Apresentação da Disciplina
PGP[if717] - 2011.2
Gerenciamento das
Comunicações do Projeto
Flávio Araújo
José Abelenda
Leonardo Batista
Wagner Barros
[fpa2, jfcan, lbs3, wbas]@cin.ufpe.br
Identifica os processos relativos à
geração, coleta, disseminação,
armazenamento e destinação final
das informações do projeto
de forma oportuna e apropriada.
Roteiro
> O Processo da Comunicação
> Processos:
>> Identificar as partes Interessadas
>> Planejar as Comunicações
>> Distribuir as Informações
>> Gerenciar as Expectativas das partes Interessadas
>> Reportar Desempenho
> Questões para Revisão
> Dúvidas
> Referências
O Processo da Comunicação
CONTEXTO
CANAL
EMISSOR
MENSAGEM
CÓDIGO
RECEPTOR
Identificar as partes Interessadas
“É o Processo de identificação de todas as
pessoas ou organizações que podem ser
afetadas pelo projeto, além das documentações
de informações importantes relacionadas aos
seus interesses, envolvimento e impacto no
sucesso do projeto”
.
Identificar as partes Interessadas
Entradas
> Termo de Abertura do Projeto
Pode fornecer informações sobre as partes internas e
externas envolvidas e afetadas pelo projeto.
> Documentos de Aquisição
Projeto resultante de uma atividade de requisição ou
baseado em contrato.
> Fatores Ambientais da Empresa
Fatores que podem influenciar o processo de identificação
das partes.
> Ativos de Processos Organizacionais
Os ativos de processos organizacionais que podem
influenciar o processo de identificação das partes.
Ferramentas e Técnicas
> Análise das Partes Interessadas
É o processo de coleta e análise sistemática das
informações quantitativas e qualitativas para determinar
quais interesses devem ser considerados durante o
projeto.
Ferramentas e Técnicas
>> Etapas
>> Etapa1
Identificar os Stakeholders, assim como as informações
relevantes dos mesmos. Ex: papéis, níveis de conhecimento,
departamentos, etc.
Ferramentas e Técnicas
>> Etapa 2:
Identificar o potencial dos Stakeholders.
• > Grau de Poder/Interesse
• > Grau de Poder/ Influência
• > Grau de Influência/Impacto
• > Modelo de Importância Relativa
>> Etapa 3:
Avaliar e estimar a reação dos Stakeholders.
Ferramentas e Técnicas
> Opinião Especializada
Garantir uma ampla identificação e listagem das partes
interessadas, deve-se solicitar-se a opinião e o
conhecimento de grupos ou pessoas que tenham
treinamento especializado na área.
>> Alta Administração
>> Gerentes de Projetos (que trabalharam
em projetos de mesma área)
>> Grupos e consultores do setor
>> Associações técnicas e profissionais
Saídas
> Registro dos Stakeholders
A principal saida é deste processo é o registro das partes
interessadas.
>> Informações de Identificação ( nome, papel no projeto, etc.)
>> Informações de Avaliação (requisitos essenciais,
expectativas, influências no projeto, etc.)
>> Classificação das partes interessadas (Int/Ext,
Apoiadora/Neutra/Resistente, etc.)
> Estratégia para gerenciamento das partes interessadas
Planejar as Comunicações
O Processo de determinação das necessidades
de informação das partes interessadas no projeto
e definição de uma abordagem de comunicação.
Entradas
> O Registro de Stakeholders
Partes Interessadas
> Estratégia para Gerenciamento de Stakeholders
> Fatores Ambientais da Empresa
Empresa/Organização
> Ativos de Processos Organizacionais
Ferramentas e Técnicas
> Análise dos Requisitos da Comunicação
Determina os requisitos de informações dos stakeholders.
Resulta da combinação do tipo e do formato das
informações necessárias com uma análise do valor
dessas informações.
Canais de Comunicação em Potencial
n(n-1)
2
Ferramentas e Técnicas
>> Organogramas
>> Organização do projeto e relação de responsabilidades
dos stakeholders
>> Disciplinas, departamentos e especialidades envolvidas
no projeto
>> Logística de quantas pessoas estarão envolvidas no
projeto e em que locais
>> Necessidades de informações internas
>> Necessidades de informações externas
>> Informações do registro dos stakeholders e da estratégia
de gerenciamento dos mesmos
Ferramentas e Técnicas
> Tecnologia das Comunicações
Refere-se aos métodos usados para transferir
informações entre as partes interessadas do projeto.
>> Urgência das Necessidades de Informações
>> Disponibilidade de Tecnologia
>> Equipe do Projeto Esperada
>> Duração do Projeto
>> Ambiente do Projeto
Ferramentas e Técnicas
> Modelos de Comunicação
O esquema básico de comunicação mostrado
anteriormente (ver – O Processo da Comunicação).
Ruído
Ruído
Ferramentas e Técnicas
> Métodos de Comunicação
São vários os métodos de comunicação usados
para compartilhar informações entre as partes
interessadas no projeto.
>> Comunicação Interativa
>> Comunicação Ativa - push
>> Comunicação Passiva - pull
Saídas
> Plano de Gerenciamento das Comunicações
>> Informações a serem comunicadas: idioma, formato,
conteúdo e nível de detalhes
>> Pessoa responsável por autorizar a liberação de
informações confidenciais
>> Pessoas ou grupos que receberão as informações
Dentre Outras
mais...
>> Métodos ou tecnologias usadas para transmitir as
informações: memorando, e-mail etc.
>> Glossário da terminologia comum
>> Restrições de comunicação, normalmente derivadas de
leis ou normas específicas, tecnologias, políticas
organizacionais etc.
Saídas
> Atualizações nos Documentos do Projeto:
>> Cronograma do Projeto
>> Registro dos Stakeholders
>> Estratégia para Gerenciamento de Stakeholders
Distribuir as Informações
É o processo de colocar as informações
necessárias a disposição das partes interessadas
no projeto, conforme o planejado.
Alguns tipos de informação
que precisam ser distribuídas
Para quem esses informações
Precisam se distribuidas?
Diagrama de fluxo de dados
do processo
Entradas
• Plano de gerenciamento de projeto
• Relatório de desempenho
• Ativos de processos organizacionais
Ferramentas e Técnicas
• Métodos de comunicação
Reuniões individuais ou em grupos, conferências de áudio
e vídeo, conversas por computador, etc.
Ferramentas e Técnicas
• Ferramentas de distribuição de informação
 Documentos impressos;
 Ferramentas eletrônicas de distribuição de informação,
como email, fax, websites, etc.
 Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projeto,
software de apóio a reuniões e escritórios virtuais, portais e
ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho.
Saídas
• Atualizações em ativos de processos organizacionais
 Notificações das partes interessadas;
 Relatórios de projetos
 Apresentações de projeto
 Registro do projeto
 Feedback das partes interessadas
 Documentação das lições aprendidas
Gerenciar as Expectativas das
partes Interessadas
É o processo de comunicação e interação com as
partes interessadas para atender às suas
necessidades e solucionar as questões a medida que
ocorrem
Atividades realizadas pelo
processo
• Gerenciar ativamente as expectativas para aumentar a
possibilidade de aceitação do projeto
• Abordar preocupações que ainda não se tornaram questões
•Esclarecer e solucionar as questões que foram identificadas.
Diagrama de fluxo do processo
Entradas
1. Registro das partes interessadas
Lista de partes interessadas importantes para
o projeto.
Entradas
2. Estratégia para gerenciamento das partes interessadas
Os requisitos e expectativas das partes interessadas
propiciam um entendimento das suas metas, objetivos e
nível de comunicação durante o projeto.
Entradas
3. Plano de gerenciamento do projeto
No que diz respeito ao plano de comunicações durante o
projeto.
Entradas
4. Registros de questões
Um registro de problemas ou um registro de itens de ação
são ferramentas que podem ser usadas para documentar e
monitorar a resolução de problemas.
Entradas
5. Registros de mudanças
Um registro de mudanças documenta as alterações e
permite comunicar as conseqüências aos interessados a
respeito dos impactos em tempo, custo e risco.
Entradas
6. Ativos de processos organizacionais
Os ativos de processos organizacionais que podem
influenciar o processo são:
 Requisitos de comunicação da organização
 Procedimentos de gerenciamento das questões;
 Procedimentos de controle das
mudanças e informações históricas
sobre o projeto.
Ferramentas e Técnicas
1. Métodos de comunicação
Os métodos de comunicação identificados para cada parte
interessada no plano de gerenciamento de comunicação
Ferramentas e Técnicas
2. Habilidades interpessoais
Estabelecimento de confiança
Solução de conflitos
Escuta ativa
Superação das resistências à mudança
Ferramentas e Técnicas
3. Habilidades de gerenciamento
Habilidades de apresentação
Negociação
Habilidades de redação
Capacidade de falar em público
Saídas
1. Atualizações em ativos de processos organizacionais
 As causas das questões;
 Os motivos por trás das ações corretivas escolhidas e;
 As lições aprendidas com o gerenciamento das expectativas das partes
interessadas.
Saídas
2. Solicitações de mudanças
Solicitações de mudanças que surgiram durante a
execução do processo que pode ser do produto ou do projeto.
Podem também incluir ações corretivas ou preventivas,
conforme necessário.
Saídas
3. Atualizações no plano de gerenciamento de projeto
O plano de gerenciamento do projeto é atualizado para
refletir as mudanças feitas no plano das comunicações,
escopo etc.
Saídas
4. Atualizações do documento do projeto
 Estratégia para gerenciamento das partes
interessadas.
 Registros das partes interessadas
 Registros das questões
Reportar Desempenho
O Processo de coleta e distribuição de informações
sobre o desempenho, incluindo relatórios de
andamento, medições do progresso e previsões.
Reportar Desempenho
Envolve a coleta e análise periódica da linha de base em
relação aos dados reais para entender e comunicar o
andamento e o desempenho do projeto, bem como para prever
os resultados do projeto.
Reportar Desempenho
Os relatórios precisam fornecer informações no nível adequado
para cada público.
Um relatório de andamento simples pode mostrar informações
do desempenho, painéis de indicadores da situação de cada
área (escopo, cronograma, custo e qualidade)
Um relatório mais elaborado pode incluir:
•Análise do desempenho anterior
•Situação atual dos riscos e questões
•Trabalho concluído durante o período
•Trabalho a ser concluído no próximo período
Reportar Desempenho
Diagrama do fluxo de dados do processo
Entradas
1. Plano de gerenciamento do projeto
• Fornece informações sobre as linhas de base do projeto
• A linha de base de medição do desempenho em geral
integra os parâmetros de escopo, cronograma e custos do
projeto, mas também pode incluir parâmetros técnicos e
de qualidade.
Entradas
2. Informações sobre o desempenho do trabalho
São coletadas informações das atividades do projeto com os
resultados de desempenho, tais como:
• Agendamento das entregas
• Progresso do cronograma
• Custos incorridos
Entradas
3. Medições sobre o desempenho do trabalho
São usadas para produzir métricas das atividades do projeto
a fim de avaliar o progresso real em comparação com o
planejado.
Entradas
4. Previsões de orçamentos
Fornecem informações sobre os recursos financeiros
adicionais que podem ser requeridos para o trabalho restante.
Entradas
5. Ativos de processos organizacionais
• Modelos de relatórios
• Políticas e procedimentos que definem as medidas e os
procedimentos a serem usados
• Limites de variação definidos para toda organização
Ferramentas e técnicas
1. Análise da variação
Visão do que causou a diferença entre o desempenho da
linha de base e o real.
• Verificar a qualidade das informações coletadas
• Determinar as variações, comparando as informações
reais com a linha de base e anotando todas as diferenças
favoráveis e desfavoráveis
• Determinar o impacto das variações nos custos
Ferramentas e técnicas
2. Métodos de previsão
Prever o desempenho futuro com base no desempenho real
até a data.
•Métodos de séries temporais
 Usam dados históricos
•Métodos causais/econométricos
 Identificam os fatores subjacentes que podem
influenciar a variável que está sendo prevista
•Métodos subjetivos
 Incorporam intuições, opiniões e estimativas
Ferramentas e técnicas
3. Métodos de comunicação
Reuniões de avaliação podem ser usadas para trocar e
analisar informações sobre o andamento e o desempenho.
Ferramentas e técnicas
4. Sistemas de distribuição de informações
Fornece uma ferramenta para o gerente coletar, armazenar
e distribuir informações para as parter interessadas.
Saídas
1. Relatórios de desempenho
• Organizam e resumem informações coletadas
• Apresemtam os resultados das análises em comparação
com a linha de base
Saídas
2. Atualizações em ativos de processos organizacionais
• As lições aprendidas são documentadas e armazenadas
Saídas
3. Solicitação de mudanças
• As ações corretivas incluem mudanças que alinhem o
desempenho futuro esperado com o plano de
gerenciamento do projeto
• As ações preventivas recomendadas podem reduzir a
probabilidade de ocorrência de um desempenho negativo
futuro para o projeto
Questões para Revisão
Questão 01: O resultado MAIS provável das barreiras de
Comunicação é:
A) O projeto atrasar.
B) O nível de confiança aumentar.
C) Ocorrerem conflitos.
D) Alta administração ficar insatifseita.
Letra C. Conflitos são os principais resultados das barreiras de
comunicação e das falhas de comunicação como um todo.
Questões para Revisão
> Questão 02: A comunicação é essencial para o sucesso do
projeto. Como gerente de projeto, você tem três partes
interessadas com quem precisa se comunicar. Portanto,
tem seis canais de comunicação. Um nova parte interessada
foi acrescentada e você também precisa se comunicar com ela.
Quantos canais de comunicação você tem agora?
A) 7
B) 10
C) 12
D) 16
Letra B : Vão ser 5 partes interessadas incluindo com
o gerente. Logo, pela formula: [Nx(N - 1)]/2 ou [5x(5 - 1)]/2 = 10
Questões para Revisão
Questão 03: Um gerente de projeto acaba de receber a
designação de uma equipe que vem de vários países, incluindo
Brasil, Japão, Estados Unidos e Grã-Bretanha. Qual a sua
MELHOR ferramenta para obter sucesso?
A) A MDR(Matriz de responsabilidade).
B) A teleconferência.
C) A comunicação da equipe com EAP.
D) Comunicação e habilidades pessoais bem desenvolvidas.
 Letra B
Questões para Revisão
Questão 04: Correspondências formais por escrito com
o cliente são necessárias quando:
A) São detectados defeitos.
B) O cliente solicita trabalho adicional que não esta incluído no
contrato.
C) O projeto tem um atraso no cronograma que inclui mudanças
no caminho crítico.
D) Os projetos possui estouros de custos.
Letra B. Tudo o que fazemos é mais formal em um ambiente de
aquisições do que em outras atividades de projeto. Como a
opção B refere-se a contratos ela é a melhor opção.
Questões para Revisão
Questão 05: As informações do projeto foram distribuídas de
acordo com o plano de gerenciamento de comunicação. Alguns
entregas foram alteradas de acordo com o plano de gerenciamento de projeto. Uma parte interessada expressou supresa
ao gerente de projeto ao ouvir falar de uma mudança publicada
anteriormente em um entrega de projeto. Todas as partes interessadas receberam a comunicação com a notificação sobre a mudança. O que o gerente deve fazer?
A) Determinar por que a parte interessada não recebeu a informacão e informar quando ela foi publicada.
B) Perguntar ao gerente funcional por que a parte interessada não
entendeu sua responsabilidade.
C) Revisar o plano gerenciamento de comunicação e alterá-lo,
se necessário.
Questões para Revisão
D) Abordar a situação na próxima reunião do comitê diretor,
para que outras pessoas não deixem de ver as mudanças
publicadas.
Letra C. O problema apresentados aqui mostra que algo esta
faltando no plano de gerenciamento das comunicações. A melhor
resposta é revisar o plano de gerenciamento das comunicações
para evitar problemas futuros e identificar quaisquer casos de
problemas semelhantes.
Dúvidas
Referências
> LUIZA ABAURRE, MARIA et al. Português: Língua e Literatura.
São Paulo: Editora Moderna, 2000 1ª Ed.
> Project Management Institute, Inc. Um Guia do Conhecimento
em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®).
Editora: PMI, 2008 4ª Ed.
Apresentação da Disciplina
PGP[if717] - 2011.2