ANÁLISE ADMINISTRATIVA
PROFESSORA BETH
ANÁLISE ADMINISTRATIVA
É um processo de trabalho dinâmico e
permanente, que tem como objetivo efetuar
diagnósticos das causas dos problemas
organizacionais e estudar soluções integradas
envolvendo, portanto, a responsabilidade
básica de planejar as mudanças,
aperfeiçoando o clima e a estrutura
organizacional, assim como os processos e os
métodos de trabalho.

As etapas fundamentais da Análise
Organizacional ou Administrativa se
desdobram em dois momentos distintos:
1.
Diagnóstico Situacional das Causas
englobando Levantamento e Crítica do
Levantamento;
Intervenção Planejada envolvendo o
Estudo da Solução dos Problemas e o
Planejamento das Mudanças.
2.
Diagnóstico situacional das causas
Busca identificar não só o clima e a
estrutura da organização, mas
também seus métodos e processos de
trabalho, o que se pode conseguir,
em principio, por meio das fases de
levantamento de dados.
Quais são os elementos
sinalizadores de
disfunções
organizacionais?
São elementos sinalizadores de disfunções
organizacionais:
Clientela descontente;
Produtos/serviços com “defeitos”;
Falta de produtos para entrega;
Clientes não atendidos ou com grande tempo
de espera;
Logística de distribuição descoordenada;
Insumos para produção insuficientes;
São elementos sinalizadores de disfunções
organizacionais:
Processo de produção lento, desordenado;
Previsão de produção ou de atendimento
não alcançada;
Custos elevados;
Problemas com os recursos humanos;
Dificuldades de desempenho operacional e
administrativo;
Dificuldades de crescimento e expansão e
outros tantos.
Etapas de uma Análise Administrativa
Definição do objeto de estudo, pois ocorrem
muitas vezes incertezas referentes ao órgão em
questão e a pergunta recorrente é se estamos
indo na direção certa;
Pesquisa preliminar em manuais, relatórios,
organograma, leis e decretos regulamentadores,
descrição de cargos, estudos anteriores
semelhantes e sugestões do pessoal envolvido.
Ela serve para aumentar o grau de certeza em
relação ao que foi definido.
Etapas de uma Análise Administrativa
Comunicar e divulgar esclarecendo os
envolvidos, mostrando a importância de sua
participação, os benefícios que advirão e
efetivando o apoio dos superiores;
Planejamento da ação contendo o Plano de
Ação com o ordenamento do trabalho, sua
cronologia e prazos, a técnica a ser aplicada
e os recursos necessários: físicos, materiais,
humanos e financeiros.
Execução.
Cultura
da
Organização
Cultura da Organização
Em toda intervenção, as
mudanças só serão permanentes,
profundas, bem-sucedidas, se
atingirem a cultura da
organização.
Cultura compreende um conjunto de
propriedades do ambiente de trabalho,
percebidas pelos empregados, constituindo-se
numa das forças importantes que influenciam
o comportamento.
Compreende, além das normas formais, o
conjunto de regras não escritas que
condicionam as atitudes tomadas pelas
pessoas dentro da organização.
Normas, valores, recompensas e poder.
NORMAS – são padrões ou regras de
conduta nos quais os membros da
organização se enquadram.
VALORES – o conjunto daquilo que a
força de trabalho julga positivo ou
negativo numa organização constitui o
sistema de valores da organização.
RECOMPENSAS – segundo um postulado
das ciências do comportamento: “as pessoas
se comportam como uma função daquilo
que recebem de recompensa ou esforço”.
PODER – quem tem poder na organização?
Até que ponto esse poder é distribuído?
Qual o grau de centralização ou
descentralização da autoridade? Quem
determina as recompensas? Quem decide as
normas e onde estão na organização?
PROGRAMA DE TRABALHO PARA
UMA ANÁLISE ADMINISTRATIVA
Levantamento:
• Questionário
• Entrevista
• Observação Pessoal
Estratégia de levantamento
Comece pelas rotinas mais importantes (
levante uma de cada vez).
Depois passe para as rotinas subsidiárias.
Esclareça a finalidade da rotina.
Elabore um Fluxograma.
Trabalhe com os relatórios e os formulários da
rotina.
Passe por todos os operadores (sempre que
possível), em suas mesas, ouvindo cada um,
olhando seus arquivos e documentos.
Estratégia de levantamento
Pergunte: De quem recebe o trabalho?Como
recebe?O que faz?Como passa o
trabalho?Para quem passa o trabalho?
Mantenha um clima cordial e calmo.
Comente respostas, como: Porque isso é feito
neste ponto?
Não anote confidências
ANOTE novas idéias.
QUESTIONÁRIO

É de grande utilidade quando:
Não dispomos de tempo suficiente para
todas as entrevistas por ser um grande
número de funcionários;
Há uma distância geográfica e não há
possibilidade de deslocamento por falta de
tempo ou recursos financeiros;
Há conflito na unidade;
Necessitamos de informações precisas para
fins estatísticos.
VANTAGENS DO QUESTIONÁRIO
Ao mesmo tempo podemos realizar
outras tarefas;
Podemos obter melhores respostas em
função do tempo, consultas em livros
ou documentos e outras pessoas.
DESVANTAGENS
Sempre o existe o medo de ser identificado e de
represálias pela perda do anonimato;
Ocorre sempre a resistência em preencher “ mais
aquele papel, e eu já estou cheio de serviço!”,
etc....
Pode ocorrer interpretação distorcida da pergunta;
O processo para a elaboração de um questionário
não é curto, compreendendo: preparação, teste,
distribuição, preenchimento, devolução e
tabulação.
ENTREVISTA
Minimiza resistências porque aproxima;
Envolve o entrevistado fazendo-o
participar;
É orientada e focada, não é um “papo”.
OBJETIVOS da ENTREVISTA
Compreender o trabalho do indivíduo,
do setor ou mesmo da organização
Obter a opinião sobre determinado
trabalho e suas peculiaridades, “pois
quem sabe é quem faz”
O entrevistador pode explicar bem os
objetivos do trabalho a cada um.
VANTAGENS da ENTREVISTA
O entrevistado pode fazer críticas e
sugestões sobre seu trabalho e sobre a
organização com a proteção do
ANONIMATO;
O “desabafo” é facilitado pela interação
e a associação do raciocínio entre o
entrevistado e o entrevistador;
Quando há dificuldade da pessoa se expor por
escrito, então o entrevistador atua como um
facilitador;
Possibilidade de conhecimento mais profundo
sobre a organização em face da informalidade e
do estímulo às respostas;
Pode-se obter e observar: as “reais” atribuições,
as atitudes e reações pessoais e as capacidades,
habilidades e talentos de chefes, colegas e
funcionários.
DESVANTAGENS
Cuidar ao fazer anotações subjetivas, juízos de
valor, observações conflitivas e emocionais;
Estar atento a críticas, palpites e adivinhações,
sem embasamento, com observações do tipo
...eu acho que..., no lugar dele eu..., etc
Atentar para envolvimento emocional positivo
ou negativo promovendo concordâncias ou
discordâncias, a posição é de neutralidade.
PRECUÇÕES E CUIDADOS
Sempre elaborar roteiro;
Não criticar a organização;
Não interromper o entrevistado quando não
estiver de acordo;
Manter informalidade mas sem perder o foco do
objetivo da entrevista;
O linguajar técnico deve ser adequado ao nível
técnico e hierárquico do entrevistado;
Cuidar questões como; “ minha opinião vai ser
levada em conta?”
OBSERVAÇÃO PESSOAL
Faz uma conexão com dos outros dois
instrumentos.
VANTAGENS
Observa-se efetivamente todas as condições
ambientais;
É bom “ver e ser visto” em observação.
DESVANTAGENS
Pode trazer perturbações aos
trabalhos normais;
Cuidar com as “impressões”;
Não pode ser demorado demais.
Importante
• Podemos usar qualquer
combinação dos três métodos,
exceto confiar exclusivamente na
observação pessoal
INTERVENÇÃO PLANEJADA
Envolvendo:
Estudo da solução dos problemas;
Planejamento das mudanças;
Sensibilização
• Além dos passos normalmente
existentes num estudo organizacional,
devemos considerar uma fase em que
tentamos colocar o(s) indivíduo(s) como
parte da mudança
• Explicando, inclusive, as razões para a
transformação
• Obter a compreensão e colaboração de
todos os envolvidos
Planejamento da Solução
É realizado o planejamento das
modificações para as melhorias que
podem ser relacionadas ao clima
organizacional, estrutura, métodos e
processo de trabalho ou ainda para a
implantação de nova técnica gerencial.
É NECESSÁRIO
A participação dos envolvidos;
Da conscientização das chefias responsáveis
pelo setor envolvido;
Da responsabilidade da cúpula na
implementação das medidas;
Da institucionalização das medidas através
de documentos normativos e divulgadores
para ser efetivada a sustentação e
legitimidade da mudança.
Crítica do Planejamento
 Avaliar
a proposta pesquisando
erros e distorções na programação
em relação à:
Estrutura organizacional;
Métodos e processos de trabalho;
Tecnologia e sistemas de informação; e
Comportamento da força de trabalho.
IMPLEMENTAÇÃO DA MUDANÇA
É a execução do plano traçado. Na realidade,
torna-se uma fase intermediária entre o antigo
e o novo.
 Como transição:
Deve ser progressiva;
Acaba havendo aumento da carga de trabalho
pela convivência de práticas antigas e novas;
Ocorre superposição de sistemas;
É comum haver tensão pelo novo e
conseqüente risco de conflitos.
REFERÊNCIAS
CURY, Antonio. Organização & Métodos.
Uma visão holística. São Paulo: Atlas,
2000.