Práticas de Apoio à Gestão
Universidade de Brasília
Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação
Departamento de Ciência da Informação e Documentação
Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas
Prof.: Lillian Alvares
Benchmarking
O que é

É a busca das melhores práticas que conduzem ao
desempenho superior.

É um processo positivo e pró-ativo por meio do qual
uma empresa examina como outra realiza uma função
específica a fim de melhorar como realizar a mesma
ou uma função semelhante.
Conceito

É uma técnica que consiste em acompanhar
processos de organizações concorrentes ou não,
que sejam reconhecidas como representantes das
melhores práticas administrativas.

É um processo de pesquisa, contínuo e sistemático,
para avaliar produtos, serviços e métodos de trabalho,
com o propósito de melhoramento organizacional,
procurando a superioridade competitiva.
Conceito

O benchmarking consiste na busca das melhores
práticas da administração, como forma de ganhar
vantagens competitivas.

Utiliza-se de pontos de referências ao invés de criar
algo novo.
Conceito

Implementar mudanças que levem a melhorias
significativas nos produtos e processos da
organização e, consequentemente, nos seus resultados.

Qualquer organização, pública ou privada, com ou
sem fins lucrativos, de qualquer setor ou porte pode
utilizar o Benchmarking para entender e
melhorar os seus processos.
Conceito

O benchmarking é uma das formas mais eficazes de se
estabelecer metas e tem um efeito motivacional
muito grande junto às equipes.
O que é

É um processo gerencial permanente, que requer:


atualização constante,
a análise cuidadosa daquilo que há de melhor
externamente em práticas e desempenho para as
funções de tomada de decisões.
O que é

A idéia por trás do benchmarking é de que ninguém é
melhor em tudo. Então, “copiar” modelos de outras
empresas significa “economizar” tempo e trabalho.

Por definição, as “cópias” nunca serão iguais.
Sempre haverá ajustes, adaptação e
aprimoramentos, o que garante a “evolução” da
idéia original.
Tipos

Benchmarking Competitivo


Se caracteriza por ter como alvo específico as práticas dos
concorrentes.
É o menos usual uma vez que é quase impossível que as
empresas se prestem a facilitar dados que estão ligados
diretamente com sua atividade à concorrência.
Tipos

Benchmarking Interno



A busca pelas melhores práticas ocorre dentro da própria
organização em unidades diferentes
Tem como vantagens a facilidade para se obter parcerias,
custos mais baixos e a valorização pessoal interno.
A grande desvantagem é que as práticas estarão sempre
impregnadas com os mesmos paradigmas. Este é o tipo mais
utilizado.
Tipos

Benchmarking Genérico


É baseado em um processo que atravessa várias funções da
organização e pode ser encontrado na maioria das empresas
do mesmo porte.
É neste tipo de Benchmarking que encontramos a maioria dos
exemplos práticos e onde as empresas estão mais dispostas a
colaborar e serem mais verdadeiras.
Processo

O processo de Benchmarking tem, em geral, 5 fases:

Planejamento

Coleta de Dados

Análise

Adaptação

Implementação
Processo

Mas a metodologia, mais detalhada apresenta as seguintes etapas:
1. Identificar os marcos de referência
2. Identificar empresas comparativas
3. Definir método e coletar os dados
4. Determinar a lacuna de desempenho
5. Projetar níveis de desempenho futuro
6. Comunicar descoberta dos marcos de referência e obter
aceitação
7. Estabelecer metas funcionais
8. Desenvolver plano de ação
9. Implementar ações específicas e monitorar progresso
10. Recalibrar marcos de referência
O que é, e o que não é

Benchmarking é...

Um processo contínuo

Uma investigação que fornece informações valiosas

Um processo de aprendizagem


Um trabalho intenso, consumidor de tempo, que requer
disciplina
Uma ferramenta viável a qualquer organização e aplicável a
qualquer processo
O que é, e o que não é

Benchmarking não é...


Um evento isolado
Uma investigação que fornece respostas simples e
“receitas”

Cópia, imitação

Rápido e fácil

Mais um modismo da administração
Matriz SWOT
Análise Ambiental –
Matriz SWOT

A sigla SWOT, vem das iniciais das palavras inglesas
Strenghts (forças), Weaknesses (fraquezas),
Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças),
pois estes são justamente os pontos a serem analisados.
Análise Ambiental –
Matriz SWOT: Ameaças e oportunidades

Uma das partes da análise SWOT é o estudo
do ambiente externo à organização em busca
de ameças e oportunidades.

Trata-se da análise daquilo que está sempre
fora do controle das empresas, mas que é
importante de se conhecer e monitorar.
Análise Ambiental –
Matriz SWOT: Ameaças e oportunidades

Entre as forças a serem consideras estão
os fatores:
›
Demográficos, Econômicos, Históricos,
Políticos, Sociais, Tecnológicos, Sindicais,
Legais, Etc...
Análise Ambiental –
Matriz SWOT: Ameaças e oportunidades

As ameaças e oportunidades sempre afetam de
forma homogênea todas as organizações que
concorrem num mesmo mercado-alvo.

Contudo as organizações que perceberem as
mudanças e tiverem agilidade para se adaptarem,
serão aquelas que melhor proveito tirarão das
oportunidades e menor dano das ameaças.
Análise Ambiental –
Matriz SWOT: Ameaças e oportunidades

Esta análise deve levar em conta não somente as
tendências que afetam a organização, mas também a
probabilidade desta tendências tornarem-se eventos
reais.

Desnecessário dizer que deve-se dar maior atenção às
tendências com maior probabilidade de acontecer,
para assim evitar as ameaças reais e explorar as
oportunidades da melhor maneira possível.
Análise Ambiental –
Matriz SWOT: Forças e Fraquezas

A outra parte da análise SWOT ,trata dos
pontos fortes e fracos da organização, ou seja
de seu ambiente interno.

Assim, quando percebe-se um ponto forte,
devemos ressaltá-lo ainda mais e quando
percebemos um ponto fraco devemos agir para
corrigí-lo ou pelo menos para minimizar seus
efeitos.
Análise Ambiental –
Matriz SWOT: Forças e Fraquezas

Costuma-se classificá-la como:
›
força importante,
›
força sem importância,
›
neutralidade,
›
fraqueza importante ou
›
fraqueza sem importância.
Análise Ambiental –
Matriz SWOT: Forças e Fraquezas
•
Como a organização raramente pode investir em
todas as áreas ao mesmo tempo, os itens
fraquezas importantes e forças importantes
devem ser priorizados ao se traçar estratégias e
receber orçamento.