Capítulo 16
Banco de Dados e
Sistemas de Informações de RH
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Comunicações Internas.
A Necessidade de Informações.
Banco de Dados de RH.
Sistemas de Informações de RH.
Sistemas de Monitoração de RH.
Balanço Social.
Caso Introdutório:
Tradição e Passado S/A
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Genivaldo Pantaleão, o antigo chefe de pessoal da Tradição &
Passado era o típico exemplar do tradicional chefão de pessoal.
Tratava as pessoas através de indicadores numéricos e de créditos
e débitos para com a companhia. Cada um dos 1000 empregados da
empresa tinha uma pasta individual no DP – um repositório das
contas negativas – onde se anotava faltas e atrasos, advertências e
demais indicadores negativos. Quando Genivaldo se aposentou por
velhice, foi substituído por Regina de Oliveira. Sua 1a. providência
foi desburocratizar o velho feudo, o DP. Chamou seus funcionários
e iniciou um mutirão de mudanças. Mandou queimar todas as mil
pastas em uma cerimônia pública e liberar espaço e tempo dos
funcionários para atividades mais construtivas. Regina queria uma
nova imagem do DP e da companhia e mostrar que o controle
coercitivo e restritivo eram coisas do passado. Não valia a pena
guardar coisas negativas do passado, mas sim tratar das coisas
positivas para o presente e futuro. Bola para a frente!
AVALIAÇÃO CRÍTICA: O exemplo da Clínica Mayo
Há mais de cem anos, dois irmãos médicos fundaram a 1a. Clínica média moderna:
a Clínica Mayo. Trouxeram vários outros especialistas e a cada mês cada chefe de
serviço analisava e relatava tudo o que ocorria com os pacientes. Nesse relatório,
também discutia quais as mudanças necessárias, quais as novas competências ou
quais as melhorias para aperfeiçoar os tratamentos da clínica. Cada chefe de
serviço – ortopedista, urologista ou oftalmologista – deveria mobilizar sua equipe
para contribuir para a clínica como um todo, a fim de ajudar a atender às
necessidades dos pacientes. Tudo isso antes da chegada do computador. Essa
preocupação com a qualidade proporcionou a respeitável imagem pública da clínica.
Em uma instituição baseada na informação, as pessoas devem assumir a
responsabilidade pela informação aos seus chefes e colegas e educá-los nesse
sentido. Isso requer que cada um pense em escrever a respeito daquilo em que a
organização deve ser ajudada e quais os meios para que todos possam contribuir
para melhorar seus resultados. Essa compreensão deve funcionar de baixo para
cima, de cima para baixo e para todos os lados. As organizações são baseadas na
confiança. Confiança significa que cada um conhece o que se espera das pessoas.
Confiança é a compreensão mútua. Não apenas amor mútuo, nem respeito mútuo.
As pessoas deveriam saber que estão dedicadas às mesmas causas.
Isso é previsibilidade.
ARH DE HOJE: Quais as informações necessárias sobre o
pessoal?
1. Quais os tipos de decisão sobre pessoas que você toma
regularmente?
2.
Quais tipos de informações você necessita para essas decisões?
3.
Quais tipos de informações você recebe regularmente?
4.
Quais tipos de estudos especiais você solicita regularmente?
5. Quais tipos de informações você gostaria de receber e não vem
recebendo?
6. Quais informações você precisa em base diária? Semanal? Mensal?
Anual?
7. Quais tópicos específicos em que você gostaria de manter-se
informado?
8. Quais as melhorias mais úteis a serem implantadas no atual sistema
de informações de pessoal?
16.1. Exemplo de Banco de Dados de RH
Bancos de Dados
Cadastro de Pessoal
Cadastro de Cargos
Entrada
Saída
Cadastro de Seções
de
de
Dados
Cadastro de Remuneração
Cadastro de Benefícios
Cadastro Médico
Informações
Voltando ao Caso Introdutório:
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Tradição e Passado S/A
Regina de Oliveira começou mudando o nome do DP para Depto.
de Gestão de Talentos (DGT) e implementando um banco de
dados dinâmico e interativo que permitisse o funcionamento de
um sistema integrado de informações de acesso rápido e fácil
de todos os usuários: diretoria, gerentes de linha, DGT e
funcionários.
Com a colaboração dos usuários, passou à etapa de montagem
do sistema.
Como você procederia no lugar de Regina?
16.2. Insumos Básicos para o Banco de Dados
Bancos de Dados
Identificação Pessoal:
Nome
Endereço
Data e local de nascimento
Nacionalidade
Filiação
Estado Civil
Nome da Esposa e Filhos
Data e local de nascimento
da esposa e filhos
Dados Pessoais:
Empresas onde trabalhou
Datas de admissão e demissão
Endereços
Cargos ocupados
Salários percebidos
Escolas onde estudou
Cursos feitos e completados
Datas de início e conclusão
Dados de Admissão
Data de Admissão
Cargo inicial
Salário inicial
Nº de dependentes
Empresas onde trabalhou
Nº de registro
Nº de conta bancária
Equipe de trabalho
Dados de Progresso
Cargos ocupados
Progresso na carreira
Avaliação do desempenho
Cursos internos efetuados
Cursos externos efetuados
Resultados nos testes seleção
Conhecimentos
Habilidades e capacidades
DICAS: Conceitos de Sistemas de Informação de
RH.
· Sistema de Informação de RH é um sistema utilizado para
coletar, registrar, armazenar, analisar e recuperar dados a respeito
dos recursos humanos da organização. A maioria dos sistemas de
informação de RH é computadorizada (3).
· Sistema de Informação de RH é um procedimento
sistemático para coletar, armazenar, manter, combinar e validar
dados necessários à organização a respeito dos seus recursos
humanos, atividades pessoais e características das unidades
organizacionais (4).
· Sistema de Informação de RH é um sistema planejado para
colher, processar, armazenar e disseminar informações a respeito
dos recursos humanos, de modo a permitir a tomada de decisões
eficazes pelos gerentes envolvidos (5).
16.3. Banco de Dados para um SI de RH
Entradas
Inclusões
no Cadastro
Bancos de Dados
Cadastro de Pessoal
Saídas
Folha de
Pagamento
Exclusões
do Cadastro
Cadastro de Cargos
Relatórios
Contábeis
Alterações
do Cadastro
Cadastro de Seções
Relatórios legais
(INSS, IR, FGTS)
Freqüência ou
Cartões de Ponto
Cadastro de Remuneração
Relatório de
Absenteísmo
Vales e
adiantamentos
Cadastro de Benefícios
Relatório
de Férias
Outras
entradas
Cadastro de Treinamento
Outras
Informações
RH DE HOJE: Rede de relacionamentos na CSN (7).
Na Companhia Siderúrgica Nacional – CSN – o acesso às informações
deixou de ser privilégio de quem detém o poder. Lá, todos os funcionários
estão tendo o gostinho de poder opinar on-line sobre algumas medidas
fundamentais para o desenvolvimento da companhia. A tecnologia da
informação foi estendida para todos os operários e a companhia utiliza a
intranet para ouvir a opinião de seus mais de 10 mil funcionários, em
uma série de questões que dizem respeito a eles.
A Superintendência de RH queria fazer uma pesquisa para saber a opinião
dos funcionários sobre a antecipação da participação nos lucros.
Nos computadores espalhados pelos refeitórios e outros pontos
estratégicos, os funcionários entravam com nome e data de nascimento
para saber qual o valor de sua participação e faziam sua opção.
Cerca de 97% dos funcionários responderam à pesquisa.
16.4. Sistema de Informação Gerencial
de RH
Sistema de Informação Gerencial
* Quanto ganha o funcionário?
* Quando foi admitido na empresa?
* Quando deverá entrar em férias?
* Qual é o cargo do funcionário?
* Qual é sua experiência profissional?
* Quais são suas habilidades e conhecimentos?
Acesso
do
Gerente
* Quais os programas de treinamento feitos?
* Quais suas avaliações de desempenho?
* Quais os cargos já ocupados na empresa?
* Quais as metas e objetivos a alcançar?
* Quais os progressos já feitos?
* Quanto falta para completar as metas?
* Quais as características pessoais?
* Pode receber novas responsabilidades?
* Deve receber supervisão mais estreita?
* Quais tarefas já executadas pelo funcionário?
* Quais tarefas poderia receber no futuro?
* Qual o potencial de desenvolvimento?
Saída
de
Informações
16.5. SIG de RH
Sistema de Informação aos Funcionários
* Qual o meu salário mensal?
* Quanto deverei ganhar este mês?
* Quantas horas de trabalho já fiz?
* Qual é o meu cargo?
* Qual é a minha faixa salarial?
* Quais são minhas possibilidades de carreira?
Acesso
do
Funcionário
* Quais os programas de treinamento a fazer?
* Quais minhas avaliações de desempenho?
* Quais os cargos que já ocupei na empresa?
* Quais as minhas metas e objetivos a alcançar?
* Quais os progressos que já fiz?
* Quanto falta para completar as metas?
* Quanto tenho de depósitos no FGTS?
* Como está minha situação previdenciária?
* Quanto tenho de depósitos no PIS?
* Quanto tenho na minha conta corrente bancária?
* Qual a minha situação na empresa?
* Qual o o meu potencial de desenvolvimento?
Saída
de
Informações
Caso Introdutório:
Tradição e Passado S/A
Pág: 462
A idéia de Regina era criar um sistema de informação
integrado de RH capaz de servir aos múltiplos usuários.
Ela queria transformar o seu DGT em um órgão virtual e de
acesso rápido e fácil para os gerentes de linha e os
funcionários. Como você poderia contribuir para que isto
aconteça?
CASO DE APOIO: A Queima do Papelório na Fedex (8).
A Federal Express (Fedex) refinou a arte de colocar informações nas mãos dos
gerentes e funcionários. Seu sistema de informações - Prism RH – é benchmark copiado
pelas áreas de RH para chegar a um escritório sem papéis. As características do Prism são:
1. Processamento de candidatos admitidos: todas as informações sobre os candidatos a
emprego são registradas online nos terminais do banco de dados do Prism. Os gerentes de
linha acessam o sistema para ver se o candidato foi admitido ou não em outro departamento.
2. Manutenção do banco de dados pelo funcionário: A Fedex empodera seus funcionários
para que eles mantenham seus próprios bancos de dados. Cada um é responsável pela
atualização das informações, como endereço, telefone, opções de benefícios, etc.
3. Dados sobre os cargos: O Prism dá a todos acesso a informações sobre oportunidades
internas com descrições de cargos e faixas salariais. Os gerentes de linha registram as vagas
no sistema. Qualquer funcionário pode candidatar-se online a qualquer cargo na rede mundial
da companhia. O sistema responde verificando as qualificações do funcionário e solicita ao seu
gerente a autorização para disputar a posição. Se a autorização é dada, o sistema inclui o
funcionário na programação eletrônica de escolhas do gerente da área considerada.
4. Administração por Objetivos (APO): O programa de APO inclui um sistema de pontos e
um programa de recompensas. Os funcionários são premiados por reduções de custos ou
sugestões de melhoria da eficiência. Os pontos são ganhos e registrados no Prism pelos
gerentes e os funcionários monitoram seu progresso a qualquer hora.
Questões: 1. Quais são as vantagens e desvantagens de colocar a função de RH online?
2. Quais os assuntos que devem ficar fora ou incluídos no sistema do
Prism?
Jornada de Trabalho
1. Calendário anual: o calendário anual de trabalho estabelece os
dias de trabalho e as chamadas pontes (dias úteis que ficam entre os
feriados e os sábados ou domingos em que não se trabalha). Como
nesses dias o absenteísmo é bastante elevado, a idéia é não trabalhar
nessas pontes e compensar as horas desses dias. A compensação pode
ser feita em alguns sábados ou estendendo a jornada nos dias das
diversas semanas, trabalhando alguns minutos para pagar a folga
negociada. Com isto, os funcionários podem gozar o feriado, a ponte e
o final de semana em um período de descanso mais prolongado. A
empresa lucra pelo fato de evitar o absenteísmo e ter toda a sua força
de trabalho aplicada.
2. Férias coletivas: funcionam como meio de simplificação do
calendário e como redução de custos laborais. Como cada funcionário
tem direito a 30 dias de férias por ano, cada 12 funcionários requerem
um funcionário adicional para cobertura de suas ausências de férias e
manter a programação de trabalho.
16.6. Sistema de Flextime
* Programação antecipada:
* Programação padrão:
* Programação tardia:
* Horários núcleo em que todos os
funcionários devem estar presentes:
7:00 - 15:00 hs.
8:00 - 16:30 hs.
9:00 - 17:30 hs.
9:00 - 11:00 e
13:00 - 15:00 horas
: Flextime : Núcleo : Flextime : Núcleo : Flextime :
:
:
:
:
:
:
6:00
9:00
11:00
13:00
15:00
18:00 hs.
16.7. Vantagens e desvantagens do flextime
Vantagens
* Melhora a atitude e moral das pessoas
Desvantagens
* Falta de supervisão durante algum tempo
do trabalho
* Acomoda o trabalho dos pais
* Diminui os atrasos ao trabalho
* Reduz os problemas de trafego: as
pessoas podem evitam períodos de
congestionamentos
* Pessoas chaves não estão presentes em
alguns momentos
* Problemas de acomodação de pessoas,
cujas saídas são entradas para outras
* Pessoas que abusam do programa
* Acomoda aqueles que desejam chegar
mais cedo ao trabalho
* Dificuldade em planejar programas de
trabalho
* Aumenta a produção
* Facilita a programação pessoal de
compromissos, como médicos e dentistas
* Acomoda os programas de laser das
pessoas
* Problemas de controlar as horas
trabalhadas ou acumuladas
* Dificuldade de programar reuniões em
momentos mais convenientes
* Dificuldade de coordenar projetos
* Diminui o absenteísmo
* Diminui a rotatividade
* Poucas pessoas disponíveis em alguns
mmentos
Caso Introdutório:
Tradição e Passado S/A
Além de um sofisticado sistema de informação
integrado de RH, Regina queria mudar os antiquados
sistemas de monitoração existentes na empresa.
Na verdade, o desafio era mudar totalmente a
configuração do DGT.
Como você procederia se estivesse no seu lugar?
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AVALIAÇÃO CRÍTICA: O Conteúdo dos Balanços Sociais (13).
Enquanto os balanços financeiros são de difícil compreensão para as pessoas,
os balanços sociais são publicados em linguagem simples e direta, através da qual as
empresas divulgam seus principais indicadores de ação:
1. Laboriais: como folha de pagamento, gastos com alimentação, encargos sociais
compulsórios, gastos com saúde, participação dos empregados nos lucros ou resultados.
2. Sociais: como impostos pagos, investimentos em cidadania e meio ambiente, lucro
líquido, dividendos e lucro reinvestido.
3. Do quadro funcional: número de empregados e sua evolução, distribuição por idade,
tempo de permanência e sexo, renda auferida e portadores de características especiais.
As empresas divulgam também nos balanços sociais, projetos e programas desenvolvidos
em áreas, como:
1. Educação e comprometimento: como projetos de ensino, desenvolvimento de recursos
humanos, treinamento e auto-gestão.
2. Cultura de resultados: como programas de criação, de gestão compartilhada e de
participação nos resultados.
3. Qualidade de vida: como projetos de saúde, atendimento psicosocial, cooperativas de
consumo e atividades sociais, esportivas e culturais.
Algumas empresas apresentam o Demonstrativo de Valor Adicionado, que se refere ao
faturamento bruto ou à renda operacional, após devoluções e abatimentos que contribuam
para a formação do produto ou serviço oferecido pela empresa.
16.8. O sistema Navigator
Foco Financeiro
Receita financeira.
Resultado operacional.
Foco no Cliente
Facilidade no acesso
Atendimento impecável
Foco Humano
Índice de
empowerment
Foco no Processo
Tempo de
processamento
Qualidade e
Produtividade.
Foco na Renovação
Despesas com P&D. Despesas administrativas.
Despesas com tecnologia da informação.
Desenvolvimento das competências dos funcionários.
RH DE HOJE: Os Ativos Intangíveis da Celemi (16).
O balanço patrimonial “invisível” da Celemi contém 3 categorias de ativos intangíveis:
 Nossos clientes: constituem a estrutura externa de relações com clientes e fornecedores, as
marcas registradas, contratos e reputação ou imagem da empresa junto ao mercado. Esta
estrutura externa é criada pelos funcionários da Celemi e depende da confiança do cliente. O valor
das relações com os clientes é influenciado pelo grau de satisfatoriedade com que a empresa
soluciona os problemas dos clientes.
 Nossa organização: constitui a estrutura interna que consiste em patentes, conceitos,
contratos com fornecedores, modelos e sistemas de computação e suporte. Esta estrutura
corporativa é uma criação dos funcionários, enquanto os seus componentes são de propriedade da
Celemi.
 Nosso pessoal: representa a competência combinada dos funcionários da empresa, incluindo
sua capacidade para agir em diversas situações. O valor das pessoas é que elas são os únicos
agentes dentro da empresa; todos os ativos e estruturas, visíveis ou invisíveis, são o resultado da
ação humana e dependem da competência e energia para continuarem existindo. Entretanto, as
pessoas não são um ativo corporativo como as duas estruturas (externa e interna) acima, porque
pessoas não podem ser propriedade de ninguém.
O valor comercial total dos ativos intangíveis da Celemi só pode ser estimado com grande dose
de incerteza. Mas é óbvio que o balanço patrimonial invisível é muito maior do que o seu balanço
patrimonial visível. O que interessa aos acionistas da Celemi é se o valor dos ativos intangíveis
está aumentando e sendo utilizado de forma eficiente. Este é o objetivo do Monitor de Ativos
Intangíveis: assim como as receitas visíveis melhoram o patrimônio tangível, as receitas invisíveis
melhoram a eficiência e o valor dos ativos intangíveis da Celemi.
Caso para discussão:
O Balanço Social da Usiminas
(18)
A Usiminas sempre se destacou pelas iniciativas sociais,
abrangendo as seguintes áreas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Moradia e urbanismo.
Cooperativismo.
Meio ambiente.
Esporte e lazer.
Saúde e benefícios.
Educação.
Cultura.
Programas participativos.
Reconhecimento público.
Usiminas em números:
a. Base de cálculo.
b. Indicadores laborais.
c. Indicadores sociais.
d. Indicadores do corpo funcional.
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