GESTÃO DOCUMENTAL
Karla Dias
Chefe da Divisão de Gestão Documental – DGD
04 de maio de 2015
Brasília -DF
APRESENTAÇÃO
O presente manual contempla três fases: Parte I, Movimentação
Eletrônica de Documentos – MED; Parte II, Divisão de Gestão Documental
– DGD, e Parte III, Rotinas da Divisão de Gestão Documental – DGD, cujo
objetivo é apresentar normas de organização processual e definir
procedimentos.
REVISÃO DO MANUAL DE GESTÃO
DOCUMENTAL- PROTOCOLO/ARQUIVO
Parte I-Movimentação Eletrônica de Documentos –
MED
•Sistema implantado em janeiro de 2014 para gerenciar
os processos de forma fácil a localização, mais segura e
mais precisa tendo em vista a necessidade de
modernização, digitalização e melhor organização dos
processos em tramite no Crea-DF.
•Acesso por meio da intranet.
•Ingresso por senha autenticada na ATI
•Usado por empregados e conselheiros
Parte II – Divisão de Gestão Documental –DGD
Sua finalidade é a racionalização da produção documental
e a uniformização de procedimentos quanto ao
recebimento, registro, produção, expedição (malote),
distribuição,
tramitação,
consulta,
empréstimo,
classificação,
indexação,
arquivamento,
avaliação,
preservação e reprodução do conjunto de documentos,
organicamente acumulados, produzidos ou recebidos pelo
Conselho em decorrência do exercício de suas atividades.
ESTRUTURA
•DEPARTAMENTO DE DOCUMENTAÇÃO E
ATENDIMENTO - DDA
•DIVISÃO DE GESTÃO DOCUMENTAL:
•Protocolo
•Arquivo Intermediário – DDA
•Arquivo Geral
•Arquivo Setorial (corrente)
Parte III – Rotinas da Divisão de Gestão
Documental – DGD
•ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO
•ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO
ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO
RECEBIMENTO E REGISTRO
•Correspondências;
•DEFESA/ Recurso de Notificação Auto de Infração;
•Solicitação de Urgência;
•Solicitação de Cópia;
•Denúncia
•Malote
•Autuação de Processo
•Processos;
ENTREGA DE DOCUMENTOS:
•CRQPJ
•Certidões Específicas,
•CAT com registro de atestado
•CAT sem registro de atestado
•Carteira provisória de profissional
ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO
ORGANIZAÇÃO, REGISTRO E GUARDA DE DOCUMENTOS:
•acumulados no decurso das
atividades;
•Em local apropriado;
•Para preservação, recuperação e
disseminação das informações.