sem falhas.
Sempre.
Imagine a informação sendo entregue onde e
quando você necessitar.
Simples. Neste mundo não existem fronteiras
de tempo e espaço.
É o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Histórico
Há vinte anos se iniciou o resgate aos documentos
dos arquivos empilhados nos porões das organizações
e a colocação dos mesmos na linha de frente da
batalha pela competitividade.
Nos dias atuais as descobertas de tecnologias
imprescindíveis como ERP, CRM, e-Business e
WorkFlow, conseguiram incrementar ainda mais a
quantidade de documentos e o gerenciamento tornase vital.
Histórico do processamento Eletrônico de Informações
60s
Números
70s
80s
Gráficos
Textos
Texto
Números Números
GED de A a Z – Don Avedon
90s
Imagens
Voz
Gráficos
Texto
Números
Utilização do GED
As primeiras aplicações dos sistemas de
imagem ocorreram na área governamental e
nos ramos bancários e de seguros. Contudo,
hoje as aplicações na indústria, engenharia,
serviços de informação, transportes e
medicina são muitas e vários outros setores
estão sendo atingidos.
Estatística
• Nos últimos cinco anos, a quantidade de
informações geradas foi equivalente aos 50 anos
anteriores.
• Segundo diferentes resultados, este número
duplicará novamente nos próximos 24 meses.
Estatística
• 95% das informações, nos EUA, estavam em papel em
1990
• 92%, de um volume muito maior de informações estarão
em papel em 2001.
• Um executivo gasta em média quatro semanas por ano
procurando documentos
• Em média faz-se 19 cópias de cada documento
• Gasta-se R$500,00 para recriar cada documento
perdido.
Fonte: CENADEM
Principais finalidade do GED
- Resolver
problemas comuns associados à
acumulação de papéis, ocupação desnecessária
de espaços bem como os custos decorrentes da
localização de documentos;
- O GED visa gerenciar o ciclo de vida das
informações desde sua criação até o seu
arquivamento;
- Gerenciar todo o capital intelectual de uma
empresa.
E que problemas são estes ?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Dificuldade de gerenciar grande volume de documentos
Desorganização
Perda de prazo
Falta de segurança
Descentralização
Dificuldade na localização dos documentos
Dificuldade no acesso simultâneo aos documentos
Saúde
Peso desnecessário nas estruturas prediais.
Tecnologias
• OCR – Reconhecimento óptico de caracteres
Reconhece fontes padronizadas, utiliza-se de
nível de certeza (confidence level)
OCR
Scanner
Papel
Index
OCR
Tecnologias
• WORKFLOW (Fluxo de Trabalho)
- Gerencia de fluxo de trabalho de forma pró-ativa
- Cópia digital trafegando pela rede
- É possível acompanhar aonde se encontra o
processo dentro de seu fluxo de trabalho
- Ganho de tempo
- Confiança no processo
- O fluxo pode ser paralelo, seqüencial ou adjunto
- É integrador de sistemas e tecnologias.
Fluxo de Trabalho
Malote
Boy
Boy
Arquivista
Boy
Fluxo de trabalho com Workflow
>n
Tecnologias
• KNOWLEDGE MANAGEMENT (Gestão do conhecimento)
É obter, gerenciar e compartilhar conhecimento
utilizando-se de tecnologias de forma corporativa.
• ECM (Enterprise content management)
Gerenciamento dos conteúdos como um todo da empresa.
• CRM – Custumer Relationship Provider
É um conceito que implica em mudança nos processos e
na cultura da empresa. Para sua efetivação, utiliza-se
de várias tecnologias que objetivam conhecer o cliente
e atendê-lo melhor.
Tecnologias
• ASP – Application Service Provider
É nome que se dá a terceirização pela internet,
um provedor de aplicações.
• ERP – Enterprise resource Planning
Planejamento de recursos empresariais é um conjunto
de técnicas e ferramentas utilizadas para Gestão de
uma empresa.
• e-business
Documentos na Internet
Internet
Web browser
Servidor
de Documentos
Firewall
Servidor
Arquivamento e recuperação
Arquivamento e recuperação
(Document Imaging)
Arquivamento e recuperação
(Document Imaging e Document Management)
Imagem
Word /
Excel
Fax
E-mail
Aplicações
• Documentos ou pastas que tramitam através de vários
departamentos para processamento. Por exemplo:
processos judiciais, sinistros de seguros, dentre outros;
• Pastas contendo vários tipos de informações que precisem
ser examinadas simultaneamente por vários usuários;
• Quando informações precisas, atualizadas e completas
têm que ser localizadas rapidamente. Por exemplo:
serviços e clientes;
• Existe a necessidade de acesso simultâneo por diversos
usuários a uma mesma informação para tomada de
decisões. Por exemplo: mudanças em projetos de
engenharia.
Metodologia de Projeto
Construção
Descoberta
Projeto
Levantamento
Análise
Metodologia de Projeto
• Fazer um trabalho cultural de implantação do GED
- Familiaridade com o ambiente
- Aderência à forma de trabalho
- Definição de metas e objetivos com mini-cursos e
treinamento.
• Definir qual o scanner e monitor ideal para maior
produtividade;
• Qual a banda de rede necessária?
• Quais as tecnologias que vamos utilizar?
• Montar matematicamente quanto vamos gastar.
Metodologia de Projeto
• O que vamos utilizar para o armazenamento? Qual a
mídia? Analisando velocidade de acesso, capacidade e
custo.
Metodologia de Projeto
• Preparação dos documentos
- Inclui a higienização dos documentos, reconstrução
dos documentos danificados, exclusão de grampos e
clips. Identificação da necessidade de xerox, ou
digitalização com scanner de mesa.
• Indexação
- É o relacionamento de cada documento digitalizado
com suas chaves de recuperação.
Benefícios
Tangíveis
Economia de Atividades
Economia
de
armazenamento
Espaço
Intangíveis
Produtividade
de Eliminação de retorno, melhorando
o atendimento ao cliente.
Economia de Xerox, cópias
Melhoria de Processamento
Economia de Equipamentos
Proteção contra catástrofes
Economia Xerox, cópia
Redução de custos com
escritórios,
depósitos
equipamentos.
novos
e
Menor necessidade de recursos Melhor controle dos documentos
de distribuição (malote, boys,
Sedex)
Conclusões
• O processamento da imagem gera grande impacto nas
atividades dependentes de papel, onde o fator tempo é
crítico e onde a satisfação do cliente é importante;
• Com o processamento da imagem estas empresas e
organizações passam a contar com importante aliado na
tomada de decisões rápidas, além de melhor atendimento
e redução de custos operacionais.
• Melhoramos a maneira que fazemos coisas utilizando
tecnologia para isto;
• Ligações mais fortes com os clientes;
• Integrar múltiplos talentos
• Aplicações e processos padronizados
Sistema de Informação – INDOC
INDOC – Tela Principal
INDOC – Tela Principal (Detalhe da pasta)
INDOC – Tela Principal (detalhe doc)
INDOC – Tela Pesquisa de Documento
INDOC – Resultado da Pesquisa
GED
Gerenciamento
Eletrônico
de
Documentos