Fundamentos
Arquivísticos
Aula 8
Conceito de Documento
2. Documento Diplomático
3. Documento de Arquivo
1.
índice
1. Conceito de Documento



Documento provêm do
verbo latim ‘docere’
que significa ensinar
instruir.
Em latim empregaria o
vocábulo
‘documentum’ para
designar o objeto de
ação de ensinar e
portanto de aprender.
Sentido moderno de
escrito probatório de
algo: ‘Prova’

“Documento como
memória da humanidade e o veículo
por excelência da
concentração e difusão do pensamento e instrumento, portanto da investigção, da cultura, da informação e
de recreio” (Paul Otlet)

Em todo documento aparecem 3 elementos:
◦ O suporte material:
duro (pedra, argila,
bronze) brando (papiro, pergaminho, papel, magnético, ótico)
◦ A linguagem (escrita,
alfabética,
imagem,
digital)
◦ A Informação
(conteúdo: carta, lei,
textos).

Conceitos:
◦ Produto da atividade humana
◦ “Qualquer base de conhecimento fixada materialmente e disposta de modo que se possa utilizar para consulta, estudo, prova.” (Dicionário
Aurélio)
◦ “Consideram-se documentos quaisquer escritos,
instrumentos ou papéis públicos ou particulares.” (Código do Processo Penal)
Classificação do
Documento:

A natureza do suporte
◦ maioritariamente usa-se o
papel, materiais magnéticos, suportes óticos;

Rigor científico da mensagem
◦ científicos, técnicos e de
divulgação.
Área do conhecimento
◦ históricos,
econômicos, jurídicos,
sociais.
Código empregado
◦ textuais, gráficos, figurativos, fotográficos, sonoros,
trididimensionais, informáticos, multimídia.



Capacidade de
difusão
◦ pública, reservada,
pessoal.
Documento administrativo
São aqueles que gerados na gestão dos assuntos
púbicos ou privados, por pessoas físicas ou jurídicas,
tanto pública como privadas.
 Públicas: emanados de uma autoridade pública e formam parte do domínio público inalienáveis, imprescritíveis e inegociáveis.
 Privados: se referem a assuntos de direito privado.
 Em todo documento administrativo podemos distinguir:

1.
2.
3.
Elementos materiais: papel, signos e símbolos, fotocópias,
minutas.
Elementos subjetivos: autor jurídico (responsável pelo
conteúdo), autor material (que as vezes põe suas iniciais),
referendadores (complementam a posição do sujeito
jurídico, outras testemunhas.
Elementos formais: selo, papel especial, legalização de
fórmulas, traduções.
1.
2.
3.
4.
5.
São emitidos por um órgão administrativo;
Produz efeitos (jurídicos, informativos ou
comunicativos) frente a terceiros ou na
própria organização;
Sua emissão é válida sempre e quando
cumpram os requisitos formais exigidos
pelas normas da atividade administrativa;
São seriados;
São exclusivos, pois a informação que
contem é exclusiva.
Características dos documentos
administrativos
Documentos públicos

Segundo o critério de divisão de poderes do
Estado os documentos públicos se dividem
em:
◦ Normativos: relacionados com a atividade
legislativa (leis, decretos, resoluções, etc.);
◦ Administrativos: relacionados com a atividade
executiva do Estado e seus organismos públicos;
◦ Jurisdicionais: relacionados com o poder judicial.

Obs:
◦ levar em consideração as atividades meios e as
atividades fins;
◦ Documentos da administração e documentação
dos administrados (sobem e descem).

Documento Histórico:
◦ Para os historiadores positivistas o documento
era fundamental para o feito histórico. “Não se
entenderá a história sem documentos”.
◦ A partir de 1960 amplia-se este conceito de
documento histórico, avançando-se para outros
elementos.

Documento Jurídico:
◦ O valor jurídico ocorre quando declarações de
vontade ou expressões do pensamento permitem a realização de negócios jurídicos, dentro
dos requisitos formais em sua criação.
2. Documento Diplomático



“(…) a Diplomática estuda os documentos
como entidades individuais (considerado isoladamente), a Arquivologia o faz enquanto
agregações (trata como conjunto de documentos orgânicos).” (Rondinelli, p.46. 2005)
Por sua parte a Diplomática estuda a tradição, a forma e a elaboração dos documentos
resultantes de atos jurídicos e atividades
administrativas.
“(…) a noção de documento arquivístico como
fonte de prova advém da Diplomática.”
(Rondinelli, p.49. 2005)
CONCEITOS:
 “(…) todo testemunho de um acontecimento social de caráter jurídico ou não
jurídico escrito em materiais brandos em
que concorrem determinadas formalidades (Tamayo, 1996, 55)”
 “Testemunho escrito de um feito de natureza jurídica, redigido com observações de
certas fórmulas estabelecidas as quais vão
destinadas a dar-lhe fé e força probatória”

(Gomez, 2007, 22)
2.1 – Processo Documental
Chama-se processo documental a série de
fases em que sucessiva e ordenadamente
se desenrola a confecção do documento.
 O processo divide-se em:
 actio:

◦ a ação ou atuação da ou das par-tes
interessadas na criação, modificação ou
extinção de uma situação jurídica.

Conscription:
◦ é a colocação por escrito dessa ação jurídica.
2.2 Análise Diplomática do
Documentos

A Análise Diplomática dos
documentos faz-se a partir
de 3 elementos distintos:
◦ Protocolo (invocações,
intitulação, direção, saudações)
◦ Corpo do Texto (preambulo,
notificação, disposição,
cláusulas finais)
◦ Escatocolo ou protocolo final
(Data, validação).

Atividade
3. Documento de Arquivo

“O documento de arquivo nasce como uma
ferramenta da administração ante a necessidade da gestão (valor administrativo) para
conservar as contas e os documentos financeiros (valor contábil) para assinalar como
se obtiveram, assinaram, gastaram e justificaram (valor fiscal), para ter refenrência sobre as pessoas, lugares e assuntos (valor
informativo), para salva-guardar direitos e
obrigações, patrimônios e rendas (valor jurídico), cumprir as exigências da lei (valor legal) e reconstruir e revisar o passado (valor
histórico e cultural).
Imparcialidade

Os documentos de arquivo são inerentemente verdadeiros. As
razões de sua produção (para desenvolver
atividades) e as circunstâncias de sua
criação (rotinas processuais) asseguram o
caráter de prova e
fidedignidade;
Autenticidade

São autênticos porque
são criados, transmitidos, mantidos e conservados sob custódia
de acordo com procedimentos regulares;
Características de um documentos de
Arquivo
Naturalidade

Os documentos de
arquivo não são coletados
artificialmente, mas surgem
de acordo com o
curso dos atos e
ações de uma administração;
Integridade

Todos os documentos de arquivo são
íntegros nas suas
partes internas e
externas
Características de um documentos de
Arquivo
Unicidade

não
existe
um
documento
igual
ao outro. O documento de arquivo
é único independente das cópias
que se façam dele.
Interrelacionados

cada
documento
está
intimamente
relacionado
com
outros e com a sua
unidade produtora,
no qual está preservado o seu significado
(organicidade).
Características de um documentos de
Arquivo

Contexto: todo documento
de arquivo é produto de um
encadeamento que lhe
confere um traço diferenciador (porque foi produzido e
quais as etapas e seu
trâmite?).

Obs: Se o documento é resultado da atividade de uma pessoa física ou jurídica podemos
falar de um caráter orgânico
desse registro. A acumulação
dos documentos orgânicos de
caráter arquivístico dá origem
aos arquivos da organização.
Conclusões
A acumulação dos documentos orgânicos
de caráter arquivístico dá origem aos
arquivos da organização.
 O documento arquivístico são produzidos
como resultado do cumprimento de uma
atividade e é mantido como prova dele.

(Sousa, 2007, 114)