Análise de Melhoria do Processo:
“Gestão da Informação de
Pesquisa e Desenvolvimento “
Período: Março/2000 a Julho/2003
CLIENTES
Clóvis Pereira Salgado
Cristina Tiemi Shoyama
Márcia Regina Grandorff
Margarete Esteves Nunes Crippa (Presidente)
Maria Amélia de Toledo Leme
Maria Izabel Renno Grilo de Lima
Maria Katy Anne V. de O. Guimarães
Silvana Cristina Teixeira
Vera Lúcia Ferracini
ESPECIALISTAS
Deise Maria Fontana Capalbo
Nilce Chaves Gattaz
COLABORADORES
Ana Paula Americano Almada
Carlos Benjamin Pazzianotto
OBJETIVOS
• Organizar e controlar o fluxo de informações de
P&D da Unidade, estabelecendo interface entre
os resultados dos projetos de pesquisa e as
metas gerenciais, principalmente aquelas
estabelecidas no SAPRE/SAU e no PDU da
Unidade.
• Subsidiar, em tempo real, os processos internos
no reuso da informação, agilizando assim, a
elaboração de documentos/relatórios bem como
facilitando e a execução de suas tarefas.
SAPRE - Sistema de Avaliação e Premiação
por Resultados da Embrapa
Sistema de Avaliação das Unidades - SAU
IFA
IEF
IQT
ISE
ISC
ICP
IDI
Legenda:
IFA - Índice de Eficácia
IQT - Índice da Qualidade Técnica
ADE - Índice de Avaliação da DE
ISE - Índice de Impacto Sócio-Econômico
ISC - Índice de Satisfação do Cliente
IEF - Índice de Eficiência Relativa
IDI - Índice de Desempenho Institucional
SAPRE - Sistema de Avaliação e Premiação
por Resultados da Embrapa
AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DE EMPREGADOS E DE EQUIPES
Científica
Suporte
SAAD
IDES
SAAD
IDE
Chefia
IDI
Legenda:
SAPRE - Sistema de Avaliação e Premiação por Resultados da Embrapa
SAAD - Sistema de Planejamento, Acompanhamento e Avaliação de
Resultados do Trabalho Individual
IDI
- Índice de Desempenho Institucional
IDE
- Índice de Desempenho por Equipe (Científica)
IDES - Índice de Desempenho de Equipes de Suporte
Situação Anterior
• ATIVIDADE FIM (Pesquisadores):
– Acompanhamento das metas de forma ineficiente e
ineficaz
• metas já realizadas não eram informadas
• desconhecimento formas de comprovações
• desconhecimento das metas negociadas com Diretoria
– Desconhecimento das atividades/rotina dos Comitês
Internos
• ATIVIDADE MEIO (Processos Suporte):
– Informações dispersas e desatualizadas
– Controles paralelos
– Captação de recursos indiretos com companhamento
precário
Início dos Trabalhos
• Processo negociado com Diretoria (3 anos)
• Seguir Metodologia da Embrapa de Análise e Melhoria
de Processos (AMP)
“A metodologia de Análise e Melhoria de
Processos - AMP, envolve pesquisa,
observação, estudo e comparações internas e
externas sobre os diferentes processos da
Unidade, com o objetivo de identificar problemas
e causas que estão interferindo na qualidade
dos resultados e também possibilitar o
estabelecimento de medidas corretivas ou de
melhoria desses processos.”
• Pontos Chaves
– Organização dos setores/processos geradores
de informações para avaliação de equipes e
preparação de documentos/relatórios
– Divulgação ampla de cada meta/indicador e grau
de importância
– Compatibilização das informações na intranet
• Metas:
- Divulgar internamente as contribuições das
equipes
- Agilizar a busca de informações para reuso
interno
- Organizar informações para composição dos
aplicativos do SISPAT
Conhecendo o processo
• Caracterização:
- Problemas identificados: 11
- Causas identificadas: 35
- Soluções propostas: 44
• Desenvolvimento:
- Problemas priorizados: 8
- Causas priorizadas: 18
- Soluções priorizadas: 24
Problemas Identificados
• Definição dos Problemas (brainstorming e pesquisa de
opinião)
• Recuperar documentos para o SAPRE
• Recuperar documentos de anos anteriores que
não foram considerados
• Recuperar documentos/comprovantes dos
processos de viagens (Comissão de AMP)
• Conscientizar empregados quanto as metas
SAPRE
• Recuperar informações do processo de estágio
Problemas Identificados
• Recuperar informações do processo capacitação
empregados (Comissão de AMP)
• Recuperar informações de contratos entre a
Unidade e Instituições Externas (Comissão de
AMP)
• Funcionamento do CTI/Ações de P&D
• Identificação/oficialização de parceiros
• Solicitações de recursos junto a instituições de
fomento à pesquisa. (Designada Comissão de
AMP)
• Desconhecimento sobre a execução dos
principais relatórios de gestão administrativa e de
P&D da Unidade
Avanços
• Melhorou, já no primeiro ano, a classificação
da Unidade entre os Centros de Pesquisa da
Embrapa - do quarto quartil (34º) para o
segundo quartil (16º) - no qual permaneceu
nos dois anos seguintes
• Possibilitou um acompanhamento
dinâmico da produtividade da Unidade
através da disponibilização das
informações na intranet
Resultados
• Intranet - ambiente seguro com garantia
da integridade das informações (backup
diário)
• Informações disponibilizadas sempre
com transparência
• Sem custos de infra-estrutura para a
Embrapa - as ferramentas de apoio
utilizadas no desenvolvimento do
Processo são de domínio público
(softwares).
Resultados - Página Chefia de P&D
Comitê Técnico Interno
Comitê de Publicações
Resultados - Controle das metas
Antes
Depoi
s
Resultados - Receita Indireta
Antes - planilha excel
Depois - on line (Intranet)
Resultados - Realizações Equipes
Antes - documento word
Depois - on line - intranet
Resultados - Avaliação das Equipes
Antes - Acompanhamento Word
(CTI)
Depois - on line - Intranet
Resultados - Realizações por Empregado
Antes - planilha excel - estática
Depois - on line - dinâmica
Resultados - Renegociação de Metas
Antes: consulta aos líderes/responsáveis de projeto/subprojetos
Depois: consulta Página PAT e Página CLP
Resultados - Saídas a Serviço (AV/PCV)
Depois: consulta relatório viagem
Antes: e-mail para empregado
Resultados - Acompanhamento estágio
Antes - excel
Depois - on line
Resultados - Acompanhamento Projetos
(em desenvolvimento)
Outros Resultados
• Estabelecimento de rotina e formulário específico para
solicitar aos respectivos responsáveis informações quanto
aos demais aplicativos do SISPAT:
• Racionalização de Custos
• Organização de Base de Dados
• Metas Técnicas
• Avaliação de Impacto
• Acompanhamento Programação de P&D
• Balanço Social
• Participação em Políticas Públicas
•
Outros Resultados
• Unificação
de formulários - No mesmo pedido de viagem
conseguimos informações sobre o tipo de saída
(Treinamento e/ou Participação em Eventos) e também de
receita.
• Designação equipes de trabalho (IS ou OS) com textos
orientadores para atendimento ao PDU, MGE, PAT,
Regimento Interno e outros documentos gerenciais.
• Glossário na intranet
• Agilidade na “confecção” da Matriz de Parceria
• Agilidade atualização SIPF/SIPJ (Parceiros projetos)
Monitoramento Processo
• Veracidade:
– número de relatórios refeitos (após auditoria) X
número de documentos preparados
• Após Auditoria, não houve necessidade de refazer
nenhum relatório.
• Satisfação do cliente (pesquisa de opinião):
– número de reclamações X número de
documentos preparados
• Nos três anos obteve índice baixo de reclamações apenas duas.
Interfaces
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Metas por subprojeto - CPD, CTI, Equipes projeto
Ações de Parceria - SISPAT, CPD, CTI, Equipes projeto
Metas por empregados/base autoria - CGE, CTI, Equipes
Metas quantitativas (PAT) - SISPAT, CGE, CPD, CTI
Receita Indireta - SISPAT, CGE, CPD, CAA
Soma metas - CTI, Equipes projeto
Sistema de Estágio - CAA, PRFM, SIT, PGP, CPD, ACE
Banco consultores ad hoc - CTI, CLP
Acompanhamento projetos - CPD, CCN/ANT, Equipes
projeto
• Relatório de viagens por período - PAT, SISPAT, PLS
Atividades futuras
• Neste processo de melhoria contínua, estão
previstas as seguintes ações:
– reestruturar relatórios de ações de parceria
conforme demanda da Sede
– atualizar/completar página da Chefia de P&D e
do CTI
– agilizar recuperação da dedicação dos
pesquisadores nos projetos de pesquisa
– disponibilizar produções técnicas registradas no
PAT para acesso no serviço de busca na home
page da Unidade
Atividades futuras
– integração da base de autores para
atualização do currículo Lattes (base do CNPq)
– disponibilizar, conforme divulgação da
Diretoria, o peso dos indicadores do PAT para
sensibilizar a importância no cumprimento das
metas
– apresentar recursos orçamentários e
financeiros (aprovados e gastos) para fins de
composição de relatórios anuais
(quadrimestrais e/ou semestrais) dos projetos
Atividades futuras
– integrar o sistema de controle dos estágios
com relógio de ponto
– a partir do sistema de controle de estágio:
• imprimir contratos e termos aditivos
• agilizar a emissão de FAPs para pagamento dos
estagiários da Embrapa
• cadastrar, pela Internet, interessados em
estagiar na Unidade
• incluir local para inserção relatório final do
período de estágio
Obrigada!