FASE 1 - RECEÇÃO E PRODUÇÃO E
AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO
Sub-fundo AEESEIG – VC 1999-2001
Orientadores: Dr.ª Milena Carvalho e Eng.º Lino Oliveira
Unidade Curricular: Projeto de Arquivo
Introdução
I Parte - As fases de gestão da informação: Receção e
Produção - Circulação e Incorporação
1. Caracterização do Organismo
1.1 Percurso histórico da Escola Superior Estudos
Industriais e de Gestão
1.2 Percurso Histórico da Associação de
Estudantes da Escola Superior de Estudos
Industriais e de Gestão
2. Caracterização do Sistema de Arquivo
2.1 Fundo da Associação de Estudantes da ESEIG
2.2 Sub-fundo da Associação de Estudantes de
Vila do Conde (1999-2001)
2.3 Organograma da Associação de Estudantes da
ESEIG -VC (1999 – 2001)
3. Identificação de recursos
4. Definição de um programa de intervenção
5. Recolha, análise e Levantamento da produção
documental
5.1 Fluxo Informacional
5.2 Recolha, Análise e Levantamento da Produção
Documental
6. Reformulação/ Elaboração do plano de
classificação
6.1 Caracterização das funções meio e
funções fim
6.2 Critérios para a constituição de séries e
sub-séries
7.Elaboração do Plano de Classificação
7.1 Classificação
7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da
AEESEIG-VC 1999-2001
II Parte - As fases de gestão da informação:
Avaliação, Seleção e Eliminação
8. Diagnóstico e Análise de necessidades
9. Estudo do Contexto de Produção Documental
9.1 Definição de Critérios de Avaliação
9.2 Definição de Critérios de Amostragem
10. Tabela de Seleção
Conclusão
Bibliografia
2
I Parte - As fases de gestão da informação: Receção e
Produção - Circulação e Incorporação (1/2)
• A receção de documentos consiste em reunir documentos e incorporá-los num arquivo
seguindo o princípio da sua proveniência.
• A produção de documentos é, precisamente, os documentos que são produzidos pela
instituição, resultantes das atividades executadas por essa mesma instituição. A produção
documental da AEESEIG resulta das atividades executadas pela entidade.
• Quanto, à circulação dos documentos pode-se dizer que esta relacionada com o ciclo de vida
dos documentos e ao valor que os mesmos têm para a instituição.
3
I Parte - As fases de gestão da informação: Receção e
Produção - Circulação e Incorporação (2/2)
• Este ciclo é marcado por três fases :
Fase ativa
Fase semi-ativa
Fase inativa
• Relativamente, à incorporação de documentos é de referir que existem duas formas de
incorporar documentos nos arquivos, designadamente através da incorporação ordinária e
incorporação extraordinária.
• A AEESEIG é de incorporação extraordinária, pois não tem definido nenhum prazo na
incorporação de fundos no arquivo.
4
1. Caracterização do Organismo (1/3 )
1.1 Percurso histórico da Escola Superior Estudos
Industriais e de Gestão (ESEIG)
•
A ESEIG foi criada pelo Decreto-Lei de 4 de Janeiro de 1990 .
•
Está integrada no Instituto Politécnico do Porto (IPP).
•
Tem como missão criar, transmitir e difundir conhecimento, cultura,
ciência e tecnologia, mediante a articulação de uma formação diferenciada
e de qualidade.
•
Em 1990 possuía apenas uma Licenciatura, atualmente contém 8
Licenciaturas, 2 Mestrados, 4 Pós-Graduações e 1 Curso Sénior.
5
1. Caracterização do Organismo (2/3 )
1.2 Percurso Histórico da AEESEIG
• Esta instituição encontrava-se dividida em dois núcleos independentes:
Núcleo de
Vila do
Conde
Núcleo da
Póvoa de
Varzim
Cada núcleo
detinha a sua
própria
Associação de
Estudantes
• Os estatutos para estas Associações saíram em Diário da República em anos diferentes.
AEESEIG – VC obteve os seus primeiros estatutos em 1991.
• AEESEIG – PV só adquiriu os seus primeiros estatutos em 1993.
6
1. Caracterização do Organismo (3/3)
•
Estas Associações mantiveram-se sempre autónomas e independentes até ao ano 2001.
Mas, desse mesmo ano, com a abertura das novas instalações da ESEIG estas
Associações juntaram-se, formando um único núcleo.
•
Ainda nesse mesmo ano, realizaram-se as primeiras eleições para a Associação de
Estudantes da ESEIG atual.
•
No início de 2002, a ESEIG possuía então apenas uma Associação de Estudantes, sendo
que os estatutos para esta nova Associação só saíram em Diário da República em 2003.
7
2. Caracterização do Sistema de Arquivo (1/3 )
2.1 Fundo da Associação de Estudantes da ESEIG
• Constituído por um total de 55 capas e mais de 7 botas.
• O fundo documental da Associação de Estudantes da ESEIG encontra-se
dividido em quatro sub-fundos:
ESEIG-VC (referente à Associação de Estudantes de Vila do Conde 1991 2001, com os Estatutos de 1991);
ESEIG-PV (referente à Associação de Estudantes da Póvoa de Varzim 1991 2001, com os Estatutos de 1993);
ESEIG PV/VC (referente ao período de transição de Outubro a Dezembro de
2001, com a proposta de Estatutos de 2001);
ESEIG-VC (atual) (referente à Associação de Estudantes atual, com os
Estatutos de 2003.)
• O arquivo onde se encontra este fundo é considerado um arquivo
definitivo. O sistema deste arquivo é centralizado.
8
2. Caracterização do Sistema de Arquivo (2/3 )
2.2 Sub-fundo da Associação de Estudantes de Vila do
Conde (1999-2001)
• O sub-fundo da Associação de Estudantes de Vila de Conde 1999 – 2001
faz parte do arquivo definitivo da AEESEIG, visto que a documentação
que o constitui já não possui valor primário, possuindo apenas valor
secundário.
• Este sub-fundo não possui nenhum plano de classificação nem tabela de
seleção.
9
2. Caracterização do Sistema de Arquivo (3/3 )
2.3 Organograma da Associação de Estudantes da ESEIG -VC
(1999 – 2001)
Figura 1 – Organograma da Associação de Estudantes da ESEIG-VC (1999-2001).
• A criação deste organograma teve por base a consulta de regulamentos, estatutos, atas e
diplomas legais referentes a AEESEIG-VC.
10
3. Identificação de recursos
Recursos
humanos
Recursos
financeiros
Recursos
materiais
11
4. Definição de um programa de intervenção
•
Após análise do sub-fundo ESEIG-VC 1999 – 2001 pertencente à Associação de Estudantes
da ESEIG, verificamos que tanto as pastas como os documentos contidos nelas encontramse em bom estado, no entanto, deparamos nos com alguns constrangimentos, tais como:
documentos dobrados, agrafos e clipes nos documentos.
•
A documentação encontra-se num armário situado na sala 204 do pavilhão B da Escola
Superior de Estudos Industriais e de Gestão. Essa sala não possui as condições mais
adequadas para a documentação, pois não existe qualquer tipo de controlo da temperatura
nem da humidade o que poderá danificar os documentos.
•
Era importante que se criasse um espaço com as condições necessárias para se realizar o
tratamento da documentação quando este fosse preciso.
12
5. Recolha, análise e Levantamento da
produção documental (1/2)
5.1 Fluxo Informacional (Circuito dos Documentos)
• A correspondência destinada a AEESEIG é recebida na Escola
Superior de Estudos Industriais e de Gestão, sendo posteriormente
reencaminhada para a secretária da AEESEIG. Quando a
documentação chega a secretária da AEESEIG é distribuída pelos
departamentos correspondentes.
• Todos os departamentos da AEESEIG produzem documentação e são
supervisionados e coordenados pela Direção.
13
5. Recolha, análise e Levantamento da produção
documental (2/2)
5.2 Recolha, Análise e Levantamento da Produção Documental
• Nesta fase é utilizada uma folha de recolha de dados, sob a forma de uma tabela (tabela de
recenseamento) feita no Microsoft Office Access.
• Para a elaboração desta tabela apoiamos nos na Norma ISAD(G) (Norma Geral
Internacional de Descrição Arquivística)
• Inicialmente foram recenseadas as pastas e posteriormente documento a documento.
14
6. Reformulação/ Elaboração do plano de classificação
(1/3)
6.1 Caracterização das funções meio e funções fim
•
As funções meio são as funções decorrentes de três grandes áreas: contabilidade, recursos
humanos e património. Quanto ao sub-fundo da Associação de Estudantes ESEIG-VC 1999
- 2001, pode-se afirmar que possui documentação referente as funções meio (ex.
contabilidade/tesouraria).
•
As funções fins são todas as funções desempenhadas na instituição e que têm como
propósito concluir determinados objetivos. No caso do sub-fundo da Associação de
Estudantes ESEIG-VC 1999 – 2001, possui os seguintes departamento: cultural e tradições
académicas; desportivo; pedagógico; editorial; relações públicas; relações externas, saídas
profissionais.
•
Para a elaboração de um plano de classificação é necessário ter noções sobre as unidades
arquivísticas.
15
6. Reformulação/ Elaboração do plano de
classificação (2/3)
6.2 Critérios para a constituição de séries e sub-séries
• Pode-se constituir séries de acordo então com a sua tramitação, tipologia
documental, atividade e área temática.
• Numa série pode existir vários documentos com valores provatórios
diferentes, por isso deve-se analisar documento a documento, para que se
possa decidir quais os documentos a destruir e quais os documentos a
conservar.
16
6. Reformulação/ Elaboração do plano de
classificação (3/3)
• A escolha dos critérios de uma série deve ser realizada segundo as seguintes
funções:
Facilidade de
pesquisa;
Rotinas e
hábitos
existentes no
serviço;
Orgânica
interna da
instituição;
Clareza e
simplicidade
do plano.
• Deve-se evitar criar sub-séries, pois torna difícil a recuperação de informação,
os códigos atribuídos podem ser longos e de difícil memorização.
• Relativamente ao sub-fundo da AEESEIG-VC 1999-2001, os critérios de
classificação que optamos para a constituição das séries e sub-séries foram:
tramitação, tipologias documentais e atividade.
17
7. Elaboração do Plano de Classificação (1/12)
7.1 Classificação
• Sequência de operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo;
Possibilita:
Identificação
da atividade
que
determinou a
sua existência
Padronização
da
denominação
dos
documentos.
Princípios:
Exaustividade
Exclusividade
Hierarquia de
classes e subclasses
Níveis de
dependência
claramente
identificados
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7. Elaboração do Plano de Classificação (2/12 )
•
Instrumento de gestão de documentos de arquivo.
•
O plano de classificação desenvolve-se nos seguintes níveis: seção; sub-seção; e séries
documentais.
•
Características:
Satisfazer as necessidades práticas do serviço, adotando critérios
que potenciem a resolução dos problemas;
A sua construção deve estar de acordo com as atribuições do
organismo ou em última análise, focando a estrutura das
entidades de onde provém a documentação;
Deverá ter em conta a evolução futura;
Ser revisto periodicamente.
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7. Elaboração do Plano de Classificação (3/12 )
Permite…
Organizar e descrever os
documentos de um
organismo, relacionandoos entre si;
Agilização da avaliação e
seleção dos documentos
a conservar ou a eliminar;
Maior eficácia no acesso,
recuperação, utilização e
disseminação dos
documentos;
Redução do desperdício de
espaço para arquivar
documentos;
Relacionamento e partilha
de documentos relativos a
funções e atividades
diferentes, dentro ou fora
da organização;
Redução do impacto
negativo que a mobilidade
de pessoal comporta;
20
7. Elaboração do Plano de Classificação (4/12 )
•
Segundo T. R. Schellenberg, existem 3 elementos a considerar na
classificação dos documentos, nomeadamente, as ações a que estes se
referem, a estrutura orgânica da dependência que os produzem e os assuntos
ou matérias.
•
Quanto à escolha do sistema de classificação é necessário ter em conta:
• Estabilidade;
• Objetividade;
• Sustentável num critério que surja da própria natureza dos documentos e
do processo administrativo do qual são provenientes.
21
7. Elaboração do Plano de Classificação (5/12 )
Comparação
Sistema orgânico
• Sistema objetivo mas não cumpre a exigência de
estabilidade.
Sistema de matérias/assuntos
• Sistema subjetivo e independente do processo
que produz os documentos.
Sistema funcional
• Classificação objetiva e que cumpre com a
exigência de estabilidade. Oferece ainda em
relação aos outros, riscos mínimos de confusão,
interferências, ambiguidade e assegura um
melhor respeito pelos fundos.
22
7. Elaboração do Plano de Classificação (6/12 )
Escolha:
Plano Orgânico-Funcional
• A estrutura orgânica e a função serviço/uso são duas variáveis que configuram
um sistema de informação e, por isso mesmo, conseguir identificá-las é dar um
passo decisivo na conquista pela melhoria de um sistema.
Estrutura geral:
•
•
•
•
•
•
D – Direção
DCOM – Departamento Comercial
CF – Conselho Fiscal
DD – Departamento Desportivo
DCUL – Departamento Cultural
DE – Departamento Editorial
• DP – Departamento Pedagógico
• DSP
–
Departamento
Saídas
Profissionais
• DRE – Departamento de Relações
Externas
• DRP – Departamento de Relações
Públicas
• RGA - Reunião Geral de Alunos
23
7. Elaboração do Plano de Classificação (7/12 )
7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC 1999-2001
D – Direção
Cabe à direção representar a associação de estudantes e os alunos. Deve
também gerir, dar apoio, coordenar, e incentivar o trabalho entre os
diversos departamentos. Tem como principal objetivo defender os
interesses de todos os alunos;
D0 – Correspondência
D0.0 – Correspondência enviada
D0.1 – Correspondência recebida
D1 – Contas
D2 – Despachos
D3 – Regulamentos
D4 – Decretos – lei
D5 – Informações
D6 – Processos de atividades
24
7. Elaboração do Plano de Classificação (8/12 )
7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC 1999-2001
DCOM – Departamento Comercial
Divulgação da ESEIG;
DCOM0 - Informações
DRP – Departamento de Relações Públicas
Departamento responsável pela angariação de recursos financeiros para a
realização de atividades;
DRP0 – Informações
CF – Conselho Fiscal
Gestão de Contabilidade;
CF0 – Correspondência
CF0.0 – Correspondência recebida
25
7. Elaboração do Plano de Classificação (9/12 )
7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC 1999-2001
DD – Departamento Desportivo
Tem como principal responsabilidade, a organização dos mais diversos
torneios, de forma a promover a prática desportiva;
DD0 – Correspondência
DD0.0 – Correspondência recebida
DD1 – Processos de Atividades
DD1.0 – Inscrições
DD1.1 – Formação de equipas
DD2 – Informações
DSP – Departamento de Saídas Profissionais
Tem como principal função dar resposta às necessidades dos alunos;
nomeadamente na procura de trabalho;
DSP0 – Informações
26
7. Elaboração do Plano de Classificação (10/12 )
7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC 1999-2001
DCUL – Departamento Cultural
O principal objetivo deste departamento é a preservação e o estímulo do
academismo inerente à vida estudantil, através da promoção de atividades
culturais;
DCUL0 - Correspondência
DCUL0.0 – Correspondência enviada
DCUL0.1 – Correspondência recebida
DCUL1 – Informações
DCUL2 – Tradições académicas
DCUL3 – Processos de atividades
DE – Departamento Editorial
Responsável pela promoção de eventos;
DE0 - Informações
27
7. Elaboração do Plano de Classificação (11/12 )
7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC 1999-2001
DP – Departamento Pedagógico
Responsável por prestar orientação aos alunos;
DP0 – Correspondência
DP0.0 – Correspondência recebida
DP1 – Informações
DP2 – Processos de atividades
DRE – Departamento de Relações Externas
Tem como missão principal a representação, desta associação de estudantes,
perante a FNAEESP (Federação Nacional de Associações de Estudantes do
Ensino Superior Politécnico) e da FAP (Federação Académica do Porto);
DRE0 – Correspondência
DRE0.0 – Correspondência recebida
28
7. Elaboração do Plano de Classificação (12/12 )
7.2 Plano de Classificação do sub-fundo da AEESEIG-VC 1999-2001
RGA - Reunião Geral de Alunos
Tem como função dar apoio à direção.
RGA0 - Correspondência
RGA0.0 – Correspondência enviada
RGA0.1 – Correspondência recebida
RGA1 – Informações
29
II Parte - As fases de gestão da informação: Avaliação,
Seleção e Eliminação
8. Diagnóstico e Análise de necessidades
• Para se proceder à avaliação de documentação acumulada num arquivo, é necessário
obrigatoriamente, existir um conhecimento prévio do universo que se irá avaliar, de modo a
se saber quais os problemas existentes e que soluções se devem implementar.
• Deve-se realizar primeiro um diagnóstico da situação, de modo a se verificar o estado em
que se encontra a documentação.
• Para que se possa cumprir estes objetivos, devem-se ponderar os aspetos relativos ao:
• reconhecimento da situação institucional do organismo;
• identificação das condições físicas de instalação e acondicionamento;
• caracterização do conjunto documental objeto de avaliação;
• identificação dos recursos necessários ao desenvolvimento do processo.
30
9. Estudo do Contexto de Produção Documental
(1/7 )
• A finalidade do estudo do contexto de produção documental é a recolha e
análise de elementos de informação, que possibilitem a realização do
enquadramento orgânico, funcional e legal do universo que será avaliado.
• É imprescindível realizar a recolha e análise de documentação relativa a:
• leis orgânicas/estatutos, e outros diplomas legais que regem as atividades,
funções, ações e procedimentos da entidade produtora;
• organogramas, regulamentos, planos e relatórios de atividades relativos ao
organismo;
• instrumentos de gestão, de descrição e de pesquisa documental de arquivo,
que mostrem quais os procedimentos documentais praticados, quais as
séries produzidas;
• processos de avaliação anteriormente promovidos pelo organismo;
documentação sobre o sistema intermediário que gerou documentos
eletrónicos em avaliação;
• informações de funcionários envolvidos técnica e/ou administrativamente
na produção dos documentos em avaliação.
31
9. Estudo do Contexto de Produção Documental (2/7 )
9.1 Definição de Critérios de Avaliação
•
Os critérios de avaliação referentes à identificação do valor primário dos documentos, em
relação à determinação dos prazos de conservação nas fases ativa e semi-ativa, são
estabelecidos pelo organismo produtor.
•
Os critérios de avaliação que dizem respeito à identificação do valor secundário e relativos
à determinação do destino final, são estabelecidos pelo órgão nacional de gestão de
arquivos - IAN/TT.
•
São considerados como documentos que contém valor secundário, os documentos que :
Contenham documentos relativos à criação e constituição, organização e regulamentação do
organismo produtor, bem como à sua extinção;
Integrem documentos que permitam conhecer o processo de elaboração de leis e regulamentos;
Reflitam o funcionamento do organismo, e a evolução das suas políticas e estratégias;
Retratem as funções específicas do organismo;
32
9. Estudo do Contexto de Produção Documental (3/7 )
Retratem os meios de que o organismo dispõe no cumprimento das suas funções;
Permitam medir o impacto e eficácia das atividades desenvolvidas;
Integrem documentos que assegurem a proteção dos direitos do organismo produtor, de outras entidades ou
indivíduos;
Incluam documentação relativa a casos de contencioso ou firmem jurisprudência;
Sirvam o controlo arquivístico;
Contenham documentos referentes a factos particularmente relevantes da vida do organismo produtor;
Contenham documentos de divulgação ou promoção do organismo;
Veiculem informações relevantes sobre acontecimentos, movimentos ou tendências em História política,
económica, social, cultural, religiosa ou científica.
33
9. Estudo do Contexto de Produção Documental (4/7 )
• Relativamente aos critérios de atribuição do valor secundário em situações de duplicação do
conteúdo informativo, referentes às séries ou sub-séries documentais de um organismo, em
que se verifique a duplicação do conteúdo informativo, será atribuída preferência às que:
• contenham exemplares principais;
• se constituam em órgãos ou serviços de nível superior;
• se apresentem como documentos síntese.
• Quando existe duplicação do conteúdo informativo de séries e sub-séries documentais de
diferentes organismos da Administração Pública serão mais valorizadas as que:
• sejam constituídas em organismos respeitantes ao cumprimento de funções-fim;
• sejam constituídas em organismos que reúnam informação, recolhida de múltiplas
proveniências;
• sejam constituídas em organismos de nível hierárquico superior.
34
9. Estudo do Contexto de Produção Documental (5/7 )
• Em relação às séries e sub-séries documentais que tenham interesse informativo, mas que a
informação tenha sido publicada, concede-se a eliminação dos originais apenas se:
• tiverem sido cumpridos os prazos de conservação em fase ativa e semi-ativa;
• tenha sido atribuído à publicação um número de depósito legal;
• seja conservado no arquivo definitivo pelo menos um exemplar.
35
9. Estudo do Contexto de Produção Documental
(6/7 )
9.2 Definição de Critérios de Amostragem
•
A amostragem é a seleção de um fragmento de um universo, que é
representativa desse mesmo universo, para efeito de avaliação ou de
conservação permanente.
•
Os métodos de amostragem normalmente reconhecidos são a amostragem
exemplar, amostragem seletiva, amostragem sistemática e amostragem
aleatória.
•
A amostragem exemplar pretende conservar um ou mais espécimes da série
que em alternativa seria totalmente eliminada, com o objetivo de ilustrar uma
determinada prática administrativa datada.
•
A amostragem seletiva é um método subjetivo que envolve uma seleção
qualitativa, conservando-se álbuns exemplares da série, não de modo a
ilustrar uma função, mas porque existe valor a nível de investigação.
36
9. Estudo do Contexto de Produção Documental
(7/7 )
• A amostragem aleatória, não envolve a seleção de documentos ao acaso, mas
exige que todos os documentos tenham probabilidades iguais de serem
selecionados.
• A amostragem sistemática é originada da elaboração de uma determinada
pauta de seleção fundada em qualquer característica material do documento.
• A amostragem sistemática divide-se em várias vertentes como a:
37
10. Tabela de Seleção (1/6)
•
Para a fase de avaliação de documentos de arquivo é necessário uma equipa de avaliação.
•
A metodologia de trabalho a implementar deve ter em consideração os recursos disponíveis
e as características dos documentos a avaliar.
•
Qualquer decisão sobre prazos de conservação ou destino final deve ser tomada depois de
existir um conhecimento efetivo de cada unidade em avaliação.
•
Para se registar o resultado da avaliação utiliza-se uma tabela de seleção.
38
10. Tabela de Seleção (2/6)
Nº de
referência
Código de
classificação
Observações
Campos da
Tabela de
seleção
Área
funcional
Destino final
Prazos de
conservação
Série/subsérie
39
10. Tabela de Seleção (3/6)
• Como base para a elaboração da tabela de seleção, foi consultada a Portaria n.º 12/2008.
• Revela-se a mais indicada visto que a Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão
pertence ao Instituto Politécnico do Porto.
40
10. Tabela de Seleção (4/6)
N.º de
Ref.
Código de Classificação
Série /
Sub-série
Área Funcional
Prazos de
Conservação (Anos)
Destino Final
Observações
Se existisse copiadores de
Correspondência/Corresp
1
D0.0
Direção
5
C
correspondência poderia
ondência enviada
eliminar-se;
Se existisse copiadores de
Correspondência/Corresp
2
D0.1
Direção
5
C
correspondência poderia
ondência recebida
eliminar-se;
3
D1
Direção
Contas
4
D2
Direção
Despachos
Enquanto estiverem em
C
vigor;
5
D3
Direção
Regulamentos
6
D4
Direção
Decretos-lei
7
D5
Direção
Informações
3
5
C
E
Exceto informações
que se revistam de
natureza de criação,
constituição e
regulamentação do
organismo produtor;
41
10. Tabela de Seleção (5/6)
•Prazos de Conservação
42
10. Tabela de Seleção (6/6)
Eliminação
- quando a série ou sub-série não possui valor secundário ou quando a
informação foi já publicada ou é recuperável noutros documentos de conservação
permanente.
•
Findado o prazo de conservação os documentos podem ser eliminados ou transferidos para
um arquivo histórico/definitivo.
43
Conclusão
• Este trabalho consistiu em analisar e organizar o sub-fundo da Associação de
Estudantes da Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão
compreendido entre os anos de 1999 a 2001.
• A incorporação de documentos num arquivo resulta de uma receção e produção
de documentos de um organismo. Após a receção ou produção de documentos é
fundamental que se realize um recenseamento de toda a documentação
acumulada.
• Ao efetuar-se um diagnóstico e análise de necessidades é necessário primeiro
fazer uma caracterização do organismo, caracterização do sistema de arquivo,
identificar os recursos existentes e ainda identificar um programa de
intervenção. Também é crucial compreender qual o tipo de informação a tratar.
• Ao descrever o fluxo informacional verificamos que a correspondência
destinada a AEESEIG é recebida na Escola Superior de Estudos Industriais e de
Gestão, sendo posteriormente reencaminhada para a secretária da AEESEIG.
Quando a documentação chega a secretária da AEESEIG é distribuída pelos
departamentos correspondentes.
44
Conclusão
• Para efetuar a recolha, análise e levantamento documental foi feito um
recenseamento das pastas e depois documento a documento, sendo este
processo moroso. O recenseamento foi feito no Microsoft Office Access,
sendo a informação contida nele uma fonte importante para a elaboração do
plano de classificação.
• Ao elaborar-se um plano de classificação é necessário saber quais são as
funções meio de uma instituição e quais são as suas funções fim.
• Depois de atribuído o valor primário e secundário dos documentos, define-se o
destino final dos mesmos elaborando uma tabela de seleção para proceder-se à
sua eliminação ou conservação.
• Por último, é de salientar que os instrumentos de acesso para uma instituição
são importantes porque facilitam a pesquisa e o acesso à documentação.
45
Bibliografia
• ALVES, Ivone [et al.] – Dicionário de terminologia arquivística. Lisboa: Instituto da Biblioteca
Nacional e do Livro, 1993. ISBN 972-565-146-4.
• CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino - Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 28 Mar.
2012].
Disponível
em
WWW:
<URL:
http://www.eseig.ipp.pt/moodle/pluginfile.php/10207/mod_resource/content/1/PA_CaracterizacaoAEESEI
G.pdf>.
• CRUZ MUNDET, José Ramon – Manual de archivística. 4ª ed. Madrid: Fundación German Sánchez
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• DAMGD – Manual de utilização do Plano de Classificação: Plano de Classificação do arquivo
corrente [Em linha]. [Consult. 23 Abr. 2012]. Disponível em WWW: <URL: http://www.cmsesimbra.pt/NR/rdonlyres/3C94208A-8C32-46FB-A31F677D68B6F63A/32121/MANUALPLANODECLASSIFICA%C3%87%C3%83Ov1.pdf>.
• Dicionário da Língua Portuguesa – com Acordo Ortográfico: organograma [Em linha]. [Consult. 25
Abr. 2012]. Disponível em WWW: <URL: http://www.infopedia.pt/pesquisa-global/organograma>.
• ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO - Estatutos da ESEIG [Em linha].
[Consult.
28
Mar.
2012].
Disponível
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Obrigada pela atenção!
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