Common Assessment Framework
CAF
Estrutura Comum de Avaliação
A experiência da
Secretaria Geral do
Ministério da
Justiça
Sumário
1.
2.
3.
4.
As razões que levaram à utilização da
CAF
O processo de auto-avaliação e as
técnicas utilizadas para envolver os
colaboradores
Os obstáculos encontrados e as formas
de os ultrapassar
O impacto da CAF na SGMJ
Sumário
1.
2.
3.
4.
As razões que levaram à utilização da
CAF
O processo de auto-avaliação e as
técnicas utilizadas para envolver os
colaboradores
Os obstáculos encontrados e as formas
de os ultrapassar
O impacto da CAF na SGMJ
As razões que levaram à utilização
da CAF

2001/2002 – reorganização
estabilização da estrutura





e
Nova lei orgânica
Alteração profunda de


orgânica
Competências
Estrutura
Meios
2003 – Ano da Formação
2004 – Ano da Qualidade

A qualidade é uma forma de fazer melhor o que se
faz, não é um exercício académico sobre a forma
ideal de fazer.
Sumário
1.
2.
3.
4.
As razões que levaram à utilização da
CAF
O processo de auto-avaliação e as
técnicas utilizadas para envolver os
colaboradores
Os obstáculos encontrados e as formas
de os ultrapassar
O impacto da CAF na SGMJ
O processo de auto-avaliação (1/3)
Decisão de usar a CAF surgiu
naturalmente na sequência do projecto
traçado para a Secretaria-Geral
 É um processo adaptado à Administração
Pública, que permite

conhecer melhor a organização
 apreender conhecimentos externos e partilhar
o que a organização faz bem, numa base de
entendimento estabilizada/bem balizada

O processo de auto-avaliação (2/3)
Inicio em Abril de 2003 – formação de um
elemento do MJ, no âmbito do projecto de
formação desenhado pela DGAP
 Foi objecto de maturação ao nível da
direcção de topo, até ser apresentado aos
restantes dirigentes em reunião de
direcção especifica para o efeito, em
Outubro de 2003

O processo de auto-avaliação (3/3)

Aos dirigentes foram apresentados:




A metodologia CAF
As linhas de orientação a adoptar internamente
O cronograma de trabalhos
Foi criado o núcleo agregador de informação
DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (1/4)
1
Divulgar a realização e importância da autoavaliação; Explicar a CAF; Constituir a Equipa
de Auto-avaliação; Agendar a Reunião com os
Responsáveis pelos Departamentos da SG,
para a realização de Entrevistas.
Datas
2 de
Dezembro
2
Pesquisa documental (Lei Orgânica; Planos e
Relatórios de actividades; Plano de formação;
Balanço social, etc.).
2 de
Dezembro
3
Selecção e congregação das informações
pertinentes à auto-avaliação, extraídas da
pesquisa documental.
3 a 9 de
Dezembro
4
Delinear a actuação da Equipa de Autoavaliação no âmbito da CAF.
5 de
Dezembro
5
6
7
8
DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (2/4)
Concepção dos Instrumentos de trabalho, tais
como, entrevistas, questionários, check-list e
grelhas de avaliação.
Apoio à Equipa de Auto-avaliação na
concepção e aferição dos seus instrumentos
de análise organizacional, pelo modelo da
CAF; Orientação da sua intervenção na autoavaliação; calendarização da sua actuação.
Realização presencial de entrevistas aos
Responsáveis dos Departamentos da SG,
estruturadas segundo os critérios definidos
pela CAF.
Realização de um pré-teste para verificar a
adequação dos instrumentos ao que se
pretende analisar com a auto-avaliação.
Datas
10 a 15 de
Dezembro
12 a 15 de
Dezembro
17 a 19 de
Dezembro
22 e 23 de
Dezembro
DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (3/4)
Datas
9
Preenchimento dos questionários por todos
os funcionários da SG, com o apoio de um
5 a 7 de
elemento do núcleo agregador.
Janeiro
10
Análise quantitativa dos questionários
10 a 13 de
através do tratamento estatístico.
Janeiro
Análise qualitativa das respostas às
11 entrevistas e aos questionários, através do
método de análise de conteúdo.
14 a 16 de
Janeiro
Congregação dos resultados das análises
19 a 23 de
12
quantitativa e qualitativa.
Janeiro
DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (4/4)
13
Datas
Concepção do relatório onde se apresentarão
os resultados quantitativos, as apreciações
qualitativas, a pontuação e as grandes
conclusões.
Entrega do relatório à
14
validação do seu conteúdo.
15 Entrega do relatório definitivo.
Direcção
para
21 a 27 de
Janeiro
28 de
Janeiro
29 de
Janeiro
Apresentação dos resultados e apreciações
16
30 de
da auto-avaliação.
Janeiro
Sumário
1.
2.
3.
4.
As razões que levaram à utilização
CAF
O processo de auto-avaliação e
técnicas utilizadas para envolver
colaboradores
Os obstáculos encontrados e
formas de os ultrapassar
O impacto da CAF na SGMJ
da
as
os
as
Obstáculos encontrados e formas de
ultrapassar (1/2)

Envolvimento das pessoas:



Criação da equipa de auto-avaliação:



Cepticismo quanto à utilidade do trabalho
Dúvidas quanto ao anonimato
Voluntariado
Designação dos elementos
Concepção/utilização de instrumentos:


Guia da DGAP – terminologia diferenciada da
habitualmente usada na AP portuguesa, v.g.
“competências”
Questionários adaptados - pré-teste
Obstáculos encontrados e formas de
ultrapassar (1/2)

Critério 6 “Resultados
cidadãos / clientes”



para
os
Instrumentos de notação
Desenho de novos instrumentos – próximo processo de autoavaliação
Avaliação quantitativa



orientados
Dificuldade de aplicação
Resultados incompletos por via do critério 6
Apresentação dos resultados e objectivos de
melhoria
Sumário
1.
2.
3.
4.
As razões que levaram à utilização da
CAF
O processo de auto-avaliação e as
técnicas utilizadas para envolver os
colaboradores
Os obstáculos encontrados e as formas
de os ultrapassar
O impacto da CAF na SGMJ
O impacto da CAF na SGMJ

Plano de melhoria





Reuniões de direcção para debate dos resultados e
sugestão de medidas calendarizadas
Divulgação completa aos funcionários
Desenvolvimento de instrumentos de avaliação da
satisfação dos clientes
Adaptação dos questionários a todos os critérios e
redução do número de perguntas
Monitorizar os progressos e repetir a autoavaliação