Técnicas de Levantamentos de
Informações
Cesf
OSM
Júlio Morais
Técnicas de Levantamento de Informações

O profissional de O&M tem à sua disposição
instrumentos que possibilitam o cumprimento
da análise organizacional. São eles: a
entrevista, o questionário, a observação
pessoal (ou direta) e a consulta a dados
históricos. Todos podem ser utilizados dentro
de um mesmo estudo.
Técnicas de Levantamento de Informações

Essas técnicas de investigação estão direcionadas a
fornecer à equipe de análise as informações necessárias
para que o estudo possa ser desenvolvido com base em
dados reais e verdadeiros.
Sistemática de ação geral

É indispensável que em todo estudo de O&M seja
conhecida a situação atual ou vigente e, para que se
conheça esta situação com segurança é necessária a
realização de um levantamento completo de todos os
procedimentos que envolvem determinado trabalho.
Sistemática de ação geral

Como técnica para realização do levantamento de
informações são recomendados os seguintes
cuidados, os quais deverão ser obedecidos ou não,
dependendo do estudo específico a ser realizado:

Identificar o órgão em estudo, no organograma da
empresa;

Identificar as relações entre o órgão em estudo com
outros órgãos (formais e informais);
Sistemática de ação geral




Identificar os cargos dos funcionários que serão
consultados;
Identificar detalhadamente as tarefas de cada
funcionário e o tempo respectivo de execução;
Identificar os impressos (formulários) utilizados em
cada tipo de serviço, discriminando o número de vias
de cada um e anexando modelos;
Testar a idoneidade e/ou necessidade de cada
informação recebida;
Sistemática de ação geral



Analisar o layout do escritório ou a distribuição dos
móveis e equipamentos e sua relação com as pessoas
e o fluxo de trabalho;
Analisar as condições ambientais de trabalho, ou
seja, iluminação, temperatura, higiene, segurança
etc.;
Incentivar os funcionários para a apresentação de
sugestões que possam contribuir para o estudo.
Entrevista pessoal
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Consiste em fazer contatos com pessoas que estão
em condições de fornecer informações de valor
sobre a organização formal e informal.
A entrevista é um dos métodos mais recomendados
no levantamento de informações.
Com o pessoal de nível estratégico poderão ser
conhecidos os objetivos, políticas, responsabilidades
etc.
Com o pessoal operacional pode-se obter
informações relativas a normas, procedimentos,
métodos de trabalho etc.
Recomendações
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Entrevistar primeiramente o titular da unidade a ser
estudada (Diretor, Gerente, Chefe);
Identificar, mediante consulta prévia, qual a melhor
hora ou ocasião para serem feitas as entrevistas;
Entrevistar de forma a obter a confiança dos
entrevistados;
Transmitir qual a finalidade do estudo;
Sempre que possível dar a entender ao entrevistado
que se deseja ajudar e não criticar;
Recomendações
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Dar prioridade a perguntas simples, evitando
complexidade e termos excessivamente técnicos;
Falar pouco, evitar contradizer o entrevistado e
omitir a opinião própria sempre que possível;
Anotar cuidadosamente as informações do
entrevistado por melhor que seja a memória;
Obter do entrevistado uma confirmação das
informações prestadas e consultar o superior
imediato a título também de confirmação;
Manter sigilo das declarações considerando-as
confidenciais.
Limitações:

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Algumas pessoas por inibição deixam de prestar
boas informações ao entrevistador, este fato ocorre
nas organizações altamente formais;
Desconhecimento do assunto, mas respondem aos
questionamentos, dando palpites ou advinhações;
O registro das informações as vezes pode ser
realizado às pressas induzindo o entrevistador ao
erro
Questionário
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Consiste em instrumento de coleta de dados com
questões elaboradas de acordo com a finalidade do
estudo, sendo apresentado de forma impressa ou por
meio eletrônico.
Uma das vantagens do questionário é reduzir o
tempo de aplicação, pois geralmente é entregue ou
encaminhado ao responsável pelo fornecimento das
informações da unidade envolvida e recebido
posteriormente para tabulação.
Questionário
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

É um elemento útil quando bem preparado.
Em mãos não habilidosas poderá ser
desastroso, criando muitos problemas.
A pessoa responsável pelas informações
prestadas também deverá ter consciência da
importância de sua participação no processo,
fornecendo dados consistentes e reais.
Utiliza-se quando:

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
não há tempo para entrevistar todas as pessoas
ou quando o número dessas pessoas não
comporte entrevistar todos;
as informações possam ser utilizadas para fins
estatísticos;
as pessoas estão situadas em outras regiões,
inviabilizando a entrevista.
Dificuldades:
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Uma fobia natural do pessoal ao
preenchimento de formulários;
preenchimento inadequado, por não encontrar
palavras apropriadas;
como são instrumentos frios, impedem o
desabafo ou a confidência.
Observações:
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Obter apoio e colaboração dos chefes mais
graduados;
Planejamento, perguntas claras e precisas;
Perguntas que visem respostas simples e diretas;
Propiciar respostas com o mínimo de redação;
Perguntas cujas respostas possam ser tabuladas;
Quando dirigido para um grande número de pessoas,
fazer testes prévios para eliminar má interpretação.
Observação Pessoal (ou direta)

Consiste em observar a aplicação de métodos
e técnicas de O&M na organização, tais
como: o cumprimento de normas pelos
empregados, a disciplina, disposição dos
móveis e equipamentos, utilização de
arquivos e formulários etc.
Algumas cautelas:

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
Em razão do tempo longo é uma técnica de
custo alto;
Se realizada em períodos anormais pode
acarretar interpretações errôneas,
considerando algumas falhas;
Pode causar certo constrangimento a equipe,
assim pode não representar de forma precisa
as condições de trabalho.
Consulta a informações (dados históricos e
literatura



Consiste na averiguação de estudos e emissões do passado
que eventualmente tenham ocorrido na empresa,
demonstrando o que foi feito sobre o assunto até então.
Neste caso não é muito importante o fato de constatar-se que
o material está desatualizado, mas sim conhecê-lo e apurar
por que houve obsolescência, que controles falharam etc.
A consulta pode ser realizada através da análise de
documentos como: registros diversos, manuais de
procedimentos, estatutos, organogramas, regulamentos
internos, relatórios, dentre outros.
Portanto...

Uma alternativa para a realização de um
trabalho eficaz é a utilização simultânea de
consultas, entrevistas, questionários e
observação direta, tornando mais completa a
possibilidade de bons resultados. Neste caso,
um recurso complementa o outro.
PONTOS FORTES E FRACOS DAS TÉCNICAS DE LEVANTAMENTO
TIPO DE TÉCNICA
CONSULTA A
REGISTROS
FORTE


ENTREVISTA


QUESTIONÁRIO


OBSERVAÇÃO
DIRETA


FRACO
PROVÊ PERSPECTIVA
HISTÓRICA DE LONGO
PERIODO
FATOS E FIGURAS
CONFIRMAM OU REFUTAM AS
INTENÇÕES

O CONTATO FACE A FACE É
REVELADOR
QUESTÕES PODEM SER
INSERIDAS NO MOMENTO

ADEQUADO PARA GRANDES
AMOSTRAS
A ADMINISTRAÇÃO É
EFICIENTE EM TEMPO E CUSTO

PROBLEMAS DESCONHECIDOS
PODEM SER IDENTIFICADOS
OS COMPORTAMENTOS FALAM
POR SI





CONSOME MUITO TEMPO
MANUTENÇÃO INCORRETA DO
ARQUIVO (DADOS DESATUALIZADOS)
OS ENTREVISTADOS TENTAM PARECER
BONS AOS OLHOS DO ENTREVISTADO
HÁ CONSUMO DE TEMPO E CUSTO, SE
UMA GRANDE AMOSTRA É EXIGIDA
QUANDO PRÉ-ELABORADOS PODEM
FORMULAR QUESTÕES ERRADAS
É LIMITADO E FRIO, ÀS VEZES
IMPEDINDO AS CRÍTICAS
PROVOCA COMPORTAMENTOS
ANORMAIS
CONSUMO DE TEMPO E CUSTO
Referências
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CURY, Antônio. Organização e Métodos: uma
visão holística. 7ª edição revisada e ampliada.
Ed.: Atlas. São Paulo. 2000
SILVA, Reinaldo O. da. Teorias da
Administração. São Paulo. Ed. Pioneira. 2002