Gerenciamento das
Comunicações do Projeto
Gerenciamento das Comunicações
do Projeto
•Processos necessários para assegurar que as
informações do projeto sejam geradas,
coletadas, distribuídas, armazenadas,
recuperadas e organizadas de maneira oportuna
e apropriada.
•Os gerentes de projetos gastam a maior parte
do seu tempo comunicando.
Gerenciamento das Comunicações
do Projeto
•10.1 Identificar partes interessadas;
•10.2 Planejar as comunicações;
•10.3 Distribuir as informações;
•10.4 Gerenciar as expectativas das partes
interessadas;
•10.5 Reportar o desempenho;
10.1 Identificar partes interessadas
•Processo de identificar todas as pessoas ou
organizações que podem ser afetadas pelo
projeto e de documentar as informações
relevantes relacionadas aos seus interesses,
envolvimento e impacto no sucesso do projeto;
•As partes interessadas podem estar em
diversos níveis da organização e ter diferentes
níveis de autoridade.
•O grau de influências das partes interessadas
podem se alterar no decorrer do projeto.
Entradas
•Termo de Abertura do Projeto
•Documentos de aquisição
•Fatores ambientais da empresa
•Ativos de processos organizacionais
Ferramentas e Técnicas
•Opinião especializada;
•Análise da partes interessadas:
–processo de coleta e análise sistemática de
informações quantitativas e qualitativas para
determinar quais interesses devem ser considerados
durante o projeto.
–Identifica os interesses, as expectativas e a
influência das partes interessadas e determina seu
relacionamento com a finalidade do projeto.
Ferramentas e Técnicas
•Análise da partes interessadas:
–Etapa 1
•Identificar todas as partes interessadas potenciais do
projeto e as informações relevantes como:
–papéis;
–departamentos;
–interesses;
–nível de conhecimento;
–expectativas;
–níveis de influência.
Ferramentas e Técnicas
•Análise da partes interessadas:
–Etapa 2
•Identificar o impacto ou apoio potencial que cada parte
interessada poderia gerar e classificá-lo a fim de definir
uma estratégia de abordagem.
•Existem vários modelos de classificação, incluindo:
–grau de poder/interesse: agrupa as partes interessadas com
base no seu nível de autoridade e nível de preocupação com os
resultados do projeto;
–grau de poder/influência: agrupa as partes interessadas com
base no seu nível de autoridade e no seu envolvimento ativo no
projeto;
–grau de influência/impacto: agrupa as partes interessadas com
base no seu envolvimento ativo no projeto e na sua habilidade
para efetuar mudanças no planejamento ou na execução do
Ferramentas e Técnicas
•Análise da partes interessadas:
–Etapa 3
•Avaliar como as principais partes interessadas
provavelmente vão reagir ou responder em várias
situações, a fim de planejar como influenciá-las para
aumentar seu apoio e mitigar os impactos negativos em
potencial.
Saídas
•Registro das partes interessadas
–A principal saída deste processo de identificação é
o registro das partes interessadas, que contém
todos os detalhes relativos às partes identificadas,
incluindo, entre outros:
•informações de identificação: nome, posição na
organização, local, papel no projeto, informações de
contato;
•informações de avaliação: requisitos essenciais,
principais expectativas, influência, entre outros;
•classificação das partes: interna/externa,
apoiadora/neutra/resistente.
Saídas
•Estratégia para gerenciamento das partes
interessadas
–abordagem para aumentar o apoio e minimizar os
impactos negativos das partes interessadas durante
o ciclo de vida do projeto. Inclui elementos como:
•principais partes interessadas que podem afetar o
projeto de modo significativo;
•nível de participação no projeto (para cada parte
identificada);
•grupos de partes interessadas e sua administração.
10.2 Planejar as comunicações
10.2 Planejar as comunicações
•Processo de determinar as necessidades de
informação das partes interessadas no projeto e
definir uma abordagem de comunicação.
•O planejamento da comunicação deve
responder as seguintes perguntas:
–quem precisa da informação?
–quando?
–como serão fornecidas?
–quem irá fornecer?
Entradas
•Registro das Partes Interessadas;
•Estratégia para Gerenciamento das Partes
Interessadas;
•Fatores Ambientais da Empresa;
•Ativos de Processos Organizacionais;
Ferramentas e Técnicas
•Análise do requisitos da comunicação
–Determina os requisitos de informações das partes
interessadas do projeto.
–Esses requisitos são definidos com a combinação
do tipo e do formato das informações necessárias
com uma análise do valor dessas informações.
–O gerente do projeto também deve considerar o
número de canais (caminhos) de comunicação em
potencial como um indicador da complexidade de
comunicações do projeto.
–O número total de canais pode ser calculado com a
equação:
Ferramentas e Técnicas
•Tecnologia das comunicações
–Os fatores que podem afetar a distribuição de
informações no projeto são:
•urgência da necessidade de informações;
•disponibilidade de tecnologia;
•experiência da equipe do projeto;
•duração do projeto;
•ambiente do projeto.
Ferramentas e Técnicas
•Modelo de comunicação
–demonstra como as informações são enviadas e
recebidas entre duas partes definidas como emissor
e receptor.
–Os principais componentes do modelo incluem:
•codificação: traduzir pensamentos ou idéias em uma
linguagem que seja compreendida por outros;
•mensagem: idéias codificadas;
•meio: método usado para transmitir a mensagem;
•ruído: qualquer fator que interfira na transmissão ou
entendimento da mensagem;
•decodificação: reconverter a mensagem em
pensamentos ou idéias significativas;
Modelo de Comunicação
Ferramentas e Técnicas
•Métodos de comunicação
–Existem vários métodos de comunicação usados
para compartilhar informações entre as partes
interessadas do projeto. Estes métodos podem ser
classificados de um modo geral em:
•comunicação interativa: entre duas ou mais partes,
realizando uma troca de informações;
•comunicação ativa (push): encaminhada para
destinatários específicos que precisam obter as
informações.
•comunicação passiva (pull): usada para grandes volumes
de informações ou para um público muito grande. Exige
que os destinatários acessem o conteúdo da
Saídas
•Plano de Gerenciamento das Comunicações
•Atualizações no documento do projeto
10.3 Distribuir informações
10.3 Distribuir informações
•Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes
interessadas no projeto, conforme planejado.
•Este processo é executado durante todo o ciclo de vida do projeto e em todos
os processos de gerenciamento.
10.3 Distribuir informações
•A distribuição eficaz de informações inclui diversas técnicas, entre elas:
modelos de emissor-receptor;
escolha dos meios de comunicação;
estilo de redação;
técnicas de gerenciamento de reuniões;
técnicas de apresentação;
técnicas de facilitação;
Entradas
•Plano de Gerenciamento do Projeto
•Relatórios de desempenho
•Ativos de processos organizacionais
Ferramentas e Técnicas
•Métodos de comunicação
•Ferramentas de distribuição de informações
Saídas
•Atualizações em ativos de processos organizacionais
notificações das partes interessadas;
relatórios do projeto;
apresentações do projeto;
registros do projeto;
feedback das partes interessadas;
lições aprendidas.
10.4 Gerenciar as expectativas
das partes interessadas
10.4 Gerenciar as expectativas das
partes interessadas
•Processo de comunicação e interação com as partes interessadas para
atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que
ocorrerem;
•envolve as atividades de comunicação dirigidas às partes interessadas para
influenciar suas expectativas, abordar as preocupações e solucionar as
questões;
Entradas
•Registro das partes interessadas;
•Estratégia para gerenciamento das partes interessadas;
•Plano de gerenciamento do projeto;
•Registro das questões;
•Registro das mudanças;
•Ativos de processos organizacionais;
Ferramentas e Técnicas
Método de comunicação
Habilidades interpessoais
Estabelecimento de confiança;
Solução de conflitos;
Escuta ativa;
Superação de resistência à mudança.
Ferramentas e Técnicas
Habilidades de gerenciamento
O gerenciamento é o ato de dirigir e controlar um grupo de pessoas com
o objetivo de coordenar e harmonizar o grupo para atingir uma meta
profissional e individual.
As habilidade de gerenciamento usadas são:
habilidade de apresentação;
Negociação;
habilidades de redação;
capacidade de falar em público.
Saídas
Atualizações em ativos de processos organizacionais;
Solicitações de mudanças;
Atualizações no plano de gerenciamento de projetos;
Atualizações nos documentos do projeto;
10.5 Reportar Desempenho
10.5 Reportar Desempenho
Processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho,
inclusive relatórios de andamento, medições do progresso e previsões.
Envolve a coleta e análise periódica da linha de base em relação aos dados
reais para entender e comunicar o andamento e desempenho, bem como para
prever os resultados do projeto.
Os relatórios de desempenho precisam fornecer informações no nível
adequado para cada público.
Entradas
Plano de gerenciamento do projeto;
Informações sobre o desempenho do trabalho;
Medições de desempenho do trabalho;
Previsões de orçamentos;
Ativos de processos organizacionais;
Ferramentas e Técnicas
Análise de variação;
Métodos de previsão;
Métodos de comunicação;
Sistemas de distribuição de informações.
Saídas
Relatórios de desempenho;
Atualizações em ativos de processos organizacionais;
Solicitações de mudanças.
Relatório de desempenho