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Como se comportar em uma reunião de negócios?
6/6/2012
Para muita gente, aquela ideia de que a primeira impressão é a que fica não passa de um
clichê. É verdade que o tempo de contato com alguém ajuda a formar uma imagem da
pessoas, mas, para as pequenas empresas, um primeiro momento ruim pode prejudicar a
imagem da marca. O primeiro contato com um cliente é o momento em que ele analisa a
imagem do empreendedor para compor também a percepção que ele terá da empresa. Por
isso, as reuniões e almoços de negócios devem ser levados muito a sério. Selecionamos oito
regras de etiqueta para causar uma ótima impressão na hora de liderar uma reunião de
negócios.
1. Seja pontual Pontualidade é fundamental para uma boa imagem. Por isso, em caso de
atrasos, é preciso telefonar e avisar que não será possível chegar no horário. O outro pode
decidir se vai aguardar ou agendar outra oportunidade, isso vai do interesse de cada um e do
tempo disponível para esperar. Mas quem está atrasado deve telefonar.
2. Apresente-se Toda reunião ou encontro de negócios deve começar com uma apresentação
formal de quem está presente. O anfitrião apresenta cada convidado aos outros. Sempre
pronuncie sobrenome e diga quem é a pessoa. Um aperto de mãos e a troca de cartões
fecham esta primeira etapa.
3. Preocupe-se com o cartão O troca-troca de cartões de visitas está tão presente no cotidiano
do empreendedor que muitas vezes ele não dá importância para este ato. É uma gafe
derrubar, guardar ou demonstrar que não se importou com o cartão, diz Marcele. A regra é
que quem está sendo anfitrião deve iniciar a entrega de cartões, mesmo que a outra pessoa
não tenha. Em caso de reuniões, a troca dos cartões já deve ser feita logo no início, de modo
que a identificação dos participantes fique fácil e imediata.
4. Esqueça o celular É fato que todo mundo anda por aí com celulares, tablets e outros
aparelhos eletrônicos. Mas, na hora de falar de negócios, eles devem ser quase esquecidos. A
regra é não interromper o encontro com chamadas ou torpedos. Se tocar, peça desculpas e
silencie o telefone. Não pare para atender. Tem que demonstrar que o seu tempo é daquela
pessoa.
5. Saiba ouvir A postura dos empreendedores durante uma reunião de negócios costuma ser a
mesma de um vendedor. Tentar convencer o cliente que sua empresa é a melhor para o que
ele precisa insistentemente pode ter o efeito contrário. Por isso, a dica das especialistas é
saber ouvir e mostrar-se profissional. Fechar questões com frases do tipo "sou totalmente
contra" e depois ter que voltar atrás nesta opinião ou falar alto demais são atitudes a serem
evitadas. Preste atenção também na postura corporal.
6. Procure o local ideal Pequenas empresas costumam ocupar espaços reduzidos e nem todas
têm um local destinado a reuniões. Nestes casos, as especialistas indicam procurar um
ambiente neutro e tranquilo para a conversa. Um café pode ser uma boa opção. Mas é bom
escolher um canto mais reservado. Outra opção para reuniões menos importantes é a
conferência online Se a reunião acontecer na sede da empresa mesmo, vale a pena buscar um
canto mais silencioso também. É importante você tentar de alguma forma isolar e avisar as
pessoas da empresa para serem mais cuidadosas em relação a barulho e risadas. O problema
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mantida a integridade dos textos, mencionando o autor, fonte e a origem da cópia através do Blog do Call Center
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da bagunça do ambiente de trabalho é passar a imagem de que a empresa não está pronta
para atender um grande cliente, por exemplo.
7. Vista-se de forma adequada A aparência física é um dos pontos que compõem esta primeira
impressão e ainda faz diferença na hora de impressionar o cliente. Priorize o uso de camisa
sempre, de preferência de manga longa. Dependendo do tipo de empresa pode usar jeans
mais escuro que se aproxime da calça social. Cuidado especial para os acessórios como
pulseiras e colares que fazem barulho e podem distrair o foco da reunião. Afrouxar ou tirar a
gravata também não vale.
8. Prepare-se A imagem que sua empresa precisa passar durante uma reunião de negócios é
de que está preparada e é competente para cumprir o que será combinado. Isso começa com
coisas pequenas, como preparar o ambiente da reunião, mostrar-se pronto para responder
dúvidas e fazer de tudo para que a pessoa se sinta bem. Coisas simples como oferecer uma
água ou um café fazem parte. Preparar uma pauta com os tópicos a serem tratados ajuda a
não se perder no meio da conversa. Não se esqueça de trazer todo material necessário à
reunião.
http://www.rhcentral.com.br/howto/howto.asp?cod_howto=926
Fonte e créditos: RH Central
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