GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE
DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
Política de Preservação Digital
Objetivo
 Despertar para a importância do desenvolvimento
de ações, que visem manter a qualidade e a
garantia de segurança necessária ao tratamento
dado às informações arquivísticas em nossa
instituição
Qual a motivação?
 Essas informações são, fundamentalmente, de
caráter arquivístico e, portanto, de natureza:
 Orgânica
 Singular
 Comprobatória
Política de Gestão dos Documentos
de Arquivo no TCU
 Prover as diversas unidades organizacionais de
instrumentos capazes de transformar os
documentos arquivísticos em uma reserva
informacional, para apoio às atividades de controle
externo e administrativas cotidianas, nas tomadas
de decisão e no registro da trajetória do Tribunal e
de sua relação com a sociedade civil.
Benefícios da gestão documental




Identificação dos valores documentais
Agilidade na recuperação da informação
Gestão do Conhecimento
Preservação
Dispositivos legais para a gestão
documental
 Constituição
 “Art. 5º. Inciso XXXIII – todos têm direito a receber
dos órgãos públicos informações de seu interesse
particular, ou de interesse coletivo ou geral, que
serão prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade.”
 (...)
 Código Civil
Dispositivos legais para a gestão
documental
 Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e privados e dá
outras providências.
 (...)
 “Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão
documental e a proteção especial a documentos
de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura.”
 (...)
Dispositivos Legais para a
gestão documental
 “Art.25º. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que
desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse público e social”
 Res. Conarq 20/2004. Inserção dos documentos digitais de
órgãos públicos em programas de gestão arquivística
 Res. Conarq 24/2006. Diretrizes para a transferência e
recolhimento de documentos arquivísticos digitais
 Res. Conarq 25/2007. Modelos de Requisitos para Sistema
Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, e-Arq
Brasil
Dispositivos legais para a gestão
documental
Normas internas:
 Portaria TCU nº 108/2005, alterada pela Portaria
TCU nº 101/2008, que dispõe sobre a gestão
documental no âmbito do TCU
 Normativos relacionados a segurança e
tratamento da informação institucional
Passos de uma política de preservação digital

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


Formação de equipe multidisciplinar/interdisciplinar
Elaboração da política de preservação digital
Preparação da infra estrutura e ambiente
Implantação da política
Revisão e adaptação periódica
Estudos relevantes
 OAIS (Open Archival Information System)
 Interpares (Internacional Research on Permanent Authentic
Records in Electronic Systems)
 MoReq (Modelo de Requisitos para a gestão de arquivos
eletrônicos)
 CTDE/Conarq (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do
Conselho Nacional de Arquivos)
 GDAE/UNICAMP (Grupo de Trabalho para a Padronização de
Procedimentos Técnicos para a Preservação e Acesso de
Documentos Arquivísticos Eletrônicos)
 Dirks (Designing and Implementing Recordkeeping Systems)
Conclusão dos Estudos
 A gestão e a preservação de documentos
arquivísticos digitais devem estar fundamentadas
em:
 Políticas e normas corporativas de gestão de documentos
 Planos estratégicos de preservação
 Ambiente tecnológico específico (sistema e repositório)
Os dez mandamentos da
preservação digital
“Manterás uma política de preservação
Não dependerás de hardware específico
Não dependerás de software específico
Não confiarás em sistemas gerenciadores como
única forma de acesso ao documento digital
 Migrarás seus documentos de suporte e forma
periodicamente
 Replicarás os documentos em locais fisicamente
separados




Os dez mandamentos da
preservação digital (cont.)
 Não confiarás cegamente no suporte de
armazenamento
 Não deixarás de fazer backup e cópias de
segurança
 Não preservarás lixo digital
 Garantirás a autenticidade dos documentos
digitais”

(Humberto Celeste Innarelli)
Modelo de referência OAIS
 Define os componentes funcionais básicos presentes num
sistema de arquivo com responsabilidade de preservação
 Interfaces internas e externas
 Caracteriza os objectos digitais manuseados
 Determina a terminologia a utilizar no contexto da preservação
 Desenvolvido pelo Consultative Commitee for Space Data
Systems (CCSDS)
 Grupo responsável por estabelecer normas para os dados
produzidos por agências espaciais
 Aprovado como uma norma ISO em Janeiro de 2002 (ISO
14721)
Consultative Committee for Space Data Systems Reference Model for an Open Archival Information System
(OAIS) - Blue Book. National Aeronautics and Space Administration, Washington, January 2002.
OAIS
Reference Model for an
Open Archival Information System
(ISO 14.721:2003, ABNT NBR
15.472:2007)
Produtor
OAIS
(archive)
Consumidor
Gestão
Sistema Aberto de Arquivamento de informações (SAAI)
ABNT 15472:2007
O Modelo OAIS
SIP – pacote de submissão de informação
AIP – pacote de arquivamento de informação
DIP – pacote de disseminação de informação
Desafios
 Conclusão dos ajustes no Sistema Corporativo
para implementação do controle automático da
temporalidade documental
 Gestão do Legado
 Elaboração e implantação de uma política de
preservação digital
Obrigada!
Serviço de Gestão Documental - Seged
Maria Aparecida Vieira
[email protected]
(61)3316-5806