LÍDERES
Para passar de uma boa idéia
a um bom projeto
Dr. Cleofe Molina
<[email protected]>
OBJETIVOS
• Conhecer uma metodologia para desenhar
e executar projetos
• Realizar exercícios práticos sobre
algumas aplicações
O ciclo dum projeto é...“ atividades e recursos organizados
para resolver um (ns) problema(s) em um dado período”
DESENHO
ÂMBITO
LÓGICO
AVALIAÇÃO
EXECUÇÃO
ÂMBITO LÓGICO
• Gerência orientada a resultados
• Enfoque sistêmico
• Pode melhorar o desenho, execução e avaliação
do projeto
• Inclui os requisitos para a boa gerência de
projetos
• Melhora a capacidade negociadora
PROJETO
1. A ETAPA ANALÍTICA
• Análise do problema
• Análise dos interessados
•
•
•
•
2. ETAPAS DO PLANEJAMENTO
Objetivos do Projeto
Indicadores e âmbitos
Meios de Verificação
Supostos
PROJETO
3. ETAPA DE EXECUÇÃO
• Fatores para o sucesso
• Responsabilidades Gerenciais
• Programação Operativa
• Acompanhamento
4. ETAPA DE AVALIAÇÃO
Avaliação de processos
• Avaliação de resultados intermediários
• Avaliação de resultados finais (impacto)
• Avaliação Final
O QUE É UM PROBLEMA?
• Situação geral considerada insatisfatória
• É inaceitável para quem o percebe
• É solucionável
“ A definição correta do problema é essencial
para desenhar o projeto que busca solucionálo “
PASSOS PARA DEFINIR O PROBLEMA
• Analisa a situação existente em relação à
problemática identificada
• Identifica os principais problemas, suas relações
de causa-efeito e inter-relações
• Visualiza ditas relações em um diagrama de
problemas
Construir Árvore de Problemas, a partir de um
problema central identificado no propósito do
projeto, para analisar suas causas e seus efeitos
ÁRVORE DE PROBLEMAS
efeito
PROBLEMA
efeito
causa
causa
ÁRVORE DE PROBLEMAS
Construção (1)
1. Selecionar o problema e escrevêlo
2. Cada membro do grupo contribui com uma
causa (escrita) e a coloca sob o problema
3. Cada membro do grupo contribui com um efeito
(escrito) e o coloca sobre o problema
4. Agrupar as causas e os efeitos, eliminando os
repetidos
Costos elevados
de la respuesta
Alta morbi-mortalidad en situaciones
de E y D por causas prevenibles
Vulnerabilidad Social
Manejo de suministros
caótico
Esfuerzos Individuales de
las instituciones y
organizaciones del sector
efeito
Aumento efectos socio
económicos
mayor pobreza
PROBLEMA
Inefectiva Evaluación de Daños
y Análisis de
Necesidades
Falta de Estrategias
para el enfrentamiento
de los Desastres
causa
Inexistencia de políticas
nacionales y centrales sobre
preparación de desastres
en el sector salud
Poca sensibilización
de autoridades
Incumplimiento de Leyes
y reglamentos.
Insuficiente divulgación
del marco jurídico
Capacitación en Desastres no
Forma parte del
Currículo de las carreras
De la salud
Escasos
Recursos
Asignados
Incipiente cultura
de prevención
Alta rotación de
autoridades
Insuficiente gestión
de información
y comunicación social
Insuficientes alianzas con
Otros sectores
PARTICIPANTES DE UM PROJETO
A. Diretos
• Dono
• Desenhista
• Gerente
B. Interessados-Afetados
• Usuários
ANÁLISE DE INTERESSADOS
Grupos
Interesses
Problemas Recursos e Interesse no
Percebidos Mandatos
Projeto
Conflitos
Potenciais
ANÁLISE DE
INTERESSADOS
Expectativas
Breve
Interessados Descrição
do
Projeto
A
B
C
D
E
F
Poder
(P)
(0 a 5)
Valor
(V)
(-3 a+3)
Efeito
(PxV)
(-15 a+15)
ANÁLISE DOS INTERESSADOS
Exercício # 2
1. Fazer uma lista dos interessados no
problema e na (s) solução(ões)
2. Analisar, para cada um deles:
Breve descrição sobre seu interesse
Descrever suas expectativas sobre o
projeto
Estimar seu Poder (1 a 5)
Avaliar o Valor (-3 a +3)
Calcular o Efeito (PxV) (-15 a+15)
O QUE É UM OBJETIVO?
• São os resultados específicos que desejamos
• Expressa a descrição de uma mudança proposta
• É um resultado mensurável e observável
O essencial é converter, passo a passo:
• O problema em objetivo
• A causa em atividades (meio)
• O efeito em resultados (fim)
UTILIZAR VERBOS FORTES PARA
DESCREVER OBJETIVOS
DÉBIL
•
•
•
•
•
•
•
Coordenar Participar
Contribuir Assistir
Apoiar Melhorar
Integrar Colaborar
Aumentar Organizar
Aconselhar Fomentar
Harmonizar
FORTE
Estabelecer Ordenar
Instalar Erradicar
Reduzir Aumentar
Fazer Dirigir
Realizar
Desenvolver
ÁRVORE DE OBJETIVOS
Exercício # 3
1. Descrever uma situação que poderia existir
depois de solucionar os problemas
2. Identificar as relações meios-fins entre os
objetivos (atividades-resultados)
3. Visualizar as relações meios-fins em um
diagrama (árvore de objetivos)
•
ÁRVORE DE OBJETIVOS
Resultado
Objetivo
Fim
Meio
Atividades
OBJETIVOS NO ÂMBITO LÓGICO
Redigem-se como:
Objetivos alcançados
 Sucesso
 Metas cumpridas

As atividades se redigem como:
Trabalhos a se realizarem
 Tarefas a se cumprirem

HIERARQUIA DE OBJETIVOS
O Objetivo contribui para
com a obtenção dos
Resultados
Os Componentes são
necessários para alcançar
o Objetivo, através das
Atividades (meios)
Resultado
Objetivo
Componente
Atividades
Atividades
Componente
Atividades
Atividades
O QUE É UMA HIPÓTESE?
É uma previsão da relação de causa e efeito
que engloba incerteza
“Se começar a aula na hora prevista. . . .
. . . encontrarei todos os alunos sentados
Há incerteza?
ORGANIZE CONFORME CAUSA E EFEITO
Foram desenhados cursos de capacitação para
o pessoal da saúde
As Unidades de Saúde atendem às
necessidades da população local
Reduziu-se a morbilidade e a mortalidade
O pessoal da saúde melhorou sua capacidade
de atendimento
A LÓGICA DE UM PROJETO:
Uma série de hipóteses lógicas
Fim
Então
sim Propósito
então
Componentes
Então
sim
Atividades
sim
HIERARQUIA DE OBJETIVOS DE
PROJETOS
FIM. PARA QUÊ?
Razão do projeto. Objetivo para o qual contribui
Ex: Mudanças na situação da Saúde
PROPÓSITO. POR QUÊ?
O impacto (efeito imediato) do Projeto
Exemplo: Mudanças nas Capacidades Nacionais
HIERARQUIA DE OBJETIVOS DE
PROJETOS
RESULTADOS. O QUÊ?
Resultados (produtos) específicos do projeto.
Responsabilidade Gerencial
ATIVIDADES. COMO?
Ações e recursos para produzir o resultado
Responsabilidade Gerencial.
EXEMPLO
FIM
Foram eliminadas as doenças
transmitidas por água contaminada
PROPÓSITO
A população rural adotou práticas
higiênicas
EXEMPLO
PRODUTOS
1. Trabalhadores da saúde capacitados
2. A comunidade foi informada sobre as técnicas
de tratamento de água
ATIVIDADES
1. Desenvolver o currículo
2. Realizar cursos para os trabalhadores da saúde
sobre tratamento de água
3. Divulgar técnicas de tratamento de água
4. Realizar oficinas com a comunidade
A MATRIZ DE ÂMBITO LÓGICO
É um sistema estruturado,
para planejar e comunicar em um quadro,
a informação mais importante sobre um
projeto
A MATRIZ DO ÂMBITO LÓGICO
Descrição
Indicadores
Fim
Indicadores
Meios de
verificação
Supostos
Propósito
Indicadores
Meios de
verificação
Supostos
Componentes
Indicadores
Atividades
Activities:
Resumo
orçamentário
How to achieve
outputs
Verificadores
Meios de
verificação
Execução
orçamentária
Supostos
Supostos
Supostos
PROBLEMA
Insuficiente preparación
para el manejo de Emergencias y
Desastres en el Sector Salud
Se han realizado esfuerzos en la preparación
para el manejo de las emergencias y
desastres en los países de la región
latinoamericana, los que hasta ahora han
sido aislados y requieren consolidación.
CAUSAS
• Inexistencia de políticas en muchos países.
• Insuficiente estrategias nacionales y locales.
• Inexistencia de presupuesto asignado al tema de
Desastres
• Exclusión en la currícula de formación de recursos
humanos
• Ausencia de un programa de Capacitación
• y/o falta de sistematicidad del personal de salud
capacitado.
CAUSAS
• Ausencia de investigaciones que evidencien
requerimientos para la Intervención
estratégica.
• Poca sensibilización de autoridades
sanitarias y por ende personal en general
• Escasa divulgación y aplicación del marco
jurídico.
• Gestión de la información y la comunicación
social insuficiente.
• Incipiente cultura de la prevención y
preparación.
EFECTOS
•
•
•
•
Escasa respuesta institucional e interinstitucional.
Respuestas individuales a problemas complejos.
Elevados costos en mitigación y respuesta
Alta morbi-mortalidad, especialmente en grupos más
vulnerables.
• Incremento de la vulnerabilidad Social.
• Manejo caótico de Suministros.
• Inadecuada toma de decisiones consecuente con
Evaluación de daños y análisis de necesidades no
coordinada.
ACTORES INVOLUCRADOS
•
Organismos de Protección Civil Nacional.
Atribuciones para establecimiento de políticas.
Jerarquiza acciones y establece alianzas.
•
Ministerio de Salud.
Rector del Sector.
Dicta la política y orienta las estrategias del sector.
•
Gobierno Territoriales y/o Locales.
Poder político
Cohesión y coordinación de esfuerzos locales.
Movilización de recursos.
•
Instituciones Prestadoras de Servicios.
Ejecutores de la operatividad de las políticas y estrategias.
Recursos humanos de la atención medica, psicológica, ambiental, etc.
ACTORES INVOLUCRADOS
•
Universidades.
Rectora de la formación de recursos humanos profesionales.
•
Sociedad Civil.
Organizaciones comunales, indígenas, etc.
•
•
•
•
Organismos Internacionales.
Asesor´a y cooperación técnica.
Movilización de recursos.
Facilitadores del intercambio de experiencias.
•
•
•
•
ONG’s.
Movilización de recursos.
Aliados colaboradores en el desarrollo de estrategias.
Intercambio de experiencias.
POSIBLES SOLUCIONES
I.- Desarrollo de una Política Nacional de
Desastres para el Sector Salud.
– Presentación oficial al Ministerio de Salud.
– Conformación Comisión Nacional para elaboración o
revisión.
– Validación y difusión
– Implementación de la Política.
POSIBLES SOLUCIONES
II.- Desarrollo de un Plan Estratégico Nacional del
Sector Salud para Emergencias y Desastres.
 Coherente a referentes nacionales e internacionales 45 CD.doc
 Formación y capacitación de recursos humanos en Pre-grado y Post
Grado.
 Información científica y Comunicación Social.
 Consolidación de alianzas estratégicas, multidisciplinaria,
interinstitucional y multisectorial.
 Desarrollar estrategia de investigaciones a nivel nacional.
 Enfoque de gestión del riesgo como eje transversal a todos los niveles.
 …
POSIBLES SOLUCIONES
III.- Desarrollo de un Plan de Trabajo
Multinacional.
Desarrollar una estrategia de Investigación
organizacional y operacional a nivel
sectorial que permita la determinación de
brechas en el manejo de los desastres.
PLAN DE TRABAJO MULTINACIONAL
1.
Investigación en el Sector Salud sobre conocimientos,
actitudes y practicas en el manejo de los desastres en
cinco países de la región.
Conocimientos: generalidades sobre salud y desastres;
información científica y comunicación social.
Actitudes: organización del sector salud en cada país.
Practicas: resultado de las acciones ante situaciones de
desastres en los últimos cinco años (fortalezas,
debilidades y lecciones aprendidas).
PLAN DE TRABAJO MULTINACIONAL
2. Taller Latinoamericano de Investigación en
Salud y Desastres
• Presentación de resultados de la investigación (1
año).
• Discusión e intercambio de experiencias de otros
países relacionados con el tema (integración de
equipos lideres)
• Determinación de estrategias de investigación
para los próximos 5 años.
INDICADORES
• Contribuem com uma base mensurável para
avaliar processos e resultados
• Obrigam-nos a esclarecer o que queremos dizer
nos objetivos
• Torna mais objetivo o reconhecimento do sucesso
• Atributos:
Prático
Independente
Específico
EXEMPLO
Objetivo
Tem melhorado a gestão dos serviços de saúde
Indicadores
1. O tempo de espera dos pacientes foi reduzido
em 50% para o fim do ano de 2000 no Hospital
Central
2. A satisfação dos usuários aumentou em 50%
O INDICADOR É PRÁTICO
Mede o que é importante em um projeto:
• Objetivo: Foram construídas melhores casas
• Indicador mau: Casas vermelhas e brancas
• Indicador melhor: 500 casas de 3 quartos
Mede mudanças atribuíveis ao projeto:
• Objetivo: Melhorou a administração do Serviço de
Impostos Internos
• Indicador mau: Aumento dos impostos cobrados
É custo-efetivo:
• Implica coletar e analisar dados simples
O INDICADOR É INDEPENDENTE
Utilizar objetivos e indicadores de um mesmo nível
para medir o sucesso do projeto
Objetivo:
• Aplicar nova política de Recursos Humanos
Indicadores:
• Contratação de um consultor externo
• Divulgação da bibliografia
• Congresso Nacional para validar a política
É possível melhorar os indicadores?
O INDICADOR É ESPECÍFICO
• Que Quantidade?
• Que tipo de Qualidade?
• Para quando? (Tempo)
•
• Onde? (às vezes)
LEMBRE-SE: CCT
INDICADORES
• Estabelecem o nível de desempenho necessário para
alcançar o objetivo
• Especificam os elementos necessários para
determinar se foram alcançados:
Fim
Propósito
Resultados esperados
Atividades
INDICADORES
Mostrar, em relação aos objetivos:
• Quantidade
Quanto?
• Qualidade
De que nível?
• Tempo
Quando?
Enfatizar as características importantes dos
objetivos a serem alcançados
Fixar linha basal para monitoramento e
avaliação
N° mínimo necessário para esclarecer objetivos
ESTRUTURAS (Indicadores Intermediários)
Indicador:
80% da população rural em...com acesso à água
potável em dois anos
Linha de base a partir da árvore do problema:
50% da população com acesso à água potável
Estruturas (Resultados intermediários):
60% depois do primeiro ano
80% depois do segundo ano
MEIOS DE VERIFICAÇÃO
Objetivos:
Enunciado
Indicadores & Estruturas:Esclarecimento do
objetivo
CCT
Meios de
para verificação:
Evidência necessária
verificar o indicador
Os indicadores esclarecem o que quisemos dizer
no objetivo e sua utilidade depende da
disponibilidade e validez dos dados
SUPOSTOS
Os supostos sobre fatores externos devem ser
explícitos
Cada nível do projeto deve identificar as
condições:
Necessárias
Suficientes
para alcançar a etapa seguinte
SUPOSTOS:
IDÉIAS-CHAVE
• Um bom desenho de projeto deve incluir as
condições necessárias e suficientes para
alcançar os objetivos do projeto
• Os supostos devem incluir as condições e os
fatores externos do projeto
• Implica assumi-los como:
Risco interno:
Hipótese do projeto
Risco externo: Supostos
Supostos e Fatores Externos
Como podemos manejar os riscos?
Fim
Supostos
(Sustentabilidade).
Conceitos importantes:
Esclarecer ou refinar os supostos
e riscos que são muito gerais.
Propósito
Supostos
Analisar a importância e
probabilidade dos mesmos.
Componentes
Supostos
Atividades
Supostos


Fazer acompanhamento e
administrar os supostos durante a
execução.

SUPOSTOS
Condições que devem existir para o sucesso do
projeto, mas que estão fora do controle
• Objetivo: Aumentar a produção de arroz
• Hipótese: Sementes de alta qualidade e
fertilizante
• Suposto: 24 mm de chuva antes de 30 junho
É uma condição crítica sobre a qual o gerente
do projeto tem pouco ou nenhum controle
SUPOSTOS CRÍTICOS
I
M
P
O
R
T
Â
N
C
I
A
A
L
T
A
B
A
I
X
A
BAIXA
ALTA
PROBABILIDADE
FRENTE AOS SUPOSTOS CRÍTICOS
Não fazer nada
Mudar o desenho do projeto
Acrescentar um novo projeto
Abandonar o projeto
Esclarecer os supostos:
-Comunicar
-Identificar o que excede ao controle
-Compartilhar as probabilidades de sucesso
TOMAR UMA DECISÃO
Supostos: Como analisar
1. É externo ao projeto?
Sim
Não (não incluir )
2. É importante?
Sí
Não (não
incluir)
3. Qual é a probabilidade de que aconteça?
Não é
provável
Provável Muito provável (não
(=Suposto) incluir)
4. Pode ser redesenhado o projeto?
Sim
(redesenhar
o projeto)
Não
( suposto fatal - Pare! )
PASSOS NO PLANEJAMENTO
Selecionar quatro níveis da árvore de objetivos
Revisar causa e efeito entre os níveis
Estabelecer linha basal de dados
Definir indicadores e estruturas
Identificar meios de verificação
Analisar supostos e identificar os críticos
Programar, designar responsabilidades e formular
orçamentos
PROGRAMAR
Objetivo:
Reduzir a taxa de Mortalidade
Infantil, 7% de 2000 a 2003
Período:
Três anos
Ano 1:
Ano 2:
Ano 3:
Reduzir 0%
Reduzir 3%
Reduzir 7%
O mesmo com as atividades e o orçamento
associado
ACOMPANHAMENTO
Comparar o avanço físico de obras de infraestrutura, equipamento e financeiro com:
-
Despesas em recursos humanos
Despesas em insumos
Acompanhamento das tarefas e atividades
Cumprimento dos indicadores de processos
Comportamento do entorno (supostos)
Explicar as discrepâncias: Problemas do
projeto, do entorno e possíveis soluções
FATORES DE SUCESSO
• Planejamento
DIREÇÃO
• Organização
• Direção
•CONTROLE
• Controle
Comunicações
COMUNICAÇÕES
FATORES COMUNS PARA O SUCESSO
DIREÇÃO
• Liderança
• Motivação
• Delegar autoridade e responsabilidades
• Orientação para resultados
• Organização
• Plano de trabalho
• Ambiente de trabalho produtivo
• Conclusão de tarefas
FATORES COMUNS PARA O SUCESSO
CONTROLE
• Avanço físico e financeiro (Cronograma e datas
limites)
• Supostos e ambiente do projeto
• Produtividade
• Relatório sobre discrepâncias
• Informação para a tomada de decisões
• Avaliações
FATORES COMUNS PARA O SUCESSO
COMUNICAÇÕES
Sobre de:
Progresso e Objetivos alcançados
Problemas e soluções
Através de: Relatórios formais
Mecanismos não formais
Dirigidas a:
Contrapartes nacionais
Gerência
Equipe do Projeto
Instituições Financeiras/Doadores
RESPONSABILIDADES DO GERENTE
DO PROJETO
-Gerenciar todos os recursos
-Produzir os Resultados Esperados e que estes
contribuam para com o Propósito e o Fim
-Vigiar o cumprimento dos Compromissos de
Gestão e o compromisso do pessoal
-Vigiar os Supostos
-Vigiar o comportamento dos supostos
RESPONSABILIDADES DO GERENTE
DO PROJETO
Deve advertir à alta gerência quando:
-O alcance dos Resultados Esperados é incerto
-Problemas ameaçam o propósito do projeto
-Há mudanças nos supostos e no entorno do
projeto
Deve recomendar ações corretivas
Deve ajudar os membros da equipe do projeto a
se desenvolverem
Responsabilidade de Gestão do
Projeto
Produzir os Componentes - Um contrato de
administração


Compromisso pessoal
Ferramentas de gestão: ex. Estrutura lógica, Plano de Execução,
PERT, CPM, influência, persuasão, coordenação.
Acompanhar a evolução em todos os níveis
Alertar os Superiores quando:


Há dúvidas sobre a terminação oportuna dos Componentes.
A terminação bem-sucedida dos Componentes pode não terminar em
obtenção do Propósito.
Recomendar as ações corretivas.
Âmbito de Responsabilidade da Gerência de
Projeto
Conceito
Indicador
Verificação
Suposto
Fim
Propósito
Componente
Atividade
Âmbito de responsabilidade direta
Elementos referenciais, sob observação
Resumo sobre Desenho de Projetos
Objetivos

Claridade/Acordo

Causa/Efeito
Metas e Indicadores

Realista

Quantidade, Qualidade, Tempo
Relação com Fatores Externos

Supostos
Designação de Responsabilidade do Gerente

Responsabilidade

Contratação

Factibilidade

Monitoramento/Avaliação
Estrutura
Lógica