GED no suporte à logística de alto valor agregado 1. INTRODUÇÃO Com profissionais altamente treinados e diversas certificações de qualidade, cada operação de uma empresa de logística envolve vários documentos, como habilitações específicas dos motoristas, guias de procedimentos e permissões. Todo o processo era feito manualmente, comprometendo a segurança e integridade dos documentos. Foi quando a transportadora optou pela implantação de um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED). O sistema tornou o trabalho mais simples e rápido para os funcionários e acrescentou a segurança necessária à operação, principalmente pelas funcionalidades de controle de validade dos documentos, gerenciamento dos acessos e rastreabilidade. Na visão da diretoria da empresa essas melhorias são importantes no atual momento do mercado de logística, de racionalização operacional e alta qualidade de serviço. O grupo detêm 3 empresas de logística com cerca de 150 funcionários no pátio operacional, 70% dos quais saem diariamente para atender clientes. Além de suportar as operações da área de expedição, o GED cumpre uma função fundamental na gestão de Recursos Humanos, principal diferencial estratégico da companhia. A empresa, com sede em Duque de Caxias, RJ, atua desde 1960 no setor de logística, atendendo a grandes indústrias dos ramos petroquímico, siderúrgico e petrolífero. 1.1. Objetivo do trabalho O objetivo do trabalho foi implantar o gerenciamento eletrônico dos prontuários dos motoristas e operadores de equipamentos, de modo a facilitar a atualização dos documentos, bem como agilizar sua consulta. A principal expectativa era garantir a integridade da documentação envolvida e antecipar a renovação de documento. 1.2. Situação anterior Toda vez que um cliente solicitava um carregamento, era preciso coletar uma série de documentos que comprovassem a habilitação do motorista/operador para a realização do trabalho, entre outras exigências específicas. Um processo trabalhoso e arriscado. Como a empresa funciona 24 horas, muitas vezes este procedimento era realizado de madrugada. O encarregado do serviço ia ao departamento pessoal; entrava na sala de arquivo; abria o arquivo; vasculhava as pastas; pegava os documentos originais (CNH, atestado de saúde, certificados de treinamento etc.); tirava cópia destes; anexava à ordem de serviço; entregava Direitos Reservados – Dinheironet do Brasil Ltda. 1/4 ao motorista; e, no dia seguinte, alguém tinha de guardar os documentos e fechar a sala. Na pressa para executar os serviços, ou no cansaço dos turnos da noite, o risco de molhar, rasgar, manchar e até extraviar os documentos era praticamente incontrolável com procedimentos manuais. 2. DESENVOLVIMENTO DA SOLUÇÃO O projeto foi desenvolvido pela consultora Elaine Restier, a empresa de TI fornecedora do GED e as equipes de TI e RH da empresa de logística. Em menos de um mês foi implantado um GED totalmente adaptado aos requisitos específicos da empresa. O projeto, com início em maio de 2006, contou com as seguintes etapas: definição dos documentos a ser controlados pelo sistema, desenvolvimento da arquitetura da informação, customização e implantação do sistema, digitalização e carga. 2.1. Levantamento tipológico Foi levantada a diversidade de documentos arquivados no prontuário de cada colaborador. Conforme o perfil funcional, definiu-se o conjunto de documentos necessários de controle: motorista carreteiro, operador, administrativo etc. Este trabalho mapeou 30 tipos de documentos que exigiam controle para 6 funções básicas. Para justificar o controle de um documento era necessário pelo menos um dos seguintes requisitos: controle de expiração - para garantir sua renovação antes do prazo, demanda legal - obrigatório para o cadastro do funcionário ou despacho da mercadoria e/ou exigência do cliente – para o recebimento do carregamento. 2.2 Arquitetura da informação Com o alto turn over dos funcionários, a arquitetura de informação não pôde replicar a clássica organização de pastas suspensas individuais. A estrutura seria infinita e a digitalização/publicação de documentos seria comprometida. A melhor prática de mercado manda que uma boa arquitetura deve apresentar um conceito simples, ter um tamanho bem dimensionado e uma gestão de acesso facilitada. A arquitetura implantada neste caso começava pela seleção da empresa do grupo, seguida do perfil funcional do colaborador e, por último, o tipo de documento. A escolha por este conceito foi feita privilegiando a rapidez na publicação do documento e a facilidade do controle de acesso do encarregado de cada empresa. Cada tipo de documento tem um responsável pela sua renovação (atestado de saúde, CNH, treinamento etc.). Esta arquitetura permitiu configurar o sistema de forma que o Direitos Reservados – Dinheironet do Brasil Ltda. 2/4 funcionário do RH receba o alerta somente do tipo de documento do qual deve providenciar a renovação. Figura 1 – Arquitetura Sugerida >> Empresa do Grupo >> Função >> Tipo de Documento 2.3. Solução de GED A solução de GED implantada deveria atender às seguintes necessidades: controle de acesso conforme o perfil de usuário; módulo de captura (digitalização); metadados parametrizáveis pelos próprios usuários; controle de expiração de documento e filtro de busca. Além disto, buscava-se uma ferramenta web, compatível com a plataforma Microsoft (Windows / SQL), desenvolvida em linguagem atual de mercado, com a possibilidade de integração com outros sistemas. Os metadados são atributos que têm por objetivo identificar a origem do documento ou imagem. Estes atributos também servem como filtros de busca, tornando a recuperação de um documento mais assertiva. A possibilidade de personalização dos metadados tornou o sistema aderente aos processos de negócio da empresa. Foram definidos os seguintes metadados: Nome do arquivo eletrônico: padrão definido na digitalização. Título do Documento: nome por extenso do funcionário, sem abreviação. Data: emissão do documento. Data de expiração: quando pertinente. Tipo de CNH: campo a ser selecionado conforme o caso. 2.4. Digitalização O processo de digitalização dos prontuários foi desenvolvido pela equipe interna da empresa. A primeira etapa do processo privilegiou os funcionários do pátio operacional, cerca de 150. Posteriormente, foram digitalizados os documentos dos demais colaboradores, totalizando 350 prontuários digitalizados. As imagens eram geradas em PDF, sendo o nome do arquivo identificado pela matrícula Direitos Reservados – Dinheironet do Brasil Ltda. 3/4 do funcionário seguida de uma legenda do tipo de documento. Este procedimento facilita a ordenação dos documentos dentro do sistema, agilizando sua identificação visual. 3. RESULTADOS Com a adoção do novo sistema, o processo de recuperação de documentos passou de 2 horas para menos de 10 minutos. Além disto, todo o controle de validade de documentos (CNH, ASO, PCMSO etc) passou a ser feito automaticamente pelo sistema, que alerta com antecedência sua expiração. A interação da área de expedição diretamente com o sistema eliminou também a dependência do departamento pessoal. Esse enxugamento do processo reduziu ainda mais as margens de erro, com um benefício financeiro imediato: a redução do pagamento de horas extras, frequentemente necessárias quando o encarregado da expedição tinha que fazer a coleta de documentos manual. Embora os clientes continuem a receber os documentos impressos em papel, o recurso de envio online é cada vez mais valorizado. “Uma companhia que atendemos já recebe previamente a foto do motorista no computador da portaria, o que agiliza e dá mais segurança à identificação”, exemplifica o gestor de TI. Com o tempo, a empresa espera que os clientes entendam mais claramente as vantagens do documento digitalizado, mais fácil e de menor custo para ser armazenado e gerenciado. 4. EVOLUÇÃO DO PROJETO A companhia possui a certificação SASSMAQ da Abiquim referente ao sistema de avaliação de saúde, meio ambiente e qualidade. Desta forma, o próximo processo a ser gerenciado pelo GED será a emissão e renovação dos certificados, assim como a atualização das normas e procedimentos. Direitos Reservados – Dinheironet do Brasil Ltda. 4/4