Práticas de Apoio ao Planejamento
e à Gestão
Universidade de Brasília
Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação
Departamento de Ciência da Informação e Documentação
Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas
Prof.: Lillian Alvares
Benchmarking
AQUELE QUE FAZ O QUE SEMPRE FEZ, CONTINUA
OBTENDO O QUE SEMPRE OBTEVE
Conceitos

É a busca das melhores práticas que conduzem ao
desempenho superior.
Coceitos

Benchmarking é um processo contínuo de comparação dos
produtos, serviços e práticas entre os mais fortes
concorrentes ou empresas reconhecidas como líderes. É um
processo de pesquisa que permite realizar comparações de
processos e práticas "companhia-a-companhia" para identificar
o melhor do melhor e alcançar um nível de superioridade ou
vantagem competitiva.
Conceitos

É um processo positivo e pró-ativo por meio do qual uma
empresa examina como outra realiza uma função específica a
fim de melhorar como realizar a mesma ou uma função
semelhante.
Conceitos

É uma técnica que consiste em acompanhar processos de
organizações concorrentes ou não, que sejam reconhecidas
como representantes das melhores práticas administrativas.
Conceitos

É um processo de pesquisa, contínuo e sistemático, para avaliar
produtos, serviços e métodos de trabalho, com o propósito de
melhoramento organizacional, procurando a superioridade
competitiva.
Conceitos

O benchmarking consiste na busca das melhores práticas da
administração, como forma de ganhar vantagens competitivas.
Conceitos

Utiliza-se de pontos de referências ao invés de criar algo novo.
Conceitos

Implementar mudanças que levem a melhorias significativas
nos produtos e processos da organização e,
consequentemente, nos seus resultados.
Conceitos

Qualquer organização, pública ou privada, com ou sem fins
lucrativos, de qualquer setor ou porte pode utilizar o
Benchmarking para entender e melhorar os seus processos.
Conceitos

O benchmarking é uma das formas mais eficazes de se
estabelecer metas e tem um efeito motivacional muito grande
junto às equipes.
Conceitos

É um processo gerencial permanente, que requer:

atualização constante,

a análise cuidadosa daquilo que há de melhor externamente
em práticas e desempenho para as funções de tomada de
decisões.
Conceitos

A idéia por trás do benchmarking é de que ninguém é melhor
em tudo.

Então, “copiar” modelos de outras empresas significa
“economizar” tempo e trabalho.
Conceitos

Por definição, as “cópias” nunca serão iguais.

Sempre haverá ajustes, adaptação e aprimoramentos, o que
garante a “evolução” da idéia original.
Conceito

A palavra japonesa “dantotsu” significa lutar para tornar-se o
“melhor do melhor”. Que consiste no seguinte processo:


Procurar

Encontrar

Superar os pontos fortes dos concorrentes
Este conceito enraizou-se na nova abordagem de planejamento
estratégico e, hoje, é conhecido como Benchmarking.
Resumo

Então:

Benchmarking consiste em avaliar e comparar os processos
de um competidor com o seus próprios processos para que
melhoras possam ser feitas.

Esses processos de sucesso também são chamados de "boas
práticas".
Glossário

Boas práticas:

Estratégias e processos documentados que são
considerados os mais eficientes e que rendem os melhores
resultados.
Terminologia

BENCHMARKING é o Processo

BENCHMARK é o Referencial
Resumo

É medir suas ações e processos para ver como pode comparar
com os processos e ações de outros.

As informações obtidas são usadas para melhorar seu próprio
processo.
Histórico

Durante a Segunda Guerra Mundial, tornou-se prática
empresarial comum nas empresas americanas comparar-se a
outras a fim de determinar padrões para pagamento, cargas de
trabalho, segurança, higiene e outros fatores no âmbito.
Histórico

Após a Segunda Guerra Mundial, os produtos americanos
fluíram para o Japão. E quanto mais os japoneses conheciam os
Estados Unidos, mais viam a relação entre o seu próprio estilo
de vida.

Conseqüentemente, em virtude da curiosidade e da inclinação
por imitação dos Japoneses, este tipo prática formou-se
consistentemente no Japão
Histórico

Muitos observadores têm descrito os empresários japoneses
como "copiadores” que têm se sobressaído apenas na arte de
imitação.

Isto não é verdade – os japoneses tem aplicado a prática de
benchmarking para seus desenvolvimentos de produto e de
processo, como meio de abreviar o tempo necessário para
implementar aperfeiçoamentos e reduzir o tempo requerido
para levar os produtos ao mercado.
Histórico

Os japoneses se sobressaem em benchmarking, na análise
exaustiva das melhores empresas de cada indústria,
aperfeiçoando continuamente seu desempenho até que os
produtos e serviços japoneses acabem se tornando os
melhores.
Histórico

EUA : Xerox Corporation o pioneirismo na introdução da
prática de benchmarking. A Xerox utilizou formalmente
esta ferramenta no final dos anos 70 para perceber e
ultrapassar as suas desvantagens competitivas.
Histórico

Posteriormente, outras organizações destacaram-se ao
aplicar com sucesso o benchmarking, entre as quais:

Ford Motor Company, Alcoa, Millken, AT&T, IBM,
Johnson & Johnson, Kodak, Motorola e Texas
Instruments,

tornando-se quase obrigatório para qualquer
organização que deseje melhorar os seus produtos,
serviços, processos e resultados.
Características
Benefícios

Melhoria na tomada de decisões sobre mudanças nos
processos

Ampliação da visão do negócio

Criação de estímulos e apoio à projetos

Aceleração do progresso de projetos
Áreas mais procuradas

Desenvolvimento de funcionários

Satisfação do cliente

Marketing

Melhoria de processo

Benefícios para funcionários
Coleta de Dados: o mais importante

Primeiro:

Determinar as áreas que precisam de benchmark. Um bom
planejamento do foco do estudo é crítico e deve ser
claramente documentado.
Coleta de Dados: o mais importante

Segundo:

Administrar os questionários e pesquisas dentro da sua
própria organização para coletar os dados que serão usados
na comparação.
Coleta de Dados: o mais importante

Terceiro:

Analisar os dados. Isso envolve comparações dos seus dados
com os dados de outras empresas.
De Onde Obter as Informações

O benchmarking se constrói de fontes existente de informação.

Informalmente, pode-se realizá-lo usando-se:

Matérias publicadas

Informações obtidas em reuniões de negócios

Conversas com especialistas do setor

Clientes e

Outros.
De Onde Obter as Informações

Inclui:

Pesquisa em bancos de dados existentes

Pesquisa conduzida pelo correio, por telefone, em meio
eletrônicoou pessoalmente.

Cada abordagem tem os seus prós e contras, incluindo a
relação entre a disponibilidade da informação e a sua
precisão e aplicabilidade à uma questão específica.
De Onde Obter as Informações

A opção definitiva depende do tipo de projeto de
benchmarking empreendido, do grau de necessidade de uma
resposta imediata e da importância global do projeto para o
desempenho competitivo à longo prazo da organização.
De Onde Obter as Informações

Soluções rápidas podem servir para a análise de curto prazo
altamente focalizada, mas as mudanças necessárias para se
obter a melhoria contínua e conquistar a vantagem
competitiva, exigem dados concretos, analisados e
contextualizados.
Ética no Benchmarking
Ética no Processo de Benchmarking

Informações obtidas legalmente

Vedada divulgação ou recepção de informações confidenciais

Abertura e honestidade

Reciprocidade

Parceria e cooperação
Ética no Processo de Benchmarking

A participação em exercícios de benchmarking está sujeita a
um conjunto de princípios dos quais destacamos:
Ética no Processo de Benchmarking

1- Princípio da Legalidade: Não faculte os resultados de um
estudo de benchmarking sem primeiro ter obtido o
consentimento das partes que participaram no estudo;
Ética no Processo de Benchmarking

2- Princípio da Troca de Informações: Esteja disponível para
prestar o mesmo tipo e nível de informações que pediu aos
seus parceiros de benchmarking. Seja honesto e completo;
Ética no Processo de Benchmarking

3 - Princípio da Confidencialidade: A participação de uma
empresa num estudo é confidencial e não deve ser revelada ao
exterior sem a prévia autorização dessa empresa;
Ética no Processo de Benchmarking

4 - Princípio da Utilização: Utilize as informações obtidas
através do benchmarking apenas para efeitos de formular
melhorias. Não utilize o benchmarking como meio de
comercializar ou vender;
Ética no Processo de Benchmarking

5 - Princípio do Primeiro Contato: Respeite a cultura
empresarial das empresas parceiras e trabalhe de acordo com
procedimentos mutuamente acordados. Evite revelar o nome
de um contato numa reunião aberta sem ter obtido a licença
desse contato;
Ética no Processo de Benchmarking

6 - Princípio da Preparação: Tire o maior partido do tempo de
benchmarking dos seus parceiros estando totalmente
preparado para a troca;
Ética no Processo de Benchmarking

7 - Princípio da Conclusão: Cumpra cada compromisso
assumido para com os parceiros de benchmarking;
Ética no Processo de Benchmarking

8 - Princípio da Compreensão e da Ação: Compreenda de que
modo os seus parceiros de benchmarking gostariam de ser
tratados.
Quando Realizar
Quando realizar Benchmarking

Nos processos de Planejamento

Na fase inicial do Desenvolvimento de Novos Projetos

Todas as vezes que o Desempenho de um Processo
estiver aquém das expectativas.
Quando realizar Benchmark II

Desejar atingir uma capacidade competitiva de nível
internacional

Desejar prosperar em uma economia global

Desejar sobreviver.
Quando realizar Benchmarking: uma
ferramenta para a melhoria contínua

A vantagem competitiva não se obtêm através da espionagem
industrial. Atualmente, o planejamento eficaz inclui a adoção
do conceito de "melhoria contínua” como a principal meta, o
desejo de melhorar, todos os dias, em todas as atividades.
Quando realizar Benchmarking: uma
ferramenta para a melhoria contínua

O benchmarking está emergindo como um valioso
instrumento para iniciar e orientar o caminho para a melhoria
contínua. Ao estabelecer um novo conjunto de medidas,
consegue desfazer a mentalidade do "cumprimento de
padrões“.
Quando realizar Benchmarking: uma
ferramenta para a melhoria contínua

Fornece uma estrutura em torno do processo de mudança,
resultando de uma avaliação objetiva do ambiente competitivo.

Portanto, o benchmarking estabelece a base para se superar o
passado, criando-se uma nova cultura com o melhor do
passado, mas sem a bagagem improdutiva
Fatores de Sucesso

Comprometimento da alta gerência

Disposição para aprender com os outros e mudar

Compreensão do seu processo de trabalho

Disposição de trocar informações

Compreensão que a concorrência está melhorando

Focalizar nas práticas e nas mensurações

Treinamento
Fatores Desencadeadores

Programas de qualidade

Processo de redução de custos

Tentativas de melhorar as operações

Mudanças de gerência

Novas operações/novos empreendimentos

Revisão das estratégias existentes e

Crises
Tipos de Benchmarking
Tipos

Benchmarking Competitivo

Caracteriza-se por ter como alvo específico as práticas dos
concorrentes.

É o menos usual uma vez que é quase impossível que as
empresas se prestem a fornecer dados que estão ligados
diretamente com sua atividade à concorrência.
Tipos

Benchmarking Interno

A busca pelas melhores práticas ocorre dentro da própria
organização, em unidades diferentes

Tem como vantagens a facilidade de se obter parcerias, custos
mais baixos e a valorização do pessoal interno.

A grande desvantagem é que as práticas estarão sempre
impregnadas com os mesmos paradigmas.

Este é o tipo mais utilizado.
Tipos

Benchmarking Genérico

É baseado em um processo que atravessa várias funções da
organização e pode ser encontrado na maioria das empresas
do mesmo porte.

É neste tipo de Benchmarking que encontramos a maioria
dos exemplos práticos e onde as empresas estão mais
dispostas a colaborar e serem mais verdadeiras.
Processos
Processo

O processo de Benchmarking tem, em geral, 5 fases:

Planejamento

Coleta de Dados

Análise

Adaptação

Implementação
Processo Detalhada

Identificar os marcos de referência

Identificar empresas comparativas

Definir método de coletar os
dados

Determinar a lacuna de
desempenho

Projetar níveis de desempenho

Comunicar descoberta do
benchmark dos marcos de
referência e obter aceitação do
grupo

Estabelecer metas funcionais

Desenvolver plano de ação

Implementar ações específicas e
monitorar progresso
futuro

Recalibrar marcos de referência
O que é e o que não é
O que é

Um processo contínuo

Uma investigação que fornece informações valiosas

Um processo de aprendizagem

Um trabalho intenso, consumidor de tempo, que requer
disciplina

Uma ferramenta viável a qualquer organização e aplicável a
qualquer processo
O que não é

Um evento isolado

Uma investigação que fornece respostas simples e “receitas”

Cópia, imitação

Rápido e fácil

Mais um modismo da administração
Desvantagens

Se todos os seus maiores concorrentes começarem a usar os
mesmos processos e se tornarem muito parecidos, então onde está
a vantagem sobre a concorrência que você espera conseguir?

Um resultado possível é que companhias similares conseguem
apenas o lucro necessário para sobreviverem. Mas isso pode estar
relacionado, na maior parte, com processos de fabricação e serviços.

O que significa que a chave do sucesso ainda será encontrada nas
técnicas inovadoras.
Diretrizes

Examine todos os processos

Não abra muito os parâmetros do estudo

Consiga o comprometimento de todos os envolvidos

Seja detalhista a respeito dos parceiros de benchmarking e
empresas escolhidas para as "boas práticas“

Implemente os resultados corretamente

Teste os resultados
O PROCESSO BENCHMARKING
RESULTADOS, FCS
1- BENCHMARKING
DE QUÊ?
2- QUEM/QUAL
É O MELHOR?
COLETA DE
N
Ó
S
E
L
E
S
Análise
DADOS
3- COMO NÓS
FAZEMOS?
4- COMO ELES
FAZEM?
PROCESSOS, PRÁTICAS, MÉTODOS
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