INSTRUTORES:
Rogério Nery – Metodologia em Gerenciamento de Projetos
William de Almeida – SIGEP
Alan Nord – Gerente do Projeto de Implantação do EGP
SEPLAN(UPE/SEPLAN)
EQUIPE DE T.I.:
Cláudia Arrais
Edmilson Lopes
Helder Reis
Kessler Diego
Marcel Kuniochi
Silbene Bueno
Thaíssa Cerqueira
Wellington Gomes
CONSULTORES CPqD:
Elizete José Alves, PMP
Romilda Santos Silva, PMP
OFICINA PARA ELABORAÇÃO DE TAP
DOS PROJETOS DE NEGÓCIO COM
SUBPROJETO DE TI
SUPERVISÃO:
Maria Stella Lopes Okajima Conselvan (UPE/SEPLAN)
RESPONSÁVEL PELO PROJETO:
Vinícius de Carvalho Araújo – Coordenador da UPE
PÚBLICO ALVO DAS OFICINAS
Minuta da Portaria Regulamentadora – GAB/SEPLAN
Art. 1º - Determinar que as equipes da SEPLAN elaborem Termo de Abertura de Projeto
(TAP) e Subprojeto de Tecnologia da Informação (TI) para todos os seus projetos que
possuírem, como parte do escopo, o desenvolvimento e/ou aprimoramento de
ferramentas tecnológicas ou informatização de processos de negócio, em conformidade
com a sistemática de gerenciamento de projetos instituída pelo Decreto 2.100/14 e
orientada na SEPLAN pela Instrução Normativa SECOPA/SEPLAN nº. 01/2014.
Projeto de
Negócio
Subprojeto
de TI
O que é o TAP?
O Termo de Abertura do Projeto (TAP):
– Descreve o projeto pretendido sem aprofundar o
detalhamento;
– Tem por objetivo:
• Obter aprovação (dar existência formal ao projeto);
• Autorizar a aplicação de recursos organizacionais.
Partes do TAP
1.
Identificação do projeto;
2.
Plano de escopo;
3.
Partes interessadas;
4.
Plano de recursos;
5.
Plano de tempo (cronograma);
6. Plano de riscos;
7. Plano de custos;
8. Plano de comunicação;
9. Aprovação do projeto.
1. Identificação do projeto
1.1 Nome do projeto
-Denominação sucinta que indique o objetivo do projeto.
-Exemplo:
Remodelagem do processo de elaboração do plano de ação (PTA)
1.2 Patrocinador do projeto
- Órgão ou entidade que apoia o projeto (apoio político, organizacional e financeiro);
- Representado pela maior autoridade do órgão;
- Toma decisões referentes ao projeto;
- Intermediador junto à alta administração.
Exemplo:
Secretaria de Estado de Planejamento e Coordenação Geral - SEPLAN
1. Identificação do projeto
1.3 Programa de Governo
1.4 Projeto orçamentário
- Programa e projeto presentes no PPA e na LOA;
- Previsão dos recursos financeiros;
- Visa a manter alinhamento com o Plano Estratégico.
Exemplo:
Programa XXX e Ação YYYY
1.5 Gerente do projeto
- Pessoa designada para gerenciar o projeto.
Exemplo:
Rogério Camargo Nery
1. Identificação do projeto
1.6 Atribuições do gerente
- Breve descrição das atribuições do gerente de projeto.
Exemplo:
Gerenciar o plano de projeto, liderar a equipe, coordenar reuniões, articular os
interesses das partes interessadas, entre outras atribuições, visando a assegurar a
execução dentro dos padrões planejados.
2. Plano de escopo
2.1 Problema/oportunidade
- Identificação do problema que demanda uma solução, ou da oportunidade que
favorece um aproveitamento.
Exemplo:
Inadequação do planejamento das ações anuais às reais necessidades dos órgãos e
entidades do Estado de Mato Grosso.
O problema está ligado à realidade que se quer alterar!
Processo inadequado de planejamento, vinculado ao teto orçamentário (causa);
Funcionamento da ferramenta (FIPLAN) de acordo com o processo inadequado –
o módulo PTA só é liberado após o teto orçamentário (causa);
Baixa qualidade da execução das metas físicas e financeiras (consequência);
Grande quantidade de realocação de recursos orçamentários (consequência).
2. Plano de escopo
2.2 Objetivo
- Demonstra o impacto que se pretende alcançar ao final do projeto (objetivo geral) e as
mudanças necessárias para se alcançar esse impacto (objetivos específicos).
Exemplo:
-Possibilitar o planejamento de ações anuais coerentes com as necessidades e demandas
do Estado, independentemente do teto orçamentária;
- Remodelar os processos de planejamento das ações anuais;
- Adequar o Módulo PTA no FIPLAN;
- Implantar os novos processos nos órgãos de planejamento.
2. Plano de escopo
2.3 Justificativa
- Aponta os motivos pelos quais o projeto deve ser considerado necessário, viável e
útil;
- Importante para o convencimento do patrocinador.
Na justificativa procure demonstrar:
- Características do público alvo;
- Demonstração técnica de que os resultados são os mais adequados;
- Evidências da necessidade;
- Evidências da viabilidade (adequação aos recursos humanos, materiais e
financeiros);
- Evidências da utilidade.
2. Plano de escopo
2.4 Escopo do projeto
- Identifica todo o trabalho (entregas) necessário para alcançar o objetivo do
projeto.
Exemplos:
- Escopo do projeto:
- Planejamento;
- Análise dos processos de planejamento de ações anuais;
- Remodelagem dos processos de planejamento de ações anuais;
- Adequação do módulo PTA no FIPLAN;
- Implantação dos novos processos de planejamento de ações anuais nos
órgãos;
- Encerramento.
2. Plano de escopo
Exemplos:
- Escopo do produto:
- Processo de planejamento desvinculado do processo de liberação do teto
orçamentário;
- Módulo PTA no FIPLAN contemplando a abertura para lançamento
independentemente da liberação do teto orçamentário.
Exemplos:
- Fora do escopo:
- Não será revisado o modelo do PTA;
- Não será feito o mapeamento dos atuais processos de planejamento das
ações anuais.
2. Plano de escopo
2.5 Resultados (produtos e serviços)
- Informa o que se pretende ver realizado ao final da execução do projeto.
Exemplo:
- Processos de planejamento de ações anuais analisados e remodelados;
- Módulo PTA do FIPLAN adequado aos novos processos;
- Novos processos de planejamento de ações anuais implementados em X órgãos;
- Melhoria da eficiência no cumprimento das metas físicas e financeiras em X%;
- Diminuição da realocação de recursos orçamentários em X%.
2. Plano de escopo
2.6 Legado
- Representa os benefícios e vantagens decorrentes dos resultados do projeto.
Exemplo:
- Mudança da cultura de planejamento nos órgãos e entidades estaduais;
- Planos de ações anuais que reflitam as ações que de fato serão realizadas pelos órgãos;
- Planos de ações anuais efetivamente gerenciáveis.
2.7 Abrangência
- Indica o alcance do projeto no tocante à área geográfica, público alvo ou pessoas envolvidas
na execução.
Exemplo:
- Todo o sistema de planejamento do Estado de Mato Grosso.
2. Plano de escopo
2.8 Premissas
- São suposições assumidas como verdadeiras para o projeto, em muitos casos sem
comprovação;
- Influenciam no planejamento do projeto;
- Podem representar riscos.
Exemplo:
Os processos atuais de planejamento das ações anuais já estão devidamente
mapeados e estruturados;
- O CEPROMAT fará a análise das funcionalidades e requisitos do módulo PTA após a
remodelagem dos processos;
- É necessário que servidores da Superintendência de Orçamento componham a
equipe de projeto;
- O CONDES precisa aprovar os processos remodelados para que estes sejam
implementados.
2. Plano de escopo
2.9 Restrições
- São limitações internas ou externas ao projeto;
- Interferem no planejamento.
Exemplo:
- O projeto deve ser encerrado até 30/06/2016;
- Os servidores da Superintendência de Orçamento só tem
disponibilidade de participação no projeto entre janeiro e março de
cada ano.
3. Partes interessadas
-
Organizações, grupos ou pessoas que têm seus interesses afetados pelo
projeto;
- Estão envolvidas no planejamento e na execução do projeto, ou são
afetadas pela execução ou pelo resultado (papel/função).
Exemplo:
- CEPROMAT;
- Superintendência de Orçamento;
- SEFAZ-MT;
- CONDES.
4. Plano de recursos
-
Identificação e caracterização dos recursos humanos e materiais
necessários;
- É aconselhável gerenciar os recursos humanos e materiais separadamente.
Exemplo:
- Secretária, analistas de TI;
- Sala de reuniões, impressora, papel.
5. Plano de tempo (cronograma)
- No TAP, indica a sequência de datas e prazos das fases e entregas previstas no escopo.
Exemplo:
- Prazo inicial: 01/08/2014; prazo final: 31/12/2015;
- Planejamento (de 01/08/2014 a 30/12/2014);
- Análise dos processos de planejamento de ações anuais (de 01/01/2015 a 15/02/2015);
- Remodelagem dos processos de planejamento de ações anuais (de 16/02/2015 a
30/04/2015);
- Análise dos novos processos pelo CEPROMAT (de 01/05/2015 a 31/05/2015);
- Re-remodelagem e reanálise (de 01/06/2015 a 31/07/2015);
- Adequação do módulo PTA no FIPLAN (de 01/08/2015 a 31/08/2015);
- Implementação dos novos processos nos órgãos (de 01/09/2015 a 31/10/2015);
- Encerramento (de 01/11/2015 a 31/12/2015).
6. Plano de risco
- Risco é qualquer ocorrência que pode afetar a execução do projeto;
- Os riscos podem ser positivos ou negativos;
- Classificações: estratégicos, técnicos, operacionais, jurídicos, políticos, gerais.
Exemplo:
- Processos atuais de planejamento das ações anuais não mapeados;
- Indisponibilidade do CEPROMAT e dos servidores da Superintendência de
Orçamento para participar do projeto;
- Impossibilidade de o FIPLAN suportar as alterações propostas nos
processos.
6. Plano de risco
Tabela de priorização de riscos
7. Plano de custos
-
Identificação e caracterização dos gastos financeiros que ocorrerão no
processo;
- Inicialmente, o Estado de Mato Grosso trabalha apenas com o
gerenciamento de custos diretos.
Exemplo:
- Consultoria para análise de processos: R$ 8.000,00;
- Viagens para visita técnica: R$ 10.000,00.
8. Plano de comunicação
-
Descrição da estratégia de comunicação para o projeto;
No TAP é um modelo padrão bastante simplificado.
9. Aprovação do projeto
- Campo destinado à aprovação formal do TAP pelo representante do órgão patrocinador;
- Efeitos da autorização:
-Passa o projeto para a fase de planejamento;
-Dá autoridade ao Gerente do Projeto;
-Confirma o apoio do Patrocinador (político, financeiro, etc.);
-Autoriza o Gerente de Projeto a utilizar recursos do órgão.
CAMPOS OBRIGATÓRIOS DO TAP
Projeto de Negócio
Subprojeto
de TI
TAP DO SUBPROJETO DE TI
Termo de Abertura do Projeto (TAP DO PROJETO DE
NEGÓCIO)
I – Identificação do Projeto;
II – Plano de Escopo, contendo os itens a seguir:
Problema/Oportunidade;
Objetivo;
Justificativa;
Escopo do Projeto;
Resultados.
III – Plano de Tempo;
IV – Plano de Custo.
I – Identificação do Projeto;
II – Plano de Escopo, contendo os itens a
seguir:
Problema/Oportunidade;
Objetivo;
Justificativa;
Escopo do Projeto;
Resultados;
Premissas;
Restrições.
III – Parte Interessadas;
IV – Plano de Tempo;
V – Plano de Custo;
VI – Plano de Comunicação.
CRONOGRAMA DE ATIVIDADES
Oficinas de Elaboração de TAP
Trabalhos internos das Equipes
Prazo Final para encaminhar os TAPs à UPE
Análise dos TAPs pela Equipe UPE
Apresentação dos TAPs elaborados
 21 a 25 de julho de 2014
 28/07 a 07/08 de 2014
 8 de agosto de 2014
 11 a 15 de agosto de 2014
 19 de agosto de 2014
EQUIPE DE ORIENTAÇÃO:
Rogério Nery (SECOPA) – [email protected]
William de Almeida (UPE/SEPLAN) – [email protected]
Alan Nord (UPE/SEPLAN) – [email protected]
MUITO OBRIGADO!