MÓDULO III
PRODUÇÃO
Índice do Módulo
PRODUÇÃO
1- Procedimentos e Operações Técnicas
Produção ..................................................................................................... 5
Projeto de Digitalização ............................................................................... 6
Tipos de Equipamentos para Captura ......................................................... 6
Formatos dos Arquivos ................................................................................ 8
Profundidade de Cores ................................................................................ 9
Resolução .................................................................................................. 10
Designação das Responsabilidades .......................................................... 10
Execução dos Trabalhos ........................................................................... 11
Prazo de Execução .................................................................................... 12
Manutenção ............................................................................................... 13
Suporte Equipamento ................................................................................ 14
Suporte Operacional e Sistema ................................................................. 14
2- Operacional
Ciclo Operacional ...................................................................................... 16
Infra Estrutura para Movimentação ............................................................ 17
Transporte ................................................................................................. 18
Recepção do Documento .......................................................................... 19
Organização do Documento ...................................................................... 20
Preparação de Documentos ...................................................................... 21
Pesquisa do Físico .................................................................................... 22
2
3- iDocs Scan
Abertura de Lote ........................................................................................ 24
Digitalização/Captura ................................................................................. 25
Indexação .................................................................................................. 27
Controle de Qualidade ............................................................................... 27
Importação ................................................................................................. 27
4- Ged e Cloud
Ged ............................................................................................................ 29
Benefícios da Digitalização e Ged ............................................................. 29
Acesso ao Ged .......................................................................................... 30
Arquivo Digital / Nuvem ............................................................................. 30
5- Gestão Arquivistica
Planejamento e Implantação ..................................................................... 32
Arquivo de Documentos............................................................................. 33
Tabela de Temporalidade .......................................................................... 33
Assinatura Digital ....................................................................................... 34
Certificado Digital ....................................................................................... 36
Obtendo Certificado Digital ........................................................................ 37
3
PROCEDIMENTOS
E OPERAÇÕES
TÉCNICAS
4
Produção
Nessa unidade nós iremos explicar para você franqueado da ByeByePaper um
pouco mais de como deve funcionar o processo operacional da sua franquia,
bem como todas as etapas de sua rotina de produção de digitalização de
documentos.
Trabalhamos com pontos fundamentais para execução de um trabalho, o ideal
é que no momento do orçamento, seja planejado, distribuído, controlado e sua
ação para que tudo isso aconteça.
A produção de um funcionário pode variar devido à dificuldade do documento
apresentado, sendo: organização, excesso de clips e dobras, rasuras e até
mesmo a própria agilidade de seu operador.
DICAS:

Treine bem seu funcionário;

Estratégia de produção: as diversas formas de organizar a produção para
atender a demanda e ser competitivo;

Criação e melhora de produtos e serviços;

Ergonomia;

Estudo de tempos e movimentos;

Planejamento e controle de projetos;

EPI;

Planejamento da produção: planejamento de capacidade, agregado, plano
mestre de produção e sequenciamento;

Não deixar a produção ociosa;

Quanto mais tempo demorar para a conclusão do serviços, maior será sua
despesa;

Motive seus funcionários a produzirem rápido e controle a produção com
planilha, isso irá garantir a organização, sanar os erros com maior
eficiência, sabendo quem produziu.
5
Projeto de Digitalização
Antes do início do projeto, pressupõe-se que o tratamento arquivístico dos
documentos e a avaliação e seleção dos conjuntos documentais a serem
digitalizados, já tenham sido desenvolvidos, e que o acervo arquivístico
selecionado tenha sido previamente higienizado, identificado e organizado
(arranjo, descrição e indexação).
A fim de se gerar um representante digital fiel ao documento original, deve-se
identificar o menor caractere (linha, traço, ponto, mancha de impressão) a ser
digitalizado para a determinação da resolução óptica que garantirá sua
legibilidade na versão digital. Para a definição do tipo de equipamento de
captura digital a ser utilizado, deve-se observar os tipos documentais existentes
no acervo e sua quantificação, além das características físico-químicas de cada
tipo de documento, para reduzir os riscos à integridade física do original.
O processo de digitalização deverá ser realizado, preferencialmente, nas
instalações das instituições detentoras do acervo documental, evitando seu
transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados por
questões ambientais, roubo ou extravio.
Recomenda-se a digitalização de conjuntos documentais integrais, como
fundos/coleções ou séries. No entanto, é possível digitalizar itens documentais
isolados, devido frequência de uso, estado de conservação, ou alto valor
intrínseco com necessidade de incremento de sua segurança, sem, entretanto
descontextualizá-los do conjunto a que pertencem.
Tipos de Equipamentos para Captura
Trabalhamos com pontos fundamentais para execução de um trabalho, o ideal
é que no momento do orçamento, seja planejado, distribuído, controlado e sua
ação para que tudo isso aconteça. O tipo de equipamento pode variar de
acordo o perfil do cliente, tipo e tamanho do documento, prazo e qualidade.
6
Escâneres de Produção e Alimentação Automática
Seja qual for o tamanho da sua empresa ou departamento, o desempenho o
Scanner automático, proporciona um avanço na digitalização de documentos.
Ele reduz o tempo de captura das informações que precisam ser
compartilhadas para análise, referência, aprovação e motivos legais e de
conformidade. Isso ajuda a aumentar a satisfação dos clientes internos e
externos, além de economizar tempo e dinheiro da sua empresa.
Escâneres de mesa (flat bed)
Considerando a dimensão do item documental que não poderá exceder a área
de escaneamento, são indicados para os documentos planos em folha simples
e necessariamente não precisa estar em bom estado de conservação.
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Escâneres planetários
São usados para a digitalização de documentos planos em folha simples, de
documentos encadernados que necessitem de compensação de lombada, de
forma a garantir a integridade física dos mesmos, bem como para os
documentos fisicamente frágeis, já que não ocorre nenhuma forma de tração
ou pressão mecânica sobre os documentos.
Câmeras digitais
O uso de câmeras digitais implica no uso de mesas de reprodução, para a
garantia do paralelismo necessário a uma boa qualidade da imagem digital
gerada, além de sistemas de iluminação artificial compatíveis, necessariamente
com baixa intensidade de calor e o mínimo de tempo de exposição necessário
para não comprometer o estado de conservação dos documentos arquivísticos
originais.
Equipamentos para digitalização de microformas
Equipamento conversor do processo analógico (microfilmagem) para processo
Digital. Recomenda-se utilizar os escâneres específicos para a captura digital
de diferentes microformas. A qualidade das imagens obtidas poderá variar em
função do estado de conservação dos filmes.
Formatos dos Arquivos
PDF
Cada vez mais se têm usado arquivos dos mais diversos tipos "convertidos"
para o formato PDF (Portable Document Format). Graças à internet, tornou-se
possível e necessário realizar a distribuição e a troca de documentos
eletrônicos entre indivíduos e empresas e, nesse ponto, a tecnologia PDF é a
mais predominante. Este artigo mostrará um pouco da história deste formato, o
porquê de ter se tornado tão popular e como é possível converter arquivos de
vários tipos para o formato PDF.
A tecnologia PDF se tornou um padrão para a distribuição de documentos,
principalmente por permitir a integridade dos arquivos e uma compactação
eficiente. Outro ponto de grande influência é o fato de que as pessoas
trabalham com os mais diferentes tipos de programas. A variedade é tão
grande que é impossível uma pessoa ter todos os softwares instalados em seu
computador.
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TIFF
Os formatos mais utilizados para os representantes digitais matrizes é o
formato TIFF (Tagged Image File Format), que apresenta elevada definição de
cores sendo amplamente conhecido e utilizado para o intercâmbio de
representantes digitais entre as diversas plataformas de tecnologia da
informação existentes.
Profundidade de Cores
Profundidade de cores ou qualidade da cor (1 bit, 8 bits, 16 bits, 24 bits...)
Basicamente, existem três opções: colorido, escala de cinza e preto-e-branco,
sendo que uma imagem:
• Preto-e-branco ocupa 1 bit para cada pixel;
• 256 cores ou escala de cinza ocupa 8 bits para cada pixel;
• 65.536 cores ocupam 16 bits para cada pixel e
• 16,8 milhões de cores ou True Color ocupa 24 bits para cada pixel.
Quanto maior a profundidade de cores (bits) maior a quantidade de
informações capturada pelo scanner, e, portanto, maior a similaridade entre a
cópia e o original, no entanto, o arquivo gerado também será maior.
Bitonal (P&B)
Captura de imagem onde não há gradação entre o claro e o escuro.
Recomenda-se o seu uso somente para textos impressos e/ou datilografados
monocromáticos e muito homogêneos, sem presença de manchas ou
escurecimento do suporte original.
Tons de Cinza / Escala de cinza (Grayscale)
Recomenda-se o uso de escala de cinza para evitar que pequenas manchas
interfiram na leitura final do representante digital. Destacam informações
importantes. Por exemplo: não mistura marca d’ água (plano de fundo) com o
conteúdo textual.
Color / RGB (Red-Green-Blue)
Padrão de cores. RGB é a abreviatura do sistema de cores aditivas formado
por Vermelho (Red), Verde (Green) e Azul (Blue). Este sistema é constituído
por projeções de luz como monitores de vídeo e projetores (data displays), em
contraposição ao sistema subtrativo, formado por impressões (CMYK). O
padrão RGB é padrão para apresentação de cores na internet e seu uso é
recomendado para documentos originalmente coloridos ou com informações
relevantes em cor e fotografias de modo geral.
9
Resolução
O scanner "quebra" a imagem e armazena suas formas e cores em pequenos
pontos chamados pixels. O valor da resolução define a quantidade de pontos
por polegada (dpi) a serem capturados. Assim, ao dizer que uma imagem tem
300 dpi, queremos dizer que em cada polegada da imagem há 300 pontos.
Quanto maior este número, mais definida (e maior) será a imagem resultante
no computador.
Em caso de fotos, ou documentos com letras de tamanho comum
(procurações, etc.) uma resolução de 150 dpi deve ser suficiente; e em casos
de documentos cujas letras sejam pequenas, é aconselhável uma definição
maior, algo em torno de 200 dpi.
Designação das Responsabilidades
Encontramos diversas denominações dos Setores e áreas responsáveis ou os
detentores da documentação, seguem alguns deles:
ARQUIVO PERMANENTE
ARQUIVO;
CEDOC;
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E MEMÓRIA;
CENTRO DE MEMÓRIA;
CENTRO DOCUMENTAL;
MEMÓRIA EMPRESARIAL;
MEMÓRIA;
SETOR DOCUMENTAÇÃO;
A designação de responsabilidades é um dos fatores que garantem o êxito da
gestão arquivística de documentos. Nesse sentido, as autoridades
responsáveis terão o dever de assegurar o cumprimento das normas e dos
procedimentos previstos no programa de gestão.
As responsabilidades devem ser distribuídas a todos os funcionários de acordo
com a função e a hierarquia de cada um e devem envolver as seguintes
categorias:
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Direção superior – é a autoridade máxima responsável pela real viabilidade da
política de gestão arquivística de documentos. Caberá a ela apoiar
integralmente a implantação dessa política, alocando recursos humanos,
materiais e financeiros e promovendo o envolvimento de todos no programa de
gestão arquivística de documentos.
Profissionais de arquivo – são os responsáveis pelo planejamento e a
implantação do programa de gestão arquivística, bem como pela avaliação e
pelo controle dos trabalhos executados no âmbito do programa. Além disso, os
profissionais de arquivo são responsáveis também pela disseminação das
técnicas e cultura arquivísticas.
Gerentes de unidades ou grupos de trabalho – são os responsáveis por
garantir que os membros das suas equipes produzam e mantenham
documentos como parte de suas tarefas, de acordo com o programa de gestão
arquivística de documentos.
Usuários finais – são os responsáveis, em todos os níveis, pela produção e
uso dos documentos arquivísticos em suas atividades rotineiras, conforme
estabelecido pelo programa de gestão.
Gestores dos sistemas de informação e de tecnologia da informação –
são as equipes responsáveis pelo projeto, pelo desenvolvimento e pela
manutenção de sistemas de informação nos quais os documentos arquivísticos
digitais são gerados e usados e responsável pela operacionalização dos
sistemas de computação e de comunicação.
Execução dos Trabalhos
Em comum acordo, as duas partes (cliente e byebyepaper), deverão estar
estabelecidas as responsabilidades.
Responsabilidades do Cliente
 Apresentar previamente o acervo identificado;
 Apresentar o acervo documental higienizado, planificado, reparado e
acondicionado;
 Estabelecer previamente os formatos digitais a serem gerados e
entregues;
 Avaliar a qualidade da organização a ser contratada e dos serviços e
produtos que oferece por meio de atestados de capacidade, qualidade e
de comprovação de serviços prestados anteriormente em atividade
congênere e outros tipos de avaliações técnicas;
 Supervisionar o serviço contratado durante o período de execução;
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 Evitar a movimentação do acervo original para o local de captura digital,
sempre que possível;
 Avaliar o serviço e produtos contratados no momento de entrega.
Responsabilidades ByeByePaper
 Manusear o acervo conforme as recomendações deste documento e as
da organização contratante;
 Oferecer as condições físicas e técnicas para o manuseio e segurança
do acervo original;
 Com relação à intervenção física no documento original, esta só poderá
ser realizada por pessoal qualificado e com acompanhamento
permanente da Contratante ou por pessoa ou organização qualificada e
autorizada por ela;
 Utilizar equipamentos que não ofereçam risco evidente ou potencial ao
acervo;
 Fazer o controle de qualidade da imagem digital e dos metadados
técnicos;
Prazo de Execução
O prazo sempre é algo fundamental em todos os serviços e em qualquer
projeto.
A matemática nestes casos sempre se faz presente, tanto no momento em que
formaliza uma proposta de serviços, como a forma que vai produzir e controlar
todo esse trabalho.
Case:
Estimando em média (que podem variar de acordo o tipo de documento e
quantidade de indexações) simulamos uma produção do cliente ABCD,
digitalizando 100.000 imagens dentre o período de 1 mês, calculamos os
pontos principais que são:
1º) PRAZO PARA EXECUTAR O TRABALHO E DIAS ÚTEIS
2º) VOLUME
3º) QUANTOS MAQUINÁRIOS / VELOCIDADE
4º) QUANTOS RECURSOS (MÃO DE OBRA)
12
CLIENTE
VOLUME
PRAZO (DIAS ÚTEIS)
CAIXAS BOX
ABCD
100.000
22
83
PRODUÇÃO DIÁRIA
Caixa
Produz
Tipo
Qtde
Funcionário
Preparador
Operador de Scanner
Indexador/Qualidade
7
12
12
caixa box
caixa box
caixa box
PRODUÇÃO TOTAL
Funcionário
Preparador
Operador de Scanner
Indexador/Qualidade
TOTAL DIAS
TOTAL DIAS ÚTEIS (-)
Dias pendentes, devendo cumprir hora extra ou
trabalho aos sábados
1200
1200
1200
Período
Total
8hs
8hs
8hs
8.400
14.400
14.400
Dias de Produção
12
7
7
26
22
4
Manutenção
Os equipamentos novos locados ao franqueado, com garantia em média de 5
(cinco) anos para defeitos de peças, não estando inclusos peças de consumo,
guias e defeitos motivados por negligencia operacional. A cobertura aos
chamados de manutenção corretiva terá cobertura em todo território nacional,
manutenções essa que serão efetuadas por um representante de sua marca
comprada.
Manutenção Preventiva
Deverá ser efetuada diariamente, consiste em limpar o scanner através de um
compressor ou soprador de ar, além da limpeza dos roletes e guias.
A limpeza de guias ocorrerá diversas vezes no decorrer do dia devido à
utilização, pois acumulam sujeiras na guia, facilmente identificadas nas
imagens escaneadas, que conterão riscos na vertical.
13
Manutenção Corretiva
Em casos de quebra ou defeito do equipamento que seja necessário a
presença do técnico, deverá ser aberto um chamado com a descrição completa
do problema, lembrando que, existem peça de consumo (roletes e guias) e
outras que apresentam problemas por desgaste devido sua vida útil ou por
operação irregular. Deverá respeitar o limite diário para utilização do
equipamento, conforme especificação. Chamados por problemas no Driver
poderão ser atendidos remotamente.
Suporte Equipamento
A empresa na qual fez a aquisição do equipamento deverá ser acionada em
casos de problemas de funcionamento do scanner. Quando abrir o chamado
com seu representante deverá:

Através do e-mail, formalizar a descrição completa do problema;

Estabelecer contato telefônico ou até mesmo o próprio técnico, a fim de
resolver o problema;

Se através do contato telefônico não for resolvido, um técnico será
acionado e encaminhado no local para atendimento.
Suporte Operacional e Sistema
A ByeByePaper oferece treinamento e suporte nas dificuldades durante o
manuseio dos documentos, caso tenha dificuldades, encaminhe sua dúvida
para através do e-mail [email protected] ou estabelecer contato
telefônico para 4003-9818
14
OPERACIONAL
15
Ciclo Operacional
Infra-Estrutura Operacional;
Recepção dos documentos;
Organização;
Preparação;
Utilização da Ferramenta para Captura;
Captura/escaneando os documentos;
Tratamento de imagens;
Indexação das imagens;
Controle de Qualidade;
Importação e manuseio GED.
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Infra Estrutura para Movimentação
São dois momentos em que se organizar, sendo:
1) Se organizar antecipadamente, preparando o ambiente para recepcionar
certa quantidade de documentos, deixando o ambiente livre e limpo;
2) Após recebimento, sinalizar o ambiente seguindo critérios de separação
por cliente e tipo de documento.
Prateleiras
De acordo seu volume de documentos, a utilização de prateleiras se faz
necessária, bem como, a sinalização da mesma, cria organização e dinâmica.
Caixa Arquivo Morto
Pode criar etiquetas de identificação nas caixas. As ―caixas Box‖ comportam
em média 1.200 documentos, variando de acordo quantidade de versos.
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Caixa 20 Kg
Modelos maiores de caixas é uma variável, uma dica é se basear em quantas
caixas arquivo morto pode caber dentro da mesma. Caixa de 20 Kg medindo
44 x 35 x 25 esses tipos de caixas comportam em torno de 3.600 documentos
(3 caixas Box).
Transporte
O formato de recepção varia de acordo o estabelecido com o Cliente,
Franqueado deverá calcular e estimar esse deslocamento que geram custos e
prazo para finalizar a produção, bem como sua disponibilização.
Utilizar veículo fechado ou moto baú, para que não tenha contato externo,
diminuindo risco de perda, danos e roubo.
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Recepção Do Documento
No ato da retirada/recepção de toda e qualquer documentação,
obrigatoriamente devemos efetuar a CONFERÊNCIA daquilo que estará sob
nossa custódia. O arquivo físico deverá ter uma prévia conferencia, ex:
quantidade de caixas, quantidade de processos, períodos, entre outros, a
conferência mais detalhada ocorrerá juntamente com a preparação do mesmo.
O cliente deverá PROTOCOLAR toda e qualquer documentação enviada, seja
arquivo físico ou digital, pois esta é a garantia e segurança de seu futuro
retorno. Este protocolo deverá conter 2 (duas) vias sendo uma nossa e outra
do cliente, ambas devidamente assinadas e datadas, em casos de recepção
através de e-mail, o mesmo consta notificado.
Após conferência dos documentos, em casos de divergência no protocolo, ou
seja, o cliente sinalizou ter enviado determinada documentação, mas não o fez
ou enviou e não documentou, o mesmo deverá ser contatado e informado,
neste ato será decidido se entrará nesta ou na próxima remessa, por motivo
sequencial.
Devemos nos cuidar quanto à retirada da documentação, pois nem sempre, a
documentação do cliente estará em condições de transporte, portanto, um
grupo de documentos deverá estar amarrados com barbante ou arquivados em
caixas, isso facilitará no transporte e garante a integridade do documento.
No ato da retirada da documentação, aconselha-se a utilização de um veiculo
fechado e seguro, para que a documentação não sofra qualquer tipo de dano.
Aconselha-se não armazenar os documentos no chão, pois em eventuais
acidentes correm risco de ter contato com água, entre outros.
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Organização de Documento
Procure sempre sinalizar as etapas em que esteja operando Preparando,
Digitalizando, Remontando e as áreas com o nome do cliente, tipo de
documento, quantidade de caixas. Deverá redobrar os cuidados no momento
que tenham mais clientes para digitalização.
A documentação deve estar ORGANIZADA, porque dependo do tipo do
documento, não temos conhecimento como o detentor da documentação para
sua classificação, portanto, o ideal é que venham organizados ou pré
organizados.
Verificar se a documentação encontra-se organizada e se existem folhas
avulsas para ser intercalada, isto vai te poupar tempo e mão de obra.

Efetuar a CONFERÊNCIA daquilo que estará sob nossa custódia;

PROTOCOLAR em duas vias ou através de e-mail;

Em casos de DIVERGÊNCIA no protocolo, o cliente deverá ser
informado de imediato.
20
Preparação de Documento
O cliente deve enviar os documentos organizados, o franqueado deverá efetuar
apenas a preparação simples do material, o ideal seria verificar as condições
gerais do mesmo, vale ressalvar que para a digitalização a ordem independe,
pois a pesquisa por documento é única, mas em casos de pesquisa pelo físico
e guarda temporária é necessário ter o arquivo organizado.
Deverá respeitar o critério estabelecido pelo cliente para cada tipo de
documento. No ato da preparação, pode trabalhar com grupo de separação de
documentos por código de barras.
Antes de iniciar a preparação com extração de clips e grampos, deverá
primeiramente estar definido como será o processo, exemplo:
 O cliente deseja manter a ordem atual;
 Organizar por ordem alfabética, data, numérica, entre outros.
Antes do processo de digitalização é necessária a preparação simples do
documento que consiste em deixar o documento em condições limpas para
manipulação com:

Extração de clipes;

Extração de Grampos;

Desdobrar;

Desamassar;

Rasuras (utilizar fita adesiva);

Elásticos para separação de grupo de documentos facilitam manuseio.
No momento que tiver efetuando a preparação, manter ou criar o conjunto (um
documento de múltiplas páginas), ou seja, separando esses documentos com
clips ou folha sinalizadora, isso para não misturar com os documentos de outro
grupo, exemplo:
Pense que tudo é um ciclo e deverá ter muita atenção em todas as fases, mas
os maiores índices de problemas encontrados são no momento da preparação,
portanto, separe devidamente o grupo de documentos, facilitando assim todos
os processos seguintes.
21
Respeitar o formato do grupo de documentos recebidos, no ato da preparação
onde deixamos o documento limpo, extraindo grampo/clipes/elástico, os grupos
podem se juntar a outros, tornando muitas vezes impossível separá-los ou
adivinhar a qual grupo pertence, bem como no ato da digitalização quanto na
remontagem.
NÃO podemos DESCARTAR papéis/documentos em hipótese alguma, isso
não nos compete e é responsabilidade do detentor da documentação/cliente,
efetuar uma triagem, na qual, deve ser feita pelo cliente antes da retirada dos
documentos, portanto, tudo que recepcionarmos serão digitalizados.
Para separação dos grupos utilize algum tipo de sinalização, sendo eles:
elástico, clipes, folha identificadora.
Deverá respeitar o critério estabelecido pelo cliente para cada tipo de
documento. No ato da preparação, utilizar CÓDIGO DE BARRAS, para o grupo
separador.
Uma das linguagens e tratamentos na digitalização:
IMAGEM = uma página do processo
DOCUMENTO = conjunto páginas pertencentes ao mesmo processo.
Pesquisa do Documento Físico
Muitos documentos tratam-se de arquivo ativo, podendo assim, ser solicitado
pedidos de consulta, observando se o atendimento pode ser feito com a
devolução do físico ou o mesmo pode ser atendido por e-mail, verificar a
necessidade do cliente.
Solicitar e-mail para pesquisa, pois o mesmo será comprovação para futura
cobrança.
Normalmente cobrado à parte;
22
iDocsScan
23
iDocs Scan
Módulo de Digitalização que consiste em Criar lote, Capturar, Indexar, Controle
de Qualidade e Importação ao GED.
No formato de produção, utiliza-se este módulo para o processo de
digitalização, ou seja, no ato da conversão do físico para digital, gerenciando
os lotes contém barra de ferramentas e opções de edição do próprio driver de
seu scanner, permitindo rotacionar, limite e contraste (clareia e escurece o
documento, ganhando informações), entre outros recursos.
Utilizamos também para indexamos, ou seja, criarmos índices de pesquisas do
mesmo, informando através de digitações ou banco de dados existente, como
o cliente irá recuperar toda a documentação escaneada.
Abertura de Lote
A utilização da capa de lote utiliza-se no ato da preparação como um facilitador
no manuseio em todas as etapas, mantém a ordem estabelecida, referência na
localização, inibe uma possível mistura em outras caixas ou outro cliente (caso
esteja trabalhando com mais clientes).
A capa de lote exerce também a rastreabilidade dos documentos, portanto
saberá:

Qual cliente pertence à documentação, tipo, grupo e ordem;

Fácil identificação dos responsáveis que executaram as etapas de
produção (Preparador/Digitalizador/Indexador/Remontador);

Controla a produção de seus operadores, identificando através do
volume, data e assinatura;

Cria um padrão de controle para todos franqueados.
24
Digitalização
Basicamente é um processo de conversão de documentos físicos (papel) para
formato digital (imagem).
Disponibiliza em formato de visualização, com possibilidade de rotacionar,
ampliar, imprimir, transmitir por e-mail e, entre outros métodos digitalmente
existentes.
Vem tomando espaço no Brasil, substituindo definitivamente o método de
guarda física e o analógico (microfilmagem), principalmente depois que foi
sancionada a LEI 12.682 de 09/07/2012. Lembrando que, por mais que o
arquivo esteja digitalmente arquivado, deverá respeitar a tabela de
temporalidade de cada documento, portanto, verificar os documentos que
devem ser arquivados fisicamente e os que podem ser descartados após
transformação do físico para digital.
-Dicas na Captura
No ato da produção ou quando estiver inserindo documentos no scanner,
deverá respeitar alguns procedimentos que serão benéficos para a qualidade,
reduz a despesa e aumenta a produção, seguem algumas dicas:
 Não deixe absolutamente nenhum grampo no documento, pois o mesmo
pode danificar o equipamento, riscar a guia e refletirá na imagem
digitalizada;
 Documentos dobrados terão retrabalho, pois deverão ser corrigidos com
uma nova captura;
 Plásticos contendo informações e necessitem ser escaneados, dependerá
de sua espessura pode obter sucesso, uma dica é colar em folha sulfite
branca ou até mesmo extrair uma cópia/impressão do mesmo;
 Documentos contendo fotos e marca d’água, poderão ter maior resolução
com a utilização do modo escala de cinza, senão utilizar este recurso pode
alterar o brilho/contraste;
25
 Recurso Software Pro - BRILHO: valores de brilho mais altos aumentam o
negrito das linhas de texto;
 Recurso Software Pro - CONTRASTE: valores de contraste mais altos criam
mais detalhes no segundo plano da imagem;
 Recurso Software Pro - iThresholding: a ativação produzirá automaticamente
imagens de alta qualidade para uma grande variedade de documentos (a
utilização deste recurso oculta às opções de brilho e contraste;
 Avalie a qualidade do documento para deixar o contraste configurado para
todo lote, isso facilita a produção e mantém a qualidade;
 Documentos que faltam pedaços/Dilacerados podem ter o fundo preenchido
ou até mesmo cortado, cuidado ao escanear este formato de documento,
observe como o scanner interpretou;
 Observe sempre a configuração do corte do documento na ferramenta;
 Qualidade é fundamental, refaça seu trabalho toda vez que apresentar
problema operacional, o operador de scanner é o responsável pela
qualidade de imagem e correta ordem (sem ocultar documento ou duplicálos), problemas podem ser identificados também no ato da indexação, faça
dela o seu CONTROLE DE QUALIDADE;
 Como todo equipamento, o scanner tem peças de consumo, observe a vida
útil do mesmo, caso ultrapasse este período, podem ocorrer problemas
como
ALIMENTAÇÃO
MULTIPLA,
sem
o
scanner
detectar
automaticamente, ocorrendo assim, um problema gravíssimo de omissão de
documentos;
 Observar no momento da digitalização ou controle problemas ocasionados
pela preparação como falta de sinalização (barras), pode deixar processos
diferentes no mesmo documento
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Indexação
Basicamente é a estruturação de campos/índices para localização de
documentos.
A indexação é feita através do iDocs Scan, é a estruturação de campos/índices
para localização de documentos, a forma que é organizada permite a
visualização dos documentos digitalizados de forma instantânea no momento
de sua pesquisa.
A nomeação dos documentos arquivados em pastas, a definição dos campos
obedece ao critério de pesquisa do cliente, em formato padrão é sugestivo e de
fácil localização por tipo de documento, possibilita a localização por busca
digitando a palavra chave, finalizando assim, a recuperação da imagem
digitalizada.
Controle de Qualidade
Uma idéia interessante é digitar os dados mais de uma vez, para fazer
comparativo e apontando a divergência de dados, isso pode ser no sistema
DUPLA DIGITAÇÃO;
O Controle da Qualidade deve ocorrer em todas as etapas, tornando assim, um
padrão de operação, rotina, preenchendo e criando controles internos, pense o
quanto pode ser grave a perda de um documento, portanto, procure não deixar
que terceiros tenham acesso as informações, muitas vezes tratam-se de
documentos sigilosos, a criação de uma rotina de trabalho, garantindo a
qualidade, mantendo sigilo, são peças fundamentais para o sucesso.
Importação
Após todo processo de digitalização, indexação e controle de qualidade, as
imagens deverão ser importadas do próprio Capture Software Pro, através de
um comando
27
GED e CLOUD
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Ged
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma tecnologia que provê um
meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar
informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos
usuários acessar os documentos de uma forma ágil e segura,
preferencialmente via navegador WEB de qualquer local e através de qualquer
dispositivo de acesso.
Benefícios da Digitalização e do Ged

Redução de até 80% nos custos com impressões e fotocópias;

Economia de tempo em mais de 70% na busca dos documentos;

Redução significativa dos arquivos em papel com ganhos em espaços
físicos;

Inibe o risco de extravio, falsificação e deterioração dos documentos ou
fotos;

Armazenar arquivos recebidos ou criados, de qualquer extensão;

Automatização dos processos com possibilidade de gerar documento em
formato formulário não havendo necessidade de impressão ou
armazenagem física;

Disponibilização das informações pela WEB através de qualquer
dispositivo.
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Acesso ao GED
Utilize o navegador Internet Explorer
Através do link: http://ged.byebyepaper.com.br/
Arquivo Digital / Nuvem
Basicamente é o espaço locado pelo usuário para armazenar seu acervo
digital. Armazenamento digital nada mais é do que utilização de seus arquivos
online em tempo real de maneira compartilhada, através software iDocs, você
pode acessar os seus documentos em fotos de qualquer aparelho com acesso
a internet.
Com a locação de espaço WEB, o cliente não necessita investir em
manutenção de servidor e espaço HD.
O conceito de computação em nuvem (em inglês, cloud computing) referese à utilização damemória e das capacidades de armazenamento e cálculo
de computadores e servidores compartilhados e interligados por meio
da Internet, seguindo o princípio da computação em grade.
O armazenamento de dados é feito em serviços que poderão ser acessados de
qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, não havendo necessidade de
instalação de programas ou de armazenar dados. O acesso a programas,
serviços e arquivos é remoto, através da Internet - daí a alusão à nuvem.2 O
uso desse modelo (ambiente) é mais viável do que o uso de unidades físicas. 3
Num sistema operacional disponível na Internet, a partir de qualquer
computador e em qualquer lugar, pode-se ter acesso a informações, arquivos e
programas num sistema único, independente de plataforma. O requisito mínimo
é um computador compatível com os recursos disponíveis na Internet.
OPC torna-se apenas um chip ligado à Internet — a "grande nuvem" de
computadores — sendo necessários somente os dispositivos de entrada
(teclado, mouse) e saída (monitor).
30
GESTÃO
ARQUIVISTICA
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Planejamento e Implantação
O planejamento deve estar de acordo com a missão institucional e a legislação
vigente, envolve o levantamento e a análise da realidade institucional,
estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo órgão
ou entidade, o desenho do sistema de gestão arquivística de documentos e a
elaboração de instrumentos e manuais.
No planejamento do programa de gestão, algumas tarefas fundamentais devem
ser cumpridas:
 Levantamento da estrutura organizacional e das atividades
desempenhadas;
 Levantamento da produção documental, diferenciando os documentos
arquivísticos dos não arquivísticos;
 Levantamento, caso existam, dos sistemas utilizados internamente para
 tratamento de documentos e informações;
 Definição, a partir do levantamento da produção documental, dos tipos
de documentos que devem ser mantidos e produzidos, e que
informações devem conter;
 Definição e/ou aperfeiçoamento da forma desses documentos;
 Análise e revisão do fluxo dos documentos;
 Elaboração e/ou revisão do plano de classificação e da tabela de
temporalidade e destinação;
 Definição dos metadados a serem criados no momento da produção do
documento e ao longo do seu ciclo de vida;
 Definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimentos de protocolo e de
arquivamento dos documentos;
 Definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimentos para acesso, uso e
transmissão dos documentos;
 Definição do ambiente tecnológico que compreende os sistemas
(hardware e software), os formatos, os padrões e os protocolos que
darão sustentação aos procedimentos de gestão e preservação de
documentos, integrando, quando possível, os sistemas legados;
 Definição da infra-estrutura para armazenamento dos documentos
convencionais, a qual compreende área física, mobiliários e acessórios;
 Definição das equipes de trabalho de arquivo e de tecnologia de
informação;
 Definição de programas de capacitação de pessoal;
 Elaboração e/ou revisão de manuais e instruções normativas.
 Definição dos meios de divulgação e de capacitação de pessoal;
 Definição do plano de ação do programa de gestão com seus objetivos,
suas metas e estratégias de implantação, divulgação e
acompanhamento visando melhoria contínua.
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Arquivo de Documentos
Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um
órgão ou entidade, independente do suporte em que se apresentam, registram
suas políticas, funções, procedimentos e decisões. Nesse sentido, constituemse em documentos arquivísticos, os quais conferem aos órgãos e entidades a
capacidade de:
 Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a
governança e o controle social das informações;
 Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada
de decisão;
 Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros;
 Fornecer evidência em caso de litígios;
 Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos
funcionários e dos usuários ou clientes;
 Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e
inovação, bem como a pesquisa histórica;
 Manter a memória corporativa e coletiva.
Tabela de Temporalidade
É o instrumento/meio com o qual se determina o
prazo de permanência de um documento em um
arquivo e sua destinação após este prazo, pois
existem documentos que devem ser guardados por
mais tempo como os relacionados às áreas
contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito
utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar
que a eliminação de documentos de arquivos deve
obedecer às normas do CONARQ, em destaque os
documentos produzidos por todos os órgãos
integrantes do poder público.
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 Corrente: refere-se aos documentos que estão em curso, isto é, tramitando
ou que foram arquivados, mas que é objeto de consultas freqüentes; eles
são conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade
do órgão produtor;
 Intermediária: refere-se aos documentos que não são mais de uso corrente,
mas que, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam,
no arquivo intermediário, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de
temporalidade e destinação para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo
permanente.
 Permanente: refere-se aos documentos que devem ser definitivamente
preservados devido a seu valor histórico, probatório ou informativo.
Assinatura Digital
Assinatura digital é uma seqüência de bits que usa algoritmos específicos,
chaves criptográficas e certificados digitais para autenticar a identidade do
assinante e confirmar a integridade de um documento. Certificação digital é
uma técnica, baseada em uma infra-estrutura de chaves públicas, de garantia
da validade de assinaturas digitais.
O uso de assinaturas digitais e de certificação digital na administração pública
foi padronizado e normalizado com a criação da Infra-estrutura de Chaves
Pública Brasileira - ICP-Brasil.
Os requisitos só são aplicáveis quando há necessidade de utilizar assinaturas
digitais para assegurar autenticação, imputabilidade e irretratabilidade (ou
irrefutabilidade).
Em criptografia, a assinatura ou firma digital é um método de autenticação de
informação digital tipicamente tratada como à assinatura física em papel.
Note, no entanto, que qualquer pessoa que possuir a chave pública pode emitir
a informação. Como então saber que esta vem, de fato, de determinada
origem? Para isso, ou seja, para o aspecto da autenticidade, é necessário o
uso de um procedimento ligeiramente semelhante: o emissor faz uso de sua
chave privada para cifrar a informação em questão. Com base nisso, o receptor
deverá utilizar a chave pública do emissor para a decifragem. Perceba que,
com isso, o destinatário terá certeza de que a informação que lhe chegou vem
da origem esperada, pois somente esta possui a chave privada que gerou o
conteúdo cifrado.
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Certificado Digital
A certificação digital funciona com base em um documento eletrônico chamado
certificado digital e em um recurso denominado assinatura digital.
Basicamente, trata-se de um documento eletrônico com assinatura digital que
contêm dados como nome do utilizador (que pode ser uma pessoa, uma
empresa, uma instituição, etc.), entidade emissora (você saberá mais sobre
isso adiante), prazo de validade e chave pública. Com o certificado digital, a
parte interessada obtém a certeza de estar se relacionando com a pessoa ou
com a entidade desejada.
Um exemplo de uso de certificados digitais vem dos bancos. Quando uma
pessoa acessa sua conta corrente pela internet, certificados digitais são usados
para garantir ao cliente que ele está realizando operações financeiras com o
seu banco. Se o usuário clicar no ícone correspondente no navegador de
internet, poderá obter mais detalhes do certificado. Se algum problema ocorrer
com o certificado - prazo de validade vencido, por exemplo, o navegador
alertará o usuário.
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Obtendo Certificado Digital
É conveniente que cada nação conte com uma Infra-estrutura de Chaves
Públicas (ICP) ou, em inglês, Public Key Infrastructure (PKI), isto é, um
conjunto de políticas, técnicas e procedimentos para que a certificação digital
tenha amparo legal e forneça benefícios reais à sua população.
O Brasil conta com a ICP-Brasil para essa finalidade.
- Serpro;
- Caixa Econômica Federal;
- Serasa;
- Receita Federal;
- Certisign;
- Imprensa Oficial;
- AC-JUS (Autoridade Certificadora da Justiça);
- ACPR (Autoridade Certificadora da Presidência da República);
- Casa da Moeda do Brasil.
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