www.lab245.com
Aplicação de
Compras baseada
em GED e
Workflow
Bruno Crotman
[email protected]
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
Bruno Crotman
aa
www.lab245.com
Motivação
O departamento de compras é uma área vital dentro
da empresa.
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
Quando este departamento trabalha com agilidade e
eficiência, adquirindo insumos de forma rápida, barata
e adequada às requisições, todos os outros órgãos são
beneficiados.
aa
www.lab245.com
Motivação
Nunca estivemos em um ambiente corporativo tão
complexo quanto o de hoje.
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
O dinamismo do mercado é imenso.
A diversidade de produtos e fornecedores exige que
se adote uma solução inteligente para tornar o
departamento de compras uma vantagem
competitiva da empresa.
aa
www.lab245.com
Motivação
Um sistema que controle o processo de compras pode
ser modelado com perfeição através de uma boa
ferramenta de GED e Workflow.
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
Assim, pode-se implantar o sistema sem mudar
abruptamente a rotina do trabalho de uma equipe que
já venha executando seus processos com a eficiência
possível em um esquema de trabalho manual.
Este tipo de sistema será mostrado na palestra, com
suas funcionalidades.
aa
www.lab245.com
Exemplo de sistema de
workflow
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
Um exemplo de processo de compras mapeado pelo
Workflow é o do trabalho de cotação simultânea de
um grupo de itens, que vêm de requisições feitas pelo
ERP.
Os itens podem ser acompanhados, por exemplo, até
o comprador verificar se o ERP indica que os itens
foram entregues. Ou o próprio sistema de workflow
pode monitorar a base do ERP
aa
www.lab245.com
Exemplo de sistema de
workflow
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
Os fornecedores recebem mensagens eletrônicas para
acesso via internet a uma tela onde ele pode inserir
sua cotação
São gerados mapas comparativos entre os
fornecedores contatados.
O processo passa por aprovação eletrônica em um,
dois ou mais níveis.
aa
www.lab245.com
Exemplo de desenho de
fluxo
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Cadastro de
solicitações
Nesta etapa, o usuário cadastra as
informações principais do processo de cotação
e escolhe os itens a serem comprados
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Cadastro de
solicitações
Esta figura mostra a relação dos itens a serem
cotados, na tela da etapa de cadastro
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Cadastro de
solicitações
Nesta figura podemos ver os atributos
cadastrados para cada item a ser cotado.
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Cadastro de
solicitações
No momento de inserir um item no processo,
o usuário pode buscar descrições anteriores
inclusive na base do sistema de ERP.
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Seleção de
fornecedores
Nesta etapa, além de utilizar as
funcionalidades da etapa de cadastro, o
usuário seleciona os fornecedores que
participarão da cotação.
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Seleção de
fornecedores
Nesta figura é exibida a lista de fornecedores
escolhidos para o processo.
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Seleção de
fornecedores
A partir desta etapa e nas etapas posteriores
do processo, é possível imprimir um fax,
formatado segundo o padrão da empresa,
para informação ao fornecedor-candidato
sobre os itens a serem cotados.
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Seleção de
fornecedores
Esta figura mostra a continuação da
impressão do fax
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Seleção de
fornecedores
A qualquer momento, o usuário pode inserir
documentos anexos ao processo, que podem
ser visualizáveis pelos fornecedores escolhidos
ou não
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Seleção de
fornecedores
A qualquer momento, também, o usuário
pode ver um histórico de todas as ações
tomadas a respeito do processo.
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Resposta dos
fornecedores
Quando o processo é de envelope aberto, o
usuário do dep. de compras pode inserir
cotações para os fornecedores. No caso de
envelope fechado, apenas o fornecedor pode
inserir sua cotação até o momento em que
acaba o prazo limite estipulado
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Resposta dos
fornecedores
Continuação da tela de resposta às cotações.
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Resposta dos
fornecedores
O fornecedor acessa as telas de resposta às
cotações através de um link enviado a ele por
mensagem eletrônica.
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
O login e a senha a serem usados no acesso
pelo fornecedor são enviados também por
mensagem eletrônica.
aa
www.lab245.com
Análise Prévia / Análise técnica e
Renegociação
Nestas etapas, o usuário pode visualizar o mapa
comparativo, que indica o menor preço de cada item e o
menor preço global. O usuário também pode atualizar as
cotações, de acordo com as renegociações.
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Análise Prévia / Análise técnica e
Renegociação
Continuação do mapa comparativo. O mapa é formatado
com quebras de página, para melhor visualização na
impressão
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Escolha dos vencedores
Nesta etapa, o fornecedor escolhe os vencedores de cada
um dos itens da cotação
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Aprovação nível 1 e Aprovação nível
2
Existem dois níveis de aprovação, onde os aprovadores
visualizam os mapas comparativos, as justificativas para
escolha de cada item a ser comprado e todo o histórico
de ações do processo
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Conclusão
Com este fluxo de trabalho funcionando, em
interfaces de tecnologia web, em ambiente de
intranet e Internet, o aumento de eficiência é
garantido.
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa
www.lab245.com
Conclusão
Inúmeras outras vantagens advêm da
implantação um sistema como este:
As operações de auditoria em processos de
compra ficam extremamente facilitadas.
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
Toda a negociação é armazenada, todo
histórico de cotações e toda a documentação
pode ser avaliada por uma equipe de auditoria
interna à empresa e externa à equipe de
compras.
aa
www.lab245.com
Conclusão
O histórico de compras passadas evita que
novos erros sejam cometidos e baliza a
compra de novos produtos.
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
Os relatórios gerenciais dão ao chefe do
departamento as indicações de onde estão os
gargalos do processo, quais peças da equipe
estão sobrecarregadas ou ociosas e ajuda a
mostrar ao resto da empresa a importância do
trabalho de seu órgão.
aa
www.lab245.com
Conclusão
Um sistema completo como este, nas mãos de
uma empresa experiente, baseado em uma
ferramenta top de mercado, pode ser
implantado em apenas três meses. Após a
implantação, a empresa pode usufruir todas
as benesses de possuir efetivamente uma
nova vantagem competitiva: a eficiência na
aquisição de seus insumos.
Aplicação de
Compras
baseada em
GED e
Workflow
aa