Documentos Digitais
Aula 8
Análise Diplomática do documento Digital
Arquivístico
 Utilização da diplomática pela arquivística para
garantir o estatuto dos documentos principalmente os digitais (crítica dos doc. de arquivos).
 “(…) a Diplomática estuda os documentos
como entidades individuais (considerado isoladamente), a arquivologia o faz enquanto
agregções (trata como conjunto de documentos orgânicos).” (Rondinelli, p.46. 2005)
 “(…) a noção de documento arquivístico como
fonte de prova advém da Diplomática.” (Rondinelli,
p.49. 2005)
Definição: O documento eletrônico teria
como característica distintiva o estar registrado em suporte informático e em símbolos
(dígitos binários) e a necessidade de um
computador ou tecnologia para ser lido e
compreendido. (Gomez, 2007, 1065)
 Para Duranti os componentes dos documentos eletônicos são:
Suporte: meio físico da mensagem – parte física
separada do conteúdo;
Conteúdo: a mensagem que o documento trata
de comunicar;
A forma: as regras de representação do conteúdo
– forma física e forma intelectual;
A ação: ato que deu origem ao documento. A
diplomática estabelece as seguintes categorias
de documentos de acordo com as ações que os
geram (1- Documentos dispositivos; 2- Documentos probativos; 3- Documentos de apoio; 4Documentos narrativos.);
Pessoas: conjunto de agentes intervenientes no
ato de produção, tramitação e destinação: autor,
escritor, originador, destinatário;
Contexto: ambiente da ação geradora (jurídicoadministrativo, contexto de proveniência, contexto
de procedimentos e contexto documentário).
Diferenças com os documentos
tradicionais
 Registro e uso de símbolos que devem ser
decodificados para ser acessível;
 Conexão entre conteúdo e suporte que neste
caso pode ser separado;
 Estrutura física e lógica
que dependem de hardware e software;
 Metadados que descrevem o documento eletrônico
 Conservação: que necessitará observar a obsolescência.
Metadados
 Metadados são comumente definidos como “dados sobre dados”. No entanto, esta definição é
vaga e pode ser adaptada a diferentes contextos.
Assim, existem várias outras definições para
metadados:
 “... são informações estruturadas e codificadas
que descrevem e permitem
gerenciar, compreender,
preservar e acessar os
documentos digitais ao
longo do tempo”
(BRASIL, 2004).
 “... conjunto de dados estruturados que identificam os dados de um
 determinado documento e que podem fornecer
informação sobre o modo de descrição, administração, requisitos legais de utilização, funcionalidade técnica, uso e preservação” (DCMI,
2004).
 “...são, no contexto da gestão de documentos
de arquivo, informação
 estruturada ou semi-estruturada que permite a
produção, gestão e utilização de documentos de
arquivo ao longo do tempo, assim como nos e
através dos domínios em que são produzidos.”
(CORNWELL, 2001)
Aumento do uso e necessidade de
metadados
 recursos em rede
 pesquisa de informação
 certificação de autenticidade
Tipos de Metadado do Documento
 Administrativo
Informação de aquisição
Registo de direitos e de reproduções
Documentação dos requisitos legais de acesso
Informação de localização
Critérios de selecção para digitalização
Controlo de versões
 Descritiva





Registos de catalogação
Auxiliares de pesquisa
Índices especializados
Relações de hiper-ligação entre recursos
Anotações dos utilizadores
 Preservação
 Documentação da condição física dos recursos
 Documentação das acções realizadas para preservar
versões físicas e digitais dos recursos
 Uso
 Registos de exibição
 Registo de utilização e de utilizadores
 Reutilização de conteúdos e informação de versões
Tipos de Metadados do Sistema Eletrônico
Documentação de hardware e software
Informação de digitalização
Formatos
Registo dos tempos de resposta do sistema
Dados de autenticação e segurança
Encriptação e chave
Senhas de acesso
Essas são as categorias/tipos de Metadados
Metadados constituem-se em componentes
do documento eletrônico arquivístico e dos
sistema informático para a sua análise diplomática.