Secretaria de
Vigilância em Saúde
INVENTÁRIO NACIONAL
III INVENTÁRIO NACIONAL DOS
MEDICAMENTOS ARV E TALIDOMIDA E II
INVENTÁRIO NACIONAL DOS INSUMOS DE
PREVENÇÃO
Brasília, 14 a 16 de abril de 2009
Ministério
da Saúde
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Vigilância em Saúde
INVENTÁRIO NACIONAL
Marco Legal:
 Portaria 344 de 12/05/1998
- Art. 68 O Balanço de Substâncias Psicoativas e Outras Substâncias Sujeitas a Controle Especial - BSPO (ANEXO
XX), será preenchido com a movimentação do estoque das substâncias constantes das listas "A1" e "A2"
(entorpecentes), "A3","B1" e "B2" (psicotrópicas), "C1"(outras substâncias sujeitas a controle especial), "C2"
(retinóicas), "C3" (imunossupressoras), "C4" (anti-retrovirais), "C5" (anabolizantes) e "D1" (precursoras), deste
Regulamento Técnico e de suas atualizações, em 3 (três) vias, e remetido à Autoridade Sanitária pelo
farmacêutico/químico responsável trimestralmente até o dia 15 (quinze) dos meses de abril, julho, outubro e janeiro.
Proposta:
 Realização do Inventário Físico dos medicamentos ARV e Talidomida e dos
Insumos de Prevenção pelos responsáveis pela UDM, Maternidades, Unidades de
Referência em Exposição (URE) e almoxarifados Estaduais/Municipais/ Regionais;
 Data: 31/08/2009 (segunda feira);
Envio dos Mapas Consolidados do Inventário até o dia 15/09/2009.
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INVENTÁRIO NACIONAL
Objetivo Geral:
 Fazer um diagnóstico atual de situação dos quantitativos e validades dos
medicamentos ARV e Talidomida e dos insumos de prevenção por UF e
realinhamento da série histórica local e do PN.
Objetivos Específicos:
 Fazer uma atualização do diagnóstico atual de situação de cada UDM, dos
quantitativos e validades dos medicamentos ARV e Talidomida de cada UF;
 Fazer um diagnóstico de situação dos quantitativos e validades dos insumos de
prevenção de cada UF;
 Possibilitar aos Gestores locais o realinhamento dos estoques existentes nas
UDM;
 Possibilitar ao PN o remanejamento dos quantitativos de medicamentos ARV e
Talidomida, com validades inferiores a 6 meses e que não serão consumidos;
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CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV
LOGISTICA DE MEDICAMENTOS - ARV:
A logística de medicamentos ARV é composta por:
 Logística Nacional:






PN DST/Aids
CGAFE/DAF
COMEC/CGRL
SEAME (Almoxarifado Central)
Transportadora do MS (Vouetur)
Laboratórios Oficiais




Logística Local:
CE DST/Aids e Assistência Farmacêutica estadual;
Almoxarifados estadual e/ou regionais;
Transportadora local.
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CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV
Outras instâncias do Ministério da Saúde: DAF – COMEC – COPEF - CGRL – CONJUR - SPO
Secretaria de Vigilância em
Saúde - SVS
Programa Nacional de DST
e Aids
Coordenação Estadual de
DST e Aids
Coordenação Municipal de
DST e Aids
Coordenação-Geral de Assistência
Farmacêutica de Medicamentos
Estratégicos - CGAFE/DAF/SCTIE/MS
Fluxo para aquisição de
medicamentos/aids
Fluxo dos
medicamentos/aids
Fluxo de informações
sobre uso dos
medicamentos/aids
Laboratórios: Públicos e
Privados
Almoxarifado Central do
Ministério da Saúde
Almoxarifado Central do
Estado
Almoxarifado Central do
Município
Unidade Dispensadora de
Medicamentos - UDM
PACIENTE EM TERAPIA ANTIRRETROVIRAL - TARV
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CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV
Sistemas de Informação
SICLOM: Sistema de Controle Logístico de Medicamentos.
• MÓDULO GERENCIAL – Basicamente Controle Logístico
• Mapa (UDM/Almoxarifado) – Movimentação de estoque de medicamentos
• Boletim (UDM) – Consumo de cada medicamento e número de pacientes
• Rede de Distribuição – (pontos por onde o medicamento perpassa até ser
entregue ao paciente. Ex: Almoxarifados centrais estaduais, Diretorias
Regionais, secretarias de saúde, UDM, etc...)
= UDM – Unidade de Dispensação de Medicamentos ARV
• MÓDULO OPERACIONAL – Qualificação da Assistência Farmacêutica
• Cadastramento de Usuários (Banco de Dados Nacional Integrado)
• Dispensação (em tempo real)
• Controle de Estoque (Entradas e Saídas de Medicamentos e controle dos
prazos de validade)
• Recomendações do Consenso inseridas no sistema conferindo qualidade
na dispensação de ARV
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CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV
Introdução
O quantitativo da movimentação de estoque (entradas, distribuições, dispensações,
perdas e ajustes) das UDM e almoxarifados Estaduais/Municipais/Regionais, devem
ser informados às Coordenações de DST/Aids por meio do instrumento formal
denominado Mapa de Movimento Mensal de Medicamentos/Aids e, após a
consolidação dos dados de todas as suas UDM e almoxarifados, deverá ser
enviados ao Programa Nacional de DST/Aids até o dia 15 do mês subseqüente ao
mês informado.
As informações referente ao consumo mensal de cada medicamento ARV e
Talidomida, ao quantitativo de pacientes atendidos naquele mês, incluindo os novos,
devem ser informados às Coordenações de DST/Aids por meio do instrumento
formal denominado Boletim Mensal para Avaliação e Uso de Medicamentos/Aids, e
devem ser as mais precisas possíveis, e também deverão ser enviados ao
Programa Nacional de DST/Aids até o dia 15 do mês subseqüente ao mês
informado.
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CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV
Introdução (continuação)
É a partir dessas informações, que todos nós poderemos fazer uma adequada
programação e distribuição de medicamentos ARV e Talidomida.
“Nem o mais sofisticado software de gestão logístico será eficaz se a fonte
primária de informação não for consistente e não refletir a realidade”.
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CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV
MAPA:
-
-
-
-
O fechamento de TODOS os Mapas das UDM e Almoxarifados sob sua responsabilidade,
devem ser feitos no SICLOM GERENCIAL
O fechamento do Mapa Consolidado do Estado, também será feito no SICLOM
GERENCIAL
As equipes estaduais de logística devem monitorar, criticar, analisar e validar os dados
preenchidos nos Mapas pelas UDM e Almoxarifado.
= Relatório Gerenciais
= Controles internos
Após análise crítica as CE-DST/AIDS devem “fechar” os Relatórios até o dia 15.
Esse fluxo de trabalho contribuirá também para a melhoria do planejamento e
programação dos ressuprimentos por parte do Ministério da Saúde, em quantidades mais
adequadas e com mais regularidade.
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CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV
SICLOM OPERACIONAL
INSTRUMENTOS DE TRABALHO PARA VALIDAÇÃO:
 Mapa de movimento mensal de medicamentos/Aids nas UDM - São lançadas
informações de recebimento de medicamentos provenientes dos Almoxarifados
Estaduais com lotes e validades e toda movimentação ocorrida durante o período.
 Movimentação Geral de estoque de determinado medicamento em um período de
tempo definido.
 Movimento de Estoque de todos os medicamentos em um período de tempo
definido.
 Planilha de inventário inicial (auxilia no processo de organização do estoque)
 Posição atualizada do estoque (permite visualizar condições de medicamentos
vencidos, a vencer, bloqueados, etc.)
 Relação dos itens de estoque (informa o quantitativo dos medicamentos existentes
no momento da solicitação)
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CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV
SICLOM OPERACIONAL
INSTRUMENTOS DE TRABALHO PARA VALIDAÇÃO:
 Controle de Pacientes em TARV
• Histórico de dispensação por paciente (banco nominal)
 Consumo Mensal de Medicamento
 Movimentação diária de dispensas (escolhe-se o período desejado para
visualização)
 Movimento diário de medicamentos (escolhe-se o medicamento desejado,
a posse (paciente ou farmácia) e o período desejado).
 Nº. de Pacientes cadastrados
 Nº. de pacientes que foram a óbito
 Quantidade de pacientes em abandono – controle de adesão (pacientes
em atraso de dispensa)
 Nº. de Pacientes novos e transferidos de UDM
 Nº. de Pacientes com ação cautelar
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CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV
SICLOM OPERACIONAL
INSTRUMENTOS DE TRABALHO PARA VALIDAÇÃO:
 Relatórios de distribuição por remanejamento entre UDM (informações de entradas
e saídas de UDM para UDM)
 Relatórios de devolução ao nível Estadual de medicamentos/Aids.
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CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV
SICLOM GERENCIAL
INSTRUMENTOS DE TRABALHO PARA VALIDAÇÃO:
• Mapa das UDM (mensal)
São lançadas informações de recebimento de medicamentos provenientes dos
Almoxarifados Estaduais e remanejamentos de outras UDM com lotes e validades.
• Mapa dos Almoxarifados Estaduais (mensal)
São lançadas informações de recebimento de medicamentos provenientes do
Ministério da Saúde nos Almoxarifados Estaduais e remanejamentos de outros
almoxarifados com lotes e validades.
• Mapa Consolidado dos Estados (mensal)
 São lançadas informações de recebimento de medicamentos (movimentação de
estoques) referentes às informações dos Almoxarifados e UDM do Estado.
•Relatórios Medicamento por Localidade (UDM/Almoxarifado)
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CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV
BOLETIM:
-
-
-
-
O fechamento de TODOS os Boletins das UDM sob sua responsabilidade, devem ser
feitos no SICLOM GERENCIAL
O fechamento do Boletim Consolidado do Estado, também será feito no SICLOM
GERENCIAL
As equipes estaduais de logística devem monitorar, criticar, analisar e validar os dados
preenchidos no Boletim pelas UDM.
= Relatórios Gerenciais
= Controles internos
Após análise crítica as CE-DST/AIDS devem “fechar” os Relatórios até o dia 15.
Esse fluxo de trabalho contribuirá também para a melhoria do planejamento e
programação dos ressuprimentos por parte do Ministério da Saúde, em quantidades mais
adequadas e com mais regularidade.
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CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV
SICLOM OPERACIONAL
INSTRUMENTOS DE TRABALHO PARA VALIDAÇÃO:

Movimento diário de dispensas
 Filtrado por período

Movimento diário de medicamentos
 Filtrado por período, posse (usuário ou dispensador ou ambos) e por medicamento.
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CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV
SICLOM GERENCIAL
INSTRUMENTOS DE TRABALHO PARA VALIDAÇÃO:
 Boletim mensal das UDM e consolidado Estadual
 Relatório Medicamento por Localidade (UDM/Estado)
 Consumo Mensal de Medicamento por UDM
 Série histórica de consumo mensal por medicamento
 Série histórica de nº. pacientes por medicamento
 Total de pacientes por categoria/UDM
 Total de pacientes por categoria/medicamento

Categorias: Aids-Adulto, Aids-Criança, Gestantes HIV+, Parturientes HIV+, Recém-nascido
exposto de Mãe HIV+, Exposição Ocupacional e Não Ocupacional
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INVENTÁRIO NACIONAL
Conceitos:
 O armazenamento é caracterizado por um conjunto de procedimentos técnicos e
administrativos que envolvem as atividades de recepção/recebimento de insumos;
estocagem e guarda; segurança; conservação e controle de estoque.
 Unidades Dispensadoras de Medicamentos. São aquelas Farmácias localizadas
em:
- SAE;
- Ambulatórios de Especialidades (nesse caso a Farmácia é compartilhada com os
outros programas);
- Farmácias de Unidades Hospitalares onde o SAE ou Ambulatório de Especialidade
faz parte do complexo Hospitalar.
- Farmácias específicas para a dispensação de medicamentos excepcionais (nesse
caso podem estar localizadas nas Regionais de Saúde ou CE de DST/Aids).
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INVENTÁRIO NACIONAL
Conceitos (continuação):
 Área de Armazenamento: Local onde ocorre o armazenamento e estoque de todos
os quantitativos de medicamento ARV e Talidomida e os insumos de prevenção
recebido. Nessa área não existe a dispensação para os pacientes.
 Área de Dispensação: Local onde ocorre a armazenagem de medicamentos ARV,
Talidomida e insumos de prevenção, em um quantitativo suficiente para a
dispensação do seu consumo. Em UDM de pequeno porte, tanto a área de
armazenamento quanto a de dispensação são comuns e nesse caso os estoques
existentes não devem ser superiores há 45 dias.
 Inventário: Relatório qualitativo e quantitativo de medicamentos, materiais,
insumos e produtos para a saúde, produzido a partir de sua conferência Física nos
almoxarifados e demais áreas de armazenamento.
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INVENTÁRIO NACIONAL
Processo de Trabalho
 O inventário é uma seqüência lógica de procedimentos para a coleta de informação
necessária para a identificação dos quantitativos existentes de medicamentos ARV e
insumos de prevenção bem como a identificação de lotes e de suas validades.
 É feito através da preparação do ambiente para a contagem física dos itens:
- Preparação dos instrumentos de coleta das informações (Planilhas do Mapa
Inventário);
=Utilização da “Planilha do Mapa do Inventário” (anexo Ia):
= Preenchimento dos campos em aberto de cada medicamento, com os lotes e
validades existentes desses medicamentos.
- Preparação do local para a contagem física (ordenação dos itens por tipo e
validades);
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INVENTÁRIO NACIONAL
Processo de trabalho (continuação):

O Processo é feito pelos profissionais capacitados das UDM, Maternidades, URE e
Almoxarifados para a contagem física dos medicamentos ARV e dos insumos de
prevenção e pelas CE DST/Aids para a realização da consolidação das informações
e elaboração do Mapa / Inventário – Estadual.

Contagem propriamente dita dos itens após o encerramento das atividades na UDM
= Envio, no dia anterior ao inventário nacional, de um quantitativo suficiente para 1 a
2 dias de seu consumo da área de armazenamento para área de dispensação
(quando existir) para que esta possa fazer a contagem antes do fim do expediente.
= A contagem do quantitativo dos medicamentos existentes na área de dispensação
após o encerramento das atividades e deverão ser somadas aos quantitativos da
área de armazenagem.
A elaboração do “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV” da Unidade será o
somatório das áreas e representará o quantitativo total de medicamentos que
existem nessa Unidade ao final do dia.
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INVENTÁRIO NACIONAL
Processo de Trabalho (Continuação):
 Lançamento dos dados apurados no Mapa / Inventário de Medicamentos ARV e de
Insumos de Prevenção (SICLOM Gerencial ou SICLOM Operacional);
= SICLOM Operacional: Imediatamente após o encerramento da contagem ou
antes do inicio das próximas atividades de dispensação.
= SICLOM Gerencial: Até o 10 dia do mês subsequente (data sugestiva).
 Consolidação das informações enviadas para CE DST/Aids para a elaboração do Mapa /
Inventário de Medicamentos ARV e de Insumos de Prevenção – Estadual.
(Até o dia 15/09/2009).
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INVENTÁRIO NACIONAL
Processo de trabalho (Continuação):
OBSERVAÇÕES:
= Caso se deseja ter um relatório da situação atual dos estoques existentes no SICLOM
Operacional, basta entrar no Menu “Gerenciador de Relatórios” e escolher o Relatório “Posição
Atualizada do Estoque”. Selecione a opção “todas” e clicar em “imprimir”. Caso haja
discrepâncias entre os relatórios, checar novamente os quantitativos físicos. Persistindo a
diferença, os dados deverão ser atualizados no SICLOM para que se possa “acertar” os estoques
físicos existentes com o sistema.
Quando se for preencher o “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV” automaticamente estará
sendo feita a correção do estoque internamente no SICLOM, pois será possível alterar tanto os
quantitativos de cada medicamento como também os lotes e validades.
A correção dos estoques no SICLOM Operacional ocorrerão dentro do aplicativo SICLOM
(https://siclom.aids.gov.br) ao se preencher o “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV” e não no
aplicativo SICLOM Gerencial (http://sistemas.aids.gov.br/gerencial) onde também poderá ser
preenchido o “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV” para aquelas unidades que não utilizam
o SICLOM.
Não será necessária a importação dos dados digitados no “Mapa / Inventário de Medicamentos
ARV” para o SICLOM Gerencial. Ela ocorrerá automaticamente.
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INVENTÁRIO NACIONAL
Processo de trabalho (Continuação):

Almoxarifados Estaduais, Regionais e Municipais
Por serem auditados anualmente pelo tribunal de contas local (Municipal ou Estadual)
os almoxarifados já possuem metodologia própria e sistemática para a realização de
inventário físico. Devido ao grande volume de itens e de seus quantitativos
específicos, geralmente, os Almoxarifados possuem procedimentos padronizados e
sistemas informatizados de estoques, suficientes para traduzir a realidade no local de
armazenamento.
Por não procederem a dispensação de medicamentos e insumos de prevenção aos
usuários, e sim à distribuição aos pontos que farão essa dispensação, os
quantitativos existentes, após a última distribuição, que não devem ser inferiores há 4
dia, para que se tenha tempo do quantitativo distribuído chegar ao ponto de
dispensação e ser lançado internamente, pode o almoxarifado proceder à contagem
física dos medicamentos a qualquer momento.
Além dos dados de saldo final de cada medicamento e suas respectivas validades e
lotes, deverá informar também às entradas que ocorreram naquele mês provenientes
do Ministério da Saúde (SEAME e/ou Laboratórios Oficiais) bem como as saídas.
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INVENTÁRIO NACIONAL
ELBORAÇÃO DO MAPA / INVENTÁRIO

Caberá a cada UDM, Maternidade e URE o lançamento dos seus dados do Inventário
Nacional no SICLOM Gerencial (diretamente ou por meio do SICLOM Operacional).

As UDM, Maternidades e URE precisaram informar no “Mapa / Inventário de
Medicamentos ARV” as entradas e as dispensações realizadas naquele mês.

De posse dessas informações a UDM, Maternidade e URE deverão entrar no
endereço eletrônico http://sistemas.aids.gov.br/gerencial digitar seu login e senha,
escolher no Menu “Mapa / Inventário” e digitar todos os dados coletados no “Mapa /
Inventário de Medicamentos ARV”.

Caso a UDM, Maternidade ou URE esteja totalmente impossibilitada de fazer esses
lançamentos via web, ela deverá preencher manualmente o “Mapa / Inventário de
Medicamentos ARV”, assiná-lo e enviar à sua Coordenações de DST/Aids, que fará a
digitação dos dados no SICLOM Gerencial daquela Unidade para a posteriori
proceder a consolidação de todas as Unidades sobre sua jurisdição e produzir o
“Mapa / Inventário de Medicamentos ARV - Estadual”, refletindo assim a realidade dos
estoques dos medicamentos ARV e Talidomida do seu Estado.
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INVENTÁRIO NACIONAL
ELBORAÇÃO DO MAPA / INVENTÁRIO
Os Almoxarifados de posse das informações dos quantitativos físicos deverão entrar no
endereço eletrônico http://sistemas.aids.gov.br/gerencial digitar seu login e senha, para
entrar no sistema.
Para os almoxarifados que trabalham tanto com medicamentos ARV como com Insumos
de Prevenção, do lado esquerdo da tela haverá 2 Menus para escolher. Um na cor grená
para medicamentos ARV e outro na cor azul para os Insumos de Prevenção. Após a
escolha lançar todos os dados coletados e no Mapa/Inventário de Medicamentos ARV
(anexo Ia) e do Mapa/Inventário de Insumos de Prevenção (anexo Ib) respectivamente.
Caso o Almoxarifado esteja impossibilitado de fazer esse lançamento via web, ele deverá
preencher manualmente o “Mapa/Inventário de Medicamentos ARV” e/ou do
“Mapa/Inventário de Insumos de Prevenção”, assiná-lo e enviar à sua Coordenações de
DST/Aids, que fará a digitação dos dados no SICLOM Gerencial daquele Almoxarifado
criado na Rede de Distribuição para a posteriori proceder a consolidação de todas as
Unidades sobre sua jurisdição e produzir o “Mapa/Inventário de Medicamentos ARV –
Estadual” e/ou o “Mapa de Insumos de Prevenção - Estadual”, refletindo assim a
realidade dos estoques dos medicamentos ARV e Talidomida e dos insumos de prevenção
do seu Estado.
Ministério
da Saúde
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INVENTÁRIO NACIONAL
OBRIGADO E BOM TRABALHO
Ministério
da Saúde