Processos de Gestão da
Informação
Embrapa Meio Ambiente
• Análise de Melhoria do Processo: “Gestão da
Informação de Pesquisa & Desenvolvimento da
Embrapa Meio Ambiente” – 2000 a 2003:
– Este processo melhoria originou a designação de outros três
processos:
• AMP Saída à Serviço
• AMP Treinamento
• AMP Captação Recursos
Situação Anterior
• ATIVIDADE FIM (Pesquisadores):
– Acompanhamento das metas de forma ineficiente e ineficaz
• metas já realizadas não eram informadas
• desconhecimento formas de comprovações
• desconhecimento das metas negociadas com Diretoria
– Desconhecimento das atividades/rotina dos Comitês
Internos
• ATIVIDADE MEIO (Processos Suporte):
– Informações dispersas e desatualizadas
– Controles paralelos
– Captação de recursos indiretos com companhamento
precário
• Pontos Chaves
– Organização dos setores/processos geradores de
informações para avaliação de equipes e preparação
de documentos/relatórios
– Divulgação ampla de cada meta/indicador e grau de
importância
– Compatibilização das informações na intranet
• Metas:
- Divulgar internamente as contribuições das equipes
- Agilizar a busca de informações para reuso interno
- Organizar informações para composição dos aplicativos do
SISPAT
Problemas Identificados
• Definição dos Problemas (brainstorming e pesquisa de opinião)
• Recuperar documentos para o SAPRE
• Recuperar documentos de anos anteriores que não
foram considerados
• Recuperar documentos/comprovantes dos processos de
viagens (Comissão de AMP)
• Conscientizar empregados quanto as metas SAPRE
• Recuperar informações do processo de estágio
Problemas Identificados
• Recuperar informações do processo
empregados (Comissão de AMP)
capacitação
• Recuperar informações de contratos entre a Unidade e
Instituições Externas (Comissão de AMP)
• Funcionamento do CTI/Ações de P&D
• Identificação/oficialização de parceiros
• Solicitações de recursos junto a instituições de fomento à
pesquisa. (Comissão de AMP)
• Desconhecimento sobre a execução dos principais
relatórios de gestão administrativa e de P&D da Unidade
OBJETIVO
• Organizar e controlar o fluxo de informações de P&D
da Unidade, estabelecendo interface entre os
resultados dos projetos de pesquisa e as metas
gerenciais, principalmente àquelas estabelecidas no
SAU/SAPRE e no PDU da Unidade.
• Subsidiar em tempo real os processos internos no
reuso da informação, agilizando assim, a elaboração
de documentos/relatórios bem como facilitando e a
execução de suas tarefas.
Base do SEG
Página do
CTI
Página do
CLP
Sistema
viagens
(relatórios)
Sistema de
registro da
Prog. de P&D
Acompanhament
o de projetos
Controle dos
estágios
Controle das
metas PAT
SEG - Base de dados de todos os subprojetos da Unidade,
os demais sistemas.
Mural P&D
integrado com
A base de dados de registro da programação
de P&D da Unidade (SEG), subsidia
(interage) com o sistema de controle de
metas quantitativas (PAT), de controle de
viagens, controle de estágio, de
acompanhamento de projetos, a página do
CTI, a página do CLP, entre outros sistemas
internos - compras, programação de eventos,
almoxarifado, reserva de salas, etc.)
Página
eletrônica do
CTI
Sistema
viagens
(relatórios)
Acompanhamento
de projetos
Página
eletrônica do
CLP
Sistema de
controle das
metas PAT
Sistema de
registro da
Prog. de P&D
Sistema de
controle dos
estágios
PAT
Periódicos indexados
Metas por subprojeto de
pesquisa
Detalhe da Intranet
Metas por empregado
PAT consolidado por pesquisador
Relatórios e/ou consultas do controle de metas quantitativas - PAT
SISPAT
- Ações Parceria
Sistema de
controle das
metas PAT
- Receita indireta
-Nacionais
-Internacionais
-Paga terceiros
-Recebida terceiros
- Agrupamento metas
SISPEM
-Realizações por empregado
-Realizações por equipes
Sistema de Controle das Metas do PAT – Relatórios / Consultas
SISPAT
-Ações
Parceria
Sistema
de controle
das metas
PAT
-Receita
indireta
-Agrupamento
metas
Nacionais
Internacionais
-Paga terceiros
-Recebida terceiros
SISPEM
- Realizações por
empregado
- Realizações por equipes
Resultados
• Intranet - ambiente seguro com garantia da
integridade das informações (backup diário)
• Informações disponibilizadas sempre com
transparência
• Sem custos de infra-estrutura para a Embrapa
- as ferramentas de apoio utilizadas no
desenvolvimento do Processo são de domínio
público (softwares).
Controle das metas
Antes
Depoi
s
Receita Indireta
Antes - planilha excel
Depois - on line (Intranet)
Realizações
Equipes
Antes - documento word
Depois - on line - intranet
Avaliação das Equipes
Antes - Acompanhamento Word
(CTI)
Depois - on line - Intranet
Realizações por Empregado
Antes - planilha excel - estática
Depois - on line - dinâmica
Negociação de Metas
Antes: consulta aos líderes/responsáveis de projeto/subprojetos
Depois: consulta Página PAT e Página CLP
Saídas a Serviço (AV/PCV)
Antes: e-mail para empregado
Depois: consulta relatório viagem
Acompanhamento estágio
Antes - excel
Depois - on line
Acompanhamento Projetos
O Sistema de Informações Gerencias da
Embrapa Meio Ambiente atualmente:
– PAT realizado por pesquisador associado a tabela de NIAs
– PAT consolidado por pesquisador
• Detalhe de PAT consolidado por pesquisador
– Previsão de Metas por empregado
• Detalhes de metas por empregado
– Preenchimento metas por empregado para ano subsequente
– Preenchimento eventos por empregado para ano subsequente
– Previsão de Metas por indicador para ano subsequente