• TABELA DE TEMPORALIDADE
• DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
• GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS
RESOLUÇÕES CFC Nº 1248/09 E CFC Nº 1.342/11
APROVA A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
DO SISTEMA CFC/CRCs E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS
1. ADMINISTRAÇÃO
2. ATIVIDADE-FIM
3. CONSULTORIA JURÍDICA
4. ASSESSORIA PARLAMENTAR
5. COMUNICAÇÃO SOCIAL
6. EVENTOS
7. SISTEMA DE QUALIDADE ISO
•
DELIBERAÇÕES, ATAS, RESOLUÇÕES, PORTARIAS
•
DELIBERAÇÕES DAS CÂMARAS
•
DECLARAÇÕES DE BENS E DE RENDA
•
LIVROS CONTÁBEIS
•
-
-
-
PERMANENTE
PELO TEMPO DO PROCESSO
-
10 ANOS
PERMANENTE
PEDIDOS DE REDUÇÃO, ISENÇÃO, PARCELAMENTOS
-
•
CONCURSO PÚBLICO (PROCESSO)
•
CONCURSO PÚBLICO (PROVAS, EXAMES, MATERIAL APOIO -
-
10 ANOS
PERMANENTE
5 ANOS
•
RECURSOS HUMANOS
•
CONVÊNIOS, PROCESSOS DE LICITAÇÃO, CONTRATOS
-
PRAZOS VARIÁVEIS
-
10 ANOS
APÓS VIGÊNCIA
•
PROCESSOS DE FISCALIZAÇÃO E DE ÉTICA
-
5 ANOS DO
TRANSITO JULGADO
•
ASSENTAMENTOS DE REGISTRO E CADASTRO
•
DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL
•
PROCESSOS JUDICIAIS
-
5 ANOS
-
PERMANENTE
5 ANOS
GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS NA FORMA
DIGITAL
O SISTEMA DE GED USA A TECNOLOGIA PARA
CAPTAR, ARMAZENAR, LOCALIZAR E GERENCIAR
INFORMAÇÕES.
CERCA DE 20% DE UM DIA DE TRABALHO EM UMA EMPRESA É
UTILIZADO EM CONSULTA DE INFORMAÇÕES E BUSCA DO MATERIAL
ONDE ESSES DADOS SE ENCONTRAM.
SENDO ASSIM:
20 % / DIA
5 DIAS ÚTEIS
1 DIA ÚTIL
COM UM SISTEMA GED, ESSE PROBLEMA ACABA, JÁ QUE, POSSUINDO
DOCUMENTOS EM FORMATO DIGITAL, A BUSCA AO MATERIAL FÍSICO É
DESNECESSÁRIA, PODENDO SER TAMBÉM ACESSADO POR MAIS DE UM
FUNCIONÁRIO AO MESMO TEMPO SEM LIMITES GEOGRÁFICOS,
PRESERVANDO-SE AINDA, AS QUESTÕES DE SEGURANÇA DE ACESSO DE
CADA USUÁRIO.
Como funciona o
processo de digitalização?
EM ACERVOS TRATADOS:
•
CLASSIFICADOS;
•
AVALIADOS;
•
HIGIENIZADOS;
•
IDENTIFICADOS;
•
ORGANIZADOS.
ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO:
Preparação
RETIRADA DE CLIPES E GRAMPOS.
DESDOBRAR.
ORDENAR.
ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO:
Preparação
Digitalização
TRANSFERÊNCIA DO
DOCUMENTO PARA O MEIO
ELETRÔNICO.
ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO:
Preparação
Digitalização
Indexação
INTRODUÇÃO DOS ÍNDICES QUE
VÃO IDENTIFICAR E ORGANIZAR A
BUSCA DO DOCUMENTO.
NESTA ETAPA TAMBÉM É
REALIZADO O CONTROLE DE
QUALIDADE.
A INDEXAÇÃO PERMITE A
INTEGRAÇÃO COM OUTROS
BANCOS DE DADOS.
PROJETO DE DIGITALIZAÇÃO:
PLANEJAMENTO, COM PREVISÃO DOS RECURSOS PARA:
•
AQUISIÇÃO;
•
ATUALIZAÇÃO;
•
MANUTENÇÃO DE SOFTWARES E HARDWARES;
•
ADOÇÃO DE FORMATOS DE ARQUIVOS DIGITAIS.
•
DOCUMENTOS QUE CUMPRIRAM SEU TEMPO DE GUARDA
•
PODEM SER ELIMINADOS COM ATENDIMENTO DAS
FORMALIDADES
GUARDA PERMANENTE:
•
ELIMINADOS APÓS DIGITALIZAÇÃO E SUBMETIDOS
À CERTIFICAÇÃO DIGITAL.
VALOR HISTÓRICO:
•
PODEM SER DIGITALIZADOS;
•
PAPEL NÃO SERÁ ELIMINADO.
•
CRIAÇÃO DE EQUIPES MULTIDISCIPLINARES (PRESERVAÇÃO
DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS);
•
ORGANIZADA POR PROCESSO DE GED;
•
OBSERVAR POLÍTICA DE SEGURANÇA.
•
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
(DESCARTE E DIGITALIZAÇÃO);
•
DOCUMENTOS QUE CUMPRIREM PRAZOS PODEM SER ELIMINADOS,
SEM DIGITALIZAÇÃO;
•
RELAÇÃO DOS DOCUMENTOS ELIMINADOS;
•
PUBLICAÇÃO DE EDITAL PARA INTERESSADOS REQUEREREM
CÓPIA;
•
CUMPRIDOS OS PRAZOS – DOCUMENTOS SERÃO FRAGMENTADOS;
•
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS PELA COMISSÃO;
•
EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL.
• REDUÇÃO DO TEMPO DAS ATIVIDADES QUE REQUEREM A
ANÁLISE DE DOCUMENTOS.
• REDUÇÃO DE CUSTO COM ARQUIVOS, RECUPERAÇÃO E
DUPLICAÇÃO.
• FACILIDADE, RAPIDEZ, PRECISÃO E CONTROLE DE ACESSO E DE
DISTRIBUIÇÃO.
• SEGURANÇA, GANHO DE ESPAÇO, TEMPO E DINHEIRO.
• BUSCA INDEXADA.
• INTEGRAÇÃO DE DADOS ATIVOS E HISTÓRICOS.
• CONSULTA EM CD, VIA INTRANET E/OU INTERNET.
SEGUE...
• A ECONOMIA VEM COM NÃO-GASTO COM INSTALAÇÕES E
PESSOAL DE BUSCA
• O LUCRO ESTARÁ TAMBÉM NA MELHOR QUALIDADE DE
ATENDIMENTO
DOS PÚBLICOS INTERNO E EXTERNO
• A EFICIÊNCIA, COM CERTEZA DE ESTAR TRABALHANDO COM
INFORMAÇÃO EXATA E NUM MOMENTO QUE O USUÁRIO PRECISA
DA INFORMAÇÃO
• A PAPELADA E A PROCURA DE DOCUMENTOS NÃO MAIS ATRASA
O TRABALHO
ADEUS ÀS PILHAS DE PAPEL