ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
•Aspectos a considerar no delineamento da Estrutura
Componentes
Condicionantes
–Sistema de responsabilidade
–Sistema de autoridade
–Sistema de comunicações
–Sistema de decisão
Objetivos, estratégias e políticas
Ambiente da empresa
Tecnologia
Recursos humanos
Níveis de influência
Níveis de abrangência
Nível estratégico
Nível tático
Nível operacional.
Nível da Empresa,
Nível da Unidade Estratégica de Negócio
Nível da Corporação.
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
•Sistemas de responsabilidade
-Alocação das atividades inerentes a obrigação da pessoa
-Constituído por:
Departamentalização
Linha e assessoria
Especialização do trabalho
–Departamentalização - agrupamento, de acordo com um
critério específico de homogeneidade, das atividades e
correspondentes recursos em unidades organizacionais
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Linha e Assessoria
Linha
•Tem ação de comando
•Ligadas às atividades fim da
empresa
•Ligadas operacionalização da
empresa
Assessoria
•Não tem ação de comando
•Ligadas às atividades-meio
da empresa
•Ligadas ao aconselhamento
e análise das atividades
•Observação
-As unidades organizacionais inerentes à atividade-fim devem ser as
primeiras a ser estruturadas
-As unidades organizacionais inerentes à atividade-meio devem ser
estruturadas posteriormente
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Linha e Assessoria
Desvantagens no uso da assessoria
Quando usada como válvula de escape para os erros do superior unidade de linha.
Quando a assessoria dificultar a delegação de tarefas ao pessoal de linha
de linha.
Quando a assessoria assumir funções de linha, dificultando o processo
administrativo.
Quando o executivo tender a ignorar seus subordinados de linhas em
benefício dos subordinados de assessoria.
Quando ocorrer diferenças pessoais entre o pessoal de linha e assessoria,
prejudicando o desenvolvimento dos trabalhos na empresa.
Quando os custos operacionais da unidade organizacional de assessoria
forem muito elevados em relação aos benefícios proporcionados à
empresa.
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Linha e Assessoria
Condições que favorecem o uso da assessoria
•quando abrange apenas um aspecto secundário da operação total
considerada;
•quando os chefes das unidades de linha não possuem
conhecimento técnico para o desenvolvimento do trabalho
considerado;
•quando é essencial assegurar ação uniforme em e entre várias
unidades organizacionais de linha.
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Linha e Assessoria
Funções da Unidade
Organizacional de Assessoria
Consultoria
Assessoramento
Aconselhamento
Recomendação
Orientação
Prestação e execução
de serviços técnicos
especializados
Níveis Hierárquicos
Presidência e Diretoria
(1º nível)
Gerência de Depto.
2º nível
Chefia de Setor
3º nível
Supervisão de Seção
4º nível
Execução de Tarefas
5º nível
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Linha e Assessoria
•Algumas considerações sobre a atuação da linha
–Os executivos encarregados pelas funções básicas da empresa
têm responsabilidade e autoridade globais no que tange às
atividades, direta ou indiretamente, relacionadas com as
funções principais da empresa.
–A autoridade desce numa linha direta, do supervisor ao
subordinado, até o nível operativo, com cada executivo tendo
jurisdição e responsabilidade pelo desempenho de todas as
atividades necessárias a essa função principal considerada no
processo.
Linha
(Argumentos contra a
assessoria)
Ameaça da autoridade
Assessoria
(Argumentos contra o pessoal
de linha)
Ressente-se por não ser unidade
organizacional fim.
Longe da realidade (da prática)
Não tem autoridade.
Não assume a responsabilidade
pela operação.
Seu trabalho não é utilizado
como deveria ser.
Consultar o assessor leva tempo.
Pessoal de linha está envolvido
com a rotina
Assessor não agrega valor ao
produto ou ao serviço
Linha não tem visão do
conjunto.
Linha não quer mudar.
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Linha e Assessoria
•Principais sugestões para reduzir os conflitos entre linha e
assessoria:
 Verificar se o assessor realiza tarefas de linha.
 Especificar, divulgar e provocar conversa quanto às atribuições
do assessor.
 Promover a participação da linha nas atividades de assessoria.
 Procurar assessores com experiência de linha.
 Dividir o crédito ou fracasso entre assessor e linha.
 Sensibilizar o assessor e a linha para possíveis causas de
conflito.
–Contratar, principalmente os assessores, com habilidades
interpessoais.
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Linha e Assessoria
ASSESSORIA INTERNA E EXTERNA
Vantagens do assessor interno:
–Maior conhecimento da empresa,
–Possibilidade de maior sigilo com referência a dados e
informações da empresa,
–Possibilidade de vivenciar os resultados do trabalho executado.
Vantagens do assessor externo:
Maior imparcialidade, pelo fato de estar menos envolvido no
problema;
–Traz conhecimentos e experiências de trabalhos de outras
empresas.
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Especialização do trabalho
•Divisão do Trabalho – especialização
 VANTAGENS
–Maior qualidade de trabalho.
–Maior eficiência (o indivíduo faz mais vezes o trabalho).
–Maior facilidade de treinar os funcionários.
 DESVANTAGENS
–Funcionário perde a visão do conjunto.
–Pode provocar desmotivação para os vários funcionários da
empresa.
– Maior dependência entre as várias unidades organizacionais.
– Menor flexibilidade pela maior rigidez de alocação das
atividades.
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
•Autoridade é o direito para fazer alguma coisa, tomar decisões,
dar ordens e requerer obediência
•Aspectos relacionados:
–Delegação
–Centralização e descentralização
–Níveis Hierárquicos
–Amplitude de controle
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Delegação
•Transferência de determinado nível de autoridade de um chefe
para seu subordinado
•Elementos básicos da delegação
–A tarefa que foi transferida do chefe para o subordinado
–A obrigação (responsabilidade ou compromisso) que o
subordinado tem para com o chefe na realização dessa tarefa
transferida
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Delegação
•Importância da delegação
–Permite coordenar trabalhos mais complexos e de abrangência
maior
–Permite maior produtividade da equipe de trabalho, por meio de
maior motivação, menor tempo de espera para a tomada de
decisões, maior desenvolvimento da equipe e maior interação
entre as unidades organizacionais
–Permite amplitude de controle mais adequada
–Exige melhor planejamento e programação de atividades e
proporciona condições para isso, pois o chefe que delega tem mais
tempo para executar suas tarefas prioritárias
–Permite melhor aproveitamento de recursos
–Proporciona maior segurança para a empresa, pois, quando o
chefe deixa a empresa, existem subordinados treinados e em
condições de substituí-lo de maneira adequada.
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Delegação
•Alguns obstáculos para a delegação
Empresa
–Filosofia de atuação estabelecida pela alta administração
–Nível de controle
–Barreiras legais
Chefe
–Medo de perder o poder e o cargo
–Falta de tempo para treinar os subordinados
–Falta de subordinados capacitados e habilitados
–Autovalorização
–Desconfiança da capacidade e habilidade dos subordinados
–Gosta de fazer o trabalho do subordinado
–Falta de habilidade de dirigir e coordenar
–Dificuldade para identificar tarefas que não exigem sua atenção direta
–Mania de perfeição
–Inabilidade para encorajar colaboração entre os subordinados
–Ausência de controles
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Delegação
•Alguns obstáculos para a delegação
Subordinado
–Medo de assumir responsabilidade: medo de críticas
pelos erros e falta de confiança própria;
–Não se julga capacitado para a tarefa, por falta de
conhecimento e falta de informações necessárias e de
recursos
–Não tem tempo disponível para as novas tarefas
–Preguiça, julgando que é mais fácil perguntar ao chefe
do que decidir por si;
–Possibilidade de não ser reconhecido
–Incentivos inadequados
–Falta de informações ou recursos necessários
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Delegação
•Medidas para uma delegação eficaz
saber exatamente o que delegar;
selecionar o subordinado adequado;
transferir autoridade compatível com a tarefa delegada;
explicitar claramente a tarefa e os resultados esperados;
checar se o subordinado entendeu o que foi delegado;
criar um ambiente favorável à satisfação dos subordinados;
implantar controles adequados;
treinar e ajudar os subordinados;
reconhecer o mérito pelo trabalho fruto da delegação;
desenvolver uma estrutura organizacional que proporcione
incremento no processo de delegação etc.
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Centralização e descentralização
•Centralização - a maior concentração de poder decisório na
alta direção de uma empresa
•Descentralização - a menor concentração do poder decisório na
Alta Administração da empresa
•O estilo da empresa pode ser influenciado
Pelas condições internas encontradas na empresa
Pelos fatores do ambiente da empresa
Pela maneira de ser do executivo e/ou preferência da alta
administração.
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Centralização e descentralização
Situações em que ocorre a centralização
Para manter maior nível de integração das atividades da
empresa;
Para manter uniformidade de decisões e ações
Para melhor administrar as urgências
Quando o executivo não quer uma segunda pessoa que lhe
faça sombra
Quando a estrutura organizacional da empresa não
possibilita a descentralização
Para aumentar o nível de controle das atividades da empresa
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Centralização e descentralização
•Vantagens da Centralização:
–Menor número de níveis hierárquicos;
–Melhor uso dos recursos humanos, materiais e
tecnológicos;
–Melhor interação no processo de planejamento, controle
e avaliação;
–Uniformidade nos processos técnicos e administrativos;
–Decisões estratégicas mais rápidas;
–Maior segurança nas informações.
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Centralização e descentralização
Situações básicas que ocorrem a descentralização
A carga de trabalho da alta administração está volumosa e/ou
demasiadamente complexa
A situação anterior provoca morosidade no processo
decisório
Para encorajar o processo decisório de seus executivos
lotados na média e baixa administração
Para proporcionar maiores participação, motivação e
comprometimento dos executivos e funcionários da empresa.
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Centralização e descentralização
Questões a serem
descentralização
consideradas
no
processo
de
Grau de confiança dos chefes sobre os subordinados
Capacidade do subordinado de lidar com suas
responsabilidades
Nível de treinamento e preparo da chefia
Forma de atuação das unidades organizacionais de assessoria
Vantagens da descentralização:
Geração de maior especialização nas unidades organizacionais
–Menor exigência de tempo nas informações e decisões
–Maior tempo à alta administração para outras atividades
–Possibilidade de gerar efeito competitivo
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Centralização e descentralização
Vantagens da descentralização:
–Maior facilidade de definição de objetivos e metas para as
unidades organizacionais e as pessoas
–Possibilidade de maior desenvolvimento das pessoas
–Maior motivação e comprometimento
–Possibilidade de maior participação
–Possibilidade de atendimento mais rápido às necessidades da
empresa
–Melhor desenvolvimento da capacitação
–Tomada de decisões mais próximas dos fatos
–diminuição de conflitos entre os níveis hierárquicos
–Maior criatividade e inovações
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Centralização e descentralização
•Desvantagens da descentralização
Sistemas inadequados no sentido de compreensão
desenvolvimento dos subordinados
Possibilidade de efeitos negativos na motivação
do
Maior necessidade de controle e de coordenação
Risco de duplicar esforços para executar determinadas atividades
Maior dificuldade de normatização e de padronização
Maior ineficiência na utilização de recursos (humanos,
financeiros, materiais e equipamentos) da empresa
Maior dificuldade de coordenação de atividades que envolvem
alto nível de interdependência
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Centralização e descentralização
•Descentralização X Delegação
Descentralização
Ligada ao cargo
Delegação
Ligada a pessoa
Geralmente, atinge vários Atinge um nível
níveis hierárquicos
hierárquico
Caráter mais formal
Caráter mais informal
Menos pessoal
Mais pessoal
Mais estável no tempo
Menos estável no tempo
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Centralização e descentralização
•Contribuição da descentralização para o aumento da
produtividade:
–a amplitude e/ou profundidade dos cargos crescem;
–as pessoas são
responsabilidade;
solicitadas
a
aceitar
maior
–as perícias em decisão aumentam com a prática e a
liberdade para aprender por meio dos enganos cometidos; e
–as empresas podem responder, mais rapidamente, às
necessidades dos empregados e dos clientes
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Centralização e descentralização
•Critérios para a centralização e a descentralização
–maior o número de decisões a serem tomadas nos escalões
mais baixos da hierarquia - maior o grau de descentralização
–mais importantes as decisões a serem tomadas nos escalões
mais baixos da hierarquia - maior o grau de descentralização
–maior número de funções afetadas por decisões tomadas em
níveis mais baixos - maior descentralização
–menos verificação se exigir nas decisões - maior
descentralização;
–menor o número de pessoas a serem consultadas e quanto
mais baixos estiverem na hierarquia - maior descentralização
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Amplitude de controle
•Refere-se ao número de subordinados que um chefe pode
supervisionar pessoalmente, de maneira efetiva e adequada.
•Fatores que influenciam a amplitude prática de controle:
−Nível de capacitação profissional do chefe;
−Nível de mutação e estabilidade da empresa;
−Habilidade de relacionamento interpessoal;
−Grau de delegação de autoridade existente;
−Nível de motivação e liderança existente;
−Existência de restrições pessoais à amplitude de controle;
−Nível de clareza, comunicação e aceitação dos objetivos;
−Nível de definição, simplicidade e repetitividade das
atividades dos subordinados
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Amplitude de controle
•Quando o número de subordinados é maior que a amplitude
administrativa, ocorrerá:
perda de controle;
sobrecarga
ineficiência de comunicações;
queda do nível de qualidade;
demora na tomada de decisões; e
desmotivação dos funcionários.
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Amplitude de controle
Quando o número de subordinados é menor que a amplitude
administrativa, ocorrerá:
falta de delegação;
custos maiores;
ociosidade;
desmotivação; e
pequeno desenvolvimento de RH
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Amplitude de controle
Maior o número de subordinados por chefe – menor será o
número de níveis hierárquicos
Menor o número de subordinados por chefe – maior será o
número de níveis hierárquicos
Número ideal de subordinados – não há consenso.
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Sistema de autoridade
Níveis Hierárquicos
Representam o conjunto de cargos na empresa com um mesmo
nível de autoridade
No delineamento dos níveis hierárquicos deve-se partir do topo da
pirâmide
Tendência – redução dos níveis hierárquicos