MISSÃO DE ARRANQUE Representação do BID no Brasil NOME DO PROGRAMA Nº do Contrato Brasília, Julho de 2008 Objetivos do Seminário BID e o Brasil Visão geral do Contrato de Empréstimo sob os Aspectos Financeiros e Contábil Accountability – Controle Interno BID DESEMBOLSOS Políticas e os procedimentos do BID sobre desembolsos, fundo rotativo, demonstrações financeiras do Projeto e auditoria. AUDITORIA POLÍTICAS PRÁTICAS EXEMPLOS DIÁLOGO Procedimentos de Supervisão Financeiro-Contábil . Troca de opiniões. INTERCÂMBIO DE IDÉIAS O BID e o BRASIL O BID foi criado em 1959, para o desenvolvimento econômico, social e institucional, bem como para a integração da região da América Latina e do Caribe. O Brasil é um dos membros fundadores do Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) e teve um papel crucial na sua criação. O BID é hoje o maior e mais antigo dos Bancos Multilaterais Regionais de Desenvolvimento. O Brasil é um dos maiores acionistas do BID entre os países em desenvolvimento, com 10,75% do capital e poder de voto. O Brasil também é membro da Corporação Interamericana de Investimentos (CII) e do Fundo Multilateral de Investimentos (FUMIN). A CII, parte do Grupo do BID, apóia as pequenas e médias empresas da América Latina e do Caribe. O FUMIN é um fundo autônomo administrado pelo BID que promove o crescimento do setor privado e o desenvolvimento das pequenas empresas na região. O BID e o BRASIL Em seus 50 anos de operações, o BID aprovou cerca de 330 empréstimos num total de quase US$ 30 bilhões para o Brasil, fazendo desse país o maior mutuário da instituição. Os principais setores que se beneficiaram desses empréstimos foram: indústria, turismo, ciência e tecnologia, transporte e comunicações, saúde e saneamento, investimento social e microempresa, energia, reforma de políticas e modernização do setor público. A estratégia geral do BID com o Brasil, coerente com o programa econômico do país, é promover o crescimento sustentado num contexto de estabilidade e sustentabilidade ambiental. O Banco apóia a redução da pobreza, a inclusão social, a eqüidade social e regional e o fortalecimento institucional para a promoção da democracia e da participação do cidadão. MARCO JURÍDICO A – PERSONALIDADE JURÍDICA O BID é um Organismo Internacional com personalidade de pessoa jurídica de direito público internacional. Seu Convênio Constitutivo entrou em vigência em 30 de dezembro de 1959, e recebeu emendas em várias ocasiões, sendo a mais recente a de 31/09/1995, referente ao Oitavo Aumento Geral dos Recursos do Banco. DECRETO LEGISLATIVO Nº 18, de 1959. Aprova o Convênio Constitutivo do BID. DECRETO Nº 73.131, de 9 de NOVEMBRO de 1973. Promulga o Convênio Constitutivo do BID. MARCO JURÍDICO B – CONTRATO DE EMPRÉSTIMO RECEPÇÃO NO ORDENAMENTO JURÍDICO BRASILEIRO Celebrado entre duas pessoas jurídicas de direito público internacional em decorrência do ato constitutivo (tratado de criação), os contratos de empréstimo têm a natureza jurídica de Acordo Executivo, possibilitando uma operação de cooperação específica. O Contrato de Empréstimo está sujeito à aprovação do Senado Federal, por tratar-se de operação de crédito externo (Res. 96). COMPROMISSO DO BANCO Desembolsar os recursos do financiamento ao Mutuário ou Órgão Executor na medida em que sejam solicitados, e quando pertinentes. Desenvolver ações de supervisão e monitoramento que orientem para alcançar os seguintes fins: Que os projetos sejam executados de maneira que se alcançem os objetivos previstos. Que os recursos financeiros alocados sejam empregados para atingir as metas estabelecidas nos contratos de empréstimo, de conformidade com as condições contratuais. Que durante a execução do projeto se consiga a maior eficiência no uso dos recursos alocados. Assessorar aos mutuários e beneficiários na solução dos problemas que se apresentem durante a execuçào dos projetos, cooperando assim com o alcance das metas e objetivos programados, que assegurem o impacto esperado no desenvolvimento dos países membros do Banco. Apoiar aos mutuários e beneficiários, no cumprimento dos compromissos contratuais e demais normas estabelecidas pelo Banco. Gestão Financeira Gestão Financeira: Capacidade do executor de administrar os recursos eficientemente. Representa o resultado de seu desempenho e a confiabilidade na administração dos recursos que lhe foram confiados. Risco Fiduciário: É o risco de que os recursos do financiamento sejam utilizados indevidamente ou de forma ineficiente, ocasionando perdas e refletindo investimentos ou gastos a custos mais elevados que o esperado. Risco Fiduciário Representa o risco de que os recursos do financiamento: Sejam utilizados de forma indevida, ocasionando perdas financeiras ao Projeto; Que decisões equivocadas sejam tomadas, resultando em investimentos ou gastos a custos mais elevados; Que os resultados da gestão financeira sejam reportados de maneira imprecisa, podendo provocar perdas de controle ou má informação; Reflete-se nas opiniões dos auditores e no seu relatório sobre a avaliação do sistema de controle interno. “A obrigação legal e ética que o governante deve ter de informar ao governado sobre • como utiliza o dinheiro, • como tem utilizado o dinheiro, e • outros recursos que foram dados pelo povo para serem empregados em benefício do povo governado, e não em proveito do governante.” OBRIGAÇÃO DE RESPONDER / PRESTAR CONTAS Difícil de traduzir em uma palavra “Um princípio fundamental e insubstituível em uma democracia, consiste no reconhecimento e aceitação da accountability (a responsabilidade legal e ética, e integridade financeira), que compete ser observado por todas as pessoas a serviço do Estado e aos superiores responsáveis, diretores e gerentes da coisa pública em particular.” OBRIGAÇÃO DE RESPONDER / PRESTAR CONTAS POR UMA RESPONSABILIDADE DELEGADA PRESSUPÕE A UMA QUE DELEGA: EXPECTATIVA DE OBTER RESULTADOS PROGRAMADOS NA OS EXISTÊNCIA DE PELO MENOS DUAS PARTES OUTRA QUE ACEITA A DELEGAÇÃO /MANDATO: PARA ALCANÇÁ-LOS. GOVERNANTES CONGRESSISTAS PODER JUDICIÁRIO QUEM ESTÁ SUJEITO Constituição da República Federativa do Brasil - 1988 “Art. 70 . .................... Parágrafo único ÓRGÃOS/ENTIDADES/PROGRAMAS TITULARES GERENTES SERVIDORES PRESTADORES DE SERVIÇOS Prestará contas qualquer pessoa física ou entidade pública que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária.” POLÍTICAS DO BID Convênio Constitutivo Contrato de Empréstimo Os recursos sejam utilizados com economia e eficiência, e somente para os propósitos para os quais o financiamento foi concedido. COMPROMISSO OBRIGAÇÃO Accountability & Accountability BID & Mutuário Mutuário Exercício de liderança e demonstração de competência profissional. Comunicação efetiva sobre o sentido de “propriedade”, que cada participante deve ter a respeito dos programas conduzidos. GERENTES , para melhor Suficiência nos esclarecimentos que permanentemente deve apresentar a todos os envolvidos no órgão/programa, sobre “aonde” estão chegando para melhor conhecimento geral dos resultados para os quais cada um colabora / está “comprometido”). Foco permanente no próprio desempenho. Adoção de “Benchmarking” / Melhores Práticas. Exercícios de Auto-avaliação (Auto-Auditoria) como instrumento de aprimoramentos operacionais e reflexão crítica. Exercícios mais densos similares ). sobre “ Lições aprendidas “ (internas e de Gerenciamento de “RISCO”: A aplicação sistemática de políticas gerenciais, procedimentos e práticas para as tarefas de identificação, análise, avaliação, tratamento e monitoramento de “Risco”. CICLO DO PROJETO Ciclo de Projeto Execução do Projeto Procedimentos de Execução Preparação da Execução Cartão de Autógrafos Plano de Contas Solicitações de Desembolso Solicitações e Controle de Desembolsos e Pagamentos Fundo Rotativo Relatório do Fundo Rotativo Execução do Projeto Procedimentos de Execução Aquisições e Contratações Políticas de aquisições Termos de Referência Documentos Padronizados Exceção às Políticas do BID - Utilização da legislação nacional Revisões de Procedimentos: ex-ante e ex-post Comunicação de Contratação Antecipação de Recursos de Contrapartida ou de Financiamento Execução do Projeto Plano de Capacitação Administração Financeira do Projeto e Normas de Auditoria Gestão do Projeto Execução do Projeto Controle Interno e Auditoria Controle Interno Manutenção na UCP de Registros contábeis e financeiros Identificação das transações financeiras do Projeto Arquivo de documentação Processos de aquisições e contratações Solicitações de desembolsos Auditoria - Credenciadas Empresas independentes de auditoria Tribunal de Contas do Estado do Mutuário Monitoramento e Avaliação Monitoramento e Avaliação do Projeto Monitoramento O monitoramento do Projeto será baseado na programação de atividades e no detalhamento físico e financeiro dos Produtos Avaliação A avaliação do Projeto será baseada nas metas, na linha de base e nos respectivos indicadores anuais de Produtos e Resultados do Marco de Resultados Análise de Riscos Os riscos do Projeto serão analisados por meio da Matriz de Risco (Apêndice I do POD) Monitoramento e Avaliação Monitoramento e Avaliação do Projeto (cont.) Instrumentos Plano Operacional (POA) Plano de Aquisições (PA) Relatórios Semestrais de Progresso Relatório de Manutenção e Conservação Demonstrações Financeiras Auditadas (EFAs) Relatórios Semestrais de Revisão Ex-Post de Aquisições e de Desembolsos Relatório de Encerramento do Projeto (PCR) Monitoramento e Avaliação Monitoramento e Avaliação do Projeto Supervisão dos Projetos Acompanhamento sistemático e integrado dos projetos oferecendo informações, com base em três pilares básicos para a gestão dos Projetos: Foco nos resultados Atenção ao risco Estímulo à aprendizagem Monitoramento e Avaliação Monitoramento e Avaliação do Projeto Modelo de supervisão 1o Nível da Supervisão Visita local Relatório de Supervisão Local Reuniões virtuais locais (Videoconferência local) 2o Nível da Supervisão Reuniões presenciais nacionais 3o Nível da Supervisão Reuniões virtuais nacionais (videoconferência nacional) Fluxograma (Nome do Mutuário) Mutuário (UGP) Coordenação Fluxograma Unidade Gerenciadora do Programa O projeto compreende o conjunto de componentes e atividades que serão financiados tanto com fundos provenientes do empréstimo do BID, quanto com os aportes de contrapartida local. • Ao longo de todo ciclo do projeto, é necessário que se dê especial atenção a um sólido planejamento e a um controle financeiro adequado do projeto. •. Conhecimento das condições contratuais, políticas de licitação e de procedimentos de desembolso do BID pelos envolvidos na execução do Projeto, ajudam no estabelecimento de uma organização institucional sólida, com vistas a um melhor gerenciamento do projeto pela Unidade Gerenciadora. Custo do Programa TOTAL: US$ BID: US$ xx% Contrapartida Local: US$ xx% CONTRATO DISPOSIÇÕES ESPECIAIS ----- ----CLÁUSULAS - Condições específicas aplicáveis ao Programa: - Custo do Programa e recursos adicionais - Valor do financiamento - Amortização e juros - Condições gerais para desembolsos - Moeda - Fundo Rotativo - % - Execução – aquisições e contratações - Sistema de gestão, acompanhamento e avaliação do Programa - Reconhecimento de Despesas de Aporte Local; - Relatórios e auditorias - Vigência do Contrato NORMAS GERAIS ----- ----ARTIGOS - Aplicação e alcance das Normas Gerais; - Normas relativas a desembolsos - Condições prévias ao primeiro desembolso -Suspensão de Desembolso; - Disposições gerais relativas à execução do Projeto - Registros, inspeções e relatórios; - Demonstrações financeiras; - Outros comprormissos ANEXOS ----- ----A–B-C Anexo A - Objetivos Gerais e Específicos - Descrição do Programa - Custo do Programa e Plano de Financiamento - Execução - Plano de Manutenção GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA NORMAS GERAIS APLICÁVEIS AOS CONTRATOS DE EMPRÉSTIMOS ARTIGO 7.01 – CONTROLE INTERNO E REGISTROS O Mutuário ou o Órgão Executor, conforme o caso, deverá manter um sistema adequado de controles internos contábeis e administrativos. Gerência Estrutura Organizacional Registros Financeiros e Contábeis Controle Interno Sistemas de Informação O sistema contábil deverá ser organizado de forma a prover a documentação necessária para verificar as transações e facilitar a preparação oportuna das demonstrações financeiras e dos relatórios. Documentação Desembolsos GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA Controle Interno DEFINIÇÃO: Controle interno é um processo, realizado pela administração, direção e outro pessoal de uma entidade, desenhado com a finalidade de proporcionar um grau de segurança razoável quanto à consecução de objetivos com relação à: • Eficácia e eficiência das operações. • Fidedignidade/confiabilidade da informação financeira. • Cumprimento das leis e normas aplicáveis. GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA Controles Internos 1 - Está relacionado com os objetivos básicos da entidade, inclusive com os objetivos e metas de desempenho e rentabilidade, bem como com a segurança e qualidade dos ativos. 2 - Todas as transações devem ser registradas, todos os registros devem refletir transações reais, consignadas pelos valores e enquadramentos corretos. 3 – As operações devem ser realizadas de conformidade com as leis e normativos aplicáveis à entidade e sua área de atuação. Importante! A gerência e o pessoal de todo nível tem que estar envolvidos neste processo para enfrentar os riscos e para dar segurança razoável do alcance da missão da instituição e dos objetivos gerais. GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA CONTROLE INTERNO Parágrafo 10.2 do Documento AF-300 + Capitulo III do Documento AF-400 Requerem que os auditores avaliem o sistema de controle interno do Projeto, com base nos critérios definidos pelo C.O.S.O, que incluem:os componentes de: (i) Ambiente de controle; (ii) Avaliação de risco; (iii) Sistemas de contabilidade informações; (iv) Atividades de controle; (v) Atividade de monitoramento. e Todos interrelacionados de Os auditores emitirão conclusão sobre cada ums dos componentes detalhando tanto os pontos fortes como as constatações que mereçam ser informadas (debilidades materiais) GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA CONTROLE INTERNO Parágrafo 10.2 do Documento AF-300 + Capitulo III do Documento AF-400 Dentre outros aspectos, os auditores avaliarão: (i) A capacidade institucional instalada do órgão executor e/ou co-executores em relação aos recursos humanos, materiais e do sistema de informações; (ii) O sistema contábil utilizado pelo executor e/ou co-executores para o registro das transações financeiras, incluindo os procedimentos para a consolidação das informações financeiras em projetos de execução descentralizada. Ambiente de controle Avaliação de Risco Sistemas de contabilidade e de informações O entorno de controle estabelece o tom de uma organização, tendo influência na consciência que tenha o pessoal sobre o controle. Ë o fundamento para todos os componentes de controle interno, dando disciplina e estrutura. Os elementos do ambiente de controle são: (1) A integridade pessoal e profissional e os valores éticos da gerência e o resto do pessoal; (2) Competência; (3) O “tom dos superiores” (isto é a filosofía da direção e o estilo gerêncial); (4) Estrutura organizacional; (5) Políticas e práticas de recursos humanos. A avaliação de risco é o processo de identificação e análises dos riscos relevantes para o alcance dos objetivos da entidade e para determinar uma resposta apropriada. Implica: (1) Identificação do risco: (2) Valorização do risco; (3) Avaliação da tolerância ao risco da organização; (4) Desenvolvimento de respostas. A informação e a comunicação são essênciais para executar todos os objetivos de controle interno. Uma pré-condição para que a informação de transações e fatos sejam confiáveis e relevantes, é arquivá-las oportunamente e classificá-las corretamente. A informação pertinente deve ser identificada, capturada e comunicada de uma maneira e em certo límite de tempo que permita que o pessoal leve a cabo seu controle interno e suas outras responsabilidades (comunicação pontual à pessoa adequada). Por tal motivo, o sistema de controle interno como tal e todas as transações e eventos significativos devem estar apropriadamente documentados. As atividades de controle são as políticas e procedimentos estabelecidos para diminuir os riscos e alcançar os objetivos da entidade. As atividades de controle se dão em toda a organização, em todos os níveis e em todas as funções. Atividades de Controle Incluem uma gama de atividades de controle de detecção e prevenção tão diversas, como por exemplo: 1. Procedimentos de autorização e aprovação; 2. Segregação de funções (autorização, processamento, arquivo, revisão); 3. Controles sobre o acesso a recursos e arquivos; 4. Verificações; 5. Conciliações; 6. Revisão de desempenho operativo; 7. Revisão de operações, processos e atividades; 8. Supervisão (designações, revisões e aprovações, direção e capacitação). O sistema de controle interno deve ser objeto de monitoramento para avaliar a Atividade qualidade da atuação do sistema no tempo. O monitoramento se alcança através de de atividades rotineiras, avaliações pontuais ou a combinação de ambas. Inclui a Monitoramento administração e atividades de supervisão e outras ações que o pessoal executa ao cumprir suas obrigações. As atividades de monitoramento contínuo cobrem cada um dos componentes de controle interno e envolvem ações contra os sistemas de controle interno irregulares, antiéticos, antieconômicos, ineficientes e ineficazes. GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA CONTROLE INTERNO O relatório contendo as constatações feitas pelos auditores a serem informadas sobre o Sistema de Controle Interno deverão estar organizado da seguinte forma: Procedimentos administrativos que regem as atividades responsabilidades da administração financeira do projeto. e Níveis de autoridade e procedimentos requeridos para o processamento das transações financeiras. Estrutura Organizacional Níveis de autoridade, descrições de cargo, número e suficiência de habilidades do pessoal que trabalha nas diferentes áreas de execução do projeto. Habilidade do executor para manter um quadro de pessoal adequado, em vista das possíveis mudanças na administração. Separação de responsabilidades na administração financeira do projeto (atividades de tesouraria, contabilidade e relatórios contábeis). GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA CONTROLE INTERNO Adequação dos sistemas de processamento de dados para produzir informações operacionais, financeiras, e contábeis oportunas e confiáveis. Capacidade da área de processamento de dados para registrar e manter informações adequadas sobre a documentação comprobatória das solicitações de desembolso. Sistemas de Informações Capacidade do sistema financeiro e contábil para verificar, controlar e acompanhar todas as fontes e usos de fundos relacionados ao projeto, incluindo as as transações do fundo rotativo relacionado com o financiamento do Banco. Capacidade do sistema financeiro e contábil para cumprir os requisitos do Banco, incluindo um plano específico de contas. Capacidade do sistema contábil utilizado pelo executor e/ou pelos coexecutores para o registro das transações financeiras, incluindo os procedimentos para a consolidação das informações financeiras em projetos de execução descentralizada. GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA CONTROLE INTERNO Fluxograma Início • Regulamento Operacional Fim • Regimento Interno - Estabelecimento de Rotinas - Fluxograma - Atribuições S • Normas de Conduta N • Treinamento / Capacitação S “Tom Gerencial” Gerente / Coordenador do Projeto GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA CONTROLE INTERNO Conjunto de Processos e Atividades Planejamento Orçamento Licitações Desembolso Execução Físico-Financeira Monitoramento Contabilidade Situação Indesejada PROCESSO DE CONTROLE INTERNO EFETIVO É aquele que proporciona relatórios com informações tempestivas e úteis e confiáveis, e demonstra efetividade e eficiência operativa. INTEGRAÇÃO DAS ÁREAS Situação Desejada GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA CONTROLE INTERNO E REGISTROS ARTIGO 7.01 - Registros Contábeis - Sistema Contábil Os registros do Programa deverão ser mantidos de modo a: Permitir a identificação das quantias recebidas das diferentes fontes. Consignar, em conformidade com o registro de contas que o Banco tenha aprovado, os investimentos no Programa, tanto com os recursos do Empréstimo como com os demais recursos que sejam necessários para a sua total execução. Conter os pormenores necessários para identificação dos bens adquiridos e dos serviços contratados, assim como a utilização dos referidos bens e serviços. Demonstrar o custo dos investimentos em cada categoria e o progresso das obras. BENS PATRIMONIAIS Art. 7.01 - Conter os pormenores necessários para identificação dos bens adquiridos, assim como a sua utilização. Controle Atesto do Recebimento dos Bens Fichas Patrimoniais Emplaquetamento Termos de Responsabilidade Inventário Anual Manutenção Utilização em Benefício do Projeto Estoques Desaparecimento dos Bens Comissão de Sindicância/Inquérito Administrativo Ocorrência Policial Laudo Pericial Fichas Patrimoniais Especificação dos Bens Nº da Nota Fiscal Valor Nº do Tombamento Localização Condições dos Bens Termos de Responsabilidade Conferência Responsáveis Mudança de responsáveis Cessão de Bens em Comodato GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA SERVIÇOS DE CONSULTORIA Art. 7.01 - Conter os pormenores necessários para identificação dos serviços contratados, assim como a utilização dos referidos bens e serviços. Termos de Referência Qualificação Profissional Não Objeção do Banco Relatórios de Execução dos Serviços Prazo de Vigência Aditivo Contratual Valor do Contrato versus Valor Pago Objeto do Contrato versus Serviço Realizado Prazo de Execução Previsto versus Prazo de Realização Efetiva Atestação dos Serviços Prestados GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA OBRAS Ausência de Critérios e Padrões para o envio das propostas orçamentárias; na determinação da necessidade e oportunidade das obras; no planejamento de sua contratação, execução e operação; Preços / Qualidade /Desvios preços acima do mercado (superfaturamento); baixo padrão de qualidade; obras suntuosas, inacabadas ou concluídas e não utilizadas; desvio de recursos por meio de antecipação do pagamento de etapas não concluídas. Sobre Projeto Básico ausência de projeto básico dificultando a análise dos custos; ausência de cálculo de custos por parte do órgão executor impossibilitando a avaliação da pertinência dos recursos solicitados; alteração de especificações técnicas relevantes, tanto de tipo quanto de quantidade, sem a devida reanálise sobre os custos; ausência de especificação clara quanto ao tipo de material e método construtivo a ser utilizado, prejudicando a avaliação dos custos; GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA OBRAS Execução das Obras repasse de recursos a menor, gerando paralisação de obras e custos de desmobilização e remobilização da contratada; repasse de recursos a maior, incentivando sobrepreço; falta de acompanhamento da execução por pessoal técnico habilitado, particularmente nas obras subterrâneas; existência de intempéries naturais que comprometem todo ou parte das obras já realizadas, motivada por início de obras em épocas inadequadas para a região; falta de liberação dos recursos dentro dos cronogramas estabelecidos, gerando custos por atraso na execução. ausência de parâmetros para avaliação de projetos e de orçamentos de obras; ausência de suporte normativo para os editais de licitação e julgamento das propostas; ausência de suporte normativo e de técnicos capacitados para execução dos contratos e recebimento das obras; 2ª PARTE Desembolso Fundo Rotativo Demonstrações Financeiras DESEMBOLSOS DESEMBOLSOS São planejados durante o ciclo de projetos. Servem como guia para avaliar o andamento do projeto. São a fonte dos relatórios para determinar a origem das despesas com bens e serviços. Fornecem informação ao BID para seu planejamento disponibilidade de liquidez de moedas. Atuam como interface com instituições de co-financiamento. na CONDIÇÕES BASICAS PARA A SOLICITAÇÃO DE DESEMBOLSO Cumprimento das Condições Prévias ao Primeiro Desembolso Cláusula 3.02 + Artigo 4.01 Dentre outras PESSOA(S) AUTORIZADA(S): Designação de um ou mais funcionários que possam representá-lo em todos os atos relacionados com a execução do Contrato e feito chegar ao Banco exemplares autenticados das assinaturas desses representantes. Caso sejam designados dois ou mais funcionários, cumpre informar se ambos podem agir individualmente ou se o farão necessariamente em conjunto. PRIMEIRA SOLICITAÇÃO: Apresentação de uma solicitação de desembolso, justificada por escrito. MODALIDADE DE DESEMBOLSOS MODALIDADES DE DESEMBOLSO MONETÁRIAS FUNDO ROTATIVO (ADF) REPOSIÇÃO FUNDO ROTATIVO (RRF) NÃO MONETÁRIAS REEMBOLSO PAGAMENTOS EFETUADOS (DPB) (AFJ + ADF) 1,2 CONTA BANCÁRIA EXECUTOR 1,2,3,4 CONTA BANCÁRIA EXECUTOR 1,2,3,4 CONTA BANCÁRIAM UTUÁRIO PAGAMENTO DIRETO AO FORNECEDOR/ EMPRETEIRO (DPS) 1,2,3,4 JUSTIFICATIVA FUNDO ROTATIVO (AFJ) Documentos Requeridos CONTA BANCÁRIA BENEFICIÁRIO 1,2,3,4 ADF - Adiantamento do Fundo Rotativo RFF - Reconstituição do Fundo Rotativo DPB - Reembolso de Pagamentos Efetuados DPS - Pagamento Direto ao Fornecedor ou Empreteiro 1 - Formulário de Pedido de Desembolso 2 - Controle de Desembolsos e Aportes Locais 3 - Demonstrativo de Gastos ou Pagamentos 4 - Documentação (Notas Fiscais, Faturas, Recibos, Etc.) FLUXO DE TRAMITAÇÃO DE PEDIDOS DE DESEMBOLSO 1 - Formulário de Pedido de Desembolso 2 - Controle de Desembolsos e Aportes Locais EXECUTOR CUMPRE 3 - Demonstrativo de Gastos ou Pagamentos EXECUTOR SOLICITA CADASTRO CONTA BANCARIA CONDIÇÕES PRÉVIAS 4 - Documentação (Notas Fiscais, Faturas, Recibos, Etc.) Cláusula 3.02 + Artigo 4.01 ADF - Adiantamento do Fundo Rotativo CADASTRO NÃO CUMPRIDAS NÃO RFF - Reconstituição do Fundo Rotativo COMPLETO ? SIM EXECUTOR APRESENTA DPB - Reembolso de Pagamentos Efetuados ? SIM DPS - Pagamento Direto ao Fornecedor ou Empreteiro PEDIDO DE DESEMBOLSO BID REVISA, APROVA E EFETUA DEPÓSITO ADF Adiantamento SIM NA CONTA DO (FR) ? DPB Reembolso 1, 2, 3, 4 BID REVISA, APROVA E EFETUA DEPÓSITO NA CONTA DO MUTUÁRIO NÃO EXECUTOR EXECUTOR EFETUA PAGAMENTOS E PREPARA DPS 1, 2, 3, 4 Pagamento Direto BID REVISA, APROVA E EFETUA DEPÓSITO NÃO RFF AFJ ? 1,2,3,4 SIM Recomposição NA CONTA DO BENEFICIÁRIO 1 - Formulário de Pedido de Desembolso 2 - Controle de Desembolsos e Aportes Locais 3 - Demonstrativo de Gastos ou Pagamentos 4 - Documentação (Notas Fiscais, Faturas, Recibos, Etc.) RRF 1, 2, 3, 4 Justificativa FLUXO DE PREPARAÇÃO DE PEDIDOS DE DESEMBOLSO Compra Artigo 3.06 Taxa de Câmbio PAGAMENTOS EFETUADOS FUNDOS BID PAGAMENTOS EFETUADOS APORTE LOCAL (R$ ou Divisas) CÓPIAS NOTAS FISCAIS FATURAS, RECIBOS, ETC APENAS (R$ ou Divisas) DEMONSTRATIVO DE GASTOS OU PAGAMENTOS Formulário RE1-731 (09/98) US$ (*) FUNDOS BID CONTROLE DE DESEMBOLSOS E APORTES LOCAIS Formulário RE1-731 US$ (*) (*) OU MOEDA DA OPERAÇÃO FORMULÁRIO DE PEDIDO DE DESEMBOLSOS US$ (*) Formulário RE1-729-E (07/98) Artigo 3.06 Taxa de Câmbio Compra ANTES DE APRESENTAR um Pedido de Desembolso Verificar: Que tipo de transação? Se ADF, AFJ, RFF, DPB ou DPS A aquisição foi aprovada pelo BID? Há disponibilidade nas categorias correspondentes? Existem cláusulas contratuais vencidas e não cumpridas? O desembolso é consistente com a moeda aprovada da operação? Dispõe da documentação de apoio necessária para revisão do BID? PREPARAÇÃO e APRESENTAÇÃO de Pedidos de Desembolso REQUISITOS Anexar cópia da documentação de apoio correspondente ao Aporte BID O mutuário ou entidade executora deve manter devidamente arquivada os originais de toda a documentação de apoio aos pedidos de desembolso, justificação de fundos rotativos, com adequadas referências cruzadas aos pedidos correspondentes aprovados pelo BID. O mutuário ou entidade executora deve também assegurar-se de que os pagamentos efetuados com fundos proporcionados pelo Banco sejam identificados adequadamente nos registros contábeis e depositados em contas específicas. Todos os pedidos devem ser numerados sequencialmente. Assinatura de uma pessoa autorizada. A assinatura deve estar previamente registrada no BID. Montantes mínimos segundo Contrato de Empréstimo. PREPARAÇÃO e APRESENTAÇÃO de Pedidos de Desembolso PAGAMENTOS EFETUADOS COM RECURSOS PRÓPRIOS PARA REEMBOLSO PELO BID Por bens e serviços elegíveis conforme a política do BID Os pagamentos não devem se originar de um Fundo Rotativo Os recursos devem estar depositados em conta separada do Fundo Rotativo. Gastos Elegíveis Mutuário BID Solicita Reembolso Recursos Próprios Processa e Reembolsa PREPARAÇÃO e APRESENTAÇÃO de Pedidos de Desembolso PAGAMENTO DIRETO PELO BANCO A FORNECEDORES OU PRESTADORES DE SERVIÇO > Efetuados diretamente pelo BID a fornecedores de bens e serviços de origem externa ou local. > Por conta e ordem do mutuário ou executor. Mutuário ou Fornecedor Executor Entrega os bens e serviços Elegíveis Apresenta Solicitação de Desembolso … para pagamento direto ao fornecedor Processa e paga diretamente à conta do Fornecedor. PREPARAÇÃO e APRESENTAÇÃO de Pedidos de Desembolso TAXA DE CÂMBIO Qual é a taxa de câmbio a ser utilizada para conversão na moeda da operação? A taxa de câmbio aplicável à conversão dos Reais para US dólares é a taxa estipulada na Cláusula 1.05 (b), das Disposições Especiais, do Contrato de Empréstimo. A referida taxa deve ser a taxa de câmbio oficial de compra divulgada pelo Banco Central do Brasil, conforme mutuamente acordado entre o Banco e o país mutuário. Esta taxa pode ser conseguida no site do Banco Central, www.bacen.gov.br Cláusulas Contratuais: Cláusula 1.05 – Disposições Especiais Artigo 3.06 das Normas Gerais Taxa de Câmbio: A equivalência na Moeda do Financiamento de uma despesa efetuada na Moeda Local será regida pelas seguintes disposições: (i) Para determinar a equivalência de uma despesa paga total ou parcialmente com recursos do financiamento (através do Fundo Rotativo), será aplicada, à totalidade da despesa, a mesma taxa de câmbio utilizada para a conversão em Moeda Local (R$) dos recursos desembolsados na Moeda do Financiamento (US$). Cláusulas Contratuais: Cláusula 1.05 – Disposições Especiais Artigo 3.06 das Normas Gerais (ii) Para determinar a equivalência de uma despesa paga com recursos distintos aos do Financiamento e para a qual o Mutuário requeira: (1) seu reembolso total ou parcial a débito do Financiamento, ou (2) seu reconhecimento a débito da contrapartida local; será aplicada, à totalidade da despesa, a taxa de câmbio vigente na data da apresentação ao Banco da solicitação de reembolso ou reconhecimento da despesa. Cláusulas Contratuais: Cláusula 1.05 – Disposições Especiais Artigo 3.06 das Normas Gerais (iii) Para pagamento direto a consultores, empreiteiros, fornecedores de bens ou prestadores de serviços, será aplicada a taxa de câmbio vigente na data do respectivo pagamento. Indicar o Ofício de Encaminhamento do Pedido de Desembolso FORMULÁRIO DE PEDIDO DE DESEMBOLSO Data do Ofício Banco Interamericano de Desenvolvimento Nº. de re fe rê ncia Ao: Banco Inte ram e ricano de De s e nvolvim e nto Mencionar Re f.: Nº de ope ração do BID. ____________________ Data o número da Empréstimo __ ____ ___________________________ Nº. do pe dido ____________________ - OC/BR Se nhore s : Indicar o número do pedido, que deve ser seqüencial ao anterior De acordo com as condiçõe s do contrato (convê nio) da ope raçào pe rtine nte , ce le brado e ntre (nom e do m utuário ou e ntidade e xe cutora) Centro Bra si l ei ro de Rel a ções Internca i ona i s - CEBRI e o Banco Inte ram e ricano de De s e nvolvim e nto (BID), pe lo pre s e nte : Mencionar o nome da entidade executora SOLICITAMOS APRESENTAMOS Re e m bols o de pagam e ntos e fe tuados Jus tificação do Fundo Rotativo Pagam e nto dire to ao forne ce dor ou e m pre te iro Indicar com “X “o tipo de solicitação De s e m bols os do fundo rotativo Re pos içào do fundo rotativo Moe da s olicitada Montante e xpre s s o na m oe da s olicitada (e m algaris m os e por e xte ns o) Moeda da Operação: Exemplo, US$ Montante e xpre s s o na m oe da da ope ração (e m algaris m os e por e xte ns o) (1) Exemplo: US$ 60,000.00 (sessenta mil dólares) INSTRUÇÕES DE DEPÓSITO BANCO INTERMEDIÁRIO País : BANCO DEPOSITÁRIO Banco no Exterior Nom e do Banco: Ende re ço: Cidade : Es tado: País : Nom e do Banco: Ende re ço: Cidade : Código Pos tal: Banco no País do Beneficiário Es tado: Conta no s is te m a da re s e rva fe de ral?(s im /não) ________ Conta no s is te m a da re s e rva fe de ral?(s im /não) ______ Conta com o banco inte rm e diário ____________________________ Ins truçõe s e s pe ciais : BENEFICIÁRIO Nom e da conta do be ne ficiário: Ins truçõe s e s pe ciais : Indicar o nome completo do Beneficiário/Executor, conforme consta na conta corrente bancária Núm e ro da conta do be ne ficiário: Ins truçõe s e s pe ciais : Indicar o número do Banco, o número da agência (com dígito, se houver), o número da conta corrente, com dígito, e o número do CNPJ. (1) Se um m utuário ou e ntidade e xe cutora s olicita um a quantia fixa num a m oe da dife re nte da m oe da de ope ração, o m ontante e xpre s s ado na m oe da da ope raçào e s tá s uje ita a alte ração. CATEGORIAS DE INVESTIMENTO (CDI) Núm e ro de CDI Nom e de CDI (2) Pais de orige m M ontante s olicitado (3) 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) Indicar o número da Categoria de Investimento, conforme o Anexo A, do Contrato. Indicar o nome da Categoria de Investimento, conforme o Anexo A, do Contrato. Indicar o País de origem da consultoria, bens e serviços. Indicar o montante solicitado, na moeda da operação e por categoria de investimento, conforme Formulário Controle de Desembolsos e Aporte Local. M ontante total Ate s tam os o s e guinte : I. Que não de ixam os de cum prir ne nhum a das obrigaçõe s e s tabe le cidas no contrato ou conê nvio da ope ração, inclus ive as re lacionadas com a s us pe ns ão de de s e m bols os . II. O valor deve ser compatível com o informado na folha principal Que os pagam e ntos prove nie nte s de s s e s re curs os s e rão e fe tuados e xclus ivam e nte para fins e s pe cificados no contrato ou convê nio da ope ração, e s e gundo s e us te rm os e condiçõe s . Os be ns e s e rviços financiados com e s s e s pagam e ntos s ão apropriados para e s s e s fins e o cus to e as condiçõe s da com pra s ão razoáve is . III. Que o us o dos re curs os do fundo rotativo s e rá jus tificado oportunam e nte , m as s e m pre m ais de 30 dias ante s da data do de s e m bols o final da ope ração, apre s e ntando ao BID um a lis ta de talhada dos pagam e ntos im putados à ope ração. IV. Que , s e não for de vidam e nte jus tificada a utilização dos re curs os do fundo rotativo, o BID pode rá: a) e xigir a de volução dos fundos do s aldo não jus tificado b) aplicar o m ontante de qualque r pe dido de re e m bols o ao s aldo não jus tificado V Que as quantias indicadas na de m ons tração ane xa cons titue m , e m cada cas o, as s om as e xatas pagas e re fle te m todos os de s contos , de voluçõe s re duçõe s e outros cré ditos re ce bidos ou a re ce be r e m cone xão com a aquis ição indicada. VI. Que não re ce be m os ne nhum a s om a com o re e m bols o de ne nhum dos pagam e ntos , e m que s tão ne m obtive m os fundos de ne nhum outro e m pré s tim o, cré dito ou doação, e xce to para e m pré s tim os (e ve ntuais ) a curto prazo obtidos ante s de s te pe dido, que re e m bols are m os com o produto de s te de s e m bols o. VII. Registrar o valor consignado no campo “Acumulado Atual – Aporte Local ”, do cons tituirão as s om as de vidas ao Banco, no cas o do contrato de e m pré s tim os . Formulário Controle de Desembolsos e Aporte Que e s tam os obrigados a m ante r toda a docum e ntação que apoie e s te pe dido com ade quadas re fe rê ncias cruzadas ao pe dido aprovado. Local. Tam bé m e s tam os obrigados a tom ar as m e didas ne ce s s árias para que os fundos do Banco s e jam inde ntificados ade quadam e nte e m Que o BID pode rá tom ar as m e didas ne ce s s árias a fim de que as m oe das de s tinadas a e s te de s e m bols o s e jam conve rtidas na m oe da s olicitada e e s ta s e ja de pos itada na conta acim a indicada. As s om as de um a ou m ais m oe das que o BID de s e m bols e e conve rta VIII. nos s os re gis tros contábe is e de pos itados e m contas e s pe cificas . IX. Que a contribuição local acum ulada ne s ta data e quivale a Nom e e titulo Só podem ser assinados pelos representantes legais autorizados (2) Não s e aplica aos de s e m bols os do fundo rotativo (3) Expre s s ado na m oe da do e m pré s tim o (CT) As s inatura autorizada ERROS MAIS COMUNS PEDIDO DE DESEMBOLSO RE1-729-E Banco Interamericano de Desenvolvimento FORMULÁRIO DE PEDIDO DE DESEMBOLSO Nº. de referência ____ Apresentação da cópia do formulário assinado, ao invés do original. Ao: Banco Interam ericano de Desenvolvim ento Data Ref.: Nº de operação do BID. ____________________ Nº. do pedido ____________________ ___________________________ Senhores: De acordo com as condições do contrato (convênio) da operaçào pertinente, celebrado entre (nom e do m utuário ou entidade executo Centro Brasileiro de Relações Interncaionais - CEBRI e o Banco Interam ericano de Desenvolvim ento (BID), pelo presente: SOLICITAMOS Esquecer de indicar com um “X” o tipo de solicitação. APRESENTAMOS Reem bolso de pagam entos efetuados Justificação do Fundo Rotativo Pagam ento direto ao fornecedor ou em preteiro Desem bolsos do fundo rotativo Reposiçào do fundo rotativo Apresentar solicitação de Reposição do Fundo Rotativo e ou Justificativa de Gastos com valor superior ao montante adiantado. Fornecer informações insuficientes ou incorretas sobre o depósito: endereço, número de conta e nome do Banco. Moeda solicitada Montante expresso na m oeda solicitada (em algarism os e por extenso) Montante expresso na m oeda da operação (em algarism os e por extenso) (1) INSTRUÇÕES DE DEPÓSITO BANCO INTERMEDIÁRIO BANCO DEPOSITÁRIO País: País: Nom e do Banco: Nom e do Banco: Endereço: Endereço: Cidade: Estado: Cidade: Código Postal: Conta no sistem a da reserva federal?(sim /não) ________ Estado: Conta no sistem a da reserva federal?(sim /não) ______ Conta com o banco interm ediário ____________________________ Instruções especiais: Esquecer de indicar nome, endereço e número de conta no país quando for solicitar um pagamento direto ao consultor estrangeiro (Beneficiário). Obs.: Para cada pagamento elaborar o Pedido de Desembolso. Instruções especiais: BENEFICIÁRIO Nom e da conta do beneficiário: Núm ero da conta do beneficiário: Instruções especiais: (1) Se um m utuário ou entidade executora solicita um a quantia fixa num a m oeda diferente da m oeda de operação, o m ontante expressado na m oeda da operaçào está sujeita a alteração. ERROS MAIS COMUNS PEDIDO DE DESEMBOLSO RE1-729-E CATEGORIAS DE INVESTIMENTO (CDI) ( 2 ) Atribuir os montantes solicitados às categorias incorretas ou às categorias que não têm disponibilidade. Núm ero de CDI Nom e de CDI Pais de origem Montante solicitado (3) 1) 2) 3) 4) 5) Esquecer de imputá-los à categoria correspondente ou de acordo com a nomenclatura de contas constante do LMS1. 6) 7) 8) 9) 10) 11) Montante total Incoerência entre as informações apresentadas: Pedido de Desembolso (RE1-729) versus Demonstrativo de Gastos (RE1-731), e os comprovantes (i.e. origem dos bens). Atestam os o seguinte: I. com a suspensão de desem bolsos. II. custo e as condições da com pra são razoáveis. III. Que o uso dos recursos do fundo rotativo será justificado oportunam ente, m as sem pre m ais de 30 dias antes da data do desem bolso final da operação, apresentando ao BID um a lista detalhada dos pagam entos im putados à operação. Que, se não for devidam ente justificada a utilização dos recursos do fundo rotativo, o BID poderá: a) exigir a devolução dos fundos do saldo não justificado b) aplicar o m ontante de qualquer pedido de reem bolso ao saldo não justificado V Que as quantias indicadas na dem onstração anexa constituem , em cada caso, as som as exatas pagas e refletem todos os descontos, devoluções reduções e outros créditos recebidos ou a receber em conexão com a aquisição indicada. VI. Remeter os formulários sem assiná-los; sem as assinaturas exigidas (no caso de assinatura conjunta), ou com a assinatura de um funcionário não autorizado ou por procuração – P/. Que os pagam entos provenientes desses recursos serão efetuados exclusivam ente para fins especificados no contrato ou convênio da operação, e segundo seus term os e condições. Os bens e serviços financiados com esses pagam entos são apropriados para esses fins e IV. Esquecer de incluir a informação relativa à contrapartida Que não deixam os de cum prir nenhum a das obrigações estabelecidas no contrato ou conênvio da operação, inclusive as relacionadas Que não recebem os nenhum a som a com o reem bolso de nenhum dos pagam entos, em questão nem obtivem os fundos de nenhum outro em préstim o, crédito ou doação, exceto para em préstim os (eventuais) a curto prazo obtidos antes deste pedido, que reem bolsarem os com o produto deste desem bolso. VII. Que o BID poderá tom ar as m edidas necessárias a fim de que as m oedas destinadas a este desem bolso sejam convertidas na m oeda solicitada e esta seja depositada na conta acim a indicada. As som as de um a ou m ais m oedas que o BID desem bolse e converta constituirão as som as devidas ao Banco, no caso do contrato de em préstim os. VIII. Que estam os obrigados a m anter toda a docum entação que apoie este pedido com adequadas referências cruzadas ao pedido aprovado. Tam bém estam os obrigados a tom ar as m edidas necessárias para que os fundos do Banco sejam indentificados adequadam ente em nossos registros contábeis e depositados em contas especificas. IX. Que a contribuição local acum ulada nesta data equivale a Assinatura autorizada (2) Não se aplica aos desem bolsos do fundo rotativo Nom e e titulo (3) Expressado na m oeda do em préstim o (CT) Registrar o n° Empréstimo: /OC-BR Registrar o número da Solicitação anterior (exemplo n º 7) De acordo com o Anexo “A” do Contrato de Empréstimo e posteriores alterações. Registrar o número da Solicitação atual (exemplo n º 8) CONTROLE DE DESEMBOLSOS E APORTE LOCAL Orçamento Vigente % US$ ( Equivalente em US$ ) OPERAÇÃO NUMERO: Categorias de Investimento ( 1 ) B I D 150.000,00 45 Local Total 184.100,00 334.100,00 55 100 Acumulado Atual até O r ç a m e n t o Acumulado até Solicitação Presente V i g e n t e Anterior nº Solicitação nº 00 Local ( 4 ) B I D ( 3 ) Local B I D ( 2 ) B I D ( 5 ) Local ( 6 ) Presente Solicitação B I D (7) = ( 3 + 5) Local (8) = ( 4 + 6 ) 1.0 - COORDENAÇAO GERAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2.0 - CONSULTORIA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3.0 - APOIO LOGISTICO 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 4.0 - IMPREVISTOS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0 0 Incluir as categorias de acordo com o Anexo “A” do Contrato de Empréstimo 0 0 Registrar o montante acumulado até o pedido anterior. Manter conciliado com os registros no LMS1. Registrar os valores do orçamento de acordo com o Anexo “A” do Contrato de Empréstimo e posteriores alterações. A. B. C. D. E. Sub - total Fundo Rotativo Total ( A + B ) Total ( B I D + Local ) Pari - passu ( C / D * 100 ) Registrar o valor do Fundo Rotativo, que é mostrado no LMS-1, na Categoria 89.00.00 – Revolving Fund 0,00 0,00 15.847,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! Pari Passu, que é a relação percentual que se aplica ao desembolso dos recursos do Banco e dos recursos da contrapartida local. 0 Os valores totais, por categoria são transportados do formulário Demonstrativo de Gastos e Pagamentos 0,00 0,00 0,00 0,00 0 Proceder a soma horizontal0 e 0 vertical 0 Posteriormente, o campo 0 BID deve ser checado com0 o 0 relatório LMS-01. 0 0 0 0,00 0,00 0,00 Uma vez que 0o pedido 0,00 seja 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 processado pelo Banco, #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! verificar se os valores aqui #DIV/0! registrados foram aceitos pelo Banco. Em caso de diferença, Autorizada verificar a sua procedênciaAssinatura e realizar as correções Só podem ser assinados necessárias no formulário pelos representantes Controle de Desembolsos e legais autorizados Aporte Local. ERROS MAIS COMUNS Atribuir os montantes solicitados às categorias incorretas ou às categorias que não têm isponibilidade. Orçamento Vigente desatualizado Esquecer de imputá-los à categoria correspondente ou de acordo com a nomenclatura de contas constante no LMS-1. Imputar gastos na Categoria Imprevistos (é preciso remanejá-los) Apresentar solicitação de Reposição do Fundo Rotativo e ou Justificativa de Gastos com valor superior ao montante adiantado. CONTROLE DE DESEMBOLSOS E APORTE LOCAL Erro na transposição de valores para a coluna “Acumulado Até a Solicitação Anterior no. __” Esquecer de incluir o formulário Controle de Desembolsos e Aporte Local. CONTROLE DE DESEMBOLSOS E APORTE LOCAL Orçamento Vigente US$ ( Equivalente em US$ ) OPERAÇÃO NUMERO: Categorias de Investimento ( 1 ) 150,000.00 45 Local Total 184,100.00 334,100.00 55 100 O r ç a m e n t o Acumulado até Solicitação Presente V i g e n t e Anterior nº Solicitação nº 00 B I D Local ( 2 ) B I D ( 3 ) Local ( 4 ) B I D ( 5 ) % B I D Acumulado Atual até Local ( 6 ) Presente Solicitação B I D (7) = ( 3 + 5) Local (8) = ( 4 + 6 ) 1.0 - COORDENAÇAO GERAL 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 2.0 - CONSULTORIA 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 3.0 - APOIO LOGISTICO 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 4.0 - IMPREVISTOS 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 A. B. C. D. E. Sub - total Fundo Rotativo Total ( A + B ) Total ( B I D + Local ) Pari - passu ( C / D * 100 ) 0.00 0.00 0.00 15,847.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #DIV/0! 0.00 0.00 #DIV/0! 0.00 0.00 0 0.00 0.00 #DIV/0! 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #DIV/0! #DIV/0! 0.00 0.00 0.00 #DIV/0! #DIV/0! Assinatura Autorizada #DIV/0! Registrar o n° do Empréstimo: ____/OC-BR Mencionar o nome da entidade executora Indicar o número do pedido que deve ser seqüencial ao anterior Um demonstrativo para cada categoria de investimento, de acordo com o Anexo “A”, do Contrato de Empréstimo. Indicar o número da página em relação ao total de páginas do pedido, independentemente das categorias de investimento. BID - BANCO INTERAMERICANO DE DESENVOLVIMENTO Página n.º 00 de 00 DEMONSTRATIVO DE GASTOS OU PAGAMENTOS(1) EMPRÉSTIMOS PARA INVESTIMENTOS/COOPERAÇÃO TÉCNICA/PEQUENOS PROJETOS NOME DO MUTÁRIO OU DA ENTIDADE EXECUTORA: N.º da Operação Núm ero do Item (3) Nº. da Solicitação Nom e e endereço do Contratis ta, o fornecedor, etc., o contrato/ordem de com pra, núm ero de referência (4) Preencher conforme o indicado. Seqüência única em ordem crescente para cada pedido (1, 2, 3 ......), independentemente da categoria de investimento. A mesma numeração deve ser consignada manualmente nas respectivas cópias dos documentos de apoio dos gastos enviados no pedido. N.º de referência da fatura (5) Pais de Origem (6) Indicar o País de origem da consultori a, bens e serviços Categoria de Investimento (1) Data de Pagam ento (7) Data do efetivo pagamento que consta do recibo ou depósito bancário Total des ta página Montante na Moeda de Pagam ento R$ (8) Moeda (Local ou Estrangeira)(2) USD Taxa de Câm bio (9) Valor total da Nota Fiscal / Fatura, Recibo 0.00 Equivalente na Moeda da Operação US$ (10)=(8)/(9) #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! Financiam ento Outras Fontes (11) (12) #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! BID A taxa de câmbio a ser utilizada é a de compra, divulgada pelo Banco Central do Brasil, vigente na da data do efetivo pagamento ao fornecedor ou empreiteiro. #DIV/0! Registrar oSubtotal da página anterior Total da Categotia de Inves tim ento 0.00 #DIV/0! Total des ta s olicitação 0.00 #DIV/0! número da (1) - De ve s e r us ado um de m ons trativo s e parado para cada cate goria de inve s tim e nto Nota (2) - De ve s e r utilizado um de m ons trativo de gas tos s e parado, um para m oe da local e outro para divis as (3) - Se quê ncia unica para todo o pe dido de de s e m bols o. Só podem ser assinados Fiscal/Fatura (4) - De ve s e r agre gado o ce rtificado do forne ce dor SOMENTE s i s e s olicita o pagam e nto dire to ao m e s m o. (6) - Agrupe e totalize por país de orige m os be ns e s e rviços . pelos representantes legais (7) - A data de pagam e nto é a data e m que foi e fe tuado o pagam e nto ao contratis ta ou forne ce dor. autorizados Mário Marconini - Diretor-Executivo Nome e Titulo do Representante Autorizado Indicar a moeda da operação #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! Assinatura 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 BID - BANCO INTERAMERICANO DE DESENVOLVIMENTO Página n.º 00 de 00 DEMONSTRATIVO DE GASTOS OU PAGAMENTOS(1) EMPRÉSTIMOS PARA INVESTIMENTOS/COOPERAÇÃO TÉCNICA/PEQUENOS PROJETOS NOME DO MUTÁRIO OU DA ENTIDADE EXECUTORA: N.º da Operação Núm ero do Item (3) Nom e e endereço do Contratis ta, o fornecedor, etc., o contrato/ordem de com pra, núm ero de referência (4) Cada demonstrativo deve ser separado para cada categoria de investimento e que cada categoria deve ter seu valor, sendo que no ultimo quadro tenha o valor total da Solicitação ou da Justificativa. (1) (2) (3) (4) (6) - Nº. da Solicitação N.º de referência da fatura (5) Pais de Origem (6) Categoria de Investimento (1) Data de Pagam ento (7) Montante na Moeda de Pagam ento R$ (8) Cada demonstrativo Só podem ser assinados pelos representantes legais autorizados Total des ta página Subtotal da página anterior Total da Categotia de Inves tim ento Total des ta s olicitação Mário Marconini - Diretor-Executivo Nome e Titulo do Representante Autorizado Para preenchimento deste Demonstrativo levar em consideração as observações aqui contidas. Deve ser registrado o valor total ou parcial da despesa , conforme o caso, e em US$, por exemplo. Na cópia da Nota Fiscal/Fatura ou recibo deverá ser apresentado o cálculo do financiamento BID (por exemplo, exclusão de impostos /taxas). Taxa de Câm bio (9) Equivalente na Moeda da Operação US$ (10)=(8)/(9) #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0.00 0.00 0.00 Financiam ento Outras BID Fontes (11) (12) #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! - De ve s e r us ado um de m ons trativo s e parado para cada cate goria de inve s tim e nto De ve s e r utilizado um de m ons trativo de gas tos s e parado, um para m oe da local e outro para divis as Se quê ncia unica para todo o pe dido de de s e m bols o. De ve s e r agre gado o ce rtificado do forne ce dor SOMENTE s i s e s olicita o pagam e nto dire to ao m e s m o. Agrupe e totalize por país de orige m os be ns e s e rviços . (7) - A data de pagam e nto é a data e m que foi e fe tuado o pagam e nto ao contratis ta ou forne ce dor. Moeda (Local ou Estrangeira)(2) USD #DIV/0! - #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Só podem ser assinados pelos representantes legais autorizados Assinatura Deve ser registrado o valor total ou parcial da despesa , conforme o caso, e em US$, por exemplo. O valor de impostos/taxas, deduzido da Nota Fiscal/Fatura ou recibo financiado pelo BID, deverá ser apresentado concomitantemente com o financiamento BID. ERROS MAIS COMUNS DEMONSTRATIVO DE GASTOS OU PAGAMENTOS Esquecer de incluir o formulário do Demonstrativo de Gastos (RE1-731). Não agrupar os comprovantes em ordem seqüencial, com referência cruzada para cada uma das despesas incluídas no Demonstrativo de Gastos. Esquecer de incluir a descrição breve e completa da despesa. BID - BANCO INTERAMERICANO DE DESENVOLVIMENTO Página n.º DEMONSTRATIVO DE GASTOS OU PAGAMENTOS(1) EMPRÉSTIMOS PARA INVESTIMENTOS/COOPERAÇÃO TÉCNICA/PEQUENOS PROJETOS NOME DO MUTÁRIO OU DA ENTIDADE EXECUTORA:______________________________________________ Divergências entre o total solicitado e o somatório das informações detalhadas sobre pagamentos correspondentes. N.º da Operação _________ ____ Categoria de Investimento (1) _______ RE1-731 Moeda (Local ou Estrangeira)(2) LOCAL Número do Item Nome e endereço do Contratista, o fornecedor, etc., o contrato/ordem de compra, número de referência N.º de referência da fatura Pais de Origem Data de Pagamento Montante na Moeda de Pagamento Taxa de Câmbio Equivalente na Moeda da Operação (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)=(8)/(9) Esquecer de anexar os comprovantes; Anexar cópias dos comprovantes ilegíveis Nº. da Solicitação Financiamento Outras BID Fontes (11) Total desta página Subtotal da página anterior Total da Categotia de Investimento Total desta solicitação (1) (2) (3) (4) (6) - Deve ser usado um dem onstrativo separado para cada categoria de investim ento Deve ser utilizado um dem onstrativo de gastos separado, um para m oeda local e outro para divisas Sequência unica para todo o pedido de desem bolso. Deve ser agregado o certificado do fornecedor SOMENTE si se solicita o pagam ento direto ao m esm o. Agrupe e totalize por país de origem os bens e serviços. (7) - A data de pagam ento é a data em que foi efetuado o pagam ento ao contratista ou fornecedor. Nome e Titulo do Representante Autorizado 01 de XX Assinatura (12) ERROS MAIS COMUNS DEMONSTRATIVO DE GASTOS OU PAGAMENTOS Esquecer de imputá-los à categoria correspondente ou de acordo com a nomenclatura de contas constante do LMS1. Atribuir os montantes solicitados às categorias incorretas ou às categorias que não têm disponibilidade. Confundir os dados sobre pagamentos investimentos imputáveis com categorias distintas. BID - BANCO INTERAMERICANO DE DESENVOLVIMENTO Incoerência entre as informações apresentadas: Demonstrativo de Gastos (RE1-731) versus Pedido de Desembolso (RE1729) e os comprovantes (i.e. origem dos bens). Solicitar reembolso de bens ou serviços que não sejam originários de países membros do Banco. Página n.º DEMONSTRATIVO DE GASTOS OU PAGAMENTOS(1) EMPRÉSTIMOS PARA INVESTIMENTOS/COOPERAÇÃO TÉCNICA/PEQUENOS PROJETOS NOME DO MUTÁRIO OU DA ENTIDADE EXECUTORA:______________________________________________ N.º da Operação _________ Nº. da Solicitação ____ Categoria de Investimento (1) _______ RE1-731 Moeda (Local ou Estrangeira)(2) LOCAL Número do Item Nome e endereço do Contratista, o fornecedor, etc., o contrato/ordem de compra, número de referência N.º de referência da fatura Pais de Origem Data de Pagamento Montante na Moeda de Pagamento Taxa de Câmbio Equivalente na Moeda da Operação (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)=(8)/(9) Financiamento Outras BID Fontes (11) Total desta página Subtotal da página anterior Total da Categotia de Investimento Total desta solicitação (1) (2) (3) (4) (6) - Deve ser usado um dem onstrativo separado para cada categoria de investim ento Deve ser utilizado um dem onstrativo de gastos separado, um para m oeda local e outro para divisas Sequência unica para todo o pedido de desem bolso. Deve ser agregado o certificado do fornecedor SOMENTE si se solicita o pagam ento direto ao m esm o. Agrupe e totalize por país de origem os bens e serviços. (7) - A data de pagam ento é a data em que foi efetuado o pagam ento ao contratista ou fornecedor. Nome e Titulo do Representante Autorizado 01 de XX Assinatura (12) DEMONSTRATIVO DE GASTOS OU PAGAMENTOS ERROS MAIS COMUNS Indicar como data de pagamento uma data diferente daquela em que a despesa foi paga. Solicitar reembolso ou justificar adiantamentos referentes a contratos de consultoria que não tenham recebido a conformidade do Banco. Esquecer de incluir o dado da base de cálculo das despesas informadas (e.g. despesas de viagem pagas, ajustes entre a quantia paga e aquela constante da solicitação etc..). Imputar ao financiamento do Banco impostos, comissões e despesas bancárias não previstas no Contrato. Utilizar taxa de câmbio diferente daquela vigente na data do pagamento. BID - BANCO INTERAMERICANO DE DESENVOLVIMENTO Página n.º DEMONSTRATIVO DE GASTOS OU PAGAMENTOS(1) EMPRÉSTIMOS PARA INVESTIMENTOS/COOPERAÇÃO TÉCNICA/PEQUENOS PROJETOS NOME DO MUTÁRIO OU DA ENTIDADE EXECUTORA:______________________________________________ N.º da Operação _________ Nº. da Solicitação ____ Categoria de Investimento (1) _______ Nome e endereço do Contratista, o fornecedor, etc., o contrato/ordem de compra, número de referência N.º de referência da fatura Pais de Origem Data de Pagamento Montante na Moeda de Pagamento Taxa de Câmbio Equivalente na Moeda da Operação (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)=(8)/(9) (1) (2) (3) (4) (6) - Deve ser usado um dem onstrativo separado para cada categoria de investim ento Deve ser utilizado um dem onstrativo de gastos separado, um para m oeda local e outro para divisas Sequência unica para todo o pedido de desem bolso. Deve ser agregado o certificado do fornecedor SOMENTE si se solicita o pagam ento direto ao m esm o. Agrupe e totalize por país de origem os bens e serviços. RE1-731 Moeda (Local ou Estrangeira)(2) LOCAL Número do Item Total desta página Subtotal da página anterior Total da Categotia de Investimento Total desta solicitação Financiamento Outras BID Fontes (11) Erros de cálculo (somatórios). (7) - A data de pagam ento é a data em que foi efetuado o pagam ento ao contratista ou fornecedor. Nome e Titulo do Representante Autorizado 01 de XX Assinatura (12) FUNDO ROTATIVO FUNDO ROTATIVO Oferece liquidez para o pagamento de despesas elegíveis. Limite: até 5% do montante do empréstimo, mediante apresentação de plano financeiro para período pré-convencionado. Recursos do Fundo Rotativo são depositados em uma conta previamente determinada pelo mutuário (exclusiva para recursos do fundo rotativo). Renovável, uma vez justificadas as despesas efetuadas. Deverá ser justificado em sua totalidade em até 30 dias antes do vencimento do prazo para o último desembolso. FUNDO ROTATIVO Manutenção do montante Mantém seu valor equivalente na moeda do empréstimo. Esta equivalência não é afetada por alterações na taxa de câmbio. Registros e contabilidade É depositado em uma conta separada do mutuário. Se isso não for possível, deverá ser registrado em uma subconta separada dentro da conta geral do mutuário para o Projeto. Rendimento de aplicações Os juros gerados deverão ser investidos no projeto como aporte suplementar da contrapartida local. FUNDO ROTATIVO JUSTIFICATIVA Despesas elegíveis Renovável até a porcentagem aprovada, conforme necessidade de liquidez do Projeto para determinado prazo (a ser convencionado entre UGP e Banco) Justificativa Final: Trinta dias antes da data final do último desembolso Os montantes não justificados deverão ser reintegrados ao BID antes da data fixada para o último desembolso RESTITUIÇÃO DE FUNDOS Em alguns casos, o mutuário ou a Agência Executora devem restituir fundos desembolsados pelo BID. Esses casos podem ser: Saldos de Fundos Rotativos não utilizados no projeto. Fundos utilizados para despesas não elegíveis para financiamento com recursos do BID. Devem ser devolvidos na moeda em que foram debitados ao empréstimo na data efetiva (data-Montante) do desembolso. Devem ser depositados na respectiva conta bancária (moedas estrangeiras ou moeda local) do BID. A Representação fornecerá a informação bancária correspondente. RELATÓRIO SEMESTRAL DE FUNDO ROTATIVO FUNDO ROTATIVO APRESENTAÇÃO DE RELATÓRIOS Relatórios semestrais: 30 de junho Reflete movimentação efetuada de 01 de janeiro a 30 de junho do ano em referência Deverá ser apresentado até o dia 30 de agosto subseqüente. 31 de dezembro Reflete movimentação efetuada de 01 de julho a 31 de dezembro do ano em referência. Deverá ser apresentado até o dia 28 de fevereiro subseqüente. FUNDO ROTATIVO APRESENTAÇÃO DE RELATÓRIOS Demonstrar: Uso dos recursos do Fundo Saldo da conta do Fundo Diferenças que venham a ser apresentadas FORMULÁRIOS REQUERIDOS Formulário RE1-733-09-98 – FR Relatório Semestral sobre o Fundo Rotativo Formulário RE1-733-09-98-FR (1ª parte) - Identificação do Projeto/Convênio BANCO INTERAMERICANO DE DEENVOLVIMENTO RELATÓRIO SEMESTRAL SOBRE O FUNDO ROTATIVO Em______de________________de_________ (a) TIPO DE MOEDA __________________________________ ( 1 ) (b) Nº DA OPERAÇÃO____________________________ MUTUÁRIO/ENTIDADE EXECUTORA______________________________ (c) (d) (a) Data do relatório: 30 de junho de (ano) ou 31 de dezembro de (ano) (b) Tipo de moeda: Moeda da operação (Info no LMS-1, campo “Currency Balances”) (a) Nº da Operação: Informação no LMS-1, campo “Operation”; (b) Nome do Mutuário/Entidade Executora Formulário RE1-733-09-98-FR (2ª parte) – Comprovação de Saldos Bancários I. SALDO EM CONTA (S) BANCARIA (S) ( 2 ) Montante ( 3 ) No. da Conta_____________________________ Data ____________________ $_________________ Nome do Banco ____________________________________________________ (a) (b) (c) (d) Nº da conta corrente bancária, onde estão depositados os recursos do Fundo Rotativo. Data: Data do saldo informado (último dia do período em referência: 30/06 ou 31/12) Nome do Banco Montante: a ser informado na moeda da operação (ex.: USD). Converter, utilizando o câmbio de compra da data informada, do Banco Central do Brasil. Se houver mais de uma conta, informar todas, separadamente. Anexar extrato bancário comprovando os saldos informados. Formulário RE1-733-09-98-FR (3ª parte) - Pedidos em tramitação no BID, ainda não liberados. II. REPOSIÇÕES OU JUSTIFICATIVAS PENDENTES DE REGISTRO Apresentadas ao BID, porém não registradas no sistema BID (LM S-1) DATA DE APRESENAÇÃO PEDIDO No: AO BID (a) (b) SUBTOTAL II. MONTANTE (c) _______________ _______________ (a) (b) (c) $ _________________ Nº do pedido encaminhado ao BID, ainda não deliberado. Em tramitação. Data em que foi apresentado ao BID. Valor na moeda da operação. Obs: Se houver mais de um pedido em tramitação, informar todos, separadamente. Formulário RE1-733-09-98-FR (4ª parte) - Despesas efetuadas, ainda não justificadas ao BID III. FUNDOS UTILIZADOS PENDENTES DE JUSTIFICAÇÃO AO BID (Anexar lisa de pagamentos indicando o beneficiário, propósito e data de pagamento e equivalência na moeda da operação) $_________________ ( 5 ) (a) Neste campo, deverá ser informado o total de despesas elegíveis efetuadas, pagas com recursos do Fundo Rotativo, que ainda não foram apresentadas ao BID. (b) O valor informado deverá estar devidamente comprovado no formulário RE1-733-PAGOS, onde deverão estar listados todos os pagamentos efetuados. Formulário RE1-733-09-98-FR (5ª parte) - Saldo de Fundo Rotativo, conforme LMS-1 V. SALDO DO FUNDO ROTATIVO SEGUNDO LMS-1 $ _________________ Neste campo deverá ser registrado o valor informado no relatório LMS-1, disponibilizado pelo BID. O valor em referência está informado no campo “Revolving Fund”, no final do relatório. Formulário RE1-733-09-98-FR (6ª parte) - Diferença apurada VI. DIFERENÇA ( IV - V ) $ _________________ É possível que seja apurada alguma diferença entre o valor disponibilizado pelo BID e a aplicação dada a esses recursos. Essa diferença pode advir de juros recebidos de investimentos efetuados (diferença positiva), de diferença cambial (positiva ou negativa), dentre outros motivos. Se negativo, esse valor deverá ser reposto ao Fundo Rotativo, com recursos da contrapartida local. Se positivo, deverá ser aplicado no programa, como aporte da contrapartida local. Deverá ser anexado ao relatório semestral uma Nota Explicativa que justifique qualquer diferença apurada, devendo ser informado de que forma a mesma será regularizada. Formulário RE1-733 - PAGOS Fundos Utilizados Pendentes de Justificação ao BID 1. Categoria de Investimento (Nº e Nome) 2. Tipo de Moeda 1. Fazer um relatório separado para cada categoria de investimento, previstas no contrato. 2. Informar o tipo de moeda da operação (informada no campo “ Currency Balances”, do relatório LMS-1) Conceito de pagamento Nome do fornecedor ou empreiteiro DESCRIÇÃO DA DESPESA NOME DO FORNECEDOR, DO EMPREITEIRO OU DO PRESTADOR DE SERVIÇOS, A QUEM SE PAGOU. Data de pagamento Montante INFORMAR A DATA EM QUE FOI EFETUADO O PAGAMENTO. DEVERÁ SER INFORMADO NA MOEDA DA OPERAÇÃO, UTILIZANDO A TAXA DE CÂMBIO (COMPRA) DO BANCO CENTRAL DO BRASIL, DO DIA DO PAGAMENTO. TOTAL O TOTAL APURADO DEVERÁ SER TRANSPORTADO PARA O ITEM III (FUNDOS UTILIZADOS PENDENTES DE JUSTIFICAÇÃO AO BID), DO RELATÓRIO SEMESTRAL SOBRE O FUNDO ROTATIVO (RE1-733-09-98-FR) DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DO PROJETO AUDITADAS Temário As demonstrações financeiras, seus objetivos e seus usos pelo Banco. Contratação dos auditores e seus honorários (com base no AF-200, do BID). Firmas de auditoria elegíveis. Qualificação e período de elegibilidade de auditores. Recebimento e análise de demonstrações financeiras auditadas. Ordenamento do relatório de auditoria do Projeto (AF-300, do BID). DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DO PROJETO AUDITADAS Disposições Especiais do Contrato de Empréstimo Cláusula 5.02 – Auditorias (a) Com relação ao estabelecido no Artigo 7.03 das Normas Gerais, durante o período de execução do Programa, as demonstrações financeiras do mesmo serão apresentadas anualmente, devidamente auditadas por uma firma de auditoria externa independente ou por Órgão de Controle Externo. DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DO PROJETO AUDITADAS Normas Gerais Aplicáveis aos Contratos de Empréstimo Artigo 7.03 (a) (iii) – Relatórios e demonstrações financeiras O Mutuário, ou o Órgão Executor, se pertinente, apresentará ao Banco Três exemplares das demonstrações financeiras correspondentes à totalidade do Projeto, ao encerramento de cada exercício econômico do Órgão Executor, e informação financeira complementar relativa a essas demonstrações. As demonstrações financeiras serão apresentadas dentro dos 120 dias seguintes ao encerramento de cada exercício econômico do Órgão Executor, a partir do exercício em que se inicie a execução do Projeto e durante o período assinalado nas Disposições Especiais. Artigo 7.03 (b): As demonstrações e documentos descritos nas alíneas (a) (iii), … e … deverão ser apresentados com o parecer da entidade auditora …. Objetivos das demonstrações financeiras auditadas Avaliar a situação financeira do projeto; Verificar o uso apropriado dos recursos do projeto; Cumprimento dos objetivos do projeto. Uso das demonstrações financeiras auditadas Avaliar a capacidade da empresa para gerar recursos financeiros e a oportunidade e certeza com que os irá gerar. Prever suas necessidades futuras; Capacidade para cumprir seus compromissos financeiros. Demonstrações Financeiras Auditadas Instrumento de supervisão de projeto Avaliar a situação de investimentos do projeto; Verificar o uso adequado dos recursos recebidos; Antecipar problemas de execução; Reavaliar os objetivos do projeto e definir modificações no mesmo. Realocar recursos do projeto. Características qualitativas das demonstrações financeiras Clareza FACILMENTE COMPREENSÍVEIS Aplicabilidade Aplicáveis às necesidades dos usuários. Confiabilidade Isentos de erros e desvios materiais. Expressão fidedigna das operações de um negócio. Comparabilidade Comparabilidade da situação através do tempo. DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DO PROJETO / PROGRAMA SÃO COM PROPÓSITO ESPECIAL Responsabilidade INVESTIMENTOS INVESTIMENTOS Entidade Executora APORTE BID APORTE LOCAL CONTABILIDADE Contrato de Empréstimo DO PROJETO / CONTROLE AF-100 - POLÍTICA DO BANCO SOBRE AUDITORIA DE PROJETOS E ENTIDADES AF 300 - GUIA PARA A PREPARAÇÃO DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS E REQUISITOS DE AUDITORIA INDEPENDENTE PAUTAS MÍNIMAS E ORIENTAÇÕES PARA ELABORAÇÃO DE RELATÓRIO DE AUDITORIA DEMONSTRATIVO DE RECURSOS RECEBIDOS E DESEMBOLSOS EFETUADOS DEMONSTRATIVO DE INVESTIMENTOS US$ GUIA PARA A PREPARAÇÃO DE PEDIDOS DE DESEMBOLSOS - Março de 1999 NOTAS EXPLICATIVAS ÀS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS US$ Demonstrações Financeiras Básicas INFORMAÇÃO FINANCEIRA COMPLEMENTAR DEMONSTRAÇÃO DAS SOLICITAÇÕES D0 DESEMBOLSO US$ DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DO PROJETO / PROGRAMA RESPONSABILIDADES E FUNÇÕES Compromisso do Mutuário – Documento AF-300 Demonstrações Financeiras Básicas do Projeto Parágrafo 5.02 - .... preparar as demonstrações financeiras do projeto de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceitos, conforme previsto no parágrafo 2.02. Parágrafo 5.03 ( c) – Apresentar as Notas Explicativas às demonstrações financeiras. Informações Financeiras Complementares do Projeto Parágrafo 3.02 – ... a responsabilidade por seu conteúdo recai sobre a administração do mutuário ou do executor do projeto. DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DO PROJETO / PROGRAMA RESPONSABILIDADES E FUNÇÕES Compromisso do Mutuário – Documento AF-300 Proporcionar aos auditores uma cópia do Relatório de Progresso do Projeto, referente a 31/12/200X, para aplicação do procedimento requerido no parágrafo 5.03 (b), do AF-300. (Conciliação entre Rel. Progresso X Dem. Investimentos) Apresentar, como parte da demonstração, ou separadamente, uma conciliação com as cifras apresentadas no Demonstrativo de Recursos Recebidos e Desembolsos Efetuados com as apresentadas no Demonstrativo de Investimentos Acumulados (5.03 (a)). Informar na Nota Explicativa o número da última solicitação de desembolso incluída nas demonstrações financeiras (5.03 (c)). Revelar nas Notas Explicativas a base contábil de caixa utilizada na elaboração das demonstrações financeiras do projeto (5.02). Esclarecer o método adotado na conversão em dólares (5.04) Incluídas nas Pautas Mínimas, nas Notas Explicativas (Preencher) DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DO PROJETO / PROGRAMA RESPONSABILIDADES E FUNÇÕES Compromisso do Mutuário – Documento AF-300 Art. 501, do Contrato de Empréstimo Suspensão de Desembolsos – O Banco, mediante aviso escrito ao Mutuário, poderá suspender os desembolsos se ocorrer e enquanto subsistir qualquer das seguintes circunstâncias: (a) ................. (b) Inadimplemento, por parte do Mutuário, de qualquer outra obrigação estipulada neste Contrato ou Contratos subscritos com o Banco para financiamento do Projeto. OA-419 DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS BÁSICAS ENTIDADE PROJETO/PROGRAMA CONTRATO DE EMPRÉSTIMO BID Em US$ DEMONSTRATIVO DE RECURSOS RECEBIDOS E DESEMBOLSOS EFETUADOS 31 de dezembro de 200Y ACUMULADO NO INÍCIO DO EXERCÍCIO BID LOCAL TOTAL AJUSTE(S) DE EXERC. ANTERIOR(ES) BID LOCAL TOTAL MOVIMENTO NO EXERCÍCIO BID LOCAL TOTAL RECURSOS RECEBIDOS BID -Reembolso de Despesas -Adiantamento da STN - FIV APORTE LOCAL - Governo - Adiantamento da STN - Outros (detalhar) Total DESEMBOLSOS EFETUADOS BID - Reembolso de Despesas - Reembolso de Despesas Pendentes - Adiantamento STN – Despesas a Justificar - FIV APORTE LOCAL -Governo - Adiantamento STN – Despesas a Justificar - Gastos Financeiros Total SALDO DISPONÍVEL -STN Assinatura Nome/Cargo ou Função (Local/Data) Assinatura Nome/Cargo ou Função ACUMULADO EM 31-12-200X BID LOCAL TOTAL DEMONSTRATIVO DE RECURSOS RECEBIDOS E DESEMBOLSOS EFETUADOS RECURSOS RECEBIDOS BID - Fundo Rotativo: Desembolso/Recomposição - Reembolso de Despesas/Pagamento Direto - F.I.V - Recursos Reembolsar - Pg c/Rec.Próprios APORTE LOCAL - Governo - Outros (Detalhar: Rend.AplicFinanceiras) Total OBS. Demonstrativo elaborado com base em regime de caixa não pode apresentar como “Saldo Disponível” – na coluna Acumulado – um valor negativo. DESEMBOLSOS EFETUADOS BID - Solicitação de Desembolso - Solicitação de Reembolso - F.I.V - Solicitação de Reembolso Pendente de Registro - Fundos Utiliz.Pendentes Justiticação ao BID - Fundos Utilizados Pendentes de Justiticação / Rec.Repassados a Convênios a Comprovar - Adiantamentos a Prefeituras e Conveniados - Despesas a Regularizar - Gastos Reembolsar - Pgos c/Rec.Próprios APORTE LOCAL - Governo - Gastos Pendentes de Justificação ao BID - Encargos Financeiros Pendentes de Justificação Total Saldo Disponível - BID - Aporte Local Total RECURSOS RECEBIDOS - BID Orientação - Fundo Rotativo: Desembolso/ Recomposição Registrar as Antecipaçoes / Adiantamentos de Fundo Rotativo (ADF) efetuado pelo Banco, e as respectivas Solicitações de Desembolso , na modalidade RFF (Recomposiçao de Fundo Rotativo) - Reembolso de Despesas/ Pagamento Direto Registrar as Solicitações de Desembolso referentes aos gastos realizados com recursos próprios, para o aporte BID, que foram mostrados / informados nas Solicitacóes de Desembolso, na modalidade DPB (Reembolso de Recursos ao Mutuário). - F.I.V - Recursos Reembolsar – Pg c/Rec.Próprios Adiantamento da STN Para o Aporte BID Fundo de Inspeção e Vigilância: Registrar o valor debitado pelo Banco diretamente da Conta do Empréstimo (ver o LMS-10). Conta transitória. Gastos realizados com recursos próprios, para a fonte BID, pendentes de Solicitação de Reembolso. Quando reembolsado pelo BID deverá ser dada a devida baixa na coluna de "Ajustes" e apopriados como "Reembolso de Despesas / Pagamento Direto", no "Movimento no Exercício". DESEMBOLSOS EFETUADOS – BID (Aplicações) Orientação - Solicitação de Desembolso Registrar apenas os gastos efetuados com recursos do Fundo Rotativo que foram mostrados / informados nas Solicitações de Desembolso, nas modalidades de RRF (Recomposição Fundo Rotativo) e AFJ (Justificativa Antecipação do Fundo Rotativo). - Solicitação de Reembolso Registrar apenas os gastos realizados com recursos próprios, para o aporte BID, que foram mostrados / informados nas Solicitacóes de Desembolso, na modalidade DPB (Reembolso de Recursos ao Mutuário). - F.I.V Fundo de Inspeção e Vigilância: Registrar o valor debitado pelo Banco diretamente da Conta do Empréstimo (ver o LMS-10). - Solicitação de Reembolso Pendente de Registro Conta transitória. Registrar os gastos realizados com recursos próprios, para o aporte BID, que foram mostrados / informados nas Solicitacões de Desembolso, na modalidade DPB (Reembolso ao Mutuário), enviados e não processados pelo BID até 31/12//200X. Uma vez processados pelo Banco, os valores deverão ser baixados na coluna de "Ajustes" e apropriados como "Solicitação de Reembolso", no "Movimento do Exercício". DESEMBOLSOS EFETUADOS – BID (Aplicações) -Fundos Utilizados Pendentes de Justiticação ao BID - Fundos Utilizados Pendentes de Justiticação - Recursos Repassados a Convênios a Comprovar - Adiantamentos a Prefeituras e Conveniados - Despesas a Regularizar Vale também para os Adiantamentos da STN - Gastos a Reembolsar – Pagos c/Recursos Próprios Orientação Contas transitórias. Registrar apenas as operaçoes realizadas com recursos do Fundo Rotativo. Na medida em que vão sendo inseridos nas Solicitações de Desembolso os valores devem ser baixados na coluna de "Ajustes" e apropriados como "Solicitação de Desembolso", no "Movimento no Exercício". OBS.: Os valores aqui registrados na coluna "ACUMULADO ATÉ 31/12/200x" devem ser compatíveis com os apresentados no Item III, do Relatório Semestral do Fundo Rotativo em 31/12/200X, e demonstrado no Formulário RE1-733 PAGOS: FUNDOS UTILIZADOS PENDENTES DE JUSTIFICAÇÃO AO BID, com as devidas explicações também nas Notas Explicativas às Demonstrações Financeiras Básicas do Programa. Conta transitória. Registrar os gastos realizados com recursos próprios, para o aporte BID, que estão pendentes de serem mostrados / informados nas Solicitacões de Desembolso, na modalidade DPB (Reembolso de Recursos ao Mutuário). Uma vez incluidos nas Solicitações de Desembolso e processados pelo Banco, os valores deverão ser baixados na coluna de "Ajustes" e apropriados como "Solicitação de Reembolso", no "Movimento do Exercício". ENTIDADE PROJETO/PROGRAMA CONTRATO DE EMPRÉSTIMO BID FUNDO ROTATIVO Em US$ DEMONSTRATIVO DE RECURSOS RECEBIDOS E DESEMBOLSOS EFETUADOS 31 de dezembro de 200Y ACUMULADO NO INÍCIO DO EXERCÍCIO BID LOCAL TOTAL AJUSTE(S) DE EXERC. ANTERIOR(ES) BID LOCAL TOTAL MOVIMENTO NO EXERCÍCIO BID LOCAL TOTAL RECURSOS RECEBIDOS BID - Fundo Rotativo Desembolso/Recomposição - Reembolso de Despesas - FIV APORTE LOCAL - Governo - Outros (detalhar) Total DESEMBOLSOS EFETUADOS BID - Solicitação de Reembolso de Despesas - Justificativa de Desembolso Pendente - Reembolso de Despesas Pendentes - FIV APORTE LOCAL -Governo - Gastos Financeiros Total SALDO DISPONÍVEL -BID -Local Assinatura Nome/Cargo ou Função (Local/Data) Assinatura Nome/Cargo ou Função ACUMULADO EM 31-12-200X BID LOCAL TOTAL Inserir “a coluna “A Justificar ENTIDADE PROJETO/PROGRAMA CONTRATO DE EMPRÉSTIMO BID Anexo B DEMONSTRATIVO DE INVESTIMENTOS 31 de dezembro de 200Y US$ Dólares DES CRIÇÃO ACUMULADO NO INÍCIO DO EXERCÍCIO AJUSTE(S) DE EXERCÍCIO (S) ANTERIO R(ES) MO VIMENTO NO EXERCÍCIO ACUMULADO EM 31-12-200X BID BID BID BID GO V ESTADO TO TAL GO V ESTADO TO TAL GO V ESTADO TO TAL 1. Enge nharia e Administração 1.1 Estudos e Porje tos 1.2 Supe rvisão de O bras 1.3 Administração do Proje to 2. O bras e Construçõe s 2.1 Construçõe s 2.2 Urbaniz ação 3. Equipame ntos, Mate riais e Móve is 3.1 Equipame ntos 3.2 Mate rial Didático 3.3 Mobiliário 3.4 Livros e Publicaçõe s 4. Custos Concorre nte s 4.1 Contratacão Pe ssoal Doce nte 5. Se m De stinação Espe cífica 5.1 Impre vistos 5.2 Escaloname nto de Custos 6. Gastos Financie ros 6.1 Juros 6.2 Comissão de Cré dito 6.3 FIV Totais Porce ntage ns Assinatura Nome/Cargo ou Função Assinatura Nome/Cargo ou Função GO V ESTADO TO TAL DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS BÁSICAS DO PROJETO Documento AF-300 - Parágrafo 5.03 OBS.: Além das Demonstrações Financeiras Básicas o Banco poderá requer a demonstração de ativos e passivos (Balanço Patrimonial/Balanço Financeiro), de resultados, e de alterações em ativos e passivos. (Depende do tipo de Projeto e Registros Contábeis) NOTAS EXPLICATIVAS ÀS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS Anexo “C” do AF-300 Complementadas com as instruções constantes nas Pautas Mínimas INFORMAÇÕES FINANCEIRAS COMPLEMENTARES Documento AF-300 Parágrafo 6.02 (a): Comparação Custo Estimado / Custo Efetivo 6.02 (b): Montante e Oportunidade da Contribuição Local e de Terceiros 6.02 (c): Conciliação do Passivo a Favor do BID 6.02 (d): Relatório Semestral sobre o Fundo Rotativo 6.02 (e): Detalhe dos Ativos Adquiridos INFORMAÇÃO FINANCEIRA COMPLEMENTAR - AF-300, 6.02 (a) Comparação Custo Estimado / Custo Efetivo 6 x 100 3 5 x 100 2 Em US$ Dólar Variações Categorias Custo Contratual (1) (2) Custo Atualizado (3) Custo Executado (4) Atualizado Contratual Executado Atualizado % (5) = (3)-(2) % (6) = (4)-(3) Variação (%) ( =) Percentual de diminuição ou acréscimo Conforme Anexo A do Contrato de Contribuição Custo vigente, revisado e aprovado pelo BID. Será igual ao Custo Contratual quando este não for modificado. Deve conciliar com os investimentos (Desembolsos Efetuados) do Demonstrativo de Recursos Recebidos e Desembolsos Efetuados. Atualizado Contratual (=) Alterações ocorridas: acréscimo ou decréscimo, remanejamento de categorias, cancelamento Totais Obs.: Apresentar explicações sobre as diferenças entre os valores aprovados e os executados, conforme requeridas no AF-300, 6.02 (a). Executado Atualizado (=) A executar Variação (%) (=) Percentual a Executar INFORMAÇÃO FINANCEIRA COMPLEMENTAR - AF-300, 6.02 (b) Montante e Oportunidade da Contribuição Local e de Terceiros Em US$ Dólar ANO DEMONSTRADO MODIFICAÇÃO (1) (2) (3) TOTAL EXECUTADO (4) = (2)+(3) (5) 2002 2003 ....... 2008 Informar os dados, ano a ano, desde o início do Projeto /Programa. Valor demonstrado anualmente ao Banco, em cumprimento ao Artigo 6.04 (b), das Normas Gerais do Contrato de Empréstimo (Obs.: O valor deve ser igual àquele que foi demonstrado pelo Programa e aprovado pelo Banco). Modificações orçamentárias efetuadas após a não objeção do Banco Regime de Caixa, e tem que conferir com os valores do Demonstrativo de Recursos Recebidos Desembolsos Efetuados, tanto na movimentação no exercício quanto no acumulado Totais Obs.: Apresentar explicações sobre a variação ocorrida, conforme requerida no AF-300, 6.02 (b). VARIAÇÃO (6) = (5)-(4) DEMONSTRAÇÃO DE RECURSOS DE CONTRAPARTIDA LOCAL (ARTIGO 6.04 (b)) ANO ______________________ Apresentar a demonstração EMPRESTIMO (S) _________________________________________________________________________________ preenchida, e não apenas a cópia NOME DO PROGRAMA OU PROJETO: ________________________________________________________________ do orçamento EXECUTOR: ______________________________________________________________________________________ PRAZO DO ULTIMO DESEMBOLSO VIGENTE: __________________________________________________________ (CIFRAS EXPRESSAS EM U$ DOLARES) Fonte Custo Pari- Investim entos Pari- de Vigente Passu Realizados Passu a Realizar Program ados Estim ados Passu (2) % (3) Até 31 DEZ xx (4) % (5) em 31 DEZ xx (6)=(2-4) Ano xxxx (7) Até 31 DEZ xx (8)=(4+7) % (9) Financiam ento (1) Investim entos Investim entos Investim entos Pari- Recursos BID Contrapartida Total contrapartida TOTAL GERAL DETALHE DE FONTES ORÇAMENTARIAS DE CONTRAPARTIDA LOCAL SEGUNDO DIARIO OFICIAL # Pagina (10) Código Orçam entario (11) Denom inação/Descrição/Especificação (12) Reais (13) Taxa/Cam bio (14) US Dolares (15) = (13/14) # REF. (16) Informação Financeira Complementar - AF-300, 6.02 (c) Conciliação do Passivo a Favor do BID Em US$ Dólar Em 31 de dezembro de 200X Montante desembolsado pelo Banco LMS-1 Disbursed life 1. Passivo a Favor do BID (1.1 + 1.2 + 1.3) 1.1 - Valores Justificados e Desembolsados 1.2 - FIV - Fundo de Inspeção e Vigilância 1.3 - Fundo Rotativo Segundo LMS-1 (1.3.1+1.3.2+1.3.3+1.3.4) ( = ) LMS-1 Revolving Fund 1.3.1 - Saldo da Conta 1.3.2 - Justificativas Pendentes de Registro no Sistema BID 1.3.3 - Fundos Utilizados Pendentes de Justificativa ao BID Dados extraídos do Relatório do Fundo Rotativo 1.3.4 - Diferença Conciliada 2. Saldo Disponível do Empréstimo Segundo LMS-1 3. Subtotal (1+2) 4. Contrato de Empréstimo:Aprovado Original 5. Diferença (3-4) LMS-1 Available amount LMS-1 Valor cancelado do empréstimo Informação Financeira Complementar – AF-300, 6.02 (d) RELATÓRIO SEMESTRAL SOBRE O FUNDO ROTATIVO Em_______de__________________de 200Y Tipo de Moeda ______(1) Nº. da Operação ______________ Mutuário/Entidade Executora _____________________ Montante I. SALDO EM CONTA (S) BANCARIA (S) ( 2 ) Nº. da Conta________ Data_____ US$ ______ Nome do Banco_______________________ II. REPOSIÇÕES OU JUSTIFICATIVAS PENDENTES DE REGISTRO Apresentadas ao BID, porém não registradas no sistema BID (LMS-1) PEDIDO Nº DATA DE APRESENTAÇAO AO BID MONTANTE US$ ______ III. FUNDOS UTILIZADOS PENDENTES DE JUSTIFICAÇÃO AO BID (Anexar lista de pagamentos indicando o beneficiário, propósito e data de pagamento e equivalência na moeda da operação). US$ ______ ( 5 ) IV. SUB-TOTAL ( I + II + III ) US$ ______ V. SALDO DO FUNDO ROTATIVO SEGUNDO LMS-1 US$ ______ VI. DIFERENÇA ( IV - V ) US$ ______ ( 4 ) Assinatura autorizada Nome e título Informação Financeira Complementar - AF-300, 6.02 (e) Detalhe dos Ativos Adquiridos Em US$ Dólar Orde m (1) ( ( ( ( 1 2 3 7 ) ) ) ) Núme ro Ca te goria (2) De scriçã o (3) Pa is Orige m (4) Fonte s de Fina ncia me nto BID LOCAL TERCEIROS (5) (6) (7) Tota is Se quê ncia numé rica . Ca te goria de Inve stime nto, se gundo Ane x o A do Contra to de Empré stimo. De scriçã o do a tivo. Indica r a fonte de fina ncia me nto (BIRD, JBIC, e tc.), se for o ca so. Tota l (8)=(5+6+7) Obs. A informação dos dados da tabela poderá ser mostrada de forma consolidada em relação aos exercícios anteriores (a informação de cada ano anterior, numa linha de cada ano), separada das aquisições correspondentes ao exercício sob exame que deverá ser discriminada, demonstrando ao pé da tabela o total anual que somado aos valores de aquisições correspondentes aos exercícios anteriores, totalizará ao final o montante acumulado de investimento na aquisição de ativos durante a execução do Programa. Exemplo: Número Pais Fontes de Financiamento Ordem Categoria Descrição Origem BID LOCAL TERCEIROS Total (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)=(5+6+7) 2003 25,500.00 15,000.00 40,500.00 2004 10,800.00 8,000.00 18,800.00 Subtotal 36,300.00 23,000.00 59,300.00 2005 0742 02.01 Cadeira Brasil 37.09 0.00 37.09 0743 02.01 Mesa Brasil 55.10 0.00 55.10 0745 02.01 Impressora Brasil 1,399.00 0.00 1,399.00 0747 02.01 Notebook Brasil 3,500.00 0.00 3,500.00 4,991.19 0.00 4,991.19 23,000.00 64,291.19 Subtotal Total Geral 41,291.19 DEMONSTRATIVO DAS SOLICITAÇÕES DE DESEMBOLSO Programa: Contrato de Empréstimo BID nº Executor: Demonstrativo das Solicitações de Desembolso Período: 01/01/200X a 31/12/200X Em US$ Dólares Nº da Solicitação Data de Apresentação Solicitado BID Local Aprovado Total BID Local Deverão ser incluídas todas as Solicitações de Desembolso apresentadas ao Banco no exercício, independentemente da modalidade da Solicitação (ADF, RRF, DPS, DPB,AFJ) Diferença Total BID Local Total (Local /Data) Assinatura Nome/Cargo ou Função Assinatura Nome/Cargo ou Função Referência e Anexos (CBR) Total Demonstrativo das Solicitações de Desembolso OBJETIVO DO EXAME DA VALIDADE E QUALIFICAÇÃO DOS PROCESSOS DE AQUISIÇÕES E SOLICITAÇÕES DE DESEMBOLSO POR PARTE DOS AUDITORES. Verificar: O cumprimento, nos processos de aquisições de bens, obras e serviços de consultoria, dos requisitos estabelecidos no contrato de empréstimo ou convênio de cooperação técnica celebrado com o Banco, inclusive o disposto no regulamento operacional ou de crédito; Se as solicitações de desembolso foram elaboradas e apresentadas pelo executor de acordo com os requisitos do Banco; Se as solicitações de desembolso foram elaboradas e apresentadas pelo executor de acordo com os requisitos do Banco; Se as solicitações de desembolso estão devidamente corroboradas por comprovantes de despesas fidedignos, mantidos ordenadamente nos arquivos do executor ou do co-executor; Se as despesas realizadas foram devidamente autorizadas e são qualificadas para serem financiadas com os recursos do financiamento e/ou a contribuição do Banco; Se as despesas e os recursos do projeto foram contabilizados correta e oportunamente pelo executor Maiores detalhes sobre a abrangência dos exames que devem ser realizados pelos auditores podem ser vistos nos Documentos AF-300 e AF-500. INTERRELAÇÃO DAS TRANSAÇÕES ENTRE OS DEMONSTRATIVOS Relatório de Progresso DEMONSTRATIVO DE RECURSOS RECEBIDOS E DESEMBOLSOS EFETUADOS RELATÓRIO DO FUNDO ROTATIVO DEMONSTRATIVO Conciliação DEMONSTRATIVO COMPARAÇÃO CUSTO ESTIMADO / CUSTO EFETIVO DOS INVESTIMENTOS DEMONSTRATIVO MONTANTE E OPORTUNIDADE DA CONTRIBUIÇÃO LOCAL E DE TERCEIROS FORMULÁRIO “CONTROLE DE DESEMBOLSOS E APORTES LOCAIS” IMPORTÂNCIA DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS AUDITADAS OBJETIVOS DAS DFAS Avaliar a situação financeira do projeto. Verificar o uso apropriado dos recursos do projeto. Cumprimento dos objetivos do projeto. USOS DAS EFAS Avaliar a capacidade da empresa para gerar recursos financeiros e a oportunidade e certeza com que os irá gerar. Prever suas necessidades futuras. Capacidade para cumprir seus compromissos financeiros. As demonstrações financeiras auditadas são um componente importante do esquema de supervisão do Banco. Avaliar a situação de investimentos do projeto; Verificar o uso adequado dos recursos recebidos; Antecipar problemas de execução; Reavaliar os objetivos do projeto e definir modificações no mesmo. Realocar recursos do projeto. A qualidade e veracidade das informações devem estar sustentadas pelo exame e pelo parecer dos auditores independentes. RECEBIMENTO E ANÁLISE DE DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS AUDITADAS POR PARTE DO BANCO Análise pelo Banco Art. 7.03 (a) (iii) Oportunidade Conteúdo Qualidade EFA Comunicação ao Mutuário e/ou Executor Executor Não Cumprida Proceder Ajustes Apresentar Demonstrativos Reapresentar Demonstrativos Prestar esclarecimentos Cumprida Auditoria Apresentar o Parecer Reapresentar o Parecer Emitir Opinião CI, CC Prestar esclarecimentos INSTRUTIVOS DO BANCO AF-100: Política do Banco sobre a Auditoria de Projetos e Entidades AF-200: Documento de Licitação de Auditoria Externas Financiadas pelo BID. AF-300: Guias para a Elaboração de Demonstrações Financeiras e Requisitos de Auditoria Independente. AF-400: Termos de Referência para a Auditoria Externa de Projetos Financiados pelo BID AF-500: Termos de Referência para a Revisão Ex-Post dos Processos de Aquisições, da Documentação Comprobatória das Solicitações de Desembolso Guia para a Preparação de Pedidos de Desembolsos – Março de 1999 Pautas Mínimas e Orientações para Elaboração de Relatório de Auditoria dos Projetos/Programas do BID – Versão 1-A. SUPERVISÃO DE OPERAÇÕES REPRESENTAÇÕES Supervisão Elementos do BID para a supervisão de projetos Políticas e procedimentos para o processamento de desembolsos Visitas de inspeção Demonstrações Financeiras Auditadas Visitas de Inspeção - Objetivos Inspeção Técnica Especialista Setorial Avaliação Institucional e Financeira Especialista Financeiro Avaliação financeira e institucional O BID realizará visitas para avaliar: A execução financeira do Projeto Centralizada x descentralizada A estrutura da Agência Executora Central Os sistemas financeiro-contábeis e o controle interno A revisão da documentação comprobatória das solicitações de desembolso Visitas de avaliação financeira Serão observados: Catálogo de contas. Controle contábil e registros. Registros dos investimentos do projeto, conciliações. Uso do Fundo Rotativo. Informações financeiras do projeto. Contribuição local e financiamento de outras fontes. Cláusulas contratuais. Uso de recuperações, situação da carteira. Indicadores financeiros acordados. Documentação comprobatória de desembolsos. Visitas de Inspeção Institucional-Financeira Diretrizes CAPACIDADE INSTITUCIONAL/ FINANCEIRA Avaliar Registros contábeis e financeiros Preparação de relatórios financeiros Revisar Registro de ativos Visitas de Inspeção Institucional/Financiera Diretrizes Normas e procedimentos ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E ADMINISTRATIVA Número e qualificação técnica do pessoal de apoio e supervisão Procedimentos de controle interno Controle Interno Confiabilidade das Informações Financeiras PROCESSO DE CONTROLE INTERNO Efetividade e Eficiência Operacional Cumprimento de Normas e Leis Aplicáveis Avaliação Institucional Programação de atividades Organização administrativa Administração de pessoal Administração de bens e serviços Administração financeira Controle interno Controle externo Obrigado por sua participação!