FLUXOGRAMAS
Introdução

Todo e qualquer processo, tanto administrativo
quanto operacional, tem um fluxo das
operações (entrada, processamento e saída).
Esse fluxo envolve:
........






Operações,
Áreas da organização envolvidas,
Recursos (humanos e materiais),
Custos relativos a esses recursos,
Volume de trabalho, os tempos de execução,
Documentação que tramita pelo mesmo e a
tecnologia de informação utilizada.
CONCEITO
Fluxograma é:
Técnica de representação gráfica
que se utiliza símbolos
previamente convencionados,
permitindo a descrição clara e
precisa do fluxo, ou seqüência, de
um processo, bem como sua
análise e redesenho.
ASPECTOS PRINCIPAIS






Padronizar a representação dos métodos
e os procedimentos administrativos;
Maior rapidez na descrição dos métodos
administrativos;
Facilitar a leitura e o entendimento;
Facilitar a localização e a identificação dos
aspectos mais importantes;
Maior flexibilidade; e
Melhor grau de análise.
VANTAGENS






Aumenta a competência e influência
de quem os elabora
Seu desempenho afeta a maneira
como outros usam determinada saída.
Desenvolve o espírito da equipe
Cria motivação pelas fontes de
informações e apoio disponíveis
Floresce a responsabilidade
individual
Facilita o estabelecimento de
objetivos
DESVANTAGENS




Apresentam dificuldades no desenho e
alterações;
Depuração e testes não são fáceis, em
geral;
Dificuldade na decisão do nível de detalhes
a serem colocados nos fluxogramas;
Não apresentam a organização de dados e
estruturas de entrada e saída;
Análise pelo Fluxograma







O que é feito? Para que serve essa fase?
Por que essa fase é necessária?
Onde essa fase deve ser feita?
Quando essa fase deve ser feita?
Quem deve executar a fase?
Há alguém mais bem qualificado para
executá-la?
Como a fase está sendo executada?
TIPOS DE FLUXOGRAMA

FLUXOGRAMA VERTICAL
É destinado à representação de rotina
simples em seu processamento analítico em
uma unidade organizacional.
Esse tipo de fluxograma possui quatro
vantagens:
TIPOS DE FLUXOGRAMA

Consiste em poder ser impresso como
formulário padronizado;

Rapidez de preenchimento, pois os
símbolos já se acham impressos;

Maior clareza de apresentação; e

Grande facilidade de leitura por parte dos
usuários.
Ex. de Fluxograma Vertical
Operação ou análise
Sí
m
bo
los
FLUXOGRAMA VERTICAL
Cliente:
Execução ou conferência
Demora
Arquivo Provisório
To
tai
s
Processo:
Atual ( ) ou Proposta ( )
Estudado por:
Arquivo Definitivo
Transporte
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Símbolos
Data:
Unidade
Organizacional
Descrição
TIPOS DE FLUXOGRAMA

FLUXOGRAMA PARCIAL OU
DESCRITIVO
Trata-se de um fluxograma que descreve
o fluxo de atividades, dos documentos
e das informações que circulam em
um processo, por meio de símbolos
padronizados. .........
TIPOS DE FLUXOGRAMA
......... a elaboração é feita como se
estivesse escrevendo, só que no lugar
de somente palavras são utilizados
símbolos e palavras que permitem a
descrição do fluxo do processo de
maneira clara e precisa.
Símbolos - Descritivo




Operação
Retângulo
É usado para mostrar uma atividade de qualquer
natureza
Movimento/ transporte
Seta grossa
Use uma seta grossa para indicar movimento da
saída entre localidades
Ponto de decisão
Losango
É usado em um ponto do processo em que a decisão
deve ser tomada
Inspeção
Círculo grande
É usado para indicar que o fluxo do processo é
interrompido para que a qualidade da saída possa ser
avaliada
Símbolos - Descritivo



Documento impresso
Retângulo com fundo
ondulado
É usado para mostrar quando a saída de uma
atividade inclui informações registradas em papel
Espera
Retângulo de lados arredondados
É usado quando um item ou pessoa precisa esperar,
ou quando um item é colocado num estoque
temporário
Armazenagem
Triângulo
É usado quando existir uma condição de
armazenagem sob controle e uma ordem ou
requisição seja necessária para remover o item para
a atividade programada a seguir
Símbolos - Descritivo

Anotação
Retângulo aberto
É usado para informações adicionais pertinentes ao
símbolo ao qual está ligado

Sentido de fluxo
Seta
É usado para indicar a sentido e a seqüência das
fases do processo

Transmissão
Seta interrompida
É usado para identificar a ocorrência de transmissão
instantânea de informação
Símbolos - Descritivo

Conexão
Circulo pequeno
É usado, com letras ou números inseridos, no final do
fluxograma, para indicar que a saída daquela parte
do fluxograma será usada como entrada em outro
fluxograma

Limites
Círculo alongado
É usado para indicar o início e o fim do processo.
Normalmente as palavras Partida ou Início e Pare
ou Fim são inscritas no símbolo
FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE
COLUNAS
Esse é o tipo de fluxograma mais utilizado pelas
empresas.
Seus aspectos básicos são:
- É utilizado tanto no levantamento quanto na
descrição de novas rotinas e procedimentos;
- Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo
de informações e documentos, dentro e fora da
unidade organizacional; e
- Apresenta maior versatilidade, principalmente
por sua maior diversidade de símbolos.
Exemplo...
Desenvolvimento de Processos
MÓDULO BILHETAGEM ELETRÔNICA - LIBERAÇÃO TÉCNICA
VOLTAR
INICIO
C lie nt e
VOLTAR 2
Gera
Pedido
Verifica
parâmetros do
emissor
Regras
OK ?
A
Libe ra ç ã o T é c nic a
C us t ó dia
Envia Cadastro ao
emissor
Separa Lotes
P ro duç ã o / S e pa ra ç ã o
Analisa
Cadastro
3
Separa Mapas e confere
Ocorrê ncia s
Não
Sim
Cadastro
OK ?
Sim
m
Não
P ro d. / M a nus e io
Envelopa Cartão e Lacra
Corrige
Inconsistências
do cadastro
C o nf e re nc ia / M a lo t .
Retorna
Inconsistências
Não
Associa Cartão e Fecha
Malote
Refaz pedido sem
Inconsistências
Sim
Gera
encomendas por
data de entrega
N OVO
À DEFINIR
Libe ra ç ã o T é c nic a
Envia para
Produção Associar
D is t ribuiç ã o
Dá expedido e efetua entrega
C lie nt e
Paga
Pedido
P ro duç ã o
1
F ina n./ C t a s
Agua rda
E M IS S O R
Corrige
Parâmetros
Data Entrega
Distintas
?
1
R e c e be r
Liberação
Financeira Físico Papel - Lógico
Inicia Etapas
Produção
Libe ra ç ã o
Ca da stro
Clie nte : D_> = -1
Fina nce iro:
Compra s:
D_> = -1
Da ta Pa gto Da ta Libe ra çã o Da ta Pe dido
D_( 0 )
D_ ( 1 )
Emissor: D_> = -1
D_ (1) ou (2)
D_ (1) ou (2)
T é c nic a
3
Envia Associação
Emissor
Are a de Ocorrê ncia s
E M IS S O R
A
Confere e retorna
Associação
Sim
A ssociação ok ?
Não
Libe ra ç ã o
2
ÁREA DE TRATAM ENTO DE
OCORRENCIAS
T é c nic a
Retorna Inconsistências
Envia Pedido
Refaz pedido sem
Inconsistências
Corrige Inconsistências
da Associação
Símbolos do fluxograma global
ou de colunas
POR QUE FLUXOGRAMAS ?

A razão porque os fluxogramas funcionam
tão bem é porque eles trabalham com a
parte forte que as pessoas têm. O que o
cérebro faz de melhor é reconhecer
imagens. Fluxogramas são imagens. A
maioria das companhias tem poucos
fluxogramas ou nenhum. Normalmente elas
dependem de pastas cheias de
procedimentos e instruções que não
refletem realmente como a empresa
funciona e não conduz a identificação de
melhorias.
POR QUE FLUXOGRAMAS ?

Isto acontece porque a maioria destas
pastas não é lida. Se alguém as lê, isto é
feito uma vez e em seguida são postas de
lado. As pessoas não seguem estas
instruções e fazem o seu trabalho o melhor
que podem, algumas vezes baseado em
uma memória latente resultante desta leitura
única.
Conclusão

Os fluxogramas possibilitam às pessoas
identificarem falhas inerentes dos procedimentos,
ao reconhecerem a falta de um fecho em uma
descrição de processo ou mesmo identificando
processos redundantes. Identificar falhas em um
documento de várias páginas em texto torna-se
muito mais difícil.
Conclusão

.................A maior parte das companhias falham em
manter a revisão de documentos que não são lidos.
Os documentos tornam-se desatualizados porque
os processos passam a ser definidos sem que haja
atenção a esses documentos. Os fluxogramas são
documentos vivos. Eles são alterados com
facilidade e podem ser usados diariamente para
ajudar a definir e refinar os processos.