SICLOM
Sistema de Controle Logístico de Medicamentos ARV
Programação Ascendente ARV
Brasília 11 de novembro 2009
Ministério
da Saúde
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Sistema de Controle Logístico de Medicamentos ARV
Compromisso assumido em 14 e 16 abril/2009
c) Implantar a Programação Ascendente para suprimento de
medicamentos ARV a partir de janeiro/2010, com base na
metodologia apresentada a ser aprovada e ratificada na reunião que
acontecerá em outubro de 2009, mediante os resultados obtidos com
o projeto piloto.
Estados Participantes:
Região Norte – PA
Região Nordeste – PB e RN
Região Sudeste – MG
Região Sul – PR e SC
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PROGRAMAÇÃO ASCENDENTE DE ARV
• Objetivo Geral:
• Compartilhar a responsabilidade no suprimento das necessidades de
medicamentos ARV entre as estruturas participantes da cadeia logística de
insumos estratégicos em DST/Aids.
• Objetivos Específicos:
• Que as UDM se envolvam diretamente no processo de suprimento das suas
necessidades de medicamentos ARV;
• Que as Coordenações de DST/Aids e/ou Assistência Farmacêutica dos estados
sejam co-responsáveis pelo suprimento das necessidades das UDM, por meio das
análises e aprovações das solicitações elaboradas pelas UDM;
• Que o PN DST/Aids por meio da sua área de logística de insumos estratégicos
seja co-responsável pelo suprimento das necessidades postas pelas UF, analisando
e aprovando as solicitações de ARV;
• Que o PN DST/Aids tenha dados mais consistentes e em tempo real para o
adequado planejamento das aquisições anuais de ARV.
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Macro Fluxo de Programação Ascendente de Medicamentos Antirretrovirais
FECHA MAPA E
BOLETIM
FAZ PEDIDO DE
REABASTECIMENTO
CONFERE
PEDIDO
UDM
DIGITA MAPA E
BOLETIM
ESTADO / MUNICÍPIO
Sim
FECHA PEDIDO
Não
CONFIRMA
DISTRIBUIÇÃO
ALMOXARIFADO
PEDIDO OK?
ACOMPANHA
PEDIDO
ACOMPANHA A
DISTRIBUIÇÃO E
RECEBIMENTO
PELAS UDM
ELABORA
GRADE DE
DISTRIBUIÇÃO
Considerando o estoque
atual disponível
APROVA PEDIDO
ANALISA
PEDIDOS
FECHADOS
Com alteração ou não da
quantidade solicitada
DISTRIBUI ARV
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SEAME
PROGRAMA NACIONAL
ESTADO/MUNICÍPIO
Macro Fluxo de Programação Ascendente de Medicamentos Antirretrovirais
FECHA MAPA E
BOLETIM
FAZ PEDIDO DE
REABASTECIMENTO
CONFERE
PEDIDO
PEDIDO OK?
Sim
FECHA PEDIDO
Não
CONFIRMA
DISTRIBUIÇÃO
ACOMPANHA
PEDIDO
ACOMPANHA A
DISTRIBUIÇÃO E
RECEBIMENTO
PELOS ESTADOS/
MUN.
ELABORA
GRADE DE
DISTRIBUIÇÃO
Considerando o estoque
atual disponível
APROVA PEDIDO
ANALISA
PEDIDOS
FECHADOS
Com alteração ou não da
quantidade solicitada
DISTRIBUI ARV
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•
Período do Projeto Piloto : setembro e outubro/2009
•
Resultados:
1)
Participação efetiva das UDM e CE no processo, dando feedbacks constantes sobre
problemas e dificuldades encontradas em cada etapa do processo;
Grande número de atendimento no help desk (0800) no primeiro mês dando suporte
aos usuários nas dúvidas e dificuldades encontradas (de entendimento do processo
ou de problemas da ferramenta);
Impossibilidade de realização de 100% das distribuições de uma única só vez em
decorrência de baixos estoques existentes (Nacional e Estadual);
Necessidade de relatórios gerencias para acompanhamento das etapas do processo;
2)
3)
4)
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•
Resultados (Pontos Fortes):
•
Mudança de Paradigma: Pedidos feitos na ótica da necessidade mais
próxima da realidade e não baseada nos estoques existentes ou CMM;
Navegabilidade: Não houve durante a utilização pelos usuários (UDM
e CE) problemas ou dificuldades de entendimento, visto a ferramenta
ter sido concebida aos moldes do Mapa e Boletim;
Lógica da solicitação: Entendimento pelos usuários de todas as regras
envolvidas bem como do resultado apresentado pelo sistema para
decisão do aceite ou não da solicitação do pedido;
Aplicativos da Ferramenta: Há alguns aplicativos que foram criados
para adequar a lógica atual a da programação ascendente para que ela
possa ocorrer até a acomodação do processo por ex: distribuição em
trânsito utilizada na cálculo de necessidades.
•
•
•
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•
Resultados (Pontos Fortes):
5) Aprendizado na metodologia de programação: As UDM envolvidas
entenderam melhor todo o processo de programação e as solicitações
extras por erro de cálculo de necessidades foram quase inexistentes;
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•
Resultados (Pontos Fracos):
1)
Navegabilidade: Há etapas no processo de aprovação e de distribuição
que podem ser agilizados (ex: distribuição simultânia para todos os
medicamentos já aprovados e com estoque suficiente);
Lógica da solicitação: Ainda faltam alguns dados necessários para a
solicitação e aprovação dos pedidos quando há discrepância entre a
sugestão de pedido feita pelo sistema e os dados apresentados dos
últimos 3 meses apresentados na tela resumo (ex: série histórica do
medicamento analisado de fácil consulta s/ sair do aplicativo);
Erros de programação: Existência de alguns erros na programação dos
aplicativos da ferramenta que geram dados inconsistêntes em
decorrência do pouco tempo de utilização do sistema para sua
validação;
2)
3)
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Pontos Positivos Funcionalidade:
 Comunicação fácil entre os atores
 Facilita
o entendimento do raciocínio
utilizado na programação
 Efeito didático em programação
 Facilita
informação
para
setor
de
almoxarifado emitir guia de remessa
(liberação, autorização de fatura)
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Pontos Positivos Usabilidade:


Processo ágil, mas dependente da internet
Fácil entendimento do sistema (boa
usabilidade)
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Problemas encontrados:
•
Sistema informa para a UDM que não foi feita a pactuação,
impossibilitando a UDM de digitar o seu pedido.
•
A tela de aprovação do pedido não está de acordo com a tela
detalhamento, pois não aparece os números nas células.
•
Após iniciar aprovação da UDM, esta unidade entrou no
sistema,impedindo a aprovação do pedido e o status mudou
para “em digitação”.
•
Mapa de Outubro apresentou alguns itens errados (entrada,
saída e estoque final).
•
O pedido foi aprovado, mas não aparece na tela de
detalhamento e na tela principal(distribuição de pedidos). O
sistema pede justificativa para distribuir.
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Problemas encontrados:

Após registrar a entrada o “saldo a receber” fica negativo. No
entanto o estoque do almoxarifado na distribuição de
medicamentos para UDM fica correto.

Os títulos das colunas não estão fixos, dificultando o processo
de aprovação

Após aprovação de um item, ao retornar na tela principal, a
lista inicia novamente no Abacavir, dificultando o processo de
aprovação.

Os títulos das colunas não estão fixos, dificultando o processo
de distribuição
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Problemas encontrados:

Falta de agilidade no processo de distribuição dos
medicamentos que foram aprovados e que se encontram em
quantidade suficiente no estoque do almoxarifado para
atendimento de todos os pedidos.

Lentidão do sistema por sobrecarga com interrupções por
longos períodos

Falta de atenção do responsável pela programação quando o
fator de ajuste do cálculo sugerido não está de acordo com a
realidade

Estornos
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AVALIAÇÃO DO SISTEMA - UDM
Muito
Bom
Bom
Regular
Péssimo
Fechamento Boletim
Fechamento Mapa
Solicitação do Pedido
Acompanhamento da
Aprovação/Distribuição do
Pedido
Recebimento do Medicamento
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AVALIAÇÃO DO SISTEMA - UDM
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AVALIAÇÃO DO SISTEMA - UDM




Pontos Positivos
Pontos Negativos
Problemas Encontrados
Sugestões
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•
Melhorias a serem implementadas:
1)
2)
Distribuição automática dos itens aprovados e com estoques;
Mudança do status de distribuindo para distribuido quando finalizado
todo o processo de distribuição;
Cabeçario fixo para facilitar a digitação das informações;
Recebimento por origem (Almoxarifado Central, Laboratórios
Oficiais);
Visualização da série histórica de cada medicamento para análise
durante o processo de solicitação e aprovação de pedido;
3)
4)
5)
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PROPOSTA DE IMPLANTÄÇÃO
• Por adesão a partir de Marco/2010: Finalização dos acertos e implementações
pendentes levantados no piloto;
• No máximo 3 estados por mês: Limite de pessoas para treinamento;
• Critério de seleção: percentual de uso do SICLOM Operacional;
• Tentativa de treinamentos conjuntos para estados menores;
• Treinamento presencial;
•
•
•
•
Observações:
Pactuação de cobertura de 4 meses para todos os estados
Reavaliação da rede de distribuição
Novas udms: sem serie histórica, pedido será de responsabilidade do responsável
pela farmácia.
Ministério
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