Universidade de Brasília
Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação
Departamento de Ciência da Informação e Documentação
Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas
Prof.: Lillian Alvares
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Repousa sobre um sistema de crenças e valores, tradições e
hábitos, uma forma aceita e estável de interações e de
relacionamentos sociais típicos de cada organização.
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A cultura de uma organização não é estática e permanente,
mas sofre alterações ao longo do tempo, dependendo de
condições internas ou externas.
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Algumas organizações conseguem renovar
constantemente sua cultura mantendo a sua integridade e
personalidade, enquanto outras permanecem com sua
cultura amarrada a padrões antigos e ultrapassados.
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A única maneira viável de mudar uma organização é mudar
a sua cultura, isto é, os sistemas dentro dos quais as pessoas
vivem e trabalham.
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Constitui o meio interno de uma organização, a atmosfera
psicológica característica em cada organização.
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O clima organizacional está intimamente ligado ao moral e à
satisfação das necessidades humanas dos empregados.
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O clima pode ser saudável ou doentio, pode ser negativo ou
positivo, satisfatório ou insatisfatório, dependendo de
como os participantes se sentem em relação à sua
organização.
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Centralização: a autoridade para tomar decisões está no
topo da organização.
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Descentralização: a autoridade de tomar decisões é
delegada a todos os níveis da organização.
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As decisões são tomadas por pessoas que têm visão global da
empresa.
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Os tomadores de decisão no topo são mais bem treinados e
preparados do que os dos níveis mais baixos.
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As decisões são mais consistentes com os objetivos
empresariais globais.
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A centralização elimina esforços duplicados de vários
tomadores de decisão e reduz custos operacionais.
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As decisões tomadas na cúpula estão distanciadas dos fatos
locais e das circunstâncias.
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Os tomadores de decisão no topo têm pouco contato com as
pessoas e situações envolvidas.
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As linhas de comunicação ao longo da cadeia escalar provocam
demoras e maior custo operacional.
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As decisões passam pela cadeia escalar através de pessoas
intermediárias e possibilitam distorções no processo de
comunicação das decisões.
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A descentralização faz com que as decisões sejam
pulverizadas para todos os níveis da organização.
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A tendência moderna é descentralizar para melhor utilizar
recursos humanos.
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O princípio que rege a descentralização é assim definido: a
autoridade para tomar ou iniciar a ação deve ser delegada
tão próximo da cena quanto possível.
A descentralização é tanto maior quanto:
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As decisões importantes são tomadas nos níveis mais
baixos da hierarquia.
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Há menor supervisão sobre as decisões tomadas. A
descentralização significa relativa autonomia e
independência para tomar decisões.
1. Complexidade dos problemas organizacionais. O avanço tecnológico, as
inovações, a intensificação das comunicações, a diversificação das linhas
de produtos e mercados em desenvolvimento requerem versatilidade,
rapidez e precisão nas decisões, o que é impossível quando a
autoridade é concentrada em um só executivo no topo da
organização. Aí, um só pensa, enquanto a totalidade das pessoas
trabalha dependendo de suas decisões. A descentralização utiliza todos
os cérebros e músculos da organização.
2. Crescimento. A organização, como um organismo vivo, deve
estar apta a ajustar-se e expandir-se continuamente para
sobreviver e crescer. O crescimento é um sinal de vitalidade
e garantia de sobrevivência. Para não atrofiar essa
vitalidade com sobrecarga de trabalho, a delegação de
autoridade é a resposta correta para aumentar o esforço da
organização.
3. Mudança e incerteza. Quanto maior a necessidade de
mudança e de inovação, tanto maior será a necessidade de
descentralização.
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Os gerentes ficam próximos do ponto no qual devem tomar
as decisões. A descentralização evita os atrasos nas
decisões. As pessoas que vivem os problemas são as
indicadas para resolvê-los no local, economizando tempo e
dinheiro.
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Aumenta a eficiência e a motivação, aproveita melhor o
tempo e a aptidão dos funcionários, evitando que fujam à
responsabilidade.
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Melhora a qualidade das decisões à medida que seu volume e sua
complexidade se reduzem, aliviando os chefes do trabalho
decisório. Os altos funcionários concentram-se nas decisões
importantes.
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Reduz a quantidade de papelada e os gastos respectivos. Ganhase tempo: toma-se na hora uma decisão que levaria vários dias
para ser comunicada.
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Permite a formação de executivos locais ou regionais motivados
e mais conscientes dos seus resultados operacionais.
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Falta de uniformidade nas decisões.
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Falta de equipe apropriada no campo de atividades. A
descentralização requer treinamento e designação
paulatina de funções.
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Em tempos de estabilidade, a descentralização é preferível em
épocas de certeza e previsibilidade.
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Em situações de risco, crise ou dificuldade, a autoridade é
centralizada no topo, enquanto durar a emergência, e a
descentralização somente voltará quando o perigo for
ultrapassado.
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Entretanto, essa visão é criticada. A descentralização é hoje
enfatizada em tempos de mudança e de emergências.
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O mundo de hoje caracteriza-se por um ambiente em
constante mudança. O ambiente que envolve as
organizações é extremamente dinâmico, exigindo delas uma
elevada capacidade de adaptação como condição básica
de sobrevivência.
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O processo de mudança organizacional começa com o
aparecimento de forças que vêm de fora ou de algumas
partes da organização. Essas forças podem ser endógenas
ou exógenas à organização:
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As forças exógenas provêm do ambiente, como as novas
tecnologias, mudanças em valores da sociedade e novas
oportunidades ou limitações do ambiente (econômico, político,
legal e social).
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As forças endógenas que criam a necessidade de mudança
estrutural e comportamental provêm da tensão organizacional:
tensão nas atividades, interações, sentimentos ou resultados de
desempenho no trabalho.
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É uma resposta da organização às mudanças.
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É um esforço educacional muito complexo, destinado a
mudar atitudes, valores, comportamentos e a estrutura da
organização, de tal maneira que esta possa se adaptar
melhor às novas conjunturas, mercados, tecnologias,
problemas e desafios que estão surgindo em uma
progressão crescente.